Rammeavtale Kommunikasjonstjenester for realfagsrekruttering

Rammeavtale (én leverandør) for strategiske og operative kommunikasjonstjenester (Del A – konsulentbistand) samt fast hosting/overvåkning av Oppdragsgivers nettsider/tekniske løsninger (Del B – hosting). Formålet er å sikre NTNU/NSR tilgang til relevant kompetanse og kapasitet til kommunikasjonsarbeid og stabil, sikker drift av en definert portefølje av nettsider. Rammeavtalen er planlagt varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister (norsk/utenlandsk iht. krav).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse for registrering i relevant register i etableringsstaten. Attesten skal ikke være eldre enn 12 måneder fra tilbudsfrist. (Krav oppgitt som punkt 9.2)

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 9.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdig, tilfredsstillende likviditet og soliditet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/-rating ikke eldre enn 3 måneder basert på siste kjente regnskapstall (utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn. (Krav oppgitt som punkt 9.3)

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 9.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring fra arbeid av relevant art og omfang for å utføre oppdrag under rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Del I Vedlegg 5 Referanseskjema: leverandørens tre viktigste og mest relevante oppdrag siste fem år, med opplysninger (mottaker, tidspunkt, kontraktens verdi, beskrivelse og relevans, hvilke deler leverandøren selv/underleverandør utførte, og referanseperson/kontaktinfo). Oppdragsgiver kan kontakte referanser. (Punkt 9.4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 9.4.1 Erfaring
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for hvordan kapasitet sikres, inkludert beskrivelse av hvor mange ressurser leverandøren råder over innenfor hovedfagområdene som etterspørres. Redegjørelsen skal gis i kompetansematrise og skal synliggjøre eventuelle eksterne ressurser fra underleverandør. (Punkt 9.4.2)

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 9.4.2 Kapasitet

• ESPD: utfylt europeisk egenerklæringsskjema skal leveres sammen med tilbudet (foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner).Kilde: Konkurranseregel 8.1 Generelt om ESPD
• Tilbudets øvrige obligatoriske dokumenter listet i innleveringsoversikten i punkt 7.1, herunder bl.a.: utfylt og signert tilbudsbrev (Vedlegg 1), egenerklæring taushetsplikt (Vedlegg 2), tilbyders avvik (Vedlegg 3), evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 4) ved bruk av underleverandør, firmaattest, kredittvurdering/rating, referanseskjema (Vedlegg 5), løsningsbeskrivelse (Del II Bilag 2), kravspesifikasjon-besvarelse (Del II Bilag 2a), CV-mal/egen CV for nøkkelroller (Del II Bilag 2b eller egen), referansecases (Del II Bilag 2c), samt sikker/stabil hosting-beskrivelse (tildelingskriterium kvalitet) og utfylt prisskjema (Del II Bilag 3a).Kilde: Konkurranseregel 7.1 Tilbudets utforming
• Vedlegg/kravtabell og prisark skal leveres i angitt format (kravtabell og prisark som Excel; øvrige vedlegg i PDF eller annet alminnelig format).Kilde: Konkurranseregel 7 Innlevering av tilbud / pkt. 7.1 Tilbudets utforming
• Tilbud skal lastes opp elektronisk i Mercell CTM (KGV) innen tilbudsfrist (for sent innkomne tilbud avvises).Kilde: Konkurranseregel 7 INNLEVERING AV TILBUD
• Ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: ESPD for hver underleverandør/samarbeidspartner, samt dokumentasjon på oppfyllelse av relevante kvalifikasjonskrav; og evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 4).Kilde: Konkurranseregel 8.2 ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere og 8.4 Innfrielse av kvalifikasjonskrav ved bruk av andre virksomheter

