Statlig fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell

Åpen anbudskonkurranse for å inngå ny statlig fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell (kontorrekvisita, renholds- og toalettrekvisita, kantineartikler og noe ergonomisk datarekvisita). Avtaleeier (Statens innkjøpssenter) planlegger parallelle landsdekkende fellesavtaler med 2–3 leverandører, med tildeling basert på pris (70%) og miljø (30%). Avtalen har varighet 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år. Levering og samhandling skal skje gjennom elektroniske kanaler (EU-Supply, EHF/Peppol/EHF-katalog/Punch-out) og det stilles omfattende krav til miljø, klima-/miljødata, rapportering, netthandel og logistikk (inkl. nullutslippskrav for 95% last-mile i utvalgte kommuner).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten det er etablert.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 (ESPD del IV A)
• Leverandøren skal ha erfaring fra lignende leveranser i løpet av de siste 3 årene (minimum tre relevante leveranser; ev. eldre dokumentasjon kan brukes, ikke eldre enn 5 år).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser siste 3 år, inkludert oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker, og dokumentere relevans. Hvis ikke minimum tre i siste 3 år: dokumentasjon eldre enn 3 år men ikke eldre enn 5 år kan tas i betraktning.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 (ESPD del IV C)
• Ved støtte fra andre virksomheter til tekniske og faglige kvalifikasjoner: leverandøren skal dokumentere at den råder over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring), og det skal leveres egne ESPD-skjema for virksomheter det støttes på.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Bilag 10 Mal) og separate egenerklæringer/ESPD for aktuelle virksomheter som støtter.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 og pkt. 6.1

• Tilbud skal leveres elektronisk i EU-Supply innen tilbudsfristen; e-post/papir medfører avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1
• Tilbudet skal være bindende og leverandøren har ansvar for uklarheter og at tilbudet leveres innen fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1
• Ferdig utfylt prisskjema (Bilag 3B) skal leveres og lastes opp; Bilag 3B skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2
• Dokumenter som skal sikres levert med tilbudet: Tilbudsbrev (Vedlegg 3), ESPD-skjema, fullstendig utfylt prisskjema (Bilag 3B), egenerklæring om russisk involvering (Vedlegg 4) og forbehold (Bilag 8) dersom aktuelt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)
• To utgaver av sladdet tilbud: (1) der opplysninger unntatt offentlighet er markert og (2) der opplysninger er sladdet (iht. vedlegg 2).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2.1
• Egenerklæring om russisk involvering (vedlegg 4) inngår som del av tilbudets innlevering.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.2 (sjekkliste)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletype/fordeling: Parallelle landsdekkende fellesavtaler med 2 eller 3 leverandører (andelene varierer innen intervall).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.4
• Avtalevarighet: 2 år, med opsjon på forlengelse 1+1 år (maks 4 år totalt inkl. opsjoner).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5
• Skatteattest for valgt norsk leverandør (maks 6 måneder gammel fra tilbudsfrist).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4
• Krav til produkter: miljøregelverk (bl.a. REACH og produktforskrift), ISO 14024 Type 1 miljømerking for hvitt papir og personlige hygieneartikler (standard og øvrig/standardsortiment).Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.1.1, 4.1.2, 4.1.8
• Krav til kaffe i standard: bærekraftig produsert i tråd med OECD-FAO-prinsipper, kontroll/sporbarhet via tredjepartsrevisjoner og massebalanse (med dokumentasjonskrav). Leverandør skal tilby seks varelinjer med bærekraftig produsert kaffe (oppført i prisskjema).Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.1.7
• Elektronisk samhandling: bruk av EHF og Peppol-infrastruktur, EHF-katalog, EHF ordre/ordrebekreftelse, EHF faktura og ordre-/bestillingsreferanse på faktura.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.2.2–4.2.8 (og 4.2.1)
• Klimadata/miljøinformasjon i EHF: i løpet av avtaleperioden skal leverandør samarbeide om vurdering/testing av å inkludere CO₂-utslippsinformasjon i EHF faktura/pakkeseddel samt sende miljøverdier i EHF varekatalog.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.2.11
• Krav til nettbutikk: punch-out, positiv lagerstatus for standardsortiment, prioritering av standardsortiment i søk/navigasjon, sperring av kategorier utenfor avtalen og filtrering på miljø/bærekraft (inkl. visning av miljømerket alternativ når ikke-miljømerket søkes).Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.3.1–4.3.10
• Levering/logistikk: 95% av last-mile leveranser i angitte kommuner skal utføres med nullutslippskjøretøy eller biogass fra avtalens ikrafttredelse; leverandør skal kunne dokumentere kjøretøy brukt per leveranse. Avvik kan gi gebyr etter kvartalsvis rapportering.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.4.5
• Returordning: ytteremballasje, tomme paller, batterier, lyskilder og brukte toner/tonerkassetter/blekkpatroner.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.4.6
• Rapportering: kvartalsvis forbruksstatistikk (Excel) og kvartalsvise KPIer (omsetning/andel standard/miljø, transportandel per kommune m.m.), med leveringsfrister 20. jan/apr/aug/okt.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.5.1–4.5.2
• Klimarapportering/arbeid med klimaavtrykk: leverandør skal innen 12 måneder ha plan for beregning av klimaavtrykk (CO₂-ekvivalenter) basert på anerkjente standarder (f.eks. ISO 14064/EPD/LCA), og delta i dialog om felles metoder/datakilder.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.5.3
• Implementering: implementeringsperiode 4 måneder fra kontraktsignering; krav om etablering/lagerføring av standardsortiment, opprette kontakt og oppstartsmøter, levere varekatalog til Avtaleeier og få godkjent integrasjoner.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.1
• Kundeservice: tilgjengelig alle virkedager 08:00–16:00 (telefon/e-post), men kundeservice skal ikke motta bestillinger; skal kun veilede og bistå ved bestillingsproblemer.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.6

