Konkurranse - Rammeavtale for levering av medisinsk forbruksmateriell til Hadelandskommunene og Gjøvikregionen

Rammeavtale for kjøp av medisinsk forbruksmateriell (inkl. instrumenter/utstyr, laboratorieutstyr og forbruksmateriell til legekontor/legevakt) for kommuner tilknyttet Innkjøpssamarbeidet for Hadeland/Gjøvikregionen. Avtalen etablerer rammer for pris, avrop via e-handelsplattform (punchout), leveringsservice, kundeservice, miljø-/kvalitetskrav og statistikk/rapportering. Det oppgis årlig omfang 29 mill. kr (ikke bindende) og maks avtaleverdi 150 mill. kr. Ingen økonomisk forpliktelse før enkeltavrop.

• Ved tilbudsinnlevering: legge ved medlemsbevis for produsenter (produsentansvar) som dokumenterer pliktig medlemskap i returselskap godkjent av Miljødirektoratet, for produkter som omfattes. For produkter som ikke omfattes: gi kort beskrivelse av hvordan avfallsforskriften oppfylles på annen måte (senest ved kontraktsignering).Kilde: Sek­sjon 8.5.1 (Miljøkrav - Matanskaffelser), “Dokumentasjonskrav”
• Ved tilbudsinnlevering: bekreftelse/innsending av dokumentasjon i henhold til kravene i kravspesifikasjon (vedlegget er “Response required”, og leverandøren plikter å dekke alle krav i vedlegg 2).Kilde: Sek­sjon 8.1 (Krav til leverandøren og til leveransen), punkt 1.0 Kravspesifikasjon
• Ved forespørsel/varslet behov: levere grunnlag for prisregulering (leverandør skal utarbeide grunnlaget og sende varsel).Kilde: Sek­sjon 7.1 (Regulering av pris)
• Løpende i avtaleperioden: leverandøren skal levere statistikk og målinger uoppfordret til oppdragsgiver hver 6. måned (leveringssikkerhet).Kilde: Sek­sjon 8.3 (Leveringssikkerhet), punkt 3.0
• Løpende i avtaleperioden: leverandør skal sende sikkerhetsdatablad kostnadsfritt tilgjengelig for oppdragsgiver gjennom hele perioden; ved levering av nytt produkt skal sikkerhetsdatablad sendes med produktet.Kilde: Sek­sjon 8.4.5 (Sikkerhetsdatablad)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Rammeavtalen gjelder fra signering og i 2 år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse i inntil 1+1 år (maks total avtaleperiode 4 år).Kilde: Sek­sjon 3 (Avtaleperiode)
• Oppdragsgiver kan si opp i prøvetiden (første 6 måneder) med umiddelbar virkning ved avvik fra avtalen.Kilde: Sek­sjon 3.1 (Prøvetid)
• Ingen økonomisk forpliktelse før hvert avrop; avtalen regulerer vilkår for leveranse i angitt periode.Kilde: Sek­sjon 1.3 (Hvem gjelder avtalen for)
• Forpliktelse til å dekke alle krav i vedlegg 2 Kravspesifikasjon; brudd kan føre til oppsigelse.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 1.0 Kravspesifikasjon
• Leveringssikkerhet: 97,5% krav; leverandør skal bekrefte, måle selv og levere statistikk/målinger hver 6. måned. Oppdragsgiver kan også måle.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 3.0 Leveringssikkerhet
• Kvalitet/regelverk: produkter må være godkjent av norske helsemyndigheter og i samsvar med relevant norsk lovgivning.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 4.1
• EU-forordningene MDR (2017/745) og IVDR (2017/746) skal oppfylles; CE-merking der aktuelt; leverandør skal kunne legge frem sertifikater/testrapporter.Kilde: Sek­sjon 8, punktene 4.2 og 4.4
• Sikkerhetsdatablad: leverandør skal gjøre tilgjengelig kostnadsfritt; ved nytt produkt skal det følge med ved levering.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 4.5
• Miljø/avfall: produsenter skal ha pliktig medlemskap i godkjent returselskap (produsentansvar) eller ha rutiner for ombruk/materialgjenvinning; dokumentasjonskrav ved tilbud og kontroll i kontraktsperiode.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 5.1
