Avinor lufthavner: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor kiosk

Dokumentene omfatter (i) Avinors etiske krav til kontraktspartnere, (ii) en databehandleravtale (GDPR/Databehandler) som integrert del av hovedavtale, og (iii) en standard leiekontrakt for forretningsvirksomhet innen kiosk (kontraktsvilkår for leie, samt særbestemmelser om bl.a. etiske krav, HMS/samordning, IKT, miljø, personvern, og rapportering/kontroll).

• Kontraktsparten skal på oppfordring fra Avinor dokumentere hvordan de (og eventuelt underleverandører) arbeider for å etterleve etiske retningslinjer.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 5 (Oppfølging og dokumentasjon av etterlevelse)
• Kontraktsparten skal dokumentere produksjonsenheter i leverandørkjeden for utvalgte risikoprodukter/-komponenter/-råvarer, og dokumentere risikoanalyser og oppfølgingstiltak i leverandørkjeden (oppfølgingstiltak nevnt som mulige).Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 5 (Aktuelle oppfølgingstiltak)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Kontraktspartene skal akseptere og etterleve Avinors etiske krav; brudd kan anses som mislighold også av andre avtaler.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 2 (Aksept av Avinors etiske krav)
• Kontraktsparten skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger iht. åpenhetsloven: risikovurderinger, tiltak/overvåking/effektvurdering, kommunikasjon til berørte parter, stanse/ bidra til gjenoppretting ved ansvarlig negativ påvirkning, samt kontinuerlig forbedring i samarbeid med Avinor.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 3 (Aktsomhetsvurderinger)
• Grunnleggende krav til menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter: krav om fagorganisering/kollektive forhandlinger, forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid/ufrivillig arbeid og barnearbeid, forbud mot diskriminering, forbud mot brutal behandling/ydmykelser/misbruk, krav om sikkert og sunt arbeidsmiljø og kanaler for å si ifra, og krav om regulære ansettelser uten omgåelse via korttidsengasjement.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 4 (Grunnleggende mennesker- og arbeidstakerrettigheter)
• Miljø- og samfunnsansvar: redusere negativ miljøpåvirkning i verdikjeden, hindre at naturressurser ødelegger ressurs- og inntektsgrunnlag for urfolk/marginaliserte grupper, og respekt for dyrevelferd samt overholdelse av relevant dyrevelferdslovgivning.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 4 (Grunnleggende mennesker- og arbeidstakerrettigheter)
• Forbud mot korrupsjon/straffbar forretningspraksis/hvitvasking/brudd på konkurranselovgivning, samt forbud mot gaver og representasjon (som angitt).Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 4 (Grunnleggende mennesker- og arbeidstakerrettigheter)
• Overholdelse av oppregnede internasjonale konvensjoner/resolusjoner/protokoller (bl.a. relevante ILO-konvensjoner, FN-konvensjoner, anti-korrupsjon, internasjonal humanitærrett, CBD mv.) og at ved konflikt skal høyeste standard gjelde; strengere krav i lov/forskrift/bindende avtaler skal følges.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 4 (videre, i tillegg til nasjonal lovgivning…)
• Kontraktsparten plikter å respektere relevante sanksjoner/handelsrestriksjoner overfor tredjeland gitt av nasjonale myndigheter eller overnasjonale organer (EU/EØS).Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 4 (Kontraktsparten plikter å respektere relevante sanksjoner…)
• Kontraktsparten skal medvirke til oppfølging/inspeksjon: Avinor eller tredjepart kan gjennomføre oppfølgingstiltak hos kontraktspart og underleverandører; kontraktsparten skal gi Avinor rettigheter til inspeksjon i leverandørkjeden så langt som mulig.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 5 (Oppfølging og dokumentasjon av etterlevelse)
• Ved brudd: Kontraktsparten må umiddelbart melde fra om brudd, iverksette nødvendige aksjoner for å rette, og kan få krav om tiltaksplan; brudd kan gi midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør uten kostnad, heving, og ikke kvalifisering til nye konkurranser.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter – punkt 6 (Brudd på de etiske kravene)
• Databehandleren skal behandle personopplysninger kun på dokumentert instruks fra behandlingsansvarlig, og kun for formål og på måte som er nødvendig for databehandleravtalens forpliktelser.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.1 (Generelt)
• Databehandleren skal ha dokumenterte tekniske og organisatoriske tiltak (inkl. informasjonssikkerhet) og følge anbefalte standarder/teknikker for personvern ved planlegging/design/utvikling/implementering.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.2 (Tekniske og organisatoriske tiltak)
• Taushetsplikt: autoriserte personer må være bundet til fortrolighet/taushetsplikt, som også skal gjelde etter at de slutter.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.3 (Taushetsplikt)
• Bruk av underdatabehandlere: underdatabehandlere skal være godkjent etter avtalegrunnlaget/vedlegg, og overføring til underdatabehandler skal ikke skje før skriftlig aksept (med fullmakt/varslingsregler avhengig av oppsett). Databehandleren er ansvarlig overfor behandlingsansvarlig dersom underdatabehandler ikke oppfyller krav.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.4 (Bruk av under-databehandlere)
• Bistand ved utøvelse av registrertes rettigheter (GDPR kapittel III): databehandler skal bistå og videresende anmodninger uten ugrunnet opphold; databehandler skal ikke oppfylle uten skriftlig henvendelse fra behandlingsansvarlig.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.5 (Databehandlerens bistand til Behandlingsansvarlige)
• Sletting/retur ved avtalens opphør eller ved instruks: databehandler skal slette eller returnere personopplysninger, og bekrefte skriftlig gjennomført sletting; kan kreves verifikasjon via tredjepart.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.6 (Sletting av informasjon)
• Person-/informasjonssikkerhet og GDPR art. 32–36-bistand: databehandler skal bistå behandlingsansvarlig, bl.a. ved sikkerhetstiltak, varsling (72 timer for tilsyn), varsling til registrerte ved høy risiko, DPIA og forhåndsdrøftinger med tilsyn ved behov.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.7 (Personvernsikkerhet / informasjonssikkerhet)
• Håndtering av brudd: databehandler skal (for egen regning) iverksette skadebegrensende tiltak, gi skriftlig melding uten ugrunnet opphold til behandlingsansvarlig, dokumentere brudd og bistå med varsling til tilsyn/registrerte ved forespørsel.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 4.8 (Håndtering av brudd på personopplysningssikkerheten)
• Overføring utenfor EØS: databehandler kan ikke overføre personopplysninger uten behandlingsansvarliges forhåndsgodkjenning, og overføring må være i samsvar med GDPR art. 44–49 dersom tillatt.Kilde: 01.8 Databehandleravtale – punkt 5 (Overføring av personopplysningene)
• Leietaker må drive avtalt virksomhet i leieobjektet og holde åpent i avtalt innhold og åpningstider; endring av virksomhet er ikke tillatt uten utleiers skriftlige forhåndssamtykke.Kilde: 03 Leiekontrakt 26_03912 Kiosk – punkt 6 (Leietakers virksomhet)
• Leieobjektet skal kun brukes til avtalt virksomhet (ikke annet).Kilde: 03 Leiekontrakt 26_03912 Kiosk – punkt 6 (Leietakers virksomhet)
• Leietaker må følge utleiers til enhver tid gjeldende driftsmanualer/instrukser/styrende dokumenter for teknisk utstyr/innretninger som skal brukes av leietaker.Kilde: 03 Leiekontrakt 26_03912 Kiosk – punkt 7 (Overtakelse/melding om mangler) (siste avsnitt før punkt 8)

