RA-26-012-ALLE Rammeavtale for arbeidstøy, fottøy og verneutstyr Gjøvikregionen

Rammeavtale for kjøp av arbeidstøy, fottøy og personlig verneutstyr (PVU) for kommunene i Gjøvikregionen. Avtalen er én samlet rammeavtale med fem delkontrakter (2A–2E) og gjelder i forventet 2 år med ensidig opsjon 1+1 år (maks 48 måneder). Avrop skjer direkte hos leverandør innen tildelte delkontrakter, med ikke-eksklusiv avtale og ingen kjøpsplikt eller volumgaranti.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen er ikke eksklusiv; ingen kjøpsplikt eller volumgaranti; faktisk uttak kan avvike fra estimert verdi.Kilde: Punkt 3.1 Omfang
• Maksimalverdi per delkontrakt må respekteres; når maksimalverdien nås for en delkontrakt kan det ikke foretas flere avrop under denne delkontrakten.Kilde: Punkt 3.2 Estimert verdi og maksimalverdi
• Varslingsplikt: leverandør skal varsle oppdragsgiver skriftlig når samlet fakturert verdi for en delkontrakt passerer 75% og 90% av maksimalverdien.Kilde: Punkt 3.2
• Varighet: fra kontraktsignering/avtalt oppstart i 2 år. Oppdragsgiver kan forlenge 1+1 år. Opsjon utløses ved skriftlig melding senest 1 måned før utløp av gjeldende periode.Kilde: Punkt 3.3 Varighet og opsjoner
• Kun bestillingsberettigede angitt i bilag 1 (eller senere skriftlig meldt) kan foreta avrop; leverandør skal avvise bestillinger fra andre hvis oppdragsgiver krever det.Kilde: Punkt 4.1 Bestillingsberettigede
• Avrop skal gjøres innen omfang/avtalesortiment/avtalte priser/krav/maksimalverdi for aktuell delkontrakt; produkter utenfor avtalen kan ikke bestilles som del av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjenning.Kilde: Punkt 4.2 Avrop under tildelte delkontrakter
• E-handel: leverandør skal kunne motta bestillinger via oppdragsgivers e-handelsløsning (katalog/punch-out/nettbutikk/e-post/EHF ordre/ERP-integrasjon). Katalog/punch-out skal etableres i samarbeid med oppdragsgiver og som hovedregel være klart senest 60 dager etter skriftlig anmodning, hvis ikke annet avtales.Kilde: Punkt 4.3 E-handel
• Katalog/punch-out skal gjenspeile avtalt sortiment, priser, rabatter og relevante produktdata (inkl. miljømerking) og skille delkontrakter; produkter utenfor avtalen skal ikke fremstå som avtaleprodukter.Kilde: Punkt 4.3
• Kostnader til ordinær etablering/drift/oppdatering/vedlikehold av katalog/punch-out eller tilsvarende e-handelsoppsett skal være inkludert i avtalte priser (med mindre annet fremgår uttrykkelig).Kilde: Punkt 4.3
• Databehandling: dersom løsningen innebærer behandling av personopplysninger på vegne av oppdragsgiver, skal nødvendig databehandleravtale inngås før løsning tas i bruk.Kilde: Punkt 4.3
• Levering: leveringstid skal være dokumentert og i samsvar med kravspesifikasjon/tilbud/ev. frister i delkontraktsbilag. Leverandør skal varsle restordre uten ugrunnet opphold med forventet leveringsdato, årsak og eventuelt forslag til erstatningsprodukt.Kilde: Punkt 4.4 Levering, restordre og risiko
• Risikoovergang: risiko går over på oppdragsgiver når korrekt vare er levert på avtalt leveringssted, kvittert mottatt og uten synlige avvik; feil/mangelfull/feillevert vare anses ikke levert.Kilde: Punkt 4.4
• Kvalitet og dokumentasjon: produkter skal til enhver tid oppfylle kravspesifikasjon, tilbudt kvalitet, relevante standarder, lovpålagte krav og dokumentasjonskrav; leverandør skal på forespørsel dokumentere oppfyllelse.Kilde: Punkt 5 Sortiment, kvalitet, prøver og erstatningsprodukter
• Størrelsesspekter/modeller skal sikres for kommunenes brukergrupper (inkl. dame/herre/unisex og størrelser utover standard når dette følger av kravspesifikasjon eller behov).Kilde: Punkt 5
• Erstatningsprodukter: leverandøren kan ikke endre avtalt produkt/modell/materialkvalitet/produsent/sertifisering/produksjonsland eller vesentlige egenskaper uten skriftlig forhåndsgodkjenning. Erstatningsprodukt skal minst oppfylle alle krav og tilbys til samme eller lavere pris, med mindre oppdragsgiver skriftlig aksepterer noe annet.Kilde: Punkt 5
