26/00636 Vibration Shaker

FFI (Forsvarets forskningsinstitutt) skal anskaffe et komplett elektrodynamisk vibrasjonsskaklersystem for vibrasjonstesting med kapasitet for treaksestesting (krever slip-table og head expander). Støtte for vertikal og horisontal testing, med maksimal kraft over 70 kN. Kontrakten er en kjøpsavtale med angitt garanti og prisede opsjoner. (Del 1, pkt. 1.3 og 1.4; Annex 6)

• Leverandør må oppfylle kvalifikasjonskravene i ESPD-skjemaet (for forhåndsinnlevering og for å sikre at ingen utelukkelsesgrunner foreligger).

  Dokumentasjon: ESPD skal leveres sammen med tilbudet (utfylles i Mercell). Kontraktsmyndigheten kan kreve oppdatert/underbyggende dokumentasjon før tildeling. (Del 1, pkt. 4.1 og 4.3)

  Kilde: Del 1, pkt. 4.1-4.3
• Dersom leverandør støtter seg på andre enheters kapasitet for å oppfylle økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, må det dokumenteres at nødvendige ressurser disponeres.

  Dokumentasjon: Signed Declaration of commitment (Annex 2) for å dokumentere tilgang på ressurser, samt separate ESPD-er for bistående enheter. (Del 1, pkt. 4.3.2; Annex 2)

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.2
• Leverandør må være registrert i relevant register (for norske og utenlandske leverandører).

  Dokumentasjon: Dokumentasjonskrav: Certificate of Registration (norske); Confirmation that the contractor is registered i Central Coordinating Register of Legal Entities eller Chamber of Commerce i etableringslandet (utenlandske). (Del 1, pkt. 4.3.3)

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.3
• Leverandør må ha god erfaring fra relevante leveranser (tekniske og faglige kvalifikasjoner): oversikt over 3 relevante leveranser siste 3 år.

  Dokumentasjon: Oversikt med: verdi (NOK), tidspunkt (tid for levering), mottaker (navn, telefon, e-post) og kort beskrivelse av leveransen; leverandøren skal fylle ut og levere Annex 8. Kontraktsmyndigheten kan kontakte referanser. (Del 1, pkt. 4.3.4; Annex 8)

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 + Annex 8

• Avvik fra konkurransegrunnlaget skal spesifiseres i Annex 1 (deviations must appear in this document) dersom de skal påberopes.Kilde: Del 1, pkt. 3.5; Annex 1
• ESPD (European Single Procurement Document) skal fylles ut og sendes inn sammen med tilbudet i Mercell.Kilde: Del 1, pkt. 4.1
• Eventuell Declaration of commitment skal signeres og leveres bare for enheter som er nødvendige for å oppfylle kvalifikasjonskrav det støttes på.Kilde: Annex 2
• Tilbud skal inneholde avviksskjema (Annex 1), oversikt over underleverandører, prisfylling (Annex 7), og svar på kvalifikasjonskrav (Annex 8).Kilde: Del 1, pkt. 6.2
• Tilbud skal inneholde utfylt Annex 6/svar på tekniske spesifikasjoner (Reply to tender specifications).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 (Document 6, Annex 6 / Reply to tender specifications)
• Signert self-declaration av etiske retningslinjer (Annex 3) og signert self-declaration om russisk involvering (Annex 5) skal leveres.Kilde: Del 1, pkt. 6.2 (Document 7-8)
• Eventuelle sensurerte versjoner av tilbud skal leveres i henhold til regler om trade secrets (én kopi).Kilde: Del 1, pkt. 3.2
• Pris skal angis og leveres i Annex 7 (Price Matrix).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 (Filled in price matrix, Annex 7)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering skjer DAP (FFI-Kjeller) / og i prisingsmatrisen: DDP Incoterms® 2026 til FFI; tilbudsleverandør må spesifisere/oppgi at levering skjer iht. vilkårene.Kilde: Annex 6 (Delivery: DAP, FFI-Kjeller); Annex 7 (Delivery shall be DDP ... to FFI)
• On-site installasjonsassistanse skal inkluderes (spesifiseres som krav).Kilde: Annex 6, punkt 1.1 nr. 10
• On-site opplæring skal leveres.Kilde: Annex 6, punkt 1.1 nr. 11
• Eksportlisenser/tilsvarende tillatelser skal skaffes og ordnes av leverandør før levering for å unngå forsinkelser.Kilde: Annex 6, punkt 1.1 nr. 14
• Programvare og dokumentasjon skal leveres på engelsk; dokumentasjon i elektronisk format (papir kan også leveres).Kilde: Annex 6, punkt 1.1 nr. 12-13
• Eventuelt krav om støtter seg på ressurser: bistående enhet skal forplikte nødvendige ressurser ved kontraktsinngåelse; og kan være (vurdert) felles og solidarisk ansvar ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet.Kilde: Annex 2 (commitment og 'may require ... jointly and severally liable')
• Kontraktsvarighet: fra kontraktsinngåelse til full levering og aksept av ytelse.Kilde: Del 1, pkt. 1.5

