Stillingsmarkedsføring og Employer Branding til helseforetakene i Helse Nord

Rammeavtale for Sykehusinnkjøp HF om stillingsmarkedsføring og employer branding. Avtalen gjelder i 2 år med mulighet for prolongering 1+1 år (maks samlet 4 år). Formålet er å dekke helseforetakenes behov for rekrutterings- og synlighetsarbeid i regionen, primært via publiseringstjenester (og innholdsproduksjon).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene (vekt på positiv egenkapital).

  Dokumentasjon: Siste godkjente årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. Alternativ dokumentasjon kan benyttes ved saklig grunn (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti). Oppdragsgiver kan ta ut ratingrapport for verifisering.

  Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet (erfaring) til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Utfylle Vedlegg: «Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner» med de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, inkludert verdi og tidspunkt samt navn på mottaker (offentlig/privat).

  Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha miljøledelsestiltak tilpasset leveransens miljømål, miljøegenskaper, kompleksitet og risiko.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak. Ved sertifisering (ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende): kopi av gyldig sertifikat dersom tiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen.

  Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Dersom tilbyder støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav: ESPD skal leveres for både tilbyder og støttende virksomheter, og tilbyder skal dokumentere nødvendig ressursdisponering.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for tilbyder og støttende virksomheter (elektronisk). Forpliktelseserklæring som dokumenterer at tilbyder råder over nødvendige ressurser. Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: støttende virksomheter skal være solidarisk ansvarlige (dokumenteres med forpliktelseserklæring). Ved støtte for teknisk/faglig erfaring/utdanning: støttende virksomheter skal utføre tjenestene.

  Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal sendes via oppdragsgivers KGV i riktig delkontrakt. Tilbud kan ikke endres etter tilbudsfrist; kan leveres nye frem til fristen (siste gjelder).Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg skal merkes slik at oppdragsgiver kan se tilbyder og innhold.Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbyder skal levere tilbud med filnavn/format etter angitt struktur: Tilbudsbrev (Word), Bilag 2 Kravspesifikasjon (Excel), Bilag 1 Prisskjema (Excel), Bilag 3 Kontaktpunkter Leverandør (Word), Bilag 5 Forpliktelseserklæring (PDF) ved behov, Bilag 6 Morselskapsgaranti (PDF) ved behov, Bilag 8 Egenrapportering akrim (PDF), Bilag 9 Personvernerklæring (PDF), Bilag 11 Egenerklæring om russisk involvering (PDF), Bruksanvisning og begrunnelse for sladding (Word), Sladdet versjon (Word), Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner, samt Besvarelse av krav 1.7.Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbudsspråk: norsk (brosjyrer m.m. kan leveres på engelsk med mindre annet er oppgitt).Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.5 Språk
• Tilbyder skal fylle ut ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskrav er oppfylt (for evaluering).Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 4.1 og kap. 5 (innledende krav)
• Tilbyder skal levere utfylt Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 2.5 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Ved innsyn/taushetsplikt: Lever inn bruksanvisning og begrunnelse for sladding, og lever sladdet versjon av tilbudet (i redigerbart format), og angi i Tilbudsbrev dersom ingen opplysninger er taushetsbelagte.Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.9 Offentlighet (samt bruksanvisning-vedlegg)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Egenrapportering (akrim): lønns- og arbeidsvilkår omtalt i rammeavtalen punkt 3.2.6.2; egenrapportering skal returneres uoppfordret til avtaleforvalter innen én måned etter kontraktsignering. Kan kreves flere ganger.Kilde: Bilag_8 Egenrapportering - akrim Generelt
• Egenrapportering omfatter blant annet: selskapsinformasjon, informasjon om kontraktsarbeidet (ansatte, utsendt/innleid arbeidskraft, fagområder, tariffavtaler, arbeidstid utover AML mv.), samt lønns- og arbeidsvilkår (inkl. arbeidsavtaler på morsmål/språk, oppfølging hos underleverandører, dokumentasjonsrutiner).Kilde: Bilag_8 Egenrapportering - akrim Generelt (Lønns- og arbeidsvilkår; Tilsyn/pålegg)
• Dersom det er risiko for brudd på folkeretten: Leverandør skal oppgi om de (eller produsent/underleverandør) har tilstedeværelse på okkupert område (JA/NEI). Hvis JA: beskriv faktiske forhold og gjennomførte skjerpede aktsomhetsvurderinger; redegjørelsen skal legges ved.Kilde: Bilag_12 Krav til informasjon der det er risiko for brudd på folkeretten
• Morselskapsgaranti: morselskap garanterer datterselskaps fulle gjennomføring av alle forpliktelser under kontrakt, og skal gjennomføre/betale ved manglende oppfyllelse.Kilde: Bilag_6 Morselskapsgaranti
• Lønns- og arbeidsvilkår (rammeavtale): leverandøren er ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos underleverandører/innleide som direkte medvirker, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsforskrifter/lokale krav og landsomfattende tariffavtale der forskrift ikke gjelder; alle skal ha skriftlig arbeidsavtale på morsmål eller språk de behersker godt (AML §§ 14-5 og 14-6).Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (3.2.6 Bærekraft/Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, samt dokumenttekst)
• Dokumentasjons-/kontrollforpliktelser for lønns- og arbeidsvilkår: leverandør plikter å dokumentere på forespørsel (arbeidsavtaler, lønnsslipp, timelister m.m.). Ved brudd på dokumentasjonsplikt kan Kunde ilegge dagbot (minst kr 1500 per dag).Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; dokumentasjonsplikt)
• Krav til oppfølging/kontroll: Kunde kan gjennomføre stedlige annonserte og uannonserte kontroller hos leverandør og underleverandører; leverandør må følge rutiner for registrering/mannskapstilgang (HMSREG eller annet system).Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; kontroll)
• Ved pålegg fra Arbeidstilsynet knyttet til lønns- og arbeidsvilkår mv.: leverandør skal informere Kunde ved kopi av pålegget; manglende retting innen frister anses som mislighold.Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; Arbeidstilsynets pålegg)
• Rett til tilbakehold ved brudd: Kunde kan holde tilbake beløp tilsvarende ca. to ganger innsparingen for leverandøren; tilbakeholdsrett opphører når retting er dokumentert.Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (Tilbakeholdsrett ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår)
• Hvis vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår: Kunde kan påberope heving; ved brudd i underleverandørledd kan Kunde kreve skifte av underleverandør uten omkostninger.Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (Vesentlig mislighold; heving/skifte UL)
• Personvernerklæring: Kunden samler inn og behandler personopplysninger knyttet til leverandørens signatarer/ansatte i forbindelse med signering og forvaltning av avtalen, og partene forpliktes til GDPR-overholdelse; spørsmål rettes til personvernombudet@sykehusinnkjop.no.Kilde: Bilag_9 Personvernerklæring
• Elektronisk samhandling: leverandør skal levere elektronisk produktkatalog (EHF-katalog) senest 10 dager etter elektronisk signering av innkjøpskontrakt; oppdateringer minst 10 dager før endring trer i kraft; minimum én katalog per innkjøpskontrakt. EHF-ordre m.m. skal håndteres i henhold til avtalen.Kilde: Bilag_10 Avtale om Elektronisk samhandlingsavtale… (pkt. 1 og 3)