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Skatteattest: valgt norsk leverandør skal ved forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (ikke eldre enn 6 mnd fra forespørsel).Kilde: Særlige kontraktsvilkår 5.1 Skatteattest
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde slike krav, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.Kilde: Særlige kontraktsvilkår 5.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Databehandleravtale: der leveranser innebærer behandling av personopplysninger på vegne av oppdragsgiver, skal databehandleravtale inngås (Bilag 6)Kilde: Krav/oppfyllelse for ytelser under rammeavtalen (Bilag 1 Kravtabell, krav nr. 1; samt kontraktsgrunnlag omtalt i Del I)
• Gjennomførings-/tjenesteplikt: leverandøren skal levere avtalte tjenester profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard; leverandøren har ansvar for at gjennomføringen skjer i samsvar med gjeldende lovgivning og innhenter nødvendige tillatelser med mindre annet avtales.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT – punkt 4.1 Tjenestene
• Hosting/leveringstid og respons (krav i kravtabell): kritiske tekniske feil skal leverandøren respondere innen 2 timer alle virkedager; ved helg/fridager bistand for kritiske feil og prioritet for mindre alvorlige feil første virkedag.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 12 Del B Hosting)

• Dokumentteksten viser kun deler av konkurransegrunnlaget; detaljer i Del II (f.eks. SLA i Bilag 5 og databehandleravtale i Bilag 6) er ikke inkludert i utdraget, derfor er konkrete SLA-/personvernkrav ikke spesifisert utover henvisninger.
• Bilag 4 Administrative betingelser er ikke komplett gjengitt; eventuelle ytterligere avrops-/prosedyrekriterier kan ligge der, men fremgår ikke i utdraget.
• Prisdelen i evalueringsmodell: evalueringens lineære modell er beskrevet, men faktiske evalueringsformler per del/rolle og beregningsgrunnlag (utover «Estimert antall timer er veiledende») er ikke ytterligere spesifisert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 3a_Prisskjema står det at “Evalueringssum” for både konsulentbistand og hosting blir 0 i regnearket (trolig gule felt som ikke er utfylt i utdraget). Kan dere bekrefte hvilken formel/veiing som faktisk brukes for å beregne evalueringspris per rolle og for Del B (portering og månedlig hosting), og om dere bruker Satsenes timepriser multiplisert med “Estimert antall timer” (veiledende) og antall måneder/enheter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For at vi skal prise korrekt og forstå risikoprofilen i evalueringen, må vi vite hvordan evalueringsprisen faktisk regnes ut når regnearket viser 0 i utdraget.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 10 / 11.1 og Del II_Bilag 3a_Prisskjema (ark “Priser”).

2. I pkt. 9.4 og 10 beskrives fire nøkkelroller for CV/evaluering under Del A (strategisk rådgiver/kundeansvarlig, digital rådgiver, designer, innholdsprodusent). Kan dere bekrefte at disse nøkkelrollene også er de samme som i kravtabellen (Krav nr. 3–5) og at øvrige roller (systemutvikler/senior rådgiver/rådgiver) kun evalueres på pris og ikke underlegges forhåndsgodkjenning ved utskifting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker bemanning/ansettelsesstrategi og dokumentasjonsarbeid i tilbudet, og reduserer risiko for avvik mellom kravtabell og evalueringsmodell.

   Kilde: Del II_Bilag 1 pkt. 1.6 (Krav nr. 3–5) og Konkurransegrunnlaget pkt. 10 (tildelingskriterier) + Bilag 2b/2c (CV/Referansecaser).

3. I kravtabellen (Del II_Bilag 1) er Krav nr. 12: “Ved kritiske tekniske feil skal Leverandøren respondere innen 2 timer, alle virkedager…”. Kan dere presisere hva som menes med “kritiske tekniske feil” (eksempler/definisjon), og om “respondere innen 2 timer” betyr første kvalifiserte kontakt/diagnose, eller oppstart av feilretting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA-oppstarttid og definisjon av “kritisk” påvirker bemannings-/beredskapsoppsett og kostnadsnivået i hostingdelen.

   Kilde: Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 12) og Bilag 5 – Tjenestenivåavtale (SLA) (referert i teksten).

