Konkurranse - Rammeavtale for levering av medisinsk forbruksmateriell til Hadelandskommunene og Gjøvikregionen

Rammeavtale for kjøp av medisinsk forbruksmateriell for kommunene i Innkjøpssamarbeidet for Hadeland (bl.a. Gran kommune mfl.). Avtalen gjelder fra signering og i to år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse inntil ytterligere 1+1 år (maks 4 år). Rammeavtalen forplikter ikke til et bestemt volum, og pris fastsettes i prisskjema (innkjøpspris + avanse).

• Spesifiser/oppgi taushetsbelagte opplysninger i tilbudet (kryss + beskrivelse dersom ja). Kilde: avvik/forbehold/taushet må fremgå av tilbudsbrevet.Kilde: Utkast tilbudsbrev – leverandør X (fyll inn navn) (punkt «Taushetsbelagte opplysninger»)
• Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget med vedlegg må klart fremgå og være presise/entydige og prissatt (avvik som ikke lar seg kostnadsberegne kan medføre avvisning).Kilde: Utkast tilbudsbrev – leverandør X (fyll inn navn) (punkt «Forbehold/avvik»)
• Leverandør skal levere dokumentasjon på krav om arbeidsinkludering innen tre måneder etter avtalt oppstart.Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 5 «Dokumentasjon på oppfyllelse av vilkår»)
• Innen tre måneder etter avtalt oppstart: dokumentasjon skal inneholde beskrivelse av hvilke oppgaver personen(e) skal delta i (med estimert arbeidsmengde). Navn/personopplysninger skal fjernes/sladdes. Sammen med beskrivelsen skal kontaktopplysninger til saksbehandler i NAV eller annen uavhengig part oppgis (for bekreftelse av rekruttering).Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 5 «Dokumentasjon på oppfyllelse av vilkår»)
• Leverandørens egenrapportering om grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden: frist én måned etter kontraktsignering. (Skjema skal besvares kortfattet og vedlegge kildemateriale til hvert spørsmål.)Kilde: Vedlegg 6 – Egenrapportering for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter (innledning og «Frist… én måned etter kontraktsignering»)
• Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår: sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsperioden har startet; kan kreves flere ganger i avtaletiden. Underleverandører skal fylle ut eget skjema og sende inn sammen med leverandør.Kilde: Vedlegg 5 – Skjema for egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår (første avsnitt)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Krav til leverandør om å godta standard avtalevilkår ved kjøp av varer; eventuelle forbehold skal stå i tilbudsbrevet og være prissatt.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 «Krav til leverandøren og til leveransen»; pkt. «Standard avtalevilkår ved kjøp av varer»)
• Leveringssikkerhet: Oppdragsgiver krever 97,5% leveringssikkerhet. Leverandør må selv måle og levere statistikk/målinger uoppfordret hver 6. måned; oppdragsgiver kan også måle.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 pkt. «Leveringssikkerhet»)
• Krav til produkter: godkjent av norske helsemyndigheter for bruk i Norge og i samsvar med norsk lovgivning (inkl. MDR/IVDR og relevante lovverk nevnt).Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 pkt. «Kvalitet…»)
• MDR/IVDR: Leverandør skal oppfylle kravene i forordning (EU) 2017/745 (MDR) og 2017/746 (IVDR).Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 pkt. «Forordning (EU) MDR og IVDR»)
• Sikkerhetsdatablad: Leverandør skal gjøre sikkerhetsdatablad kostnadsfritt tilgjengelig gjennom hele avtaleperioden; sendes med produkt ved levering av nytt produkt til lokasjon.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 pkt. «Sikkerhetsdatablad»)
• Miljø-/emballasjekrav (matanskaffelser, emballasje i direkte kontakt med mat, leveringsemballasje ombruk/materialgjenvinning, merking av opprinnelsesland, m.m.) med tilhørende dokumentasjonskrav.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 8 «Miljøkrav - Matanskaffelser» samt flere underpunkter 5.1–5.4)
• Krav om arbeidsinkludering: minst 1 person med funksjonshindring eller med særlige utfordringer på arbeidsmarkedet skal benyttes i gjennomføringen (gjelder hele kontraktsperioden) og skal delta i arbeidet; leverandør skal finne erstatter ved opphør/slutt.Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 2 «Vilkår» og punkt 3 «Omfang»)
• Unntak/rammer for arbeidsinkludering: personer som allerede er ansatt ordinært kan ikke oppfylle kravet, med nevnt unntak for tidligere ansettelse ved tidligere kontrakt (siste fire år).Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 2 «Vilkår»)
• Varslingsplikt ved endringer knyttet til arbeidsinkludering; oppdragsgiver kan når som helst kreve ytterligere dokumentasjon.Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 5 «Dokumentasjon…» siste avsnitt)
• Sanksjoner ved arbeidsinkludering: avkortning i sluttoppgjør (1 promille av kontraktssum ved delvis oppfyllelse uten bortfall) og dagbøter (kr 1000 per hverdag, maks 50 hverdager) ved brudd på dokumentasjonsplikt/ikke retting/mislighold; vesentlig mislighold kan gi hevingsrett.Kilde: Vedlegg 7 – Krav om arbeidsinkludering (punkt 8 «Sanksjoner»)
• E-handelsplattform: nettbutikk implementert og tilgjengelig senest én måned etter kontraktsignering; dagbot 1000 kr per dag ved manglende implementering 30 kalenderdager etter signering i alle 8 deltakerkommuner.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 13 «E-handelsplattform», pkt. 13.1)
• Oppdaterte prislister: leverandør skal sende oppdaterte prislister i excel ved endringer i priser og sortiment; minst årlig. Ved prisendring skal ny kolonne settes inn; ved produktbytte skal ny rad legges under med erstatningsprodukt.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 13 «E-handelsplattform», pkt. 13.2)
• Kundeservice: kundesenter åpent hverdager 08:00–15:30; kontakt per telefon og e-post. Forespørsler skal besvares innen tre timer fra mottak. Kundesenter skal ha helsefaglig kompetanse innen alle produktområder.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 14 «Kundeservice» pkt. 14.1–14.2)
• Kontaktperson hos leverandør: fast kontaktperson som kan besøke virksomhetene på kort varsel og være tilgjengelig for telefon/e-post i ordinær arbeidstid.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 14 «Kundeservice», pkt. 14.3)
• Oppfølgingsmøter: leverandør forplikter seg til oppfølgingsmøter én til to ganger per år (flere første året ved behov).Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 14 «Kundeservice», pkt. 14.4)
• Levering/service: varene skal leveres på angitt sted/rom/etasje hverdager 08:00–14:30; leverandør skal ta varene av pallen og plassere på anvist plass, fjerne paller/overflødig emballasje og ta det med.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 15 «Bestilling og levering», pkt. 15.1 «Leveringsservice»)
• Erstatningsprodukt ved utsolgt vare: skal ha minst like god kvalitet og samme/lavere pris; leveres i samme sending; endring varsles via e-post til bestiller.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 15 «Bestilling og levering», pkt. 15.5)
• Hastebestillinger: bestilt før 12.00 leveres samme dag; etter 12.00 senest 09.00 påfølgende dag. Hasteordregebyr maks 400 kr ekskl. mva og leverandør skal sette inn sitt hasteordregebyr.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 15 «Bestilling og levering», pkt. 15.7)
• Restordre og dagmulkt/dagbot: ved rest varsles umiddelbart; rest på produkter i rammeavtalen utløser dagbot på minimum 1500 kr per virkedag (med nærmere unntak ved hindring utenfor leverandørens kontroll). Oppdragsgiver kan kansellere bestilling og kjøpe fra annen leverandør.Kilde: Dokument: Utkast - Rammeavtale (kap. 15 «Bestilling og levering», pkt. 15.6 «Restordre»)

