Avinor lufthavner: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor kiosk

Avinor Lufthavner gjennomfører tilbuds-/leieprosess (tilbud nr. 26/03912) for leie av areal til forretningsvirksomhet innen kiosk på tre lufthavner: Bergen, Trondheim og Stavanger. Konseptene omfatter ulike kioskformater (bl.a. Kiosk, Kiosk - Utvidet, Kiosk - Offshore, Kiosk - Automat) med krav til vareutvalg, logistikk og (i CP/rød sone) sikkerhetskontroll av forsyninger. Evalueringsmodell er «Kvalitetsjustert pris» der Pris, Kvalitet og Miljø inngår, og tildeling avhenger av score på Kvalitet (E.1–E.9) og Miljø (E.10–E.12).

• Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra relevant virksomhet (erfaring fra relevant virksomhet) – referanser de siste 3 år regnet fra tilbudsfristens utløp. (Tilbudsforespørsel pkt. 3.2.3)

  Dokumentasjon: Utfylte tabell(er) med relevante virksomheter de siste 3 år, inkludert kontaktinformasjon for hver referanse. Dersom Tilbyder støtter seg på andre foretak: tilsvarende tabell(er) for hvert støttende foretak og innlevering av forpliktelseserklæring.

  Kilde: 01.5 Skjema for faglige kvalifikasjoner / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3
• Tilbyder som ikke selv oppfyller faglige kvalifikasjoner kan støtte seg på tredjepart for å oppfylle kvalifikasjonskravet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende tredjepart for faglige kvalifikasjoner, hvor tredjepart bekrefter uinnskrenket rådighet over tekniske og faglige ressurser.

  Kilde: 01.6 Forpliktelseserklæring faglige kvalifikasjoner / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3
• Tilbydere som ikke selv oppfyller økonomiske og finansielle kapasitet kan støtte seg på tredjepart for å oppfylle kvalifikasjonskravet (økonomisk gjennomføringsevne). (Tilbudsforespørsel pkt. 3.2.2)

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring med erklæring om solidaransvar fra tredjepart (inkl. at tredjepart aksepterer solidarisk ansvar) samt firmadokumentasjon som refereres til som «Den dokumentasjon som kreves ... pkt. 3.2.2».

  Kilde: 01.3 Selvskyldnererklæring / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.2

• Forbehold/avvik: Tilbyder skal fylle ut skjema for forbehold/avvik og vedlegge tilbudet; krysse av Alternativ 1 eller Alternativ 2 og beskrive eventuelle forbehold/avvik entydig og presist.Kilde: 01.1 Forbehold_Avvik, jf. Tilbudsforespørsel punkt 3.2
• Ved støtte fra tredjepart (faglige kvalifikasjoner): Forpliktelseserklæring fra hvert støttende foretak må leveres.Kilde: 01.6 Forpliktelseserklæring faglige kvalifikasjoner / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3
• Ved støtte fra tredjepart (økonomisk/finansiell kapasitet): Forpliktelseserklæring med solidaransvar fra tredjepart må leveres.Kilde: 01.3 Selvskyldnererklæring / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.2
• Tilbyder bes om å bruke tabellen i skjemaet for å angi de viktigste relevante virksomheter de siste 3 år, og oppgi kontaktinformasjon for oppdragsgiver for hver referanse.Kilde: 01.5 Skjema for faglige kvalifikasjoner / Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Kontraktsparter skal akseptere Avinors etiske krav; etterlevelse i leverandørkjeden. Brudd kan anses som vesentlig mislighold og kan medføre sanksjoner som midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør, heving og diskvalifisering i nye konkurranser.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, kap. 2 og 6
• Kontraktsparten skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med åpenhetsloven: risikovurderinger, tiltak, overvåkning og kommunikasjon, stanse og bidra til gjenoppretting ved ansvar for negativ påvirkning, samt kontinuerlig forbedring.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, kap. 3
• Kontraktsparten skal respektere grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter samt HMS, forbud mot tvangsarbeid og barnearbeid, forbud mot diskriminering, krav om sikkert og sunt arbeidsmiljø og forbud mot korrupsjon/straffbare forhold.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, kap. 4
• Databehandlerplikt (hvis relevant for behandlingsansvarlig): Databehandler skal kun behandle personopplysninger etter dokumentert instruks, sikre taushetsplikt, og styre bruk av underdatabehandlere (med avtalt godkjenning/fullmakt og ansvar).Kilde: 01.8 Databehandleravtale, kap. 4
• Sletting/retur av personopplysninger ved avtalens opphør eller etter formålsoppnåelse, inkludert skriftlig instruks, gjennomføring og bekreftelse.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.6
• Sikkerhetsplikt: databehandler skal bistå ved sikkerhetstiltak (GDPR art. 32–36), varsle brudd innen frister, og bistå ved DPIA/forhåndsdrøftinger ved høy risiko.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.7
• Varsling om brudd på personopplysningssikkerhet: databehandler skal igangsette tiltak og gi skriftlig melding til behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold, samt dokumentere og bistå ved varsling til tilsynsmyndighet/registrerte.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.8
• Ekstern tilgang/remote access (ved behov): Eksterne selskaper må ha personlige brukerkontoer, håndheve IAM, sende whitelisting av UPN suffix/domener, og brukere må akseptere NDA. Avinor kan logge hvem som aksepterer NDA.Kilde: 01.4 Security agreement for External access to Avinor’s collaboration services, kap. 4.1–5.1 og 5.6
• Sikkerhet ved bruk av Avinors samarbeidstjenester: selskapet skal ikke bruke tilgangen til ulovlig/malicious aktivitet; tilgang bortfaller/kan stoppes ved mislighold.Kilde: 01.4 Security agreement, kap. 4.2 og 5.7–5.8