• Dokumentutdraget stopper delvis i Bilag 1 (Bilag 3B er svært langt; ikke alle varelinjer/tilleggskrav er synlig).
• Kildeteksten viser ikke komplett «Krav til rapportering»-innhold utover oppført minimums-/eksempelliste (kan være mer detaljer i uviste deler av dokumentet).
• Kontraktskrav utover bilag 1 (standardkontrakten og øvrige bilag) er ikke trukket ut her, fordi disse ikke er inkludert i tekstutdraget.
• Det er ikke angitt eksplisitt avvisningskonsekvens for alle konkrete feil; avvisningsregler er generelt omtalt (FOA kap. 24), men detaljer om hvilke mangler som gir avvisning må sees i øvrige avsnitt som ikke er med.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I arkfanen «Standardsortiment» skal det oppgis «Tilbudt påslagsprosent», som også skal gjelde for «opsjonsprodukter». Kan dere bekrefte hvor i konkurransegrunnlaget/vedleggene opsjonsproduktene er spesifisert i prisskjemaet, og hvilken del av utfyllingen som gjelder dem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik utfylling påvirker hvordan prisene evalueres og kan gi avvisningsrisiko dersom tilbyder feilaktig priser opsjoner/ikke får med riktig grunnlag.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt om «Påslagsprosent») og arkfane 2 «Standardsortiment» (felt «Tilbudt påslagsprosent»).

2. I «Veiledning» står det at netto innkjøpspris skal være «faste» og kun indeksreguleres i henhold til bilag 3A punkt 2.2 eller 2.3. Kan dere utdype hva indeksgrunnlaget er, beregningsmetode (formel/indeks), og fra hvilket tidspunkt eventuell indeksregulering gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og redusere risiko for feil i tilbudspris/etterlevelse, må tilbyder forstå hvordan og når innkjøpsprisene faktisk kan endres.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt om «Netto innkjøpspris» og «skal kun indeksreguleres… bilag 3A»).

3. Taktisk prising er ikke tillatt og kan medføre avvisning. For å sikre riktig prising: hvilke konkrete forhold i utfyllingen av Bilag 3B anser dere som «taktisk prising» i denne anskaffelsen (f.eks. merking av varelinjer, valg av å prise komponenter som ikke evalueres, eller håndtering av avvik fra mengde/størrelse/pakningsstørrelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet er definert, men tilbyder trenger konkrete eksempler knyttet til hvordan prisskjemaet faktisk er evaluert/oppstilt for å unngå utilsiktede brudd.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Taktisk prising…»).

4. I «Veiledning» står det at varelinjer som ikke er prissett/ikke er utfylt vil bli utfylt med «høyeste pris som er tilbudt blant alle tilbudene + tillegg på 50 %», og at dette kan medføre avvisning. Kan dere bekrefte hvilke konkrete mangler som typisk utløser avvisning etter «konkurransebestemmelser punkt 3.12 ’Forbehold/Avvik’» (f.eks. manglende utfylling av «Netto innkjøpspris», manglende påslagsprosent, eller manglende utfylling av «hvite felter»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite hvilken type feil i prisskjemaet som er «lovlig»/rettbar i prosessen, versus som medfører avvisning, for å kunne legge opp intern kvalitetssikring og kontroll.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Angivelse av pris» og referanse til konkurransebestemmelser punkt 3.12).