• Tekstgrunnlaget mangler konkurransespesifikasjonens punkt 1.7 (det som tildelingskriteriet kvalitet – løsningsforslag viser til).
• Tildelingskriterier for ‘Kvalitet – utøvende personell’ viser til konkurransegrunnlagets punkt 1.6, men punkt 1.6 er ikke gjengitt i teksten.
• Kontrakts-/utførelseskrav for ‘stillingsmarkedsføring og employer branding’ (innholdsproduksjon, publisering, konkret leveransemetode) er ikke trukket ut fordi ‘bilag 2 Kravspesifikasjon’ ikke er med i tekstutdraget.
• Mulige sanksjoner/dagmulkter for enkelte kontraktsbrudd er delvis beskrevet for lønns- og arbeidsvilkår, men sats/terskler og full mekanisme for alle kontraktskrav utover dette er ikke komplett i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 6.1.2 «Kvalitet – utøvende personell» vises det til Konkurransegrunnlagets punkt 1.6 for behovet for nøkkelpersonell. Kan dere bekrefte hva som står i punkt 1.6 (og gjerne oppgi/utdype hvilke konkrete kompetansebehov/kritiske ferdigheter nøkkelpersonell skal dekke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling av kvalitet påvirkes av vurdering av nøkkelpersonell opp mot kontraktens kompetansebehov, men punkt 1.6 er ikke gjengitt i utdraget. Leverandør trenger presis målestokk for å utforme tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1.2 (visning til punkt 1.6)

2. Løsningsforslaget skal evalueres etter «Kravspesifikasjonens punkt 1.7» (Konkurransegrunnlaget punkt 6.1.2 a) Kvalitet – løsningsforslag). Kan dere utdype hvilke evalueringskrav og evalueringsmomenter som konkret inngår i kravspesifikasjonens punkt 1.7 (eventuelt sende teksten/oppgi opplisting av momentene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite nøyaktig hvilke forhold som gir uttelling på løsningsforslaget for å prise og beskrive riktig. Dagens utdrag viser kun referanser, ikke innholdet i punkt 1.7.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1.2 a) (visning til kravspesifikasjon punkt 1.7)