• Emballasje- og merkekrav (inkl. kildesortering): emballasje skal kunne materialgjenvinnes der relevant, og leverandør skal sikre korrekt merking og kontroll ved stikkprøvekontroll. Leveringsemballasje skal inngå i ombrukssystem eller materialgjenvinnes.Kilde: Sek­sjon 8, punktene 5.2 og 5.3
• Merking av opprinnelsesland: nettbutikk/bestillingsløsning skal vise opprinnelsesland; råvarer ved forespørsel. Leverandør skal utarbeide og levere statistikk for opprinnelsesland årlig (Excel/format ikke spesifisert her) og kunne per lokasjon.Kilde: Sek­sjon 8, punkt 5.4
• Miljøkrav for enkelte produktgrupper (utdrag): blodtrykksapparater (lavt energiforbruk, reparerbarhet/reservedeler 5 år, returordning, emballasjeplastfritt og minst 70% resirkulerbar, REACH/RoHS), engangsmedisinsk (ingen PVC/ftalater med mindre medisinsk nødvendig, min. 70% resirkulerbar emballasje), laboratoriereiprodukter (SVHC <0,1% med mindre medisinske årsaker; REACH/SDS ved levering), gasspatroner (retur- og gjenvinningsordning), møbler/større utstyr (robust/demonterbar og retur/gjenbruk), kjemikalier/rengjøring (miljømerking og CMR-fri; dokumentert via SDS), tekstiler (hudkontakt: dokumentert via sertifisering e.l.).Kilde: Sek­sjon 8, punktene 6.0–12.0
• E-handelsplattform: nettbutikk/punchout skal være implementert innen 1 måned etter kontraktsignering; dagbot 1000 kr/dag ved forsinkelse (angitt for 30 kalenderdager etter signering i alle 8 deltakerkommuner).Kilde: Sek­sjon 9, punkt 13.1
• Oppdaterte prislister: leverandør skal sende oppdaterte prislister i Excel ved endringer i priser/sortiment; minst én gang per år.Kilde: Sek­sjon 9, punkt 13.2
• Kundesenter: åpent hverdager 08:00-15:30, kontakt via telefon/e-post; svar innen 3 timer fra mottatt forespørsel. Kundesenteret skal ha helsefaglig kompetanse for alle produktområder.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 14.1–14.2
• Fast kontaktperson hos leverandør som kan besøke ved behov på kort varsel og være tilgjengelig for telefon/e-post i ordinær arbeidstid.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 14.3
• Oppfølgingsmøter: 1–2 ganger per år.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 14.4
• Leveringsservice: levering på angitt sted/rom/etasje hverdager 08:00-14:30; leverandør tar varene av pall og plasserer på anvist plass; paller og overflødig emballasje fjernes.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.1
• Resirkulering av emballasje: all emballasje sjåfører tar med skal resirkuleres i tråd med offentlige regler; unngå unødvendig emballasje.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.2
• Leveringsplan: ukentlig levering per enhet (med unntak 2x/uke eller annenhver uke).Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.4
• Utsolgt vare: levere erstatningsprodukt minst like god kvalitet og til samme/lavere pris, i samme levering; varsles til bestiller via e-post.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.5
• Restordre: oppdragsgiver varsles umiddelbart; dagbot på minimum 1500 kr per virkedag ved rest pga. manglende lagerbeholdning (med unntak for hindring utenfor leverandørens kontroll). Oppdragsgiver kan kansellere og kjøpe fra annen leverandør.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.6
• Hasteleveranser: bestilt før 12:00 leveres samme dag; etter 12:00 senest kl. 09:00 neste dag. Hasteordregebyr ikke over 400 kr eks. mva.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.7
