RA-26-012-ALLE Rammeavtale for arbeidstøy, fottøy og verneutstyr Gjøvikregionen

Rammeavtale for kjøp av arbeidstøy, fottøy og verneutstyr for kommuner i Gjøvikregionen. Avtalen er én samlet rammeavtale med fem delkontrakter (arbeidstøy/helse/institusjon/brann og redning/fottøy/PVU) der leverandør kan tildeles én eller flere delkontrakter. Avtaleperiode er forventet 2 år fra kontraktsignering med opsjon 1+1 år (maks 48 måneder). Det er ikke kjøpsplikt eller volumgaranti; avrop skjer direkte hos leverandøren innen avtalte rammer og maksimalverdier per delkontrakt.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.07.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kun kommuner/virksomheter/enheter/roller angitt i bilag 1 (eller senere skriftlig meldt av oppdragsgiver) kan foreta avrop. Leverandør skal avvise bestillinger fra andre dersom oppdragsgiver krever det.Kilde: Punkt 4.1 (Bestillingsberettigede)
• Avrop skal gjøres innen tildelt delkontrakts omfang, avtaltesortiment og avtalte priser/rabatter samt innen maksimalverdi for delkontrakten. Produkter utenfor avtalen kan ikke bestilles uten skriftlig forhåndsgodkjenning.Kilde: Punkt 4.2 (Avrop under tildelte delkontrakter)
• Leverandøren skal kunne motta bestillinger via oppdragsgivers e-handelsløsning (katalog/punch-out/nettbutikk/e-post/EHF/ERP-integrasjon). Elektronisk katalog eller punch-out skal etableres i samarbeid etter kontraktsinngåelse og være klart senest 60 kalenderdager etter skriftlig anmodning (med mindre annet avtales).Kilde: Punkt 4.3 (E-handel, elektronisk katalog og punch-out)
• E-handelsinnhold skal gjenspeile avtalt sortiment/priser/rabatter/varenummer/størrelser og relevante produktdata samt miljømerking, og skal holdes oppdatert i avtaleperioden. Kun avtalesortiment skal vises per delkontrakt; avtaleprodukter må ikke kunne bestilles utenfor avtalen uten forhåndsgodkjenning.Kilde: Punkt 4.3
• Priser skal inkludere alle kostnader for å oppfylle avtalen (inkl. emballasje, administrasjon, bestillingsløsning, rapportering og levering) med mindre annet uttrykkelig følger av prisskjema/delkontraktsbilag. Priser er faste i 12 måneder; deretter kan regulering skje årlig innen KPI-grense og etter skriftlig krav minst 30 kalenderdager før ikrafttredelse og kun etter skriftlig godkjenning.Kilde: Punkt 6 (Priser, prisregulering og fakturering)
• Fakturering skal skje elektronisk i EHF-format og inneholde angitt opplysninger (bestillingsnummer, avtalereferanse, delkontrakt, leveringssted, varelinje, antall, enhetspris, mva og rabatter/kreditnotaer).Kilde: Punkt 6
• Leverandøren skal oppfylle miljøkravene (krav til bl.a. levetid, materialinnhold, kjemikalier, emballasje, transport, reparasjon, retur, ombruk/gjenvinning og dokumentasjon) og minst årlig rapportere per kommune og delkontrakt omsetning/uttak, produktkategorier, reklamasjoner, retur/bytte, miljømerkede produkter, miljøytelse og tiltak for levetidsforlengelse (oppdragsgiver kan be om hyppigere rapportering).Kilde: Punkt 7 (Klima, miljø, sirkularitet og rapportering)
• Leverandøren skal sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden og ha risikobaserte rutiner for aktsomhetsvurderinger (OECD/FNs veiledende prinsipper). Skal følge opp produsenter/underleverandører og kan på forespørsel måtte legge frem dokumentasjon/oversikt/rutiner/tiltak/revisjon. Ved avdekkede brudd/risiko skal tiltaksplan utarbeides og godkjennes av oppdragsgiver. Vesentlige/gjentatte brudd kan gi misligholdsbeføyelser (bestillingsstans, dekningskjøp, prisavslag, heving m.m.).Kilde: Punkt 8 (Menneskerettigheter og arbeidsforhold i leverandørkjeden)
• Leverandøren må bekrefte at forskriftsforbud (russisk involvering) ikke hindrer deltakelse/kontrakt, og skal varsle oppdragsgiver ved endrede forhold. Brudd/uriktig erklæring/manglende varsling kan gi avvisning/bestillingsstans/heving og andre misligholdsbeføyelser.Kilde: Punkt 9 (Sanksjoner og russisk involvering)
• Oppstartsmøte skal avholdes innen 20 virkedager etter kontraktsinngåelse. Leverandøren skal levere rapporter i format/innhold iht. bilag 5, og ha gyldig ansvarsforsikring tilpasset kontraktens art og risiko (produktansvar der relevant). Ved forsinkelse kan dagmulkt kreves (0,5% per påbegynt virkedag, maks 10% av forsinket leveranses verdi). Ved feil/mangler/feil fakturering/ikke-godkjente erstatningsprodukter/manglende sortimentstilgjengelighet/brudd på rapportering kan oppdragsgiver kreve retting/omlevering/kreditnota/prisavslag/dekningskjøp/midlertidig bestillingsstans/heving.Kilde: Punkt 10 (Kontraktsoppfølging, forsikring, mislighold og sanksjoner)
• Leverandøren kan ikke endre avtalt produkt (modell/materialkvalitet/produsent/sertifisering/produksjonsland/vesentlige egenskaper) uten skriftlig forhåndsgodkjenning. Erstatningsprodukt skal minst oppfylle alle krav, og tilbys til samme eller lavere pris med mindre oppdragsgiver aksepterer annet. Feil/avvik skal kunne returneres uten kostnad.Kilde: Punkt 5 (Sortiment, kvalitet, prøver og erstatningsprodukter)
• Leverandøren skal varsle oppdragsgiver skriftlig når samlet fakturert verdi passerer 75% og 90% av maksimalverdi for en delkontrakt.Kilde: Punkt 3.2 (Estimert verdi og maksimalverdi)

