Rammeavtale elektrotjenester

Telemark fylkeskommune skal inngå rammeavtale for elektrotjenester med to delkontrakter: Delkontrakt 1 «Øvre Telemark» (Bø, Nome, Notodden, Rjukan, Vest-Telemark og fylkessenter i Seljord) og Delkontrakt 2 «Nedre Telemark» (Bamble, Porsgrunn, Hjalmar Johansen, Kragerø, Skien, Skogmo). Rammeavtalen omfatter bl.a. service, drift og vedlikehold av elektriske anlegg (inkl. svakstrøm/IKT, nettverk, brann- og alarmanlegg), feilsøking/kontroll/undersøkelser, samt prosjektering og entrepriseprosjekter innen NS 8407. Estimert totalverdi: 8 000 000 NOK eks. mva. for hele avtaleperioden, ikke bindende. Absolutte krav til leveranse følger vedlegg (språk, bemanning/kompetanse, responstid, HMS, dokumentasjon m.m.).

• Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle økonomiske og finansielle samt tekniske/faglige kvalifikasjonskrav, og må dokumentere rådighet gjennom forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Vedlegg 5) samt dokumentasjon på oppfyllelse av krav det gis støtte for og krav til skatteattest og firmaattest (jf. avsnitt 8.3.2).

  Kilde: Del A pkt. 8.3.2 + Vedlegg 5
• Skatteattest (ordnede forhold) for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn seks måneder fra tilbudsfrist (Altinn for norske leverandører; tilsvarende attester/erklæring for utenlandske).

  Kilde: Del A pkt. 8.3.3
• Registrering/autorisasjon mv. (lovlig etablert foretak).

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske leverandører; bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister for utenlandske.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.4
• Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten (herunder vurdering av soliditet, likviditet m.m.).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering via Bisnode Norge AS (soliditet.no) og/eller annen relevant informasjon ved behov.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.5
• Gyldig ansvarsforsikring.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på gyldig ansvarforsikring.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.6
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: registrering i Elvirksomhetsregisteret og Ekomnettautorisasjon (ENA).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i Elvirksomhetsregisteret og dokumentasjon på Ekomnettautorisasjon (ENA).

  Kilde: Del A pkt. 8.3.7
• Kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; evt. kopi av ISO 9001 (eller tilsvarende) hvis sertifisert.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.8
• Miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem; evt. kopi av EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 (eller annen anerkjent standard) hvis sertifisert.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.9
• HMS-system i samsvar med internkontrollforskriften.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av HMS-system; evt. kopi av ISO 45001 (eller annen) hvis sertifisert.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.10
• Relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag siste 10 år.

  Dokumentasjon: Oversikt over viktigste leveranser/tjenester siste 10 år med verdi, tidspunkt, innhold og oppdragsgiver.