• Samsvar mellom Incoterms i Annex 6 (DAP, FFI-Kjeller) og Annex 7 (DDP Incoterms® 2026 til FFI): teksten viser begge, men det er uklart hvilken som skal gjelde når.
• Kontrakts-/utførelseskrav i 'Part 2' (kontraktsbestemmelser) er ikke inkludert i dokumentteksten; konkrete kontraktsbetingelser utover det som fremgår av Annex 6/Annex 7 og prosessdel 1 er derfor ikke tilgjengelig.
• Eksplisitte dokumentasjonskrav knyttet til støy og strømforbruk fremgår som del av tildelingskriteriene, men selve krav til testmetode/rapportformat er ikke spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen står det at leveringen skal skje som DAP, FFI-Kjeller (Annex 6 pkt. 1.1 nr. 9), mens Annex 7 Pris-matrise angir at pris for «tendered solution» skal være DDP (Incoterms® 2026). Hvilken Incoterms-betingelse skal legges til grunn for prising og kontraktsmessig risiko: DAP eller DDP – og gjelder det DDP/Incoterms® 2026 fullt ut eller kun deler av leveringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom Incoterms påvirker kostnadsfordeling, risiko og hva som må prise inn i tilbudssummen.

   Kilde: Annex 6 pkt. 1.1 nr. 9 og Annex 7 (Price Matrix) – «Delivery shall be made DDP…»

2. Kan FFI bekrefte om «Price for the tendered solution» i Annex 7 skal inkludere alt som kreves for å oppnå «DAP, FFI-Kjeller» i praksis (f.eks. fortolling/utførsel/håndtering knyttet til leveringsvilkår), eller om enkelte kostnadselementer skal holdes utenfor når det faktisk er DAP som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere et korrekt og sammenlignbart prisgrunnlag må tilbyder vite hvilke kostnader som faktisk skal inngå i prisen under valgt leveringsvilkår.

   Kilde: Annex 7 (Price Matrix) og Annex 6 pkt. 1.1 nr. 9

3. Annex 6 «shall» pkt. 10 sier at leverandøren skal spesifisere og inkludere on-site installation assistance. Hva er forventet omfang og varighet (antall dager/teknikere) for «on-site installation assistance» – og er det knyttet spesifikke arbeidstimer på FFI-Kjeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig omfang er det vanskelig å prise riktig bemanning og reise/innkvartering.

   Kilde: Annex 6 pkt. 1.1 nr. 10

4. Annex 6 «shall» pkt. 11 sier at on-site training skal gis. Kan FFI spesifisere ønsket innhold og minst antall treningsøkter (varighet, antall deltakere, format) for å kunne prise opplæringen korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opplæringskostnader kan variere betydelig mellom leverandører; et minimumsnivå må avklares.