• Innleverings-/kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke inkludert i den oppgitte dokumentteksten (kun veiledning for sladding og selve rammeavtaledokumentet med kontraktsbestemmelser).
• Rammeavtaledokumentet viser rangordning og refererer til ‘kunngjøring og konkurransegrunnlag’ samt ‘kravspesifikasjon/tilbud’, men selve kvalifikasjons- og tildelingsdelen er ikke gjengitt i teksten du har sendt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4.3 står det at elektronisk katalog/punch-out skal være klart senest 60 kalenderdager etter skriftlig anmodning fra Oppdragsgiver. Kan dere bekrefte nøyaktig hva som menes med “klar”, og om fristen gjelder både teknisk integrasjon (f.eks. ERP/punch-out) og ferdiggjøring/lasting av komplett avtalesortiment med priser, varenummer og miljømerking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig etablering og planlegge bemanning/leveransetid for katalog- og integrasjonsarbeid må leverandøren vite hva som inngår i “klar” innen fristen.

   Kilde: Punkt 4.3 E-handel, elektronisk katalog og punch-out

2. Punkt 4.4 sier at risiko går over på Oppdragsgiver når korrekt vare er levert på avtalt leveringssted, kvittert mottatt og uten synlige avvik, og at “feil, skadet, mangelfull eller feillevert vare anses ikke levert”. Kan dere avklare hvordan “mangelfull” og “feillevert” skal vurderes i praksis (f.eks. antallavvik, feil størrelse/modell, manglende tilbehør/tilpasningsdeler), og om dere har konkrete prosedyrer for mottakskontroll/innmelding?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens logistikk- og reklamasjonskostnader og hvordan leveringsoppfølging skal gjennomføres for å unngå tvister om når levering anses skjedd.

   Kilde: Punkt 4.4 Levering, restordre og risiko samt Bilag 4 Bestilling, levering, retur, bytte og reklamasjon

3. Punkt 6 angir at prisene er faste i 12 måneder, og deretter kan pris reguleres én gang per år. Kan dere presisere hvilken “konsumprisindeks, hovedindeks” dere vil bruke, hvilke indekseringsdatoer som gjelder, og hvordan dere håndterer produkter som ikke har tilsvarende endringsgrunnlag (f.eks. valutakomponenter, råvareavhengige varer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne modellere prisregulering og lage realistiske priser/periodisering. Uavklarhet kan gi feil prising eller uenighet ved reguleringskrav.

   Kilde: Punkt 6 Priser, prisregulering og fakturering samt Bilag 6 Prisregulering

4. Punkt 6 slår fast at dersom leverandørens ordinære markedspris/offentlig tilgjengelig pris/kampanjepris for tilsvarende produkt er lavere enn avtalepris, skal Oppdragsgiver tilbys laveste pris. Hvordan skal “tilsvarende produkt” dokumenteres og avgrenses (modell/varenummer, størrelse, farge, variant, merking/sertifisering), og hvem avgjør hva som er “samme eller tilsvarende”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan gi betydelig inntektsrisiko dersom definisjonen av sammenlignbarhet ikke er presis. Leverandøren trenger grunnlag for å styre prising og etterlevelse.

