Rammeavtale maritime sikkerhetskurs (STCW) for Trøndelag fylkeskommune

Rammeavtale for maritime sikkerhetskurs (STCW) for Trøndelag fylkeskommune, med leveranser til flere fylkeskommunale enheter (bl.a. Charlottenlund vgs, Guri Kunna vgs, Ytre Namdal vgs, Trøndelag høyere yrkesfagskole). Volum og gjennomføring fastsettes lokalt innenfor avtalens avtaleperiode. For Charlottenlund/Ytre Namdal/Thyf inngår krav knyttet til godkjenning fra Sjøfartsdirektoratet, kvalitetssystem, instruktørkompetanse, fysisk stedbasert undervisning, HMS, fasiliteter/utstyr, språk (norsk) og dokumentasjon/registrering samt miljøhensyn i logistikk/transport. Tildeling skjer etter pris og kvalitet (og miljø der aktuelt).

• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3 mest relevante) fra de siste 3 årene. Beskrivelsen skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren er ansvarlig for å dokumentere relevans. Erfaring kan dokumenteres via kompetanse/personell leverandøren rår over selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for annen leverandør.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 relevante oppdrag, med angitt verdi, tidspunkt, mottaker (kontaktinfo) og begrunnelse for relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 (Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner)

• Utfylt prisskjema for delkontrakten(e) det leveres tilbud på. Pris skal oppgis i NOK ekskl. mva, og prisskjema skal danne grunnlag for evaluering av pris.Kilde: Kravspesifikasjon/konkurransegrunnlag – Innlevering/tilbudsutforming kap. 5.1, samt kravspesifikasjon pkt. 1.1 (Utfylt vedlagt prisskjema)
• Utfylt og besvart kravspesifikasjon (svar på alle punkter i tabellen, og/eller kommentere). Tabellen fylles ut av tilbyder og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Kravspesifikasjon (Minstekrav: 'alle punkter ... besvares og/eller kommenteres' + 'Tabellen fylles ut ... og leveres sammen med tilbudet')
• Sladdet versjon av tilbudet (for hver delkontrakt det leveres tilbud til).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming)
• Utfylt tilbudsskjema for hver delkontrakt det leveres tilbud til. Alle poster merket med gult skal fylles ut komplett.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Dokumenter som skal fylles ut og leveres)
• Utfylt Miljøerklæring (inkl. evt. vedlegg) ved innlevering av tilbud (for miljøkriteriet). Spørsmål 1-10 skal besvares (ja/nei/evt beskrivelse).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4 (Miljø 10%) + Vedlegg 2 Miljøerklæring
• Signatur/elektronisk autentisering ved innlevering (anbefaling om elektronisk signatur).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kursene skal være i samsvar med krav fra Sjøfartsdirektoratet, STCW-konvensjonen og relevante nasjonale forskrifter.Kilde: Charlottenlund-kravspesifikasjon pkt. 2.1 / Ytre Namdal-kravspesifikasjon pkt. 2.1 / Thyf-kravspesifikasjon pkt. 2.1
• Leverandør skal være godkjent av Sjøfartsdirektoratet for gjennomføring av aktuelle kurs i Norge, og godkjenning skal dokumenteres for hvert kurs (inkl. kopi av godkjenningsvedtak og oversikt over kursomfang).Kilde: Charlottenlund pkt. 2.1; Ytre Namdal pkt. 2.1; Thyf pkt. 2.1
• Kvalitetssystem/ internkontroll: kvalitetssystem godkjent av Sjøfartsdirektoratet og sertifisert etter anerkjent standard (jf. sjøfolk § 14 første ledd), og bruk til avviksbehandling samt dokumentasjon av sertifisering og siste eksterne revisjon.Kilde: Charlottenlund pkt. 2.2 / Ytre Namdal pkt. 2.2
• Instruktører skal ha relevant faglig kompetanse og nødvendige sertifikater. Leverandør skal dokumentere erfaring med opplæring for elever i videregående (inkl. erfaring med mindreårige hvor relevant).Kilde: Charlottenlund pkt. 2.3 / Ytre Namdal pkt. 2.3
