Leasing av tjenestebiler - Rana Kommune 2026

Rana kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale (5 år) for operasjonell leasing av kommunale tjenestebiler for perioden 2026–2031. Avtalen skal sikre forutsigbar tilgang til person- og varebiler, inkludert biladministrasjon, drivstoff/bompenger, service/vedlikehold, tilstandsrapport, mobilitetsgaranti og tilleggs-/erstatningsbil ved driftsstans. Leverandøren skal prise bilkategorier i produkt- og prisskjema og levere/administrere biler i henhold til kravspesifikasjonen, med opsjoner/avrop etter behov.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift (ingen restanser).

  Dokumentasjon: Skatteattest på skatt og mva., ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 (Skatteattest)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 år; oppgi verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal dokumentere relevans (kan også basere på kompetanse til personell).

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 (Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS) i virksomheten.

  Dokumentasjon: Utfylt og signert HMS-egenerklæring vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 3 (Krav om systematisk HMS)

• Tilbudet skal leveres etter utfylling av ESPD-skjema i Mercell, med relevante vedlegg og navngitte dokumenter.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Utfylt tilbudsbekreftelse (Vedlegg 1).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 6/vedlegg (Vedlegg 1) og kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Reservasjoner, avvik og tillegg – hvis relevant (Vedlegg 2).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Utfylt Produkt- og prisskjema (Vedlegg 4 / excel).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Svar på krav i kravspesifikasjonen og vedlegge tilhørende dokumenter (inkl. bekreftelse av ønskede krav som er merket i kravspesifikasjonen).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: Skatteattest.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: Oversikt over referanser.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• HMS egenerklæring (Vedlegg 7).Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. 5 (INNLEVERING AV TILBUD)
• Utfylt egenerklæring for taushetspliktige opplysninger – på forespørsel ved innsynskrav, eller avkrysning om ingen taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Konkurransebeskrivelse2 leasingbiler 2026-2031, kap. Offentlighet og taushetsplikt; Vedlegg 9

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet og oppstart: gjelder i 5 år fra angitt ikrafttredelsestidspunkt; varsel om forlengelse 3 måneder før utløp; kunden kan si opp med 3 måneders varsel ved saklig grunn.Kilde: Vedlegg 5 - Rammeavtale Leasingbiler RK2026, punkt Varighet og oppsigelse/opsjon (forlengelse)
• Kontrakt for den enkelte tildelte leasingavtale: operasjonell leasing med varighet 60 måneder (5 år) og årlig kjørelengde avtales på forhånd.Kilde: Vedlegg 5 - Rammeavtale Leasingbiler RK2026, punkt 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter
• Leverandørens plikt til å svare på henvendelser og varsle om hvor/når biler skal tilbakeleveres (minst 30 dager før innlevering).Kilde: Vedlegg 5 - Rammeavtale Leasingbiler RK2026, punkt LEVERANDØRENS PLIKTER
• Leveringsplikt: levere biler i tråd med konkurransegrunnlag og bestilling; levere utstyrt i tråd med bestilling til avtalt pris; merking etter profilhåndbok.Kilde: Vedlegg 5 - Rammeavtale Leasingbiler RK2026, punkt LEVERINGSPLIKT og Tilbuds-/leveringsopplysninger
• Bilbytte i kontraktsperioden ved bruksendring/ulik egnethet: kostnadsfritt for kunden (forutsatt betingelse ved parallelle leverandører).Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 2.3 Bestilling og bilbytte); Vedlegg 5 rammeavtale (knyttet til bestilling/bytte og kontinuitet)
• Tilbakelevering: restverdirisiko hos leverandør; biler i EU-godkjent stand; ikke kreve ut-/innlevering utenfor kommunens grenser; besiktigelse/taksering av begge parter; uenighet kan løses med uhildet tredjepart (f.eks. NAF).Kilde: Vedlegg 5 - Rammeavtale Leasingbiler RK2026, punkt TILBAKELEVERING
• Mobilitetsgaranti: leverandøren skal stille erstatningskjøretøy ved driftsstans som ikke skyldes kundens selvpåførte skade/misbruk/uaktsomhet; gjelder hele leasingperioden (5 år); leverandør dekker kostnader.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 4.4 Mobilitetsgaranti); Vedlegg 5 rammeavtale (Mobilitetsgaranti)
• Service og vedlikehold: leverandør administrerer serviceintervaller, kaller inn biler i henhold til bilprodusentens intervaller; kostnader (slik definert) skal være inkludert i månedlig/årlig leie; bilene skal ikke ha feil utover normale intervaller; feil/reparasjoner utenom intervall er leverandørens ansvar; avstand til servicepunkt/verksted max 10 km (unntaksvis 15 km) fra kommunesenteret.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 4.1, 4.2 Service og vedlikehold); Vedlegg 5 (TILSTANDSRAPPORT OG SERVICE)
• Tilstandsrapport: skal lages ved service, med sjekkliste/forslag til utbedringer; kjørelengde vurderes og justeres ved behov; kostnad inkludert; sendes til enhet med kopi til innkjøpstjenesten.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 4.3 Tilstandsrapport); Vedlegg 5
• Dekkhotell: maks ett dekkhotell; inkludere skift/oppbevaring inkl. vask; avstand max 10 km (unntaksvis 15 km); leverandøren administrerer innkalling vår/høst og leverings-/hentetid (ettermiddag/morgen).Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 4.5 Dekkhotell); Vedlegg 5 (TILSTANDSRAPPORT OG SERVICE)
• Administrasjonsverktøy og rapportering: internettbasert verktøy med minimum funksjoner (oversikt bilpark, kostnadssted, månedspris, kjørte km, drivstoffutgifter, servicegjennomføring, budsjettert/faktisk utslipp, varsel ved avvik). Kostnader inngår i månedlig pris; leverandør må beskrive tilbudt verktøy og legge ved link til demoversjon.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 2.4 Biladministrasjonsverktøy) ; Vedlegg 5 (ADMINISTRASJONSVERKTØY OG RAPPORTERING)
• Drivstoffkort: administrere drivstoffavtaler; minimum 2 drivstoffkort pr. bil for to ulike/regionrelevante stasjoner; alle kjøp med innføring av kjørte km; levere rapporteringsdata om forbruk og utslipp.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 2.8 Drivstoff fra stasjon)
• Bompenger: leverandør administrerer bompengeordning og utstyr alle biler med bombrikke; kunden skal kunne benytte rabattordninger leverandør til enhver tid har; statistikk per kjøretøy over bomkostnader (tid/lokasjon) ved ønsket krav (Ø).Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 2.9 Bompenger)
• Utrulling/ kontinuitet: nye biler skal være klare senest ved samtidig tilbakelevering av brukte biler; kunden kan ikke være uten fast bilpark i periode; leverandør medvirker til koordinering.Kilde: Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon (punkt 6.5 Utrulling av biler); Vedlegg 5 (UTRULLING AV BILER – KONTINUITET)