• Kvalifikasjonskrav og innleveringskrav for økonomisk kapasitet er bare delvis utledet fra malen (01.3) og refererer til Tilbudsforespørselens pkt. 3.2.2; eksakt kravtekst/format for dokumentasjon utover henvisning fremgår ikke i utdraget.
• Evalueringskrav (E.1–E.12) og selve vektingen/utregningsparametere for alle delkontrakter er kun delvis beskrevet; E-kravene finnes i Vedlegg C som ikke inngår i teksten.
• Leie-/kontraktskrav knyttet til kioskdrift (f.eks. eksakte forpliktelser i leiekontrakten og milepæler M2–M8) er omtalt, men detaljerte kontraktsbestemmelser utover vedlegg A/RFP er ikke inkludert i utdraget.
• Dokumentet som beskriver security agreement er på engelsk og er kun utdraget; eventuelle språkspesifikke forutsetninger/terminologi for norske kontrakter er ikke komplett dokumentert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt(er): Kan Avinor bekrefte nøyaktig hvilke(t) punkter i Tilbudsgrunnlaget som er grunnlaget for beregning av «Pris» (omsetningsbasert leie/OBV), og hvilke forutsetninger som gjelder for at vi skal kunne prise riktig (f.eks. hvordan inntektsgrunnlag/omsetningsgrunnlag defineres og måles)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsmodellen «kvalitetsjustert pris» bygger på tilbudt OBV, og leverandøren trenger presis definisjon og forutsetninger for riktig prising.

   Kilde: 01.9 Evalueringsmodell 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 1–2)

2. I evalueringsmodellen: kan Avinor forklare hvordan «vektet gjennomsnittlig poeng / maks oppnåelige poeng» beregnes for henholdsvis Kvalitet (E.1–E.9) og Miljø (E.10–E.12), herunder om det er lik vekt per E-krav eller om E-kravene har ulik vekting innbyrdes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at E-kravene ligger i Vedlegg C, men ikke hvordan poengene summeres/vektes. Det påvirker hvor mye verdi som faktisk ligger i kvalitet/miljø.

   Kilde: 01.9 Evalueringsmodell 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 1 og punkt 3)

3. Kan Avinor utdype hva som skal leveres i Vedlegg C «Virksomhetsplan» for at det skal anses som oppfyllelse av evalueringskravene i Vedlegg C (E.1–E.9) – dvs. forventet innhold/struktur per E-krav og hvordan vi skal referere til tiltak/ordninger i teksten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsvurderingen ser ut til å knytte seg til konkrete evalueringskrav i Vedlegg C, men tilbyder mangler konkret “leveransebeskrivelse” i utdraget for hvordan besvarelsen skal disporeres.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 2.11 og 4.2.2/henvisning) samt 01.9 (E.1–E.9)

4. Kan Avinor presisere hvilke krav som knytter seg til «Miljø» (E.10–E.12), og hvordan disse omgjøres til score og beregnes inn i modellen? Hvis det finnes terskelkrav eller binære oppfyllelse/ikke-oppfyllelse som påvirker score, ber vi om bekreftelse på dette.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkomponenten er liten i vekting, men kan likevel gi utslag. Leverandøren trenger å vite om kriteriene er graderte eller har “ja/nei”-elementer.

