Leasing av tjenestebiler - Rana Kommune 2026

Rana kommune skal inngå åpen anbudskonkurranse om rammeavtale på operasjonell leasing av kommunale tjenestebiler (person- og varebiler) for perioden 2026–2031 (5 år). Omfatter biladministrasjon, rådgivning, bestilling/levering, drivstoff- og bompengehåndtering, nettbasert rapportering, service/vedlikehold, mobilitetsgaranti, dekkhotell og vilkår for avrop/minikonkurranser ved flere leverandører.

• Krav/forpliktelser til leverandøren for «utfylle og korrekte avvik fra kravspesifikasjonen» er nevnt (krav merket «-Ø» og behov for at dette bekreftes), men selve skjemaet «Reservasjoner, avvik og tillegg» og detaljer om hvordan ønskede krav scorer i kvalitet er ikke inkludert i teksten.
• Dokumenttekst for «TILDELING»/«KVALIFIKASJON» mangler noen prosent/underpunkter (f.eks. «Kostnad 60 % %» viser formatfeil), så nøyaktig detaljering av undervekter utover oppgitt hovedvekter er ikke fullt lesbar.
• I rammeavtaleteksten er flere deler kuttet av i utdraget (f.eks. kapitler merket med [X] i definisjon av hvilke kostnader som kan kreves ved tilbakelevering), derfor er omfanget av kostnadsansvar ved tilbakelevering ikke komplett fra teksten du ga.
• Vedlegg 5 inneholder «Leveranser fra underleverandør aksepteres ikke», men samtidig beskrives underleverandører/ stedlige underleverandører i kravspesifikasjonen (2.16). Forholdet mellom disse to kravene er ikke avklart i utdraget.

• Norske leverandører skal ha ordnede forhold med betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift (ingen restanser).

  Skatteattest på skatt og mva., ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. 3 «Skatteattest»
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans; kan også dokumentere via kompetanse/personell.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. 3 «Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Leverandøren skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS) i virksomheten.

  Utfylt og signert HMS-egenerklæring.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. 3 «Krav om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid»

• Tilbudet skal leveres etter utfylling av ESPD-skjema i Mercell, med relevante vedlegg og dokumenter: utfylt tilbudsbekreftelse, evt. reservasjoner/avvik/tillegg, utfylt produkt- og prisskjema, svar/vedlegg som dokumenterer oppfyllelse av kravspesifikasjonen, samt bekreftelse av ønskede krav.Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «INNLEVERING AV TILBUD»
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: skatteattest, oversikt over referanser, HMS egenerklæring.Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «INNLEVERING AV TILBUD»
• Utfylt «Tilbudsbekreftelse» skal være datert og underskrevet av person med fullmakt til å binde tilbyder/leverandør.Vedlegg 1 – «Tilbudsbekreftelse»
• Kryss av i tilbudsbekreftelsen for om alle forhold/krav/vilkår er akseptert eller om det tas forbehold (med dokumentnavn ved forbehold).Vedlegg 1 – «Tilbudsbekreftelse»
• Oppgi totalpris for komplett leveranse ekskl. mva. (i tilbudsbekreftelsen).Vedlegg 1 – «Tilbudsbekreftelse»
• Bekreft vedståelsesfrist: leverandøren vedstår tilbudet til dato angitt i konkurransegrunnlaget.Vedlegg 1 – «Tilbudsbekreftelse»
• Utfylte vedlegg for evaluering/tilbudsdokumentasjon (eks. produkt- og prisskjema, svar på kravspesifikasjon og dokumentasjon for testkjøring/evalueringsskjema der relevant).Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «TILDELINGSKRITERIER» (krav til dokumentasjon/prising)

• Kostnad

  Vurdering av tilbudt pris samt drivstoff-/energiforbruk. Pris skal dokumenteres ved ferdig utfylt produkt- og prisskjema, og leverandør skal dokumentere forbruk og rekkevidde etter WLTP med etterprøvbare data. Laveste pris gir best score; avvik gir relativ trekk. Pris skal være eks. MVA og inkludere alle kostnader/forutsetninger i konkurransedokumentene.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «TILDELINGSKRITERIER» (Kostnad 60 %)
• Kvalitet

  Standardutstyr, ekstrautstyr, spesifikasjon på kjøretøyene, grad av oppfyllelse av ønskede krav, samt tema i skjema «Evaluering av testkjøring». Testkjøring avtales etter tilbudsfristen.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «TILDELINGSKRITERIER» (Kvalitet 30 %)
• Leveringstid

  Estimert leveringstid for bilkategoriene (eget vedlegg). Poengskala 0–100 hvor beste tilbud får 100; poengscoren multipliseres med vekt.

  Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031.docx – kap. «TILDELINGSKRITERIER» (Leveringstid 10 %)

• Rammeavtalens varighet: 5 år; start ved ikrafttredelsestidspunkt på forsiden. Varsel om eventuell forlengelse senest 3 måneder før utløp. Kunden kan si opp med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn (ikke påvirker allerede tildelte kontrakter).Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «VARIGHET OG OPPSIGELSE»
• Operasjonell leasing i 60 måneder (5 år) per tildelt kontrakt; årlig kjørelengde avtales på forhånd; ved innlevering skal bilene ha godkjent periodisk kjøretøykontroll.Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «AVTALEVILKÅR FOR DE ENKELTTE TILDELTE KONTRAKTER»
• Leverandørens plikt til å svare på henvendelser raskt; for eksempel minimum 30 dager før innlevering sende skriftlig melding til bilansvarlig om hvor og når tilbakelevering skal skje.Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «PLIKT TIL Å SVARE PÅ HENVENDELSER»
• Leverings-/utstyrskrav: Leverandøren skal levere leasingbiler i henhold til konkurransegrunnlag og tilbud og sørge for at bilen ved utlevering er utstyrt i tråd med bestilling til avtalt pris.Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «LEVERINGSPLIKT»
• Bestilling: Hver bil anses som bestilt når ordrebekreftelse er sendt til leverandøren.Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «BESTILLING»
• Bytte av bil i kontraktsperioden ved bruksendring eller at bil ikke er egnet; bilbytte skal være kostnadsfritt for Kunden (kostnadsfritt innen leverandørens tilbudte bilpark ved parallelle rammeavtaler).Vedlegg 3 – «Kravspesifikasjon leasingbiler 2026-2031» (kap. «Bestilling»), samt Vedlegg 5 – «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» – «TILDELING…/TILBUDSPLIKT» og «TILBYT…/BILBYTTE» (samme punktformål)
• Mobilitetsgaranti: Leverandør skal stille egnet erstatningskjøretøy ved driftsstans som ikke skyldes selvpåført skade/misbruk/uaktsomhet; gjelder hele leasingperioden (5 år). Kostnader til dekning av erstatningsbil ved uforskyldt driftsstans er leverandørens ansvar (verkstedkostnader, deler, hente-/bringetjeneste).Vedlegg 3 – «Kravspesifikasjon leasingbiler 2026-2031» – «4.4 Mobilitetsgaranti» og Vedlegg 5 – «MOBILITETSGARANTI»
• Service og vedlikehold: Leverandør skal administrere serviceintervaller iht. bilprodusentens intervaller; alle kostnadsdrivere skal være inkludert i månedlig leie (inkl. leiebil ved service). Bilene forventes uten feil; feil utenom serviceintervaller som ikke er selvforskyldt utbedres for leverandørens regning. Leverandør forhåndsgodkjenner verkstedkostnader.Vedlegg 3 – «Kravspesifikasjon leasingbiler 2026-2031» – «4 Service og vedlikehold»