• Dokumentasjonen fra konkurransegrunnlaget som inneholder konkrete krav til leveringstid (eget vedlegg) er nevnt i konkurransebeskrivelsen, men selve vedlegget/kravet til format/innhold er ikke med i tekstutdraget.
• Flere kontrakts-/utførelseskrav i rammeavtalen peker til henvisninger som ikke fremgår (f.eks. kravspesifikasjonens kapittel [X] ved tilbakelevering og definisjoner for fakturerbare kostnader).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget er det opplyst at leveringstid oppgis i et eget vedlegg (estimert leveringstid for bilkategoriene). Kan dere bekrefte hvilket vedlegg/fil som skal fylles ut, og hvilken format/kolonnestruktur dere forventer at leverandørene bruker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et tildelingskriterium (10 %). Uklarhet om riktig vedlegg/format kan medføre feil utfylling og lavere score.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier – Leveringstid / Vedlegg (omtalt i konkurransebeskrivelsen)

2. Kravspesifikasjonen punkt 2.3 og rammeavtalen punkt om utrulling sier at nye biler skal være klare senest samtidig med tilbakelevering, og at Kunden ikke kan være uten fast bilpark. Kan dere presisere hva som er akseptabel forsinkelse toleranse/“startdato”-tolkning for å sikre kontinuitet (f.eks. timevis/dag/døgn), og hvordan avvik håndteres praktisk i minikonkurranser og avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontinuitetskravet påvirker leveringssikkerhet og risiko i leasingperiodens oppstart. Leverandøren trenger presisering for å prise korrekt og unngå misforståelser ved samtidighet.

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 6.5 Utrulling av biler samt Rammeavtalen – UTRULLING AV BILER/KONTINUITET

3. I rammeavtalen fremgår det at “Leiebil ved service” er inkludert i månedlig leie, og at leverandøren skal forhåndsgodkjenne og følge opp verkstedkostnader. Kan dere klargjøre i hvilken grad erstatningsbil (leiebil) inngår ved (i) planlagt service, (ii) feil utenfor serviceintervall, og (iii) perioder der verksted ikke kan levere tilbake bilen innen forventet tid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Leiebil ved service” og ansvar ved reparasjoner kan variere i praksis. Presisering er nødvendig for korrekt risikokalkyle og kapasitet.

   Kilde: Rammeavtalen – TILSTANDSRAPPORT OG SERVICE (leiebil ved service) og Kravspesifikasjonen punkt 4.1-4.4

4. Kravspesifikasjonen punkt 4.2 og 4.5 setter krav til avstand til servicepunkt/karosseriverksted og til dekkhotell (ikke overstige 10 km, maksimalt/unntaksvis inntil 15 km fra kommunesenteret). Kan dere bekrefte hvordan dette vurderes ved bruk av flere underleverandører (f.eks. lokasjoner i nettverk) og om “unntaksvis 15 km” gjelder per bil/enkeltavrop eller som generell aksept?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avstands- og kapasitetspremiss påvirker leverandørens operative organisering og kostnader for dekkhotell/verksted.