• Småordre: tilstrebe én transport per leveringsadresse; småordregebyr 150 kr eks. mva aksepteres ved ordre <400 kr eks. mva. For ordre til bestillere uten lagerstyringssystem skal bestiller varsles om småordretillegg og få valg.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.8
• Pakkseddel: skal alltid leveres (uten plast; strekkode intakt), merkes rødt “Pakkseddel”; kan ettersendes per e-post etter forespørsel; leverandør må ha løsning for kopi til kunden.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.9
• Retur: rutiner for henting/emballering og kreditnota; retur av feilbestilte/feilkvantum ubrukte varer i original emballasje, kreditering lik betalt pris. Leverandør dekker returfrakt ved reklamasjoner/feilleverte varer.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.10
• Språkkrav sjåfører: norsk tilsvarende nivå A1.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.11
• Levering til skoler/barnehager: ring 5–10 min før ankomst; under 7,5 kg bæres fra bil til leveringspunkt (om parkering tilgjengelig).Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.12
• Kjølevarer: sjåfør varsler personalet ved ankomst; kjølevarer godt merket og synlig på pallen; ved resepsjon leveres i resepsjonen.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.13
• Nullutslippskjøretøy: alle kjøretøy til sisteleddsleveranse skal være nullutslippskjøretøy.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.14
• Leveringssteder kan endres i avtaleperioden iht. vedlegg 4; leverandør må kunne levere til alle adresser (inkl. nye/endret).Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.15
• Beredskapslevering: levere ved unntakssituasjoner; telefonbestilling og levering innen 6 timer; dokumenterte ekstrakostnader tilfaller oppdragsgiver knyttet til hendelser.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.16
• Levering ved høytider: minst 10 arbeidsdager før endringer i leveringsdager.Kilde: Sek­sjon 10, punkt 15.17
• Dokumentasjon av innkjøpspris: på forespørsel dokumentere beregningen i prisskjemaet.Kilde: Sek­sjon 11, punkt 16.0
• Statistikk: kostnadsfritt hver år, oppdelt per kommune og samlet; leveres i Excel og inneholder bl.a. varemottaker, produktnavn, artikkelnummer, salgsenhet, pris, kvantum, totalbeløp og info om miljømerkede produkter/om kjøpt via rammeavtalen eller utenfor.Kilde: Sek­sjon 11, punkt 17.0
• Oppsummert avtalevolum: etter hvert kvartal fylle ut vedlegg 8 og sende til avtaleansvarlig; rammeavtalen kan være ugyldig hvis maksverdi nås.Kilde: Sek­sjon 11, punkt 18.0
• Arbeidsinkludering: inkluderende kontrakt, krav gjelder i hele avtaleperioden (detaljer i vedlegg 7).Kilde: Sek­sjon 11, punkt 19.0
• Underleverandører: alle leverandørens forpliktelser gjelder også underleverandører; leverandør ansvarlig overfor oppdragsgiver. Bruk/utskiftning av underleverandører forutsetter skriftlig forhåndssamtykke.Kilde: Sek­sjon 5 (Underleverandøren)

• Krav til leverandørens tilbud/innlevering er i teksten i stor grad henvist til vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) og vedlegg 5/6/7, men selve dokumentasjonskravene for alle enkeltpunkter er ikke fullt gjengitt i denne teksten.
• Det finnes referanse til “dagbot” også for nettbutikk (1000 kr/dag), men terskel/varighet er formulert som “30 kalenderdager etter signering” – eksakt beregningslogikk er ikke fullt spesifisert.
• Underleverandør-liste inneholder “Følgende underleverandører er avtalt benyttet:” men konkrete navn/opplysninger er ikke utfylt i utdraget.
• Flere punkter er “Information” og ikke tydelig merket som response required i teksten; avklaringsbehov kan være knyttet til hvilke som faktisk er kontraktskrav vs informasjonskrav.