Leasing av tjenestebiler - Rana Kommune 2026

Rana kommune skal inngå rammeavtale (2026–2031) om operasjonell leasing av kommunale tjenestebiler (person- og varebiler). Avtalen gjelder i 5 år, og det skal leveres biler i bilkategorier med miljøkrav (nullutslippsandel) og krav til administrasjon, service/vedlikehold, drivstoff/bompenger, samt rapportering og mobilitetsgaranti. Avrop skjer etter bestilling og med estimert leveringstid oppgitt av leverandør.

• Norske leverandører skal ha ordnede forhold med betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift (ingen restanser).

  Dokumentasjon: Skatteattest på skatt og mva., ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen (jf. ESPD-krav).

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 – Kvalifikasjonskrav / Skatteattest
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inneholde oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans; kan dokumentere via kompetanse/personell også der erfaring er fra annen leverandør.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 – Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS) i virksomheten.

  Dokumentasjon: Utfylt og signert HMS-egenerklæring som vedlegg til tilbudet.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 – Krav om systematisk HMS-arbeid

• Tilbud skal leveres ved utfylling av ESPD-skjema i Mercell, samt relevante vedlegg og dokumenter.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 – Innlevering av tilbud
• Utfylt tilbudsbekreftelse (datert og underskrevet av person med fullmakt til å binde tilbyder).Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbekreftelse
• Reservasjoner/avvik og tillegg (dersom relevant) – fylles ut i eget dokument.Kilde: Vedlegg 2 – Reservasjoner avvik og tillegg; samt kap. 5 Innlevering
• Utfylt produkt- og prisskjema (Excel: «Produkt- og prisskjema Leasingbiler RK2026»).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5; Vedlegg 4 – Produkt- og prisskjema
• Svar på krav i kravspesifikasjonen og legg ved tilhørende dokumenter.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5
• Bekreftelse av ønskede krav som er beskrevet i kravspesifikasjonen.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: skatteattest og oversikt over referanser.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5
• HMS-egenerklæring.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5; Vedlegg 7 – HMS egenerklæring
• (Tildelings-/evalueringsrelevant) Leverandøren skal levere ferdig utfylt produkt- og prisskjema og oppgi dokumenterte forbruks- og rekkevidde-data etter WLTP for å dokumentere drivstoff-/energiforbruk (omtalt som dokumentasjonskrav knyttet til kostnad).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 4 – Tildelingskriterier / Kostnad

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Operasjonell leasing for varighet 60 måneder (5 år) per avtalte/tilgjengelige avrop, med årlig kjørelengde avtalt på forhånd.Kilde: Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter
• Leverandør skal levere leasingbiler i henhold til konkurransegrunnlaget og bestilling, og bilene skal være utstyrt iht. bestilling til avtalt pris.Kilde: Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. Leverandørens plikter / LEVERINGSPLIKT
• Mobilitetsgaranti: egnet erstatningskjøretøy ved driftsstans som ikke skyldes selvpåført skade/misbruk/uaktsomhet fra kunden; gjelder hele leasingperioden (5 år).Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 4.4 Mobilitetsgaranti; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. MOBILITETSGARANTI
• Service og vedlikehold: serviceintervall administreres i tråd med bilprodusentens intervaller. Kostnadsdrivere inkl. slikt at kostnader er inkludert i månedlig leie. Tilstandsrapport ved service; kjørelengde vurderes og justeres ved behov.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 4.1 Service og vedlikehold; kap. 4.3 Tilstandsrapport; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. TILSTANDSRAPPORT OG SERVICE
• Tilgjengelighet til servicepunkt/verksted og dekkhotell: ikke over 10 km, unntaksvis maks 15 km fra kommunesenteret.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 4.2 Avstand til servicepunkt/verksted; kap. 4.5 Dekkhotell
• Dekkhotell: maksimalt ett dekkhotell hos leverandør; omfatter skift og oppbevaring (inkl. vask) samt innkalling vår/høst.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 4.5 Dekkhotell
• Administrasjonsverktøy: internettbasert verktøy med minimum funksjoner (oversikt bilpark, kostnadssted, månedspris, km, drivstoffutgifter, servicehistorikk, budsjettert/faktisk klimagassutslipp samt varsling ved avvik). Eventuelle kostnader skal inkluderes i månedlig pris.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 2.4 Biladministrasjonsverktøy; kap. 2.10 Nettbasert rapporteringsløsning; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. ADMINISTRASJONSVERKTØY OG RAPPORTERING
• Fakturering: alle fakturaer fra leverandør, spesifisert delsum per bil (leie, bilhold og evt. andre utgifter). Elektronisk faktura kun via EHF 2.0.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 2.6 Fakturering; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. FAKTURERING
• Prisendringer: pris på nye avrop kan justeres inntil en gang pr år, tidligst ett år etter kontraktsinngåelse; prisendringer kun ved ytre påvirkning (med dokumentasjon/varsling).Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 2.17 Prisjustering; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. PRISENDRING
• Forsikring/ansvar og kostnadsdeling (utvalg): Kunden dekker bl.a. trafikkforsikringsavgift, drivstoff, mv.; leverandøren dekker bl.a. service og vedlikehold inkludert i leie, samt kostnader ved reparasjoner utenom serviceintervall som ikke er selvforskyldt.Kilde: Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. FORDELING AV ANSVAR OG KOSTNADER; Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 4.1 Service og vedlikehold
• Utrulling/kontinuitet: nye biler må være klare til bruk senest samtidig med at brukte biler leveres tilbake; kunden kan ikke være uten fast bilpark.Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. 6.5 Utrulling av biler; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. UTRULLING AV BILER – KONTINUITET
• Tilbakelevering og taksering: besiktigelse av representant fra hver av partene; uenighet kan løses med uhildet tredjepart (f.eks. NAF).Kilde: Vedlegg 3 – Kravspesifikasjon, kap. Taksering; Vedlegg 5 – Rammeavtale, kap. TILBAKELEVERING