   Kilde: 01.9 Evalueringsmodell 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 3 og E.10–E.12)

5. Kvalifikasjon og økonomisk kapasitet: Tilbudsforespørselen viser til punkt 3.2.2 i Tilbudsforespørselen. Kan Avinor bekrefte nøyaktig hvilke dokumenter og hvilket format/omfang som kreves for å dokumentere «økonomisk og finansiell kapasitet» (herunder om det kreves regnskapstall, kredittvurdering, omsetning/soliditet og eventuelle spesifikke terskler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser kun henvisninger til kvalifikasjonspunkt 3.2.2, og tilbyder må vite eksakt dokumentasjon for å unngå avvisning.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 3.2.2 samt punkt 3.1/3.2)

6. Kvalifikasjon og faglige kvalifikasjoner: Tilbyder ønsker avklaring på hva som konkret menes med de faglige kvalifikasjonskravene (3.2.3) og hvordan erfaring skal dokumenteres (for eksempel hvilke referanser, minimum varighet, omfang, og hvorvidt tilsvarende drift i kiosk/retail/andre segmenter kan brukes).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Faglige kvalifikasjoner må dokumenteres riktig og i et format oppdragsgiver aksepterer; feil kan gi avvisning.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 3.2.3)

7. For «Datarom» og security agreement: Kan Avinor bekrefte at det er tilstrekkelig å signere security agreement og bestille tilganger til datarommet som beskrevet, og at all informasjon som er nødvendig for å utarbeide tilbud (f.eks. relevante leieobjektsdata, kravgrunnlag og eventuelle beregningsforutsetninger) ligger i datarommet? Dersom deler er i «Styrende Dokumenter», ber vi om bekreftelse på hvor disse er tilgjengelige for ekstern tilbyder i praksis.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger trygghet for komplett faktagrunnlag og riktig tilgangsplan slik at tilbud ikke blir premissbasert feil eller ufullstendig.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 2.2 og 2.3)

8. Leie/konsept og prismekanikk: Kan Avinor beskrive hvordan Vedlegg B «Leie» (Excel «Price») skal utfylles per delkontrakt/konsept (f.eks. hvilke felter som er faste evalueringsparametere vs. felter som kun er for senere kontraktsutfylling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at tabeller i Vedlegg B utfylles når endelig kontrakt utarbeides, men tilbyder trenger å forstå hvilke felter som faktisk påvirker tilbudspris og evaluering.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 2.10)

9. Opsjoner/milepæler/driftsoverdragelser: I konkurransen omtales leie-/kontraktskrav knyttet til kioskdrift og milepæler (M2–M8). Kan Avinor angi hvilke konkrete milepæler som er knyttet til (i) oppstart/åpning og (ii) eventuelle leveranser/arbeider/krav i leieperiodens tidlige fase, og hva som er tilbyderens forpliktelser knyttet til hver milepæl (inkludert eventuelle konsekvenser/beløp ved manglende oppfyllelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og planlegge forpliktelser knyttet til milepæler; detaljer om forpliktelser og konsekvenser påvirker risiko og kostnader.

   Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (henvisninger til leie-/kontraktskrav og milepæler M2–M8)

10. For forbehold/avvik: Kan Avinor gi en kort avklaring av hvordan de vurderer «vesentlige avvik» etter konsesjonskontraktforskriften § 11-8(1)(b) i denne konkrete konkurransen, og om det er særskilte kontraktsvilkår (typisk ansvar, mislighold, indeksregulering, force majeure, sikkerhet/garanti, eiendoms-/vedlikeholdsansvar) som ofte anses som vesentlige og derfor bør unngås?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Forbehold kan medføre avvisning. Leverandøren ønsker konkurransespesifikk forståelse av hvilke tema Avinor normalt er særlig restriktive på.

    Kilde: 01 Tilbudsforespørsel 26_03912 Kiosk.pdf (punkt 2.5 og henvisning til § 11-8)