Samarbeidende kommuner - renhold

Rammeavtale for levering av renholdsmidler og plast/papir til lokasjoner i Fauske, Beiarn, Sørfold, Steigen og Saltdal kommuner. Rammeavtalen varer 1 år med opsjon på 1 + 1 + 1 år. Ingen deltilbud. Estimert samlet kontraktsverdi ca. 7 000 000 NOK eks. mva over 4 år, og maksimalt uttak 13 000 000 NOK eks. mva over 4 år. (Konkurransegrunnlag: «1.2 Deltilbud», «1.3 Varighet», «2.3 Anskaffelsens omfang».)

• Tilbyder må oppfylle kvalifikasjonskravene og levere egenerklæringsskjema i kvalifikasjonsfasen; leverandør som innstilles må dokumentere oppfyllelse før kontraktinngåelse (oppdaterte dokumentasjonsbevis).

  Dokumentasjon: Egenerklæring i elektronisk skjema. Ved krav fra oppdragsgiver: oppdatert dokumentasjonsbevis mottatt innen 3 kalenderdager etter at kravet er mottatt; ellers kan oppdragsgiver velge å avvise leverandøren.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: «7.1 Generelt».
• Ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling (skatter og avgifter).

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristens utløp.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: «7.3 Skatteattest og MVA-attest».
• Tilbyder skal være et lovlig foretak og registrert (firmaattest og registrering i bransjeregister eller annet foretaksregister, f.eks. Foretaksregisteret).

  Dokumentasjon: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret. Utenlandske firma: attest for registrering i bransjeregister/annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: «7.4 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling».
• Tilbyder må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (økonomisk soliditet) og være kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet (rating). Alternativ dokumentasjon kan leveres dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: «7.5 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling».
• Tilbyder skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal selv dokumentere