• Pedagogisk opplegg: stedbasert undervisning med fysisk tilstedeværende instruktør. Selvstudium/e-læring uten fysisk instruktør aksepteres ikke. Digitale verktøy kun som del når instruktør er fysisk til stede. Kurs skal gjennomføres som egne kurs; samtidig deltakelse av eksterne krever forhåndsavklaring og godkjenning.Kilde: Charlottenlund pkt. 2.4 / Ytre Namdal pkt. 2.4
• HMS: dokumenterte HMS-rutiner for praktiske øvelser og sikkerhetstrening, inklusive risikovurderinger og beredskapsrutiner. Skolens personale skal få nødvendig informasjon om sikkerhetsrutiner før gjennomføring.Kilde: Charlottenlund pkt. 2.5 / Ytre Namdal pkt. 2.5
• Fasiliteter og øvingsområder: leverandør skal disponere egnede/dimensjonerte fasiliteter og dokumentere kapasitet og tilgjengelighet innen tidsvindu, samt legge ved lokasjons-/eierskap/leieforhold, installasjoner, bilder og kapasitet (maks deltakere per gjennomføring).Kilde: Charlottenlund pkt. 2.6 / Ytre Namdal pkt. 2.6
• Øvingsutstyr/tekniske installasjoner: relevant utstyr skal være egnet og sertifisert der krav foreligger; dekke alle praktiske øvelser/scenarioer i henhold til STCW. (inkl. dokumentasjon på utstyr, type, alder, sertifisering, vedlikehold).Kilde: Charlottenlund pkt. 2.7 / Ytre Namdal pkt. 2.7
• Språk: undervisning og sikkerhetsinformasjon på norsk; kursmateriell og relevant dokumentasjon på norsk; instruktør skal beherske norsk (min. C1).Kilde: Charlottenlund pkt. 2.8 / Ytre Namdal pkt. 2.8 / Thyf pkt. 2.6
• Gjennomføring i tidsvindu og bekreftelse av kapasitet/bemanning/fasiliteter: kursene skal gjennomføres innen angitte uker/periode. Leverandør skal bekrefte avsatt kapasitet uavhengig av øvrige oppdrag.Kilde: Charlottenlund pkt. 3.2; Ytre Namdal pkt. 3.2; Thyf pkt. 3.3, 4.3
• Logistikk og lav belastning: kursene skal gjennomføres i Norge/norsk jurisdiksjon. Leverandør skal organisere lokalisering/transport/tidsbruk for å minimere reiseomfang, overnattingsbehov og ressursbruk (og miljøavtrykk i transport).Kilde: Charlottenlund pkt. 3.3; Ytre Namdal pkt. 3.3; Thyf pkt. 3.2, 4.2
• Fleksibilitet/beredskap: rutiner for avlysninger, sykdom, uforutsette hendelser; erstatningsinstruktører og omberamming uten ekstra kostnad. Avlysning pga lav påmelding krever forhåndsavklaring. Responstid ved instruktørforfall skal beskrives.Kilde: Charlottenlund pkt. 3.4 / Ytre Namdal pkt. 3.4 / Thyf pkt. 5.1
• Organisering/ansvar: utpeke én fast kontaktperson, stabile instruktører/ vikarordninger, avklaring av vesentlige endringer i instruktørressurs; kontaktpersonen skal ha beslutningsmyndighet innen kontraktsrammer.Kilde: Charlottenlund pkt. 3.5 / Ytre Namdal pkt. 3.5 / Thyf pkt. 5.1
• Dokumentasjon/registrering/personvern: føre og oversende dokumentasjon over deltakelse og gjennomføring. Sikre korrekt og rettidig registrering i Sjøfartsdirektoratets systemer. Oversende dokumentasjon for hver deltaker og oversikt over manglende fullføring/bestått inkl. årsak. Beskrive rutiner for informasjonssikkerhet, tilgangsstyring, lagringstid og sletting, samt etterlevelse av GDPR/Datatilsynet.Kilde: Charlottenlund pkt. 3.6 / Ytre Namdal pkt. 3.6 / Thyf pkt. 5.2
• Enkeltpåmelding utenom planlagt gjennomføring: ved behov for annet tidspunkt skal deltakelse skje i leverandørens ordinære kursoppsett og etter kapasitet; samme enhetspris som avtalt.Kilde: Charlottenlund pkt. 3.7 / Thyf pkt. 5.3
• Miljø: redegjørelse for hvordan miljøhensyn ivaretas (transport, drift av anlegg, bruk av materiell), og tiltak for å redusere unødvendig reise/r ussursbruk. (Kun T-krav, men del av vurdering der angitt).Kilde: Charlottenlund pkt. 4.1 / Ytre Namdal pkt. 4.1