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 4.2 Avstand til servicepunkt/-verksted og punkt 4.5 Dekkhotell

5. I kravspesifikasjonen punkt 2.16 fremgår at det er krav om å benytte stedlige underleverandører så langt som mulig, og opplysning om underleverandører skal legges ved i vedlegg. Samtidig står det i rammeavtalen at “Leveranser fra underleverandør aksepteres ikke”. Kan dere avklare hvordan dette skal forstås i praksis (hvilke oppgaver kan/skal eventuelt utføres av stedlige underleverandører, og hvordan dette håndteres kontraktsmessig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid kan skape vesentlig tilbudsrisiko og påvirke bemanning, drift og beregning av kostnader (verksted/dekkhotell/drivstoff m.m.).

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 2.16 Krav til tilgjengelighet, og Rammeavtalen – LEVERANDØRENS SIDEFORPLIKTELESER (om underleverandør/leveranser fra underleverandør)

6. I kravspesifikasjonen punkt 2.9 Bompenger: dere ber om rabattordning tilgang til enhver tid og at alle bilene utstyres med bombrikke. Kan dere presisere om bompenger/rabatter skal inngå i leasingprisen eller faktureres separat (og eventuelt hvordan “tilgjengelig rabatt” skal dokumenteres i oppgjør per bil og måned)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite om bompenger påvirker leasingpris/tilleggskostnader og hvilke oppgjørsdata kommunen forventer.

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 2.9 Bompenger og Rammeavtalen – FORDELING AV ANSVAR OG KOSTNADER (drivstoff/bompenger) samt Fakturering/Priser

7. Kravspesifikasjonen punkt 2.14 om over- og underkjørte kilometer sier at det betales/tilbakebetales samme sum per km, og at det oppgis i tilbudet. Kan dere angi hva “samme sum per over/under-km” skal bygges på (f.eks. produkt- og prisskjema kolonne/årspris per km, eller egen sats), og om avregning skjer i forbindelse med hver enkelt bils tilbakelevering eller periodisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avregningsmetoden per km er sentral for leverandørens risiko og prissetting, og uklare satser kan gi feil beregning av totalkost.

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 2.14 Over- og underkjørte kilometer som avviker fra avtalen og Rammeavtalen – TILBAKELEVERING / kilometeravregning

8. I kravspesifikasjonen punkt 3.5 Standard utstyr: dere lister flere elementer (f.eks. “full drivstofftank”, “beskyttelseslister”, “visning av utvendig temperatur” etc.). Kan dere bekrefte om alle disse standardutstyrspostene skal følge hvert enkelt tilbudt kjøretøy som leveres i alle bilkategorier, og om eventuelt utstyr som varierer med modell/utstyrspakke skal spesifiseres som “ikke tilgjengelig” i Vedlegg “Reservasjoner, avvik og tillegg”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Standardutstyr påvirker pris og kvalitetsscore. Leverandøren trenger bekreftelse på hvordan kommunen vil håndtere modellavvik/utstyrspakker mellom leverandører.

   Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 3.5 Standard utstyr

9. Rammeavtalen punkt “TILBAKELEVERING” sier at leverandøren ikke kan kreve dekket andre kostnader enn “fakturerbare iht. definisjonene i kravspesifikasjonens kapittel [X]”, men i utdraget er ikke kapittelnummeret synlig. Kan dere bekrefte hvilket kapittel i kravspesifikasjonen som inneholder definisjonene for fakturerbare kostnader ved tilbakelevering, og hvilke kostnadstyper som er inkludert/ikke inkludert (spesielt knyttet til taksering/utbedring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbakeleveringskostnader påvirker total risiko over 5 år. Leverandøren må vite nøyaktig hvilke kostnader som kan kreves.

   Kilde: Rammeavtalen – TILBAKELEVERING (henviser til kravspesifikasjonens kapittel [X])

10. Kravspesifikasjonen punkt 4.4 Mobilitetsgaranti og rammeavtalen beskriver at erstatningsbil skal være “tilnærmet lik leaset bil” og at alle kostnader for erstatningsbil ved uforskyldt driftsstans er leverandørens ansvar. Kan dere presisere hvilke minimumskrav dere legger til grunn for erstatningsbilens (i) drivlinje/ladeklasse (for elbil), (ii) rekkevidde ved vinterforhold, og (iii) størrelse/antall seter for hvert avropsbehov?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Erstatningsbilens spesifikasjon påvirker både kapasitet og kostnader, spesielt for elbiler i vinterklima og varebiler/8-9 seter.

    Kilde: Kravspesifikasjonen punkt 4.4 Mobilitetsgaranti og Rammeavtalen – MOBILITETSGARANTI