4. I kravtabellen (Del II_Bilag 1) angir Krav nr. 11 at “Leverandøren skal ha system som fanger opp tekniske feil… og nødvendige tiltak… igangsettes umiddelbart. Herunder varsling og koordinering av videre tiltak.” Kan dere bekrefte hvilket varslingskanal/format dere forventer (f.eks. e-post, ticket-system, telefon), hvem hos NSR som er mottakere, og om dere krever ticket i et bestemt system (i så fall hvilken)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og unngå avvik, trenger vi konkret leveranseform for varsling/koordinering (ikke bare prinsipp).

   Kilde: Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 11) og referanse til SLA (Bilag 5).

5. Del A (kommunikasjonsrådgivning/innholdsproduksjon/utvikling) beskriver at “Konsulentbistand honoreres etter medgåtte timer” og at timeprisene “omfatter all konsulentbistand og teknisk arbeid… herunder feilretting, gjennomføring av oppdateringer og videreutvikling av oppdragsgivers løsninger.” Kan dere avklare grensesnittet mellom Del A og Del B mer presist: hvilke typer aktiviteter skal alltid prises som Del B (hosting/overvåkning), og hvilke typer (typisk: oppdateringer, deployment, sikkerhetsoppdateringer, større forbedringer, feilretting) forventes å være Del A?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart grensesnitt gir direkte utslag på tilbudspris (timepriser) og kan skape tvister ved avregning.

   Kilde: Del I pkt. 3.1 og 1.5.2 (beskrivelse av Del A/Del B), samt Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (Del A vs Del B og avgrensning).

6. Rammeavtalen har varighet 01.07.2026–30.06.2028 med opsjon 1+1 år, og opsjonen inntrer automatisk dersom dere ikke melder innen 1 måned før utløp (Del I pkt. 3.4). Kan dere i tillegg beskrive hvordan dere håndterer oppstart/portering under Del B i praksis (f.eks. når “Portering til leverandørens løsning (etableringskostnad)” forventes fakturert og om det knyttes til godkjenning/overlevering av løsningene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Portering-/overgangstidspunkt og faktureringsforutsetninger påvirker likviditet og kalkyle, samt hva vi må inkludere i etableringskostnaden.

   Kilde: Del I pkt. 3.4 (opsjon) og Del II_Bilag 3a_Prisskjema (etableringskostnad) + Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (fakturering/fastpris Del B).

7. I Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser pkt. “Del A … omfatter … herunder feilretting, gjennomføring av oppdateringer og videreutvikling” og “Dersom oppdragsmengde eller … ytelser som ikke er priset i Bilag 3a… skal prising følge samme prisnivå og prismodell.” Kan dere bekrefte hvordan “ikke-prisede ytelser” skal håndteres når oppdragsgiver ber om en rolle/kompetanse som ikke faller naturlig inn under de oppførte timepris-roller (nr. 1–4 vs 5–7)? Skal vi prise nye roller etter nærmeste timepris, og i så fall hvilken rolle er “referanse”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette bestemmer prising ved endringer/udekkede behov og reduserer risiko for avvisning/avvik eller uforutsette kostnader i gjennomføringen.

   Kilde: Del II_Bilag 3_Pris og betalingsbetingelser (avsnitt om “Priser for ikke-prisede ytelser” og Del A).

8. Under Del A krav nr. 3 og 4 stilles det at leverandøren skal kunne forplikte seg til “en egen, fast kundeansvarlig” (S*) og tilby CV for fire nøkkelroller (S*). Kan dere bekrefte om kundeansvarlig (kundeansvarlig/kunderansvarlig) må være identisk med en av de fire nøkkelrollene som evalueres på CV (strategisk rådgiver/kundeansvarlig), eller om kundeansvarlig kan være en separat person som likevel inngår i “forhåndsgodkjenning ved utskifting”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av rolleidentitet er avgjørende for hvordan vi kan bemanne og levere CV/forhåndsgodkjenning uten å bryte kravene.

   Kilde: Del II_Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav nr. 3–4) og tildelingskriterier (Konkurransegrunnlaget pkt. 10).