Statlig fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell

Åpen anbudskonkurranse for inngåelse av ny statlig fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell (kontorrekvisita, renholds- og toalettrekvisita, kantineartikler samt noe ergonomisk datarekvisita). Avtaleeier er Statens innkjøpssenter, som gjennomfører konkurransen på vegne av statlige oppdragsgivere. Det er planlagt parallelle landsdekkende avtaler med 2–3 leverandører. Kontrakten vil tildeles etter beste forhold mellom pris (70%) og miljø (30%). Ingen adgang til deltilbud. Levering og kommunikasjon skal skje elektronisk via EU-Supply (innlevering) og EHF/Peppol (samhandling).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: ESPD del IV A: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaks-/faglig-/handelsregister.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1
• Leverandøren skal ha erfaring fra lignende leveranser som beskrevet i anskaffelsesdokumentene (minimum 3 relevante leveranser siste 3 år; eldre enn 3 år kan tas i betraktning, ikke eldre enn 5 år, hvis minimum 3 ikke kan vises innen 3 år).

  Dokumentasjon: ESPD del IV C: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser siste 3 år (eller eldre, maks 5 år). Beskrivelsen skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker; leverandøren må dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2
• Leverandøren kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle tekniske og faglige kvalifikasjoner, men må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelses-/rådighetserklæring (f.eks. forpliktelseserklæring) og egne ESPD-skjema for aktuelle virksomheter det støttes på (og at leverandøren råder over ressursene).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3

• Tilbud skal leveres i sin helhet elektronisk i EU-Supply innen tilbudsfristen. Tilbud på e-post/papir eller lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1
• Tilbudet skal være bindende; leverandør har ansvar for uklarheter og at tilbud leveres innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1
• Innlevering omfatter (minst): Tilbudsbrev (vedlegg 3), ESPD-skjema, og fullstendig utfylt prisskjema (Bilag 3B).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)
• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (Vedlegg 4).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)
• Forbehold til konkurransegrunnlaget (dersom aktuelt) i Bilag 8.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)
• Mal for forpliktelseserklæring (dersom aktuelt) ved støtte fra andre virksomheter.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)
• To utgaver av sladdet tilbud: (1) utgave med markering av opplysninger unntatt offentlighet, og (2) utgave der opplysninger er sladdet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2.1
• Tilbud må fylles ut/besvares i alle punkter i anskaffelsesdokumentene; dokumentasjon lastes opp som PDF der ikke annet er spesifisert; Bilag 3B lastes opp som Excel.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2
• Det anbefales elektronisk signatur ved levering (ikke oppgitt som eksplisitt krav).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1.1
• Valgte leverandør skal før kontrakt/etter tildeling kunne måtte levere oppdaterte dokumentasjonsbevis; ESPD brukes som foreløpig dokumentasjon.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalevarighet: 2 år, med opsjon for avtaleeier på forlengelse 1 + 1 år (maks 4 år inkludert opsjoner).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5
• Opsjoner/tillegg i sortimentet: leverandør må kunne tilby lagerføring av opsjonsprodukter på forespørsel (gjelder opsjonsprodukter som er omtalt).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.13 og Konkurransebestemmelser pkt. 2.4
• Produktkrav – miljømerking for spesifikke produktgrupper: hvitt papir (Type 1 miljømerking/ISO 14024) og personlig hygieneartikler (Type 1 miljømerking/ISO 14024) for standardsortiment (og hvitt papir gjelder hele sortimentet).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.2 og 4.1.8
• Særkrav – kaffe: bærekraftig produsert kaffe etter OECD-FAO-prinsipper + krav til kontroll/sporbarhet (tredjepartsrevisjoner/massebalanse). Seks varelinjer skal omfattes.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.7
• Refill-løsninger: leverandøren skal, der dette er mulig, tilby refill-løsninger innen kontorrekvisita som del av sortimentet i avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.9
• Produktdatablader: leverandør skal levere digitale sikkerhets- og produktdatablader for CLP-klassifiseringspliktige stoffer/stoffblandinger og følge med der pliktig.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.10
• Makuleringsmaskiner (opsjon): dersom opsjon benyttes skal maskiner oppfylle NSM-krav (P-6/P-7 og partikkelstørrelse) for behandling av graderte dokumenter; ingen rekonstruksjon etter makulering.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.12
• Elektronisk samhandling (EHF/Peppol): leverandør skal bruke EHF og EHF-infrastruktur (Peppol eDelivery), motta EHF-ordre og sende EHF-ordrebekreftelser, samt EHF-faktura fra riktig organisasjonsnummer og med bestillingsnummer.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.2.2, 4.2.5, 4.2.7, 4.2.8
• Krav til elektronisk varekatalog: leverandøren skal sende elektronisk varekatalog til avtaleeiers katalogverktøy som EHF-katalog og vedlikeholde/oppdatere katalog (inkl. stabilt standardsortiment).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.2.3, 4.6.1-4.6.3
• Levering og logistikk: levere til alle oppdragsgiveres forretningsadresser og leveringssteder; splitting/fordeling av ordre på leveringssteder etter ønske.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.4.1-4.4.2
• Miljøvennlig transport: 95% av last mile-leveranser i angitte kommuner skal skje med nullutslippskjøretøy eller biogass fra avtalens ikrafttredelse; dokumentasjon ned til leveranse.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.4.5
• Returordning: leverandør skal tilby returordning for ytteremballasje, tomme paller, batterier, lyskilder og brukte toner/tonerkassetter/blekkpatroner.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.4.6
• Emballasje og overlevering: ta med ytteremballasje ved levering; hensiktsmessig emballering med minst mulig emballasje; sjåfør skal sikre overlevering til mottaker og innhente kvittering; ingen dumping uten avtalt avviksrutine.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.4.7-4.4.9
• Rapportering (kvartalsvis): levere forbruksstatistikk (rådata) i Excel og KPI-statistikk i Excel til Avtaleeier innen fastsatte datoer.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.5.1-4.5.2
• Klimarapportering/samarbeid: leverandør skal innen 12 måneder ha etablert plan for systematisk beregning av klimaavtrykk (CO₂-ekvivalenter) basert på anerkjente standarder; delta i dialog om metoder.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.5.3
• Implementering: implementeringsperiode 4 måneder fra kontraktsignering, med krav til etablering av full operativ drift, lagerføring av standardsortiment, gjennomføring av oppstartsmøter, levering av varekatalog og integrasjoner.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.7.1
• Kundeservice: tilgjengelig på alle virkedager 08:00-16:00 via telefon og e-post; kundeservice skal ikke ta imot bestillinger via telefon/e-post (kun råd/bistand).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.7.6
• Priser og prisregulering (ramme): netto innkjøpspriser faste i ett halvt år, deretter indeksreguleres halvårlig med KPI Totalindeks; særregulering for kaffe/te etter SITC07 dersom avvik fra KPI; prisregulering krever Avtaleeiers godkjenning og endringsavtale.Kilde: Bilag 3A pkt. 2.2 og 2.2.1
• Minsteordregebyr: ordre under NOK 1 500 eks. mva. kan tillegges minsteordregebyr NOK 250; ordre over NOK 1 500 leveres uten fraktkostnader.Kilde: Bilag 3A pkt. 3
• Fakturering/betalingsbetingelser: betaling innen 30 dager etter mottatt faktura; faktura/kreditnota/purringer i EHF-format.Kilde: Bilag 3A pkt. 4