• Dokumentteksten inneholder ingen konkrete tildelingskriterier/vekter (kun mal for tilbudsbrev og utdrag fra rammeavtale/vedlegg).
• «Utkast - Rammeavtale…»-utdraget stopper midt i punkt 15.8; eventuelle øvrige kontrakts-/utførelseskrav utover dette er ikke med.
• I tilbudsbrevet står ikke fast dato (kun «Vi vedstår vårt tilbud frem til xx»), og det oppgis ikke hva som er obligatoriske vedlegg utover angitte punkter i malen.
• Kvalifikasjonskrav til leverandør (juridiske/økonomiske/faglige) er ikke trukket ut fordi slike krav ikke finnes i den oppgitte dokumentteksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I rammeavtalens punkt 15.6 om restordre/dagbot: Skal dagboten på «minimum 1500 kroner per virkedag» alltid beregnes per restbestilling/avrop, eller per enkelt produktlinje innen samme avrop/bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og prise risiko riktig (bemanning/beredskap og eventuelle kostnadsallokeringer) må det avklares hvordan dagboten utløses og beregnes i praksis.

   Kilde: Punkt 15.6 Restordre

2. I rammeavtalens punkt 15.7 om hasteleveranser: Hvordan defineres «bestilt før kl. 12.00» og «innen samme dag» målt i tidssone—og regnes leveringskravet som oppfylt når varen er levert på anvist plass, eller når den er overlevert til lokasjonens resepsjon/mottak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsdefinisjoner påvirker gjennomføringsmodell, logistikk og omfanget av avvik som kan gi merkostnader.