• Konkurransegrunnlagets kapittel om spesifikke kvalifikasjons-/avvisningsgrunner utover det som er eksplisitt sitert (f.eks. konkrete referansekrav-formater) fremgår ikke fullt ut i den gitte teksten.
• Krav til leverandørens estimert leveringstid «i eget vedlegg» er nevnt, men selve vedlegget/krav til format/tidsintervaller er ikke inntatt i teksten.
• Kontrakts-/tilleggsforhold som kun vises som [X] (f.eks. definisjon av fakturerbare kostnader ved tilbakelevering i rammeavtalens tekst) er ikke tilgjengelig i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 «Reservasjoner, avvik og tillegg»: Kravene som er merket «-Ø» i kravspesifikasjonen skal bekreftes for evaluering/kvalitet. Kan dere laste opp eller vise til selve skjemaet/avsnittene som beskriver hvordan «-Ø»-bekreftelser skal fylles ut, og hvordan de vil gi uttelling i tildelingen (inkludert hvilke poeng/vekting de eventuelt inngår i)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget du ga inneholder ikke selve avvik-/reservasjonsskjemaet og detaljene for hvordan «-Ø»-krav scores. For å unngå feil utfylling og risiko for feil avvisning/feil scoring må leverandøren vite nøyaktig evalueringslogikk.

   Kilde: Vedlegg 2 «Reservasjoner, avvik og tillegg» + krav merket «-Ø» i Vedlegg 3

2. I kapittel «TILDELINGSKRITERIER» oppgis Kostnad 60 %, Kvalitet 30 % og Leveringstid 10 %. Samtidig vises formatfeil i dokumentet («Kostnad … 60 % %»). Kan dere bekrefte at totalvektingen for kostnad/kvalitet/leveringstid er 60/30/10 (og at det ikke er andre undervekter), og i tilfelle gi korrekt og komplett oppstilling av undervekter slik at vi kan prise og vurdere tilbudsstrategi riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formatfeil/uklarhet i dokumentasjonen gjør det vanskelig å sikre at tilbudet bygges opp riktig mot evalueringsmatrisen, særlig siden både prisavvik og kvalitetselementer kan gi relativ poengtrekk.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse – «4 TILDELINGSKRITERIER»

3. I Vedlegg 5 «Rammeavtale Leasingbiler RK2026» står det at Leverandøren ikke kan kreve dekket andre kostnader ved tilbakelevering enn de som er fakturerbare iht. definisjonene i kravspesifikasjonen kapittel [X]. Kan dere oversende/peke til korrekt kapitelnr./definisjonsdel i Vedlegg 3 hvor «hvilke kostnader som kan kreves ved tilbakelevering» er angitt fullt ut (utdraget viser at kapitler er kuttet av)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise inn endelig risiko/økonomiske konsekvenser ved tilbakelevering. Når definisjonsdelen er kuttet/merket [X], kan vi ikke fastslå riktig risikobildet.

   Kilde: Vedlegg 5 – «TILBAKELEVERING» (avsnittet om kostnader ved tilbakelevering) + Vedlegg 3 kapittel 6

4. I Vedlegg 5 «Rammeavtale» står: «Leveranser fra underleverandør aksepteres ikke». Samtidig står det i Vedlegg 3 punkt 2.16 «Krav til tilgjengelighet» at oppdragsgiver krever/forutsetter bruk av stedlige underleverandører så langt som mulig (og at underleverandører skal oppgis i vedlegg). Kan dere avklare hvordan dette skal forstås i praksis: 1) Er stedlige underleverandører unntatt forbudet om leveranser fra underleverandør, eller 2) må leverandør levere uten bruk av underleverandører til alle oppgaver/kostnader?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en direkte motstrid i tildelings-/kontraktsbetingelser. Uklarhet kan gi avvik fra dokumentasjonskrav, feil tilbudsstruktur eller kontraktsbrudd.