  Kilde: Del A pkt. 8.3.11

• Fylle ut og innlevere ESPD (European Single Procurement Document) elektronisk i TendSign.Kilde: Del A pkt. 8.2 + 8.1
• Tilbud skal leveres for relevant delkontrakt(er): Delkontrakt 1 eller/og Delkontrakt 2. Tilbud og dokumentasjon må tydelig vise hvilken delkontrakt det gjelder.Kilde: Del A pkt. 9.1.3 + 9.2
• Komplett tilbud for Delkontrakt 1 «Øvre Telemark» må inneholde: utfylt Vedlegg 1-3 (inkl. bilag A prisskjema og bilag B kjøretøyskjema), Vedlegg 4 signert tilbudsskjema, Vedlegg 5 signert forpliktelseserklæring (hvis aktuelt), Vedlegg 6 seriøsitetsbestemmelser, Vedlegg 7 samfunnsansvar, Vedlegg 8 underleverandør (hvis aktuelt), leverandørens sladdede tilbud, leverandørens løsningsbeskrivelse, og utfylt ESPD.Kilde: Del A pkt. 9.2
• Komplett tilbud for Delkontrakt 2 «Nedre Telemark» må inneholde: utfylt Vedlegg 1-3 (inkl. bilag C prisskjema og bilag D kjøretøyskjema), Vedlegg 4 signert tilbudsskjema, Vedlegg 5 signert forpliktelseserklæring (hvis aktuelt), Vedlegg 6 seriøsitetsbestemmelser, Vedlegg 7 samfunnsansvar, Vedlegg 8 underleverandør (hvis aktuelt), leverandørens sladdede tilbud, leverandørens løsningsbeskrivelse, og utfylt ESPD.Kilde: Del A pkt. 9.2
• Skriftlig angivelse av eventuelle forbehold/avvik i Vedlegg 4 Tilbudsskjema.Kilde: Del A pkt. 9.1.4
• Innlevering via TendSign innen tilbudsfrist; ikke levert i TendSign innen frist vil bli avvist.Kilde: Del A pkt. 9.3
• Sladdet versjon av tilbud (ved forespørsel om sladdet versjon / omtalt som «leverandørens sladdede tilbud» i innholdslisten).Kilde: Del A pkt. 9.2 + pkt. 3.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Språk: all kommunikasjon knyttet til avtalen skal foregå på norsk; leverandøren skal stille personell som behersker norsk på oppdragsstedet. Dokumentasjon kan etter avtale leveres på nordisk språk.Kilde: Vedlegg 1-3 Kravspesifikasjon kapittel «Generelle bestemmelser», punkt 1 (Kommunikasjon og språk)
• Kontaktperson: leverandøren skal oppgi fast kontaktperson tilgjengelig på telefon og e-post innen normal arbeidstid, og som behersker norsk godt.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 2 (Kontaktpersoner)
• Varsling: leverandøren skal varsle uten ugrunnet opphold om forhold som påvirker fremdrift/kvalitet/sikkerhet/kostnader; varsling skal være skriftlig (e-post eller avtalt system).Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 3 (Varsling) + punkt 12 (varsling ved ankomst/oppstart/ferdigstillelse)
• Responstid og oppstart: ordinære oppdrag skal ha oppstart senest innen 2 arbeidsdager etter bestilling (med mindre annet er avtalt). Leverandøren skal ha funksjonell telefon/e-post for bestillinger og bekrefte mottak samme dag.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 7-8 (Tilgjengelighet og responstid)
• Mannskapslister/innsyn: leverandøren skal føre oppdaterte mannskapslister (min. navn, rolle/funksjon og kompetansebevis) og oppdragsgiver skal ha innsyn ved forespørsel; alt personell skal ha gyldige sertifikater/kompetansebevis.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 5 (Mannskapslister og innsyn)
• Bemanning og kompetanse: alt utførende personell skal ha fagbrev som elektriker; lærlinger skal brukes i henhold til gjeldende regelverk/avtaler. Ved behov skal personell kunne ha spisskompetanse (nødlys/branntetting, data/ekom, automasjon og KNX).Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 6 (Bemanning og kompetansekrav)
• HMS/arbeidslivskriminalitet: leverandøren skal etterleve lover/forskrifter (inkl. Byggherreforskriften), ha dokumentert HMS-system, og aktivt forebygge arbeidslivskriminalitet/sosial dumping (inkl. bruk av godkjente underleverandører og etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår). Utarbeidelse av SHA-plan som skal godkjennes av byggherre skal inngå i tilbudt pris for det enkelte oppdrag.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 9 (SHA, HMS og arbeidslivskriminalitet)
• Verktøy/utstyr/transport: leverandøren skal stille nødvendige verktøy/utstyr/transportmidler; kjøretøy skal være registrert, forsikret og i god teknisk stand.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 10
• Dokumentasjon og samsvarserklæringer per oppdrag: leverandøren skal levere nødvendig dokumentasjon innen rimelig tid etter ferdigstillelse, og manglende/mangelfull dokumentasjon regnes som mislighold.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 14 (Dokumentasjon og samsvarserklæringer)
• FDVU-leveranser: FDVU-dokumentasjon (inkl. bruksanvisninger/vedlikeholdsrutiner, komponent-/reservedelsdokumentasjon, samsvarserklæringer/kontrollskjemaer og oppdateringer) skal overleveres og lastes opp i fylkeskommunens FDVU-system; leverandøren skal være ansvarlig for å holde seg oppdatert på endringer i systemet og gjennomføre opplæring uten ekstra kostnad.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 18 (FDVU-leveranser)
• Systemeierskap/datafiler: programmeringsfiler/konfigurasjoner skal tilhøre byggherre; leverandøren skal levere filer i originalformat inkl. backup, passord og parameteroppsett ved ferdigstillelse (lastes opp i FDVU og leveres også fysisk på USB). Manglende levering av programmeringsfiler/nødvendig dokumentasjon regnes som mislighold.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 19 (Systemeierskap og datafiler)
• Garanti: 5 år etter ferdigstillelse (for utførte oppdrag) for feil/mangler knyttet til prosjektering/utførelse/materialer levert av leverandøren; leverandøren skal utbedre uten ekstra kostnad.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 17 (Garanti og reklamasjoner)
• Fakturering: fakturerer etterskuddsvis per oppdrag (faktisk utført arbeid/leverte materialer); e-faktura (EHF) versjon 3.0. Betalingsfrist 30 dager fra mottatt gyldig faktura. Fakturering skal følge spesifikasjonskrav; feil/mangler kan medføre retur uten at betalingsfrist løper.Kilde: Vedlegg 1-3 punkt 25-26