• Dokumentutdraget fra leiekontrakten stopper tidlig; konkrete etiske/IKT/HMS/personvern-krav i leiekontraktens punkt 26.1–26.5 og øvrige deler er ikke med i teksten du ga (kun innholdsfortegnelse og start).
• I databehandleravtalen er mange detaljer avhengig av Vedlegg 1/2/3 (formål/varighet/typer personopplysninger, databehandlerens tekniske og organisatoriske tiltak, og eventuelle underdatabehandlere). Vedleggene er ikke inkludert i utdraget, så eksakte krav kan ikke listes mer spesifikt enn det som fremgår av hoveddokumentet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For Trondheim (TRD Kiosk 1.2, 1.3 og 1.4) står det at «det er ett bruslager som brukes i dag til Kiosk arealer TRD 1.3 & 1.4 på Innland». Kan dere spesifisere om bruslagers kapasitet, plassering og eventuelle restriksjoner/krav er tilgjengelig for ny leietaker, og om dere forventer at vi må prise leie/tilrettelegging utover arealet i RFP?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om sentral funksjon (bruslager) er en del av leieobjektet/tilgjengelig kapasitet eller om det utløser ekstra kostnader og avklarte begrensninger for drift.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_TRD - 26_03912_Kiosk.pdf, kap. 3.4.1 Varelogistikk

2. I Underbilag A1 (leieobjekt per lufthavn) beskrives sikkerhetskontroll og «Kjent leverandør» (CP/rød sone), og at Avinor forventer at kiosk-leveranser i all hovedsak gjøres av sikkerhetsgodkjente leverandører. Hvilke konkrete deler av vår leveranse (varegrupper/innkjøps- og logistikkledd) forventer dere at skal være omfattet av at vi er «Kjent leverandør», og hva er konsekvensen/kravene dersom vi ikke oppnår slik status før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både oppstartstid, krav til leverandørstatus og kostnadsnivå for sikkerhetsrutiner/gjennomsøkning.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1 Leieobjekt per lufthavn..., kap. 1.4.2 / 2.4.2 / 3.4.2 Sikkerhetskontroll av varer