3. I Konkurransegrunnlaget punkt 1.7 «Viktige datoer» oppgis både avtaleinngåelse 1.10.2026 og oppstart av avtale 1.10.2026. Samtidig er fristen for å levere tilbud 12.8.2026. Kan dere bekrefte om det er planlagt noen «mellomfase» der leverandør må levere nødvendige oppstartsleveranser (f.eks. plan/arbeidsopplegg/tilgang til publisering) før 1.10.2026, og i så fall fra hvilken dato og hvilke milepæler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prissetting og ressursplanlegging avhenger av om leveransen starter juridisk og/eller operativt tidligere enn 1.10.2026.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.7

4. Avtalen er beskrevet som rammeavtale med én leverandør og to delkontrakter («Publisering» og «Innholdsproduksjon») i prisskjema/avtaleoversikt. Kan dere bekrefte hvordan avrop skal gjøres mellom delkontraktene, herunder om et avrop kan omfatte kun publisering, kun innholdsproduksjon, eller også kombinerte avrop – og hvordan prisskjema/enhetspriser da skal anvendes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne gi korrekt tilbud og senere fakturere riktig ved sammensatte behov. Uklarhet i avropsmekanikk kan gi økonomisk risiko.

   Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp (omtale av delkontrakter) / Avrop og bestilling (kapittel 2)

5. For delkontrakten «Stillingsmarkedsføring og employer branding» framgår det at avtalen hovedsakelig vil bestå av publiseringstjenester. Kan dere bekrefte hvilke leveransemaler/rapporteringskrav som gjelder for «publisering» og «innholdsproduksjon» (særlig: hva som forventes av dokumenterbar leveransemetode, og hvilke leveranseparametere som dere vil følge opp per avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at det finnes krav i Bilag 2 «Kravspesifikasjon» og at statistikk skal rapporteres, men konkrete innholds- og leveranseparametre for delytelsene er ikke synlig. Leverandør trenger dette for å prise og for å dokumentere etterlevelse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1.2 og Avtale (statistikk/leverandørens plikter) samt Bilag 2 Kravspesifikasjon (referert)

6. I rammeavtalen punkt 7.2.6 «Dagmulkt» (forsinkelse) er det oppgitt en satsberegning: 0,25 % av avtalt pris for totale avrop som ikke kan tas i bruk, eller kr 800 (høyeste sats). Kan dere bekrefte hvordan «avtalt pris av det totale avropet som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt» skal forstås i praksis for deres tjenestetype (f.eks. forsinket publisering eller forsinket innholdsleveranse), og hvordan avgrensningen mot del-leveranser skal gjøres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt kan slå direkte inn ved forsinkelser. For å unngå feil prising og feil risikovurdering må leverandør forstå beregningsgrunnlaget og hva som regnes som «ikke kan tas i bruk».

   Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp punkt 7.2.6 (Dagmulkt)

7. Rammeavtalen punkt 3.2.5 «Forsikring» sier at leverandøren skal tegne tilstrekkelige forsikringer, men det spesifiseres ikke hvilke minimumsdekninger/typer. Kan dere bekrefte hvilke minimumsforsikringer (type og dekningsomfang) dere forventer at leverandør skal ha på plass i løpet av hele avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende tydelighet om minimumskrav gjør det vanskelig å prise korrekt og kan gi avvisnings-/misligholdrisiko ved kontraktsstart.

   Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp punkt 3.2.5 (Forsikring)

8. Rammeavtalen legger til grunn at leverandør ved statistikkoversendelse skal bruke referanser «i henhold til Bilag 1 Prisskjema» og at statistikk kan kreves kvartalsvis. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at statistikk skal rapporteres når et avrop inneholder flere delytelser eller varianter (f.eks. flere kampanjer/annonser/kanaler): skal hver linje i statistikken knyttes til egen prislinje i prisskjemaet, eller er det akseptert med aggregering innenfor samme prislinje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne automatisere rapportering og unngå dagmulkt ved forsinkelse må leverandøren vite ønsket datagransularitet og kobling til prisskjemaets referanser.

   Kilde: Avtale_-_Rammeavtale_tjenestekjøp punkt 3.2.4 (Statistikk) og Bilag 1 (Prisskjema)

9. Bilag 10 «Avtale om elektronisk samhandling» stiller krav til EHF-katalog og at leverandør skal levere EHF-katalog senest 10 dager etter elektronisk signering, samt oppdatering min. 10 dager før endring trer i kraft. Kan dere bekrefte om dette også gjelder i denne anskaffelsen (med denne avtalevarigheten/oppstart 1.10.2026), og hvilken praktisk frist dere legger til grunn for leverandør ved avtalens signering (dato) og første katalog-oppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker oppstartskost, plan for katalog-/systemarbeid og risiko ved fristoverskridelser. Leverandør må kjenne konkret startdato for samhandlingsleveranser.

   Kilde: Bilag 10 Avtale om elektronisk samhandling (kapittel 3.1 og 3.2 samt frister) / Avtale om oppstart 1.10.2026