• Ingen konkrete kvalifikasjons-/tildelingsvekter for delkontrakt-spesifikke forhold er oppgitt utover at tildelingskriteriene er like for begge delkontrakter (kan medføre ulik praksis i evaluering).
• Dokumentteksten inneholder ikke fullstendig kravstabell for «absolutte krav» utover avsnittet som er gjengitt; enkelte detaljer kan mangle.
• Konkret avvisningsgrunnlag for kvalifikasjonskrav utover henvisning til FOA § 24-2 er ikke gjengitt fullt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1-3 pkt. 18 FDVU-leveranser står det at leverandøren skal levere dokumentasjonen inn i Telemark fylkeskommunes FDVU-system (Facilit) og at leverandøren skal holde seg oppdatert på eventuelle endringer i systemet i avtaleperioden. Kan oppdragsgiver beskrive nærmere hvilke konkrete opplærings-/tilgangstiltak leverandøren vil få (f.eks. tidspunkt for opplæring, hvem som gir opplæring, og om det tilbys standard maler/eksportformat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens ressursbruk og prising av timepriser, samt risiko for forsinkelser knyttet til korrekt FDVU-innlasting.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 18 FDVU-leveranser

2. I Vedlegg 1-3 pkt. 19 «Systemeierskap og datafiler» kreves det at leverandøren ved ferdigstillelse leverer originalfiler, backupfiler, passord og parameteroppsett, og også leverer dette fysisk på USB-minnepinne. Hvordan skal dette praktisk håndteres for anlegg der passord/tilgang ikke kan overleveres (f.eks. sikkerhets- eller produsentbegrensninger)? Er det tilstrekkelig å levere administratortilgang via oppdragsgivers brukerkonto/etablert system, eller skal leverandøren uansett levere passordfiler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring er nødvendig for å forstå faktisk leveransekrav, sikkerhetspraksis og dokumentasjonsansvar, som igjen kan gi kostnads- og risikoavvik hvis det håndteres feil.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 19 Systemeierskap og datafiler

3. I Vedlegg 1-3 pkt. 8 Responstid står det at ordinære oppdrag skal ha oppstart senest innen to (2) arbeidsdager etter bestilling, med mindre annet er avtalt. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «oppstart av arbeid» (f.eks. fysisk oppmøte på bygg, start dokumentasjon/planlegging, eller første tiltak på anlegget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidsdefinisjonen påvirker bemanningsplan, kapasitet og håndtering av dagmulkt/kontraktssanksjoner ved forsinkelser.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 8 Responstid

4. I Vedlegg 1-3 pkt. 7 Tilgjengelighet og åpningstider står det at leverandøren skal være tilgjengelig på virkedager kl. 08:00–16:00 og at mottatte bestillinger skal bekreftes samme dag. Kan oppdragsgiver angi: (1) hvilke bestillingskanaler som gjelder (TendSign/EHF/Facilit/E-post/telefon), (2) om «bekreftes samme dag» betyr at leverandør må returnere skriftlig aksept samme dag, og (3) hvordan fristen håndteres ved bestillinger mottatt sent på dagen (f.eks. etter kl. 15:00)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk gjennomføring av bestillingsbekreftelse påvirker operativ drift og kostnader (bemanning/beredskap), og kan gi avvik dersom tolkningen er ulik.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 7 Tilgjengelighet og åpningstider

