Om oppdraget

Anskaffelsens formål er å sikre NTNU ved Nasjonalt senter for realfagsrekruttering (NSR) tilgang til relevant kompetanse og kapasitet innen strategisk og operativ kommunikasjonsbistand, herunder rådgivning, innholdsproduksjon, kampanjer og videreutvikling av digitale kommunikasjonsflater. Kommunikasjonsbistand utgjør rammeavtalens hovedytelse og forventes å representere hoveddelen av aktivitetene under avtalen.

Som en del av kommunikasjonsarbeidet benytter Oppdragsgiver egne nettsider og digitale løsninger som sentrale kommunikasjonsflater. For at kommunikasjonsbistanden skal kunne leveres effektivt og forutsigbart, er det nødvendig at disse løsningene er stabile, sikre og tilgjengelige over tid. Anskaffelsen omfatter derfor også hosting av Oppdragsgivers nettsider og tekniske løsninger (portefølje).

Hosting inngår i rammeavtalen som en støtteytelse til kommunikasjonsbistanden og leveres som en fast ytelse med begrenset omfang. Hostingens formål er å understøtte bruken og videreutviklingen av de digitale kommunikasjonsflatene, ikke å være en selvstendig hovedleveranse.

Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av Del II Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon.

Tjenesteområde

• Forretningstjenester: jus, markedsføring, rådgivning, konsulent 79000000
• IT-tjenester, rådgivning, programvareutvikling 72000000
• Datatjenester, databehandling 72300000
• Provider services 72415000
• Reklame, markedsføring, annonsering 79341000, 79341100, 79341400, 79342000
• Forretningsrådgivning, konsulent, management, ledelse 79400000

Tildelingskriterier

Tilbudsstrategi

• Pris teller 20 %. Prisbildet bør være konkurransedyktig og lett å kontrollere.
• Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver

AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.

• I Bilag 3a_Prisskjema står det at “Evalueringssum” for både konsulentbistand og hosting blir 0 i regnearket (trolig gule felt som ikke er utfylt i utdraget). Kan dere bekrefte hvilken formel/veiing som faktisk brukes for å beregne evalueringspris per rolle og for Del B (portering og månedlig hosting), og om dere bruker Satsenes timepriser multiplisert med “Estimert antall timer” (veiledende) og antall måneder/enheter?

  For at vi skal prise korrekt og forstå risikoprofilen i evalueringen, må vi vite hvordan evalueringsprisen faktisk regnes ut når regnearket viser 0 i utdraget.

  Konkurransegrunnlaget pkt. 10 / 11.1 og Del II_Bilag 3a_Prisskjema (ark “Priser”).
• I pkt. 9.4 og 10 beskrives fire nøkkelroller for CV/evaluering under Del A (strategisk rådgiver/kundeansvarlig, digital rådgiver, designer, innholdsprodusent). Kan dere bekrefte at disse nøkkelrollene også er de samme som i kravtabellen (Krav nr. 3–5) og at øvrige roller (systemutvikler/senior rådgiver/rådgiver) kun evalueres på pris og ikke underlegges forhåndsgodkjenning ved utskifting?

  Det påvirker bemanning/ansettelsesstrategi og dokumentasjonsarbeid i tilbudet, og reduserer risiko for avvik mellom kravtabell og evalueringsmodell.

  Del II_Bilag 1 pkt. 1.6 (Krav nr. 3–5) og Konkurransegrunnlaget pkt. 10 (tildelingskriterier) + Bilag 2b/2c (CV/Referansecaser).
• I kravtabellen (Del II_Bilag 1) er Krav nr. 12: “Ved kritiske tekniske feil skal Leverandøren respondere innen 2 timer, alle virkedager…”. Kan dere presisere hva som menes med “kritiske tekniske feil” (eksempler/definisjon), og om “respondere innen 2 timer” betyr første kvalifiserte kontakt/diagnose, eller oppstart av feilretting?

  SLA-oppstarttid og definisjon av “kritisk” påvirker bemannings-/beredskapsoppsett og kostnadsnivået i hostingdelen.

  Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 12) og Bilag 5 – Tjenestenivåavtale (SLA) (referert i teksten).
• I kravtabellen (Del II_Bilag 1) angir Krav nr. 11 at “Leverandøren skal ha system som fanger opp tekniske feil… og nødvendige tiltak… igangsettes umiddelbart. Herunder varsling og koordinering av videre tiltak.” Kan dere bekrefte hvilket varslingskanal/format dere forventer (f.eks. e-post, ticket-system, telefon), hvem hos NSR som er mottakere, og om dere krever ticket i et bestemt system (i så fall hvilken)?

  For å prise riktig og unngå avvik, trenger vi konkret leveranseform for varsling/koordinering (ikke bare prinsipp).

  Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 11) og referanse til SLA (Bilag 5).
• Del A (kommunikasjonsrådgivning/innholdsproduksjon/utvikling) beskriver at “Konsulentbistand honoreres etter medgåtte timer” og at timeprisene “omfatter all konsulentbistand og teknisk arbeid… herunder feilretting, gjennomføring av oppdateringer og videreutvikling av oppdragsgivers løsninger.” Kan dere avklare grensesnittet mellom Del A og Del B mer presist: hvilke typer aktiviteter skal alltid prises som Del B (hosting/overvåkning), og hvilke typer (typisk: oppdateringer, deployment, sikkerhetsoppdateringer, større forbedringer, feilretting) forventes å være Del A?

  Uklart grensesnitt gir direkte utslag på tilbudspris (timepriser) og kan skape tvister ved avregning.

  Del I pkt. 3.1 og 1.5.2 (beskrivelse av Del A/Del B), samt Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (Del A vs Del B og avgrensning).
• Rammeavtalen har varighet 01.07.2026–30.06.2028 med opsjon 1+1 år, og opsjonen inntrer automatisk dersom dere ikke melder innen 1 måned før utløp (Del I pkt. 3.4). Kan dere i tillegg beskrive hvordan dere håndterer oppstart/portering under Del B i praksis (f.eks. når “Portering til leverandørens løsning (etableringskostnad)” forventes fakturert og om det knyttes til godkjenning/overlevering av løsningene)?

  Portering-/overgangstidspunkt og faktureringsforutsetninger påvirker likviditet og kalkyle, samt hva vi må inkludere i etableringskostnaden.

  Del I pkt. 3.4 (opsjon) og Del II_Bilag 3a_Prisskjema (etableringskostnad) + Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (fakturering/fastpris Del B).
• I Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser pkt. “Del A … omfatter … herunder feilretting, gjennomføring av oppdateringer og videreutvikling” og “Dersom oppdragsmengde eller … ytelser som ikke er priset i Bilag 3a… skal prising følge samme prisnivå og prismodell.” Kan dere bekrefte hvordan “ikke-prisede ytelser” skal håndteres når oppdragsgiver ber om en rolle/kompetanse som ikke faller naturlig inn under de oppførte timepris-roller (nr. 1–4 vs 5–7)? Skal vi prise nye roller etter nærmeste timepris, og i så fall hvilken rolle er “referanse”?

  Dette bestemmer prising ved endringer/udekkede behov og reduserer risiko for avvisning/avvik eller uforutsette kostnader i gjennomføringen.

  Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (avsnitt om “Priser for ikke-prisede ytelser” og Del A).
• Under Del A krav nr. 3 og 4 stilles det at leverandøren skal kunne forplikte seg til “en egen, fast kundeansvarlig” (S*) og tilby CV for fire nøkkelroller (S*). Kan dere bekrefte om kundeansvarlig (kundeansvarlig/kunderansvarlig) må være identisk med en av de fire nøkkelrollene som evalueres på CV (strategisk rådgiver/kundeansvarlig), eller om kundeansvarlig kan være en separat person som likevel inngår i “forhåndsgodkjenning ved utskifting”?

  Avklaring av rolleidentitet er avgjørende for hvordan vi kan bemanne og levere CV/forhåndsgodkjenning uten å bryte kravene.

  Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 3–4) og tildelingskriterier (Konkurransegrunnlaget pkt. 10).

Konkurransedokumenter

Dokumentpakken er hentet automatisk fra EU_SUPPLY og samlet som ZIP-fil.

Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.

Åpne original dokumentportal

Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.