   Kilde: Punkt 15.7 Hastebestillinger

3. I punkt 15.8 «Småordre»: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan småordretillegg/ordrehåndtering praktiseres når samme bestiller (virksomhet) sender flere ordre samme dag til flere lokasjoner—skal småordre vurderes per leveringsadresse, per avrop, eller per ordremottak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens administrasjonskost og hvilke kostnader som kan bli påført uforutsett.

   Kilde: Punkt 15.8 Småordre

4. I punkt 15.1 «Leveringsservice»: Kan oppdragsgiver spesifisere hva som menes med «anvist plass» i vedlegg 4 - Leveringsadresser (f.eks. rom/etasje/lagertype), og om det i alle bygg finnes ett felles «lagerpunkt» per varegruppe eller om leverandør må håndtere flere punkter per avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsservicekravet (ta fra pall, plassere og fjerne emballasje) er kostnadsdrivende. Nøyaktig krav til hvor varene skal settes ned må forstås før tilbudsprising.

   Kilde: Punkt 15.1 Leveringsservice; vedlegg 4 Leveringsadresser

5. I punkt 13.1 «Frist for ferdigstillelse av nettbutikk» og punkt 13.2 «Dagbot»: Kan oppdragsgiver avklare beregningsgrunnlaget for dagboten på 1000 kr per dag—gjelder den per kommune/deltaker der nettbutikken ikke er implementert, eller samlet for hele rammeavtalen dersom én kommune ikke er klar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot-modellen kan gi betydelig kostnadsrisiko. Leverandøren må vite om dagbøtene kan summeres per kommune eller om de er én samlet sats.

   Kilde: Punkt 13.1 Frist for ferdigstillelse av nettbutikk; Dagbot i punkt 13.1

6. I punkt 7 «Pris» og punkt 7.1 «Regulering av pris»: Når oppdragsgivers innkjøpspris er «leverandørens innkjøpspris + avanse», hvordan skal prisregulering etter SSB gjennomføres i prisskjemaet—skjer det kun ved endring av innkjøpsprisandel (kost), eller kan avansen påvirkes (selv om det står at prisendringene ikke skal øke leverandørens fortjeneste)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne etablere en korrekt prisreguleringsmekanisme og sikre at leverandørens margin ikke påvirkes feil, må metodikken være eksplisitt.

   Kilde: Punkt 7 Pris; punkt 7.1 Regulering av pris

7. I punkt 10 «Bestilling på rammeavtalen»: Oppdragsgiver kan bestille gjennom fritekst. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandør skal håndtere fritekstbestillinger som ikke matcher artikkelnummer i prisskjemaet (f.eks. erstatningsprodukt/produktbytte prosedyre, frist for avklaring, og eventuelle krav til forhåndsgodkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fritekstbestillinger er risikopunkt for leveringstid og korrekt prise. Leverandøren trenger avklart prosess for å unngå feilbestillinger/avvik og kostnader.

   Kilde: Punkt 10 Bestilling; «Bestillinger gjennom fritekst» og «Bytte av produkt»

8. I punkt 15.10 «Rutiner ved retur av varer»: Kan oppdragsgiver bekrefte om retur ved reklamasjon/feillevering alltid skal hentes ved neste varelevering slik punktet beskriver, eller om oppdragsgiver kan kreve egen retur-henting (tidligere) ved hastebehov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Svar påvirker planlegging av logistikk og kostnader (egne turer, bemanning og lagerstyring).

   Kilde: Punkt 15.10 Rutiner ved retur av varer

9. I punkt 15.14 «Nullutslippskjøretøy»: Innebærer kravet at alle kjøretøy som brukes til sisteleddsleveransen til alle leveringsadresser må være nullutslippskjøretøy hele avtaleperioden, også for leveranser som i praksis håndteres av vikarer/underleverandører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nullutslippskravet kan gi kapasitet- og kostnadsutfordringer. Leverandøren må vite rekkevidden og om underleverandør/alternativ transport er omfattet.

   Kilde: Punkt 15.14 Nullutslippskjøretøy; punkt 5 Underleverandøren

10. I punkt 12.3 «Lønns- og arbeidsvilkår» er det oppgitt en frist i hakeparentes: «innenfor en periode på [4 uker]». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som faktisk er endelig frist i vedlegg/standard avtalevilkår, og hvor mange ganger kommunen kan be om egenrapportering/tilhørende dokumentasjon per år?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte frister og omfang for dokumentasjonsplikt påvirker leverandørens administrative kostnader og etterlevelsesrisiko i tilbudsprisingen.

    Kilde: Punkt 12.3 Lønns- og arbeidsvilkår (hakeparentesfristen [4 uker])