• Priser: prisene fremgår av delkontraktsbilag 2A–2E/prisskjema/tilbud. Prisene skal inkludere alle kostnader for å oppfylle avtalen (emballasje, administrasjon, bestillingsløsning, rapportering, levering mv.) med mindre annet fremgår.Kilde: Punkt 6 Priser, prisregulering og fakturering
• Prisregulering: faste priser første 12 måneder; deretter kan regulering skje én gang per år etter skriftlig krav fra leverandør. Regulering kan maksimalt tilsvare endring i SSB konsumprisindeks hovedindeks. Krav skal dokumenteres og varsles minst 30 dager før ikrafttredelse, og prisendringer kan ikke iverksettes før skriftlig godkjenning av oppdragsgiver.Kilde: Punkt 6
• Dersom leverandørens ordinære markeds-/offentlig/kampanjepris for tilsvarende produkt er lavere enn avtalepris, skal oppdragsgiver tilbys den laveste prisen.Kilde: Punkt 6
• Fakturering: elektronisk faktura i EHF-format og angi bestillingsnummer/avtalereferanse/delkontrakt/leveringssted/varelinje/antall/enhetspris/MVA og eventuelle rabatter/kreditnotaer.Kilde: Punkt 6
• Miljøkrav og rapportering: leverandør skal oppfylle miljøkrav i konkurransegrunnlag/kravspesifikasjoner/delkontraktsbilag, og rapportere minst årlig per kommune og delkontrakt om bl.a. omsetning/uttak, produktkategorier, reklamasjoner, retur/bytte, miljømerkede produkter, miljøytelse, samt transport-/logistikkløsninger og tiltak for levetidsforlengelse.Kilde: Punkt 7
• Menneskerettigheter/arbeidsforhold: leverandør skal ha risikobaserte rutiner for aktsomhetsvurderinger (OECD og FN), videreføre krav i leverandørkjeden og kunne dokumentere rutiner/oversikt/tiltak. Oppdragsgiver kan kreve informasjon om leverandørkjeden og kan gjennomføre kontraktsoppfølging (egenrapportering, dokumentasjonskontroll, stikkprøver, møter, revisjon mv.). Tiltaksplan ved avvik skal godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Punkt 8
• Mislighold og sanksjoner (generelt): ved forsinkelse kan dagmulkt kreves 0,5% av forsinket leveranses verdi per påbegynt virkedag, begrenset til 10%. Ved feil/mangler/feil fakturering/ikke-godkjente erstatningsprodukter/manglende sortimentstilgjengelighet/brudd på rapporteringsplikter kan oppdragsgiver kreve retting/omlevering/kreditnota/prisavslag/dekningskjøp/midlertidig bestillingsstans/heving helt eller delvis (vilkårsavhengig).Kilde: Punkt 10
• Oppstartsmøte: partene skal avholde oppstartsmøte innen 20 virkedager etter kontraktsinngåelse.Kilde: Punkt 10
• Rapporteringsformat: leverandør skal levere rapporter i format/innhold som angitt i bilag 5 (skal kunne brytes ned per kommune, delkontrakt, varelinje og periode).Kilde: Punkt 10
• Forsikring: leverandør skal ha gyldig ansvarsforsikring tilpasset kontraktens art og risiko (inkl. produktansvar der relevant) og opprettholde i hele avtaleperioden. Dokumentasjon kan kreves før kontraktsignering og i perioden.Kilde: Punkt 10
• Varer/leveranser og reklamasjon (detaljer reguleres i bilag 4): retur, bytte og reklamasjon skal håndteres raskt og uten kostnad for oppdragsgiver ved feil/mangler/feillevering eller avvik fra avtalte krav.Kilde: Bilag 4
• Kontaktdetaljer/service: leverandør skal ha navngitt kontraktsansvarlig, ordre-/kundeservicekontakt og eskaleringspunkt; kontaktliste og rapportmal fastsettes ved kontraktsoppstart og kan oppdateres. Rapportering skal minst kunne vise omsetning per kommune/delkontrakt/varelinje/periode samt retur/reklamasjoner/miljømerking mv. der relevant.Kilde: Bilag 5
• Sortimentsendringer og erstatningsprodukter: krever skriftlig forhåndsgodkjenning; leverandør skal dokumentere at erstatningsprodukt minst oppfyller krav og tilbys til samme/lavere pris (med mindre oppdragsgiver aksepterer noe annet).Kilde: Bilag 7
• Oppfyllelse av miljøkrav/dokumentasjonskrav og rapportering underbygget for kontroll av bl.a. miljømerkede produkter, retur, levetid, reklamasjoner og tiltak for ombruk/gjenvinning.Kilde: Bilag 8