• Dokumenttekst inneholder hovedsakelig kravspesifikasjoner og generelle konkurransevilkår; eksakte kontrakt-/avtalevilkår om avrop, varighet og opsjoner er kun delvis gjengitt (Rammeavtale-vedlegg inneholder dette, men saksnr/dato/avtaletekst er malpreget og ikke komplett for alle deler).
• Kravspesifikasjonene varierer mellom skolene (Charlottenlund vs Ytre Namdal vs Thyf). Basert kun på utdraget er det uklart om alle krav/alle T-poster gjelder likt for alle delkontrakter, og hvilke detaljer som er utelatt i utdraget (f.eks. komplette kontraktspanter/andre kurskategorier i hver delkontrakt).
• For pris- og volumestimat kan faktisk deltakerantall variere; håndtering er beskrevet som ±25% i noen kravspesifikasjoner, men eksakt beregningslogikk ved endret volum er ikke fullt ut gjengitt for alle varianter.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For rammeavtalen (Utkast til rammeavtale tjenester) punkt 4.5 om varighet og opsjoner: Bekrefter dere at opsjonene (1+1 år, samlet maks 4 år) gjelder uavhengig av delkontrakt/tilsluttede enheter, og at oppdragsgiver kan utløse opsjonene uten at leverandøren gis en separat prisrevisjonsmekanisme utover punkt 5.3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer om opsjonsutløsing påvirker pris-/tildelingsforutsetningene, slik at leverandøren kan prise riktig totalrisiko.

   Kilde: Utkast_ Rammeavtale tjenester_ rev FA 16.05.23.docx punkt 4.5 og 5.3

2. I rammeavtalen punkt 4.4 om midlertidig stans og avbestilling: Når det avbestilles «resterende del av leveransen», ber dere bekrefte hvordan dette beregnes i praksis for kurser/avrop som allerede er planlagt (f.eks. ved deltakere som er varslet/booket): Skal leverandøren i slike tilfeller kun fakturere faktisk utført arbeid/bistand, eller kan leverandøren kreve dekning av dokumenterte, uunngåelige kostnader (f.eks. ikke-refunderbare kursarrangementer/kapasitetsreservering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart risikobilde for kostnader ved delvis avbestilling er kritisk for prising.

   Kilde: Utkast_ Rammeavtale tjenester_ rev FA 16.05.23.docx punkt 4.4

3. I rammeavtalen punkt 5.4 om fakturering og godkjenning: Dere skriver at betaling forutsetter at oppdragsgiver har mottatt og godkjent leveringen. Kan dere beskrive hva som anses som «godkjent leveranse» for STCW-kurs (f.eks. kursgjennomføring, bestått/registrert i Sjøfartsdirektoratets systemer, oversendelse av dokumentasjon), og forventet behandlingstid hos dere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite betalingsutløsende milepæler for å kunne prise likviditets- og leveranserisiko.

   Kilde: Utkast_ Rammeavtale tjenester_ rev FA 16.05.23.docx punkt 5.4

4. I kravspesifikasjonene for Charlottenlund (post 2.1 og 2.2) og tilsvarende for Ytre Namdal/THYF/Guri Kunna: Kan dere bekrefte om kopier av godkjenningsvedtak og eventuelle vedlegg/oversikter kan leveres som samme dokumentasjon for flere kurs (dersom samme godkjenning dekker flere kurstyper), eller må hvert kurs ha egen, særskilt dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdyping av dokumentasjonsformat påvirker både tilbudsarbeidet og leverandørens sannsynlighet for å treffe minstekrav riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon CHA.docx punkt 2.1–2.2 (og tilsvarende 2.1–2.2 i YTR/THYF der relevant)

5. I kravspesifikasjonen for Charlottenlund (post 3.1) står det at leverandøren skal håndtere volumvariasjoner ±25 % «uten at dette medfører endringer i enhetspris eller øvrige avtalevilkår», men det står også at «minimumskrav til antall deltakere for gjennomføring» skal være tydelig i tilbudet. Kan dere avklare hvordan «minimumskrav til antall deltakere» skal samspille med ±25 %: Hvis volum faller under minimum, forventes det da at leverandøren likevel skal kunne levere kurset innen samme enhetspris, eller gjelder minimum som et gjennomføringsvilkår som gir oppdragsgiver rett til å utsette/ombemanne/avlyse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er avgjørende for hva som skjer økonomisk ved lavt volum, og for å unngå uklar risiko i tilbudet.