• Dokumentteksten viser ikke konkurrentenes/leverandørenes eksakte tilbudsinnhold utover kravene i prisskjema/ESPD og sjekklisten (f.eks. fullstendig spesifisering av hvilke produktbilag/kolonner som er obligatoriske for alle varelinjer utover at Bilag 3B må fylles ut fullt).
• Kildeteksten utdyper ikke evalueringsmodellens eksakte matematikk utover hovedformler; enkelte detaljer om hvordan «miljøandel» beregnes kan være avhengig av prisskjemaets egne nøkkeltall, som ikke er fullt gjengitt.
• Kontrakts-/standardkontraktskrav utover de som fremgår i bilag 1 og bilag 3A (f.eks. konkrete mislighold/avtaleoppfølging fra Standardkontrakten) er ikke inkludert i den gitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1.5 stopper utdraget du har publisert for oss. Kan dere oversende/peke til fullstendig kravtekst for alle produktkrav videre fra og med pkt. 4.1.5, inkludert krav til kravdokumentasjon for hver relevante varelinje (hva som skal dokumenteres og hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi kan ikke vurdere avvik/avklaringsbehov eller prise korrekt når fullstendige produktkrav fra pkt. 4.1.5 og videre ikke fremgår.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1.5 (utdrag stopper) / kapittel 4.1.2–4.7 omtalt, men ikke fulltekst

2. Bilag 1 Kravspesifikasjon kapittel 4.2–4.7 finnes (elektronisk samhandling, nettbutikk, levering, rapportering, sortiment og implementering/avtaleoppfølging), men vi har ikke mottatt den konkrete kravtabellen. Kan dere legge ved/tilgjengeliggjøre fullstendig innhold for kravene i 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 og 4.7, inkludert eventuelle SLA-krav, frister, responstider, format på data-/rapportuttrekk og hvilke systemintegrasjoner som forventes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete krav kan vi ikke dimensjonere kostnader og kapasitet (særlig IT-/integrasjonsarbeid, rapporteringsoppsett og leveringskrav).