3. For Bergen og Stavanger beskrives varemottak og transportkorridorer til ulike nivåer (plan 0/1/2) ved bruk av heis/jekketraller, og «alle vareleveranser skjer via sentralt varemottak» (Bergen) samt «to forskjellige steder avhengig av kioskplassering» (Trondheim). Kan dere bekrefte om vi kan benytte både heisene og de alternative transportveiene som er nevnt (f.eks. alternativ via heis for Duty Free i Bergen terminal 2), eller er det begrensninger som gjør at vi må bruke bestemte ruter til bestemte flyginger/tider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgang til konkrete logistikkveier påvirker driftsoppsett, bemanning, leveringsvindu og risiko for flaskehalser som skal prises.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1 Leieobjekt per lufthavn..., kap. 1.4.3–1.4.7 og kap. 2.4.3–2.4.6 samt kap. 3.4.1 Varemottak på lufthavn

4. I romfunksjonsprogrammet for flere rom står det at Avinor ikke leverer innredning, men at det finnes «mulighet til tilkopling til eksisterende felles avtrekk» og at «ved behov for økt avtrekkskapasitet ... skal dette bekostes av leietaker». For hver av kioskene (BGO Kiosk 1.1–1.6, samt SVG Kiosk 1.1–1.4 og TRD Kiosk 1.1–1.4): Kan dere angi forventet eksisterende avtrekkskapasitet/tilstand og hvilke endringer vi kan forvente å måtte bestille (f.eks. oppdimensjonering av kanalnett/vifter), eller hvilke kapasitetskrav legger dere til grunn for at vi skal kunne prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere investeringskostnader til ventilasjon og tilhørende tekniske krav, men teksten sier ikke hvilke kapasitetsdata som er tilgjengelige.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_TRD - 26_03912_Kiosk.pdf (DELKONTRAKT 1.0 TRD), samt tilsvarende tekst i 04.A2 Underbilag A2 RFP_SVG - 26_03912_Kiosk.pdf (DELKONTRAKT 1.0 SVG), avsnitt om Avtrekk

5. I RFP for SVG (og også TRD) står det om strøm inn: «Eksisterende tilførselskabel (400V)» og at «eksisterende underfordeling eies av nåværende leietaker... rives ved utflytting» samt «strømmåler leveres av Avinor i leietakers el-skap». Kan dere presisere: (1) om vi ved oppstart må etablere ny underfordeling selv, (2) hvem som har ansvar for at kapasitet/effekt er tilstrekkelig for vår planlagte drift (inkl. evt. kjøl/frysepumper, stekeovn osv.), og (3) hvilke måle-/tilkoblingspunkter som faktisk blir levert av Avinor?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte el-arbeider og uklar ansvarsfordeling gir betydelig økonomisk og tidsmessig risiko.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_SVG - 26_03912_Kiosk.pdf, avsnitt «Strøm inn» (for flere konsepter) og 04.A2 Underbilag A2 RFP_TRD - 26_03912_Kiosk.pdf, tilsvarende avsnitt

6. I TRD RFP nevnes «Akomst til rom 3.211 må ivaretas gjennom lokalene» (for ett av rommene i materialet). Hvilket konkret leieobjekt/romnummer gjelder dette for, og hvordan påvirker kravet vår mulighet til å plassere innredning, tekniske installasjoner og evt. publikumsarealer slik at tilgang opprettholdes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et slikt tilgangskrav kan gi tydelige begrensninger på layout og utførelse, og kan også påvirke godkjenning/etterlevelse i kontraktstiden.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_TRD - 26_03912_Kiosk.pdf, «Spesielle forhold» (omtale av rom 3.211)

7. I Bergen og Stavanger Underbilag A1 beskrives plassering og varelogistikk, men det står at «Leverandør må påregne å betale leie for alle overnevnte eksklusive arealer, med tillegg av driftskostnader, oppgitt i tabellen under», og at behov for lager kan beskrives i tilbudet. Kan dere oversende/gi tilgang til selve «tabellen under» med driftskostnader (og avklare hva som inngår i «driftskostnader»), samt hvordan vi skal prise evt. behov for tilleggsarealer (arealer som skal leies i egen leiekontrakt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise korrekt uten kostnadsmodell for driftskostnader og tydelig avgrensning av arealene som må medtas.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1 Leieobjekt per lufthavn..., kap. 1.5 Lager (og tilsvarende for de andre lufthavnene), avsnittet om leie for eksklusive arealer/driftskostnader/tilleggsarealer

8. I flere RFP-punkter står det «Brannceller: Avinor leverer ikke brannceller ... krav til brannceller vil være avhengig av hvilke funksjoner som inngår». For å prise riktig brannteknisk prosjektering: Kan dere angi om det er gitt et minimumskonsept for matlaging/tilberedning (f.eks. ingen frittering/ingen kjøkken), eller om det er fritt opp til oss? Hvis det er fritt, hvilke funksjoner forventer dere typisk at kioskoperatører etablerer her, og hvilke branncelle-/risikokrav vil dere da legge til grunn i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Branncellekrav kan endre både investering, fremdrift og risiko for godkjenning, og teksten gir ikke et konkret minsteoppsett.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_TRD - 26_03912_Kiosk.pdf (Delkontrakt 1.0 TRD, «Brannceller») og 04.A2 Underbilag A2 RFP_SVG - 26_03912_Kiosk.pdf (samme type avsnitt)