5. Miljømerkede produkter: dere krever Type I (ISO 14024) og at leverandør fyller ut kolonnene «V» og «W», samt lisens-/sertifikatdokumentasjon der det ikke finnes søkbart lisensnummer. Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon dere forventer ved tilbudsinnlevering (skal dokumentasjon legges ved som egne vedlegg per varelinje, eller kan det ettersendes før evaluering), og hvordan dere håndterer lisensnummer som ikke matcher varelinjen direkte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om vedleggsstruktur og dokumentasjonstidslinje er nødvendig for å unngå avvik mot evaluerings- og dokumentasjonskrav.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Miljømerkede produkter», særlig krav om Type I, kolonne «V»/«W», lisensnummer/sertifikat).

6. Bærekraftig produsert kaffe: dere viser til bilag 1 kravspesifikasjon punkt 4.1.7, men i prisskjemaet er det kun «Krav til bærekraftig produsert kaffe = Ja» for 6 varelinjer. Kan dere bekrefte hvilke sertifiseringer/ordninger som gir dokumenterbar oppfyllelse (og om samme type Type I-krav gjelder her som for miljømerkede produkter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite hvilke dokumentasjonsgrunnlag som aksepteres for kaffe for å kunne krysse av riktig og sikre at dokumentasjon faktisk kan verifiseres av oppdragsgiver.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Bærekraftig produsert kaffe») og arkfane 2 (varelinjene 6–11 hvor «Krav til bærekraftig produsert kaffe» = Ja).

7. I «Veiledning» fremgår det at det ikke er forhåndsfastsatt terskel for hva avvik fra mengde/størrelse/pakningsstørrelse som kan aksepteres, og at avvik kan bli prissatt av avtaleeier dersom det påvirker sammenlignbarhet. Kan dere beskrive hvordan dere forventer at tilbyder skal prise et eventuelt avvik i Bilag 3B (dvs. om tilbyder skal prise «som tilbudt» og la avtaleeier justere senere, eller om avvik skal prises særskilt allerede i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart prise-/rapporteringsprinsipp for avvik kan gi feil totalpris/evalueringsgrunnlag, og dermed økonomisk risiko for leverandør.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Avvik fra krav til mengde, størrelse eller pakningsstørrelse…»).

8. Påslaget skal være en «maksimalsats» og kan ikke være negativt. Kan dere bekrefte om tilbyder må oppgi nøyaktig én felles påslagsprosent (samme for hele standardsortimentet/øvrig sortiment/opsjoner), og om dere godtar at leverandøren varierer pris per varelinje kun gjennom «netto innkjøpspris» (ikke via flere påslagsprosenter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan prising må bygges opp i Excel og om leverandøren må fordele kostnader via netto innkjøpspris i stedet for påslag.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 1 «Veiledning» (avsnitt «Påslagsprosent» og «skal tilby en enkelt påslagsprosent…»).

9. I «Veiledning» står det at øvrig sortiment ikke er gjenstand for evaluering. Likevel skal leverandøren oppgi netto innkjøpspris i arkfane «Øvrig sortiment». Kan dere bekrefte hvordan/om prisene i «Øvrig sortiment» vil bli brukt i kontraktsstyringen (f.eks. prisrevisjon, bestilling/levering), selv om de ikke evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvor stor kommersiell presisjon som kreves for ikke-evaluerte deler, og hvilke konsekvenser feil/avrunding kan få i kontraktsperioden.

   Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 3 «Øvrig sortiment» (avsnitt om at øvrig sortiment ikke er gjenstand for evaluering, men at innkjøpskategori/varer skal fylles ut).

10. For «Andre tjenester» i arkfane 4: dere lister «Leverandørstyrt lager jf. Bilag 1, krav nr. 4.4.4» og «Splitting og fordeling av ordre jf. Bilag 1, krav nr. 4.4.2», begge med «Timepris». Kan dere gi timeprisens beregningsgrunnlag (f.eks. hva som inngår i timesatsen, om det er én timepris eller ulike satser, og forventet timevolum/estimater for utfylling)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Timepris kan ha direkte betydning for total økonomi/opsjonsuttak, og tilbyder trenger avklaring om timeprisens scope og forventet bruk for å kalkulere riktig.

    Kilde: Bilag 3B Prisskjema.xlsx, arkfane 4 «Andre tjenester» (oppføring av timepris for leverandørstyrt lager og splitting/fordeling).