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon kapittel 4.2–4.7

3. I konkurransebestemmelser punkt 7.1.1 (Pris) står det at «påslaget skal gjelde hele standardsortimentet, øvrig sortiment og opsjoner», men vi mangler definisjon/avgrensning av «standardsortiment», «øvrig sortiment» og «opsjoner» i dokumentutdraget. Kan dere presisere nøyaktig hvilke varelinjer som inngår i hvert av disse tre (og hvor dette framgår i Bilag 3B Prisskjema fane(r))?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvilke linjer som får samme påslag for å kunne prise riktig og unngå avvik i prisskjemaet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 7.1.1 samt Bilag 3B: Prisskjema

4. I konkurransebestemmelser punkt 7.2 (Evalueringsmodell) fremgår at miljøkriteriet vurderer «vektet andel miljømerkede produkter i standardsortimentet», og at noen varelinjer/kaffe er unntatt evalueringen. Kan dere angi hvilke konkrete varelinjer som er unntatt (varelinjenavn/-nr.) og hvor i Bilag 3B dette er markert (kolonner/områder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uttelling av miljøandel avhenger av hvilke linjer som faktisk inngår i beregningen; feil forståelse kan gi feil prising/strategi.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 7.2 (Miljøkriteriet) og referanse til Bilag 1 krav 4.1.7 / Bilag 3B

5. I Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1.2 (Hvitt papir) fremgår krav om Type 1 miljømerking (ISO 14024). Kan dere avklare hvordan dere forventer at vi dokumenterer etterlevelse for hver relevant varelinje (f.eks. lisensnummer vs. sertifikat/lisensbevis), og om det er samme dokumentasjonskrav som dere krever for miljøkriteriet i evalueringen (konkurransebestemmelser punkt 7.1.2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav påvirker både tilbudets kvalitet og ressursbehov; vi trenger samsvar mellom kravspesifikasjon og evaluering.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1.2 samt konkurransebestemmelser punkt 7.1.2

6. Konkurransebestemmelser punkt 8.2.1 sier at det skal leveres «to utgaver» (en merket og en sladdet). Kan dere bekrefte hvilke(n) dokument(er) som i denne konkurransen normalt anses som «ikke-omfattede» av sladding/ikke-omfattede forretningshemmeligheter (for eksempel Tilbudsbrev, prisskjema i Excel/PDF, og øvrige vedlegg), og om det finnes konkrete føringer i Vedlegg 2: Veileder for sladding?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil sladding kan gi problemer med innsynshåndtering og eventuelle avvik i tilbudsinnlevering.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 8.2.1 samt Vedlegg 2: Veileder for sladding

7. I konkurransebestemmelser punkt 3.4 «Avtaletype» og punkt 3.2 fremgår fordeling av oppdragsgivere etter «kontraktens omfang», men vi har ikke dokumentert metode for beregning av omfang pr. oppdragsgiver/bestillende enhet. Kan dere beskrive hvordan oppdragsgivernes omfang beregnes (hvilke datakilder, og hvordan håndteres nye virksomheter/årsverk og eventuelle prognoser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker vår risikovurdering for volum og leverings-/bemanningsplanlegging, særlig ved parallelle avtaler.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 3.4 samt punkt 3.2/kontraktsinngåelse (metode for omfang)

8. I konkurransebestemmelser punkt 2.6 og 3.4 fremgår at det ikke er adgang til deltilbud, og at det inngås parallelle landsdekkende avtaler med 2 eller 3 leverandører. Kan dere avklare om tildelt «andel av kontraktens omfang» medfører noen minimumsvolum/leveringsforpliktelse, og hvordan risiko for volumendringer håndteres i kontrakten (relevante punkter i Standardkontrakten, f.eks. punkt 1.4 om avtalevarighet/opsjon og ev. bestemmelser om kjøpsforpliktelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring kan vi feilvurdere økonomisk risiko (kostnadsdekning) og kapasitet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 2.6, 3.4 og 3.5; Standardkontrakten (referanser mangler i utdrag)

9. Opsjonene (konkurransebestemmelser/oversikt og Bilag 1 punkt 2.4) omtaler at leverandør må kunne tilby lagerføring av opsjonsprodukter på forespørsel. Kan dere spesifisere: (1) hvilke opsjonsundergrupper som gjelder (for opsjon renholdsmatter: enkeltvis vs rull), (2) hvilke betingelser som gjelder for lagerføring (maks antall referanser, varslingsfrist, omfang og kostnads-/lagerprising), og (3) om lagerføring aktiveres via bestilling i nettbutikk eller egen prosess i samhandlingsløsningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er direkte kostnadsdrivende og påvirker både prising av opsjoner og operativ leveransekjøreplan.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 2.4 (opsjoner beskrevet i utdrag) samt Bilag 1 krav 4.4–4.7 (levering/implementering)