   Kilde: Annex 6 pkt. 1.1 nr. 11

5. Annex 6 «shall» pkt. 9 sier «Delivery: DAP, FFI-Kjeller», og «All software and documentation shall be supplied in English» (pkt. 12) samt «Documentation… electronic format» (pkt. 13). Kan FFI bekrefte om dokumentasjonen som kreves også omfatter komplette elektriske/kontroller-dokumenter, brukermanualer, vedlikeholds-/kalibreringsinstruksjoner og eventuelle test-/rapportmaler? Hvis ja, hvilke dokumenttyper forventes minimum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentasjon påvirker leveranseomfang og ressursbruk hos tilbyder.

   Kilde: Annex 6 pkt. 1.1 nr. 12–13

6. Annex 6 «shall» pkt. 14 gjelder eksportlisenser/permitter «obtained and arranged by the supplier prior to delivery». Kan FFI opplyse om hvilke lands/eksportregimer som typisk kan være relevante for denne leveransen (f.eks. produsentland eller eventuelle komponenter), slik at tilbyder kan planlegge og prise eksport-/tollprosessen riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Eksportlisensbehov og behandlingstid er avgjørende for både risiko og fremdrift.

   Kilde: Annex 6 pkt. 1.1 nr. 14

7. Tildelingskriteriet «Quality» (Part 1 pkt. 5.1) beskriver at støy skal dokumenteres med støy (dB) under full power (100%) og low power (10%), og at lavere støynivå belønnes. Hvilken teststandard/metode og måleoppsett forventer FFI (f.eks. avstand til kilde, romforhold, underlag, lastetilstand), og i hvilket rapportformat skal dokumentasjonen leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten fast testmetode kan leverandørene dokumentere på ulike måter, og evalueringen kan bli vanskelig å forsvare.

   Kilde: Part 1 pkt. 5.1 (Award criteria – Quality – Noise level)

8. Tildelingskriteriet «Quality» ber også om dokumentasjon av power consumption og at «lower power consumption will be rewarded». Hvilke referansebetingelser skal legges til grunn for dokumentasjonen (f.eks. ved hvilke testmodi, driftspunkt, temperatur/tilstand, og om måling skal være gjennomsnitt eller maks), og hvordan skal dette rapporteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Strømforbruk kan oppgis på ulike måter; tilbyder trenger felles målegrunnlag for å prise og dokumentere riktig.

   Kilde: Part 1 pkt. 5.1 (Award criteria – Quality – Power consumption) og Annex 6 desirable pkt. e–f

9. Part 1 pkt. 5.1 «Quality» og «Functionality/Features/Technical Spec.» ber om vurdering mot «desirable features set out in the technical specifications». Kan FFI bekrefte hvilke konkrete «should»-punkter i Annex 6 som inngår i vurderingen under «Functionality/Features/Technical Spec.» (30%) (a–l), og hvordan poeng gis dersom tilbyder ikke tilbyr alle «should»-punktene men kun oppfyller «shall»-krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringen må forstås for å kunne prioritere utvikling/tilvalg og riktig ressursbruk.

   Kilde: Part 1 pkt. 5.1 samt Annex 6 pkt. 1.2 (Desirable/should requirements)

10. I Part 1 pkt. 2.3.1 fremgår en fremdriftsplan med «Deadline for submission of tenders» oppgitt som 22.06.2025 13:00, mens publikasjon skjer 15.05.2026 og kontraktaward er 29.06.2026. Kan FFI bekrefte korrekt dato/tid for tilbudsfrist og korrigert fremdriftsplan (inkl. frist for spørsmål), slik at tilbyder ikke risikerer å legge opp tilbud i feil tidsvinduer?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Feil datoer kan gi direkte konsekvens for leveranse og etterlevelse av prosedyrens frister.

    Kilde: Part 1 pkt. 2.3.1 (Important dates / progress plan)