• Dokumentteksten inneholder ikke konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskrav, innleveringskrav eller tildelingskriterier utover kontrakts-/rammevilkår.
• «Kontrakt rammeavtale RA-26-012-ALLE.docx» beskriver kontraktsinnhold, men det er uklart om selve konkurransedelen (KGV/tilbudsfrist/krav til tilbud) er utelatt eller finnes i andre vedlegg ikke inkludert her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4.3 om e-handel, elektronisk katalog og punch-out står det at løsning/kataloggrunnlag skal være klart senest 60 kalenderdager etter skriftlig anmodning fra Oppdragsgiver (med mindre annet avtales). Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilken «skriftlig anmodning» som legges til grunn, og om fristen gjelder for alle delkontrakter samlet eller per delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge oppstart og ressursbruk for etablering av e-handelsløsningen, og avklare fristløpet per delkontrakt/avrop.

   Kilde: Punkt 4.3 E-handel, elektronisk katalog og punch-out

2. I punkt 4.3 står det at kostnader til ordinær etablering, drift, oppdatering og vedlikehold av katalog/punch-out skal være inkludert i avtalte priser, «med mindre annet uttrykkelig følger av prisskjema eller delkontraktsbilag». Kan Oppdragsgiver bekrefte om det finnes egne pris-/kostnadsposter i prisskjema/bilag 3 som spesifikt skal dekke etablering eller løpende drift av e-handelsoppsett, og i så fall hvor disse er angitt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker priselementene og risiko for at leverandøren tar kostnader som egentlig er ment priset separat.

   Kilde: Punkt 4.3 E-handel, elektronisk katalog og punch-out

3. I punkt 6 om prisregulering står det at prisregulering kan maksimalt tilsvare prosentvis endring i SSB konsumprisindeks, hovedindeks. Kan Oppdragsgiver presisere hvilken SSB-indikator (navn/serie/hovedindeks) som skal brukes, og hvordan leverandøren skal beregne reguleringen (f.eks. startmåned/sluttmåned og avrundingsregler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige beregningsregler kan gi avvik i prisoppgjør og tvist om reguleringsgrunnlaget.

   Kilde: Punkt 6 Priser, prisregulering og fakturering

4. I punkt 6 står det at dersom leverandørens ordinære markedspris/kampanjepris for tilsvarende produkt er lavere enn avtalepris, skal Oppdragsgiver tilbys den laveste prisen. Hvordan skal «tilsvarende produkt» dokumenteres i praksis, og er plikten begrenset til samme delkontrakt/avtalesortiment og samme produktvariant (farge/størrelse/standard/sertifisering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger avklaring for å vite hvilke sammenligningsgrunnlag som utløser prisavkorting, og for å kunne prise riktig.