   Kilde: Punkt 6 Priser, prisregulering og fakturering

5. I punkt 4.3 fremgår det at kostnader til “ordinær etablering, drift, oppdatering og vedlikehold” av katalog/punch-out skal være inkludert i avtalte priser, med mindre annet uttrykkelig følger av prisskjema eller delkontraktsbilag. Kan dere bekrefte om det i denne konkurransen finnes egne prissatte poster for oppsett/vedlikehold av e-handelsintegrasjon, eller om alt skal dekkes innenfor varelinje-/enhetsprisene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentralt for leverandørens økonomiske beregning og for å unngå at man tar feil av hvor e-handelskostnader skal belastes i tilbudet.

   Kilde: Punkt 4.3 E-handel, elektronisk katalog og punch-out, siste avsnitt

6. Punkt 3.2 sier at det er terskler for varsling når samlet fakturert verdi passerer 75 % og 90 % av maksimalverdien for delkontrakten. Kan dere bekrefte om varslingen er et “rent informasjonsvarsel” (uten kontraktsrettslig effekt), og hvordan dere ønsker at leverandøren skal håndtere avrop som eventuelt blir bestilt rett før maksimalverdigrense nås (f.eks. om det finnes buffer/kalender-cutoff)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne styre avrop og forutsi når bestillinger stopper. Uklare “håndteringsregler” kan gi stopp/inntektsbortfall eller tvister.

   Kilde: Punkt 3.2 Estimert verdi og maksimalverdi

7. Punkt 5 sier at leverandøren ikke kan endre avtalt produkt, modell, materialkvalitet, produsent, sertifisering, produksjonsland eller vesentlige egenskaper uten skriftlig forhåndsgodkjenning, og at erstatningsprodukt skal tilbys til samme/lavere pris. Kan dere avklare hva dere anser som “sertifisering” i denne avtalen (f.eks. standard/klasse, merkekrav/PVU, ev. CE-modul), og om Oppdragsgiver har en standard prosess for godkjenningstid (SLA) ved sortimentsendringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilket endringsomfang som utløser godkjenning, og hvor raskt godkjenning må skje for å holde leveranseflyt, spesielt ved produktutfasing.

   Kilde: Punkt 5 Sortiment, kvalitet, prøver og erstatningsprodukter samt Bilag 7 Sortimentsendringer og erstatningsprodukter

8. Punkt 4.4 stiller krav til at leverandøren skal varsle restordre “uten ugrunnet opphold” og oppgi forventet leveringsdato, årsak og forslag til godkjent erstatningsprodukt. Kan dere presisere hvilken terskel dere forventer for “restordre” (om den utløses ved manglende lager ved bestillingstidspunkt, ved dellevering, eller etter leveringssvikt), og hvordan dere vil ha restordre/avbrudd registrert i deres avrops- eller bestillingssystem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kundekommunikasjon, systemregistrering og kostnader ved avvik/alternativleveranser.

   Kilde: Punkt 4.4 Levering, restordre og risiko

9. Punkt 10 sier at Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved forsinkelse på 0,5 % av forsinket leveranses verdi per påbegynt virkedag, oppad til 10 %. Kan dere definere hva som regnes som “forsinket leveranse” i praksis (gjelder det hele leveransen selv om bare deler er forsinket? hvordan håndteres delleveranser?), og om dagmulkt beregnes per bestilling/leveranselinje eller samlet for en leveranseordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt kan bli en betydelig kostnadsrisiko. Leverandøren må vite beregningsgrunnlag for å vurdere akseptabel risiko og styre leveranseplan.

   Kilde: Punkt 10 Kontraktsoppfølging, forsikring, mislighold og sanksjoner

10. Punkt 10 og Bilag 5 legger opp til statusmøter og rapportering per kommune og delkontrakt, og at rapportene skal kunne brytes ned per kommune, enhet, delkontrakt, varelinje og periode. Kan dere gi konkrete eksempler/format (f.eks. tabellkolonner) på forventet rapporteringsstruktur for “miljømerkede produkter” og “transport-/logistikkløsninger”, samt hvor hyppig rapportering ønskes i oppstart (kun årlig eller også oftere)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskravene påvirker IT/administrasjonskostnader og kan kreve datainnhenting fra flere kilder. Konkrete eksempler reduserer risiko for feil rapportering og mislighold.

    Kilde: Punkt 7 Klima, miljø, sirkularitet og rapportering, punkt 10 samt Bilag 5 Servicekrav, kontaktpersoner, møter og rapportering