   Kilde: Kravspesifikasjon CHA.docx punkt 1.1 og 3.1 (og tilsvarende volum/minimum i YTR/THYF/GK)

6. For Charlottenlund og Ytre Namdal er det krav om stedbasert undervisning med fysisk tilstedeværende instruktør (post 2.4) og at selvstudium/e-læring uten fysisk instruktør ikke aksepteres. Kan dere bekrefte om dette gjelder også for læringsaktiviteter som brukes som forberedelse (f.eks. kort forhåndsoppgave i forkant), eller er all deltakeraktivitet uten fysisk instruktør til enhver tid uansett ikke tillatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvor grensen går mellom tillatt «digitalt verktøy som del av undervisningen» og ikke tillatt fjern-/e-læring, som påvirker både løsning og kostnad.

   Kilde: Kravspesifikasjon CHA.docx punkt 2.4 og YTR.docx punkt 2.4

7. For Charlottenlund (post 3.2) og Ytre Namdal (post 3.2): tidsvinduene er angitt som uke 36 og uke 37 (Charlottenlund) og uke 36–38/39–43 (Ytre Namdal). Kan dere bekrefte om et avrop kan bestilles til en bestemt uke/dato innenfor vinduet, og om leverandøren må reservere kapasitet for hele ukeintervallet (dvs. alle dager i uken), eller om kapasitet skal kunne leveres enkelte dager innenfor vinduet uten at oppdragsgiver kan kreve «hele ukedager» reservert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemannings-/kapasitetsbooking og dermed pris og risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon CHA.docx punkt 3.2 og YTR.docx punkt 3.2

8. For Thyf Rørvik (deltidsstudenter) krav om fleksibilitet (post 4.2) og ønsket gjennomføringstid (post 4.3): Kan dere avklare om dere forventer at leverandøren kan splitte kurs i flere gjennomføringer (f.eks. flere helger/økter) innenfor tidsvinduet, eller må hvert kurs leveres som én samlet gjennomføring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om kursformat (split vs én samlet kjøring) er nødvendig for å prise logistikk, bemanning og instruktørkostnader riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon Thyf.docx punkt 4.2 og 4.3

9. I rammeavtalen punkt 8 om lønns- og arbeidsvilkår og dokumentasjonsplikt: Dere skriver at dokumentasjonen skal framlegges innen 14 dager etter forespørsel og at det kan påløpe dagmulkt 10 000 kr pr kalenderdag ved fristoverskridelse. Kan dere bekrefte at dagmulkten kun gjelder for leverandør/underleverandør i den grad opplysningene faktisk ligger hos leverandøren og kan framskaffes innen fristen, og at dere vil presisere hvilken type dokumentasjon dere konkret etterspør før frist løper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer praktisk gjennomførbarhet av etterlevelseskrav og dermed maksimal økonomisk risiko for leverandøren.

   Kilde: Utkast_ Rammeavtale tjenester_ rev FA 16.05.23.docx punkt 8 (dokumentasjonsfrist og dagmulkt)

10. For GK (Guri Kunna vgs) kravene 2.3–2.9: kan dere utdype hvordan dere ønsker at «antallet i hver kursperiode er maksimalt 30» håndteres når totalt elevgrunnlag (ca. 100/26/15/43 som nevnt i 2.8) gir behov for flere perioder: Skal leverandøren planlegge og prise dette som faste antall perioder ut fra dagens tall, eller vil oppdragsgiver bestemme antall perioder per år (innen ±25 % der det gjelder) og bestillingsmønsteret?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Utdyping av planleggingspremisser for periodisering er nødvendig for å prise korrekt totalkostnad (antall kjøringer, bemanning og logistikk).

    Kilde: Kravspesifikasjon GK.docx punkt 2.3 og 2.8 (samt 1.1 om pris/estimater)