   Kilde: Vedlegg 5 – «LEVERANDØRENS PLIKTER / Leveranser fra underleverandør aksepteres ikke» og Vedlegg 3 punkt 2.16

5. Vedlegg 3 punkt 2.10 «Nettbasert rapporteringsløsning» og flere steder om rapportering: Kan dere spesifisere hvilke rapporter/varsler dere forventer levert i den nettbaserte løsningen (f.eks. avvik, snitt forbruk pr bil, gjennomført service, avvik knyttet til CO₂-beregning og kilometer), og om dere krever API/integrasjoner eller kun web-tilgang/eksport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise administrasjonsverktøy og datarapportering riktig (inkl. kostnader som skal være inkludert i månedspris) trenger vi presisering av funksjonskrav og eventuelle integrasjonsbehov.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.4 og 2.10

6. Vedlegg 3 punkt 2.9 «Bompenger» (ønsket krav - Ø): Dere ber om at leverandøren skal kunne vise statistikk per kjøretøy over kostnader fra bompasseringer, inkludert tidspunkt og lokasjon. Kan dere bekrefte at dette skal leveres for alle bilkategorier og alle bomstasjoner innenfor Rana kommune/bruksmønster, og om statistikken skal være tilgjengelig i sanntid eller kun månedlig/ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite omfang (tidsoppløsning, frekvens, kildedata) for å vurdere kost/tilpasning av bompenge- og rapporteringsløsningen.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.9

7. Vedlegg 3 punkt 2.16 «Krav til tilgjengelighet»: Hva er terskelen for «så langt som mulig» og hvordan dokumenteres dette i vedlegg? Kan dere beskrive hvilke tilgjengelighetskrav dere faktisk måles mot (f.eks. responstid ved stans, lokasjon/avstand til verksted, dekkhotell, antall stedlige underleverandører)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet «så langt som mulig» uten målbare kriterier gir usikkerhet i både tilbudt løsning og oppfyllelsesgrad ved evaluering/avrop.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.16

8. Vedlegg 3 punkt 3.1 «Miljøhensyn ved valg av bil» og punkt «Miljøkrav»: Dere viser til DFØ sine til enhver tid gjeldende miljøkrav til nye kjøretøy, men konkurransen ber også om konkrete dokumentasjonsdata (CO₂ og NOx typegodkjenningsdata). Kan dere avklare hvilken dokumentasjon dere vil legge til grunn ved evaluering: 1) typegodkjenningsdata (hvilke standarder/formler), 2) WLTP-verdier og hvilke felter vi skal hente fra vognkort/tekniske datablad, og 3) hvordan dere håndterer modeller med flere drivlinjer/konfigurasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne dokumentere riktige CO₂/NOx-verdier etterprøvbart og levere korrekt prisgrunnlag for kostnadsevalueringen, må leverandøren vite nøyaktig hvilke datapunkter og kildegrunnlag som aksepteres.

   Kilde: Vedlegg 3 «Miljøkrav» + konkurransebeskrivelse «Kostnad – drivstoff-/energiforbruk»

9. Vedlegg 3 punkt 4.4 «Mobilitetsgaranti» og Vedlegg 5 «MOBILITETSGARANTI»: Dere sier mobilitetsgarantien gjelder for hele leasingperioden (5 år), og at kunden tar forbehold om bruk av billeverandørens verksted for materielle skader som ikke berøres av garantien. Kan dere avklare om mobilitetsgaranti omfatter: 1) kun erstatningsbil ved mekanisk driftsstans som ikke er selvpåført, eller også ved uhell som ikke berøres av garantien, 2) hvor raskt erstatningsbil må stilles til disposisjon, og 3) krav til likeverdig bil (klasse/antall seter/4x4/elektrisk vs fossil)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mobilitetsgarantien er en betydelig risikobærer. Vi trenger operasjonell presisering for å prise tjenesten og sikre samsvar med definisjonene.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 4.4 og Vedlegg 5 – «MOBILITETSGARANTI»

10. Vedlegg 3 punkt 2.2–2.3 («Rådgivning» og «Bestilling») og Vedlegg 5 «LEVERINGSTID OG -STED / UTRULLING AV BILER – KONTINUITET»: Dere skriver at det skal være mulig å bytte bil og at ny bil må være klar senest samtidig med tilbakelevering, og at kunden ikke kan være uten bilparken. Kan dere avklare hva dere anser som «tilgjengelig»/«klar til bruk» (f.eks. registrert og med driftstillatelse, klargjort med merking, drivstoffkort/bombrikke, ladeutstyr), og hvilke minimum krav til overgangsperiode dere forventer ved bilbytte?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge leveranser og kostnader (lager/overlap/beredskap). Uten definert «klar til bruk»-milepæl kan leverandør feilprise leveringsoverlapping og avvik.

    Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.3 og 6.5 + Vedlegg 5 «UTRULLING AV BILER – KONTINUITET» og «LEVERINGSTID OG -STED»