5. I Vedlegg 1-3 pkt. 9 SHA, HMS og arbeidslivskriminalitet framgår det at «Utarbeidelse av SHA-plan som skal godkjenne av byggherren. Dette skal være inkludert i tilbudt pris for det enkelte oppdrag». Kan oppdragsgiver spesifisere hvem som skal utarbeide SHA-planen i praksis (leverandør eller byggherre/koordinator), og om oppdragsgiver har en mal/standard SHA-dokument som kan brukes? Videre: i hvilke typer oppdrag forventes det at SHA-plan skal utarbeides særskilt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SHA-arbeidet kan være en betydelig kostnads- og tidsdriver. Leverandøren må kunne prise dette riktig og unngå tvist om omfanget.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 9 SHA, HMS og arbeidslivskriminalitet

6. I Vedlegg 1-3 pkt. 16 Avbestilling står det at leverandøren kun har rett på betaling for utført arbeid og dokumenterte/ nødvendige kostnader direkte som følger av avbestillingen, og ikke på tapt fortjeneste/indirekte tap. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal dokumentere «dokumenterte og nødvendige kostnader» (f.eks. innkjøpte materialer, bestilt underleverandør, interne tiltak), og om det finnes en akseptprosess for kostnadene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risiko ved kansellering og dermed prisfastsettelse og intern planlegging ved avrop.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 16 Avbestilling

7. I Del A pkt. 10.3.1 Pris framgår det at prisskjemaet bygger på forhåndsdefinerte timeantall og et antatt beløp for materialkjøp, og at påslag på materiell skal beregnes ut fra faktisk innkjøpspris dokumentert ved faktura. Kan oppdragsgiver utdype hvordan dette håndheves i evalueringen når prisskjemaet etterspør enhetspriser/påslag: (1) hvilken innkjøpsfaktura/dokumentasjon forventes levert i tilbudsfasen, eller (2) hvordan skal leverandøren dokumentere innkjøpspris dersom materialkjøp varierer fra oppdrag til oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart evaluerings- og dokumentasjonsgrunnlag for materiellpåslag er avgjørende for korrekt prising og for å unngå avvik/avvisning.

   Kilde: Del A – Konkurransegrunnlag, pkt. 10.3.1 Pris

8. I Del A pkt. 10.3.3 Klima og miljø og Bilag B/D «Kjøretøyskjema» evalueres «hvor stor andel av oppdragene» som kan gjennomføres med fossilfrie kjøretøy. Kan oppdragsgiver beskrive: (1) hvordan «andel av oppdragene» vil bli beregnet (etter antall oppdrag, tid, fakturert timer eller km), (2) hvordan oppdragsgiver håndterer at enkelte oppdrag kan være geografisk/teknisk umulige å gjennomføre med oppgitte kjøretøy, og (3) om leverandøren må garantere 100% fossilfri leveranse eller kun planlagt/tilgjengelig kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig metode for beregning og forutsetninger kan påvirke leverandørens risikopåslag og hvordan tilbudets kvalitet kan oppfylles i kontrakt.

   Kilde: Del A – Konkurransegrunnlag, pkt. 10.3.3 Klima og miljø; Bilag B/D – Kjøretøyskjema

9. I Vedlegg 1-3 pkt. 17 Garanti og reklamasjoner står det at det gjelder garanti på 5 år. Kan oppdragsgiver bekrefte om garantien gjelder for alle deler av leveransen som omfattes av rammeavtalen, inkludert eventuelle deler som er levert som del av en endring/utbedring, og hvordan garantistart fastsettes for «deloppdrag» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantihåndteringen påvirker leverandørens langsiktige kostnadsansvar og dermed risikopremie i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 1-3 – Leveranseomfang, Prisbestemmelser og Varighet, pkt. 17 Garanti og reklamasjoner

10. I Del A pkt. 10.3.2 Kvalitet «Kompetanse og kapasitet» skal leverandøren bl.a. beskrive hvordan leverandøren sikrer at alle utførende personell har fagbrev som elektriker. Kan oppdragsgiver presisere om dette kravet gjelder for underleverandører som benyttes til utførelse, og om det forventes at leverandøren oppgir navn på personell (inkl. underleverandørens) eller kun roller/kompetansebeskrivelser i løsningsbeskrivelsen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av hvilke personellopplysninger som kreves og hvordan underleverandørkompetanse dokumenteres, påvirker innholdet i løsningsbeskrivelsen og mulig informasjons-/dokumentasjonsrisiko.

    Kilde: Del A – Konkurransegrunnlag, pkt. 10.3.2 Kvalitet – Kompetanse og kapasitet; samt Vedlegg 1-3 pkt. 6 Bemanning og kompetansekrav