   Kilde: Punkt 6 Priser, prisregulering og fakturering

5. I punkt 4.4 om levering og restordre står det at risiko går over når korrekt vare er levert, kvittert mottatt og uten synlige avvik, og at feil/mangelfull/feillevert vare ikke anses levert. Kan Oppdragsgiver beskrive hvilke dokumentasjonskrav som anses som «kvittert mottatt» (f.eks. mottaksmelding i e-handel, signert leveringsdokument, EHF-/ordrebekreftelse), og om dette kan variere mellom kommunene/enhetene i bilag 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Risikoovergangen påvirker leverandørens ansvar ved avvik og behov for rutiner/dokumentasjon.

   Kilde: Punkt 4.4 Levering, restordre og risiko

6. Rammeavtalen beskriver at den er ikke-eksklusiv og uten volumgaranti (punkt 3.1). Kan Oppdragsgiver bekrefte om det i praksis er krav til leverandøren om å levere «samtlige varelinjer» til enhver tid innen avtalesortimentet, også når det gjelder utgåtte/erstattede produkter, og hva som skjer dersom en vare midlertidig ikke er tilgjengelig (f.eks. maks responstid/kommunikasjonskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidstøy/PVU/fottøy innebærer ofte leveringsvariasjon; leverandøren må forstå tilgjengelighetsforpliktelsen og konsekvenser.

   Kilde: Punkt 3.1 Omfang (ikke-eksklusivitet) og punkt 5 Sortiment, kvalitet, prøver og erstatningsprodukter

7. I punkt 10 om mislighold står det at ved brudd på rapporteringsplikter og/eller «manglende sortimentstilgjengelighet» kan Oppdragsgiver kreve misligholdsbeføyelser. Kan Oppdragsgiver presisere hva som anses som «sortimentstilgjengelighet» (leveringsevne, katalogtilgjengelighet, bestillingsbarhet i e-handelsløsningen), og hvilke terskler/perioder som utløser misligholdsbeføyelser (f.eks. antall dager uten ordrebarhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en kontraktsmessig risikokrok; leverandøren må vite hva som måles og hvor grensen går.

   Kilde: Punkt 10 Kontraktsoppfølging, forsikring, mislighold og sanksjoner

8. I punkt 10 står det at Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved forsinkelse «0,5 % av forsinket leveranses verdi per påbegynt virkedag, begrenset oppad til 10 %». Kan Oppdragsgiver presisere hvordan «forsinket leveranses verdi» skal beregnes (ordrelinje, antall, faktisk forsinket del-leveranse), og hvordan forsinkelsesperioden avgrenses (fra planlagt leveringsdato til full korrekt levering/kvitert mottak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer beregningsgrunnlag for dagmulkt og minimerer risiko for feilprising og uenighet.

   Kilde: Punkt 10 Kontraktsoppfølging, forsikring, mislighold og sanksjoner

9. I punkt 7 og bilag 5/8 står det at leverandøren minst årlig skal rapportere per kommune og delkontrakt, og at Oppdragsgiver kan be om rapportering oftere. Kan Oppdragsgiver angi hva «oftere» normalt vil bety (f.eks. kvartalsvis/halvår), og om det finnes en fast rapporteringsmal eller format (Excel/PowerBI/systemrapport), slik at leverandøren kan prise/planlegge rapporteringsinnsatsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringshyppighet og format påvirker kostnader og leveransemuligheter i perioden.

   Kilde: Punkt 7 Klima, miljø, sirkularitet og rapportering samt bilag 5 Servicekrav, kontaktpersoner, møter og rapportering; bilag 8 Klima-, miljø- og sirkularitetskrav

10. I punkt 4.3 fremgår det at dersom leverandørens løsning innebærer behandling av personopplysninger på vegne av Oppdragsgiver, skal databehandleravtale inngås før løsningen tas i bruk. Kan Oppdragsgiver opplyse om det allerede finnes mal for databehandleravtale, og om leverandøren skal signere den før oppstart (og i så fall før 60-dagersfristen), eller om den kan signeres samtidig med oppstartsmøte/katalogetablering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskritisk avklaring for oppstart og krav til compliance før e-handelsløsning tas i bruk.

    Kilde: Punkt 4.3 E-handel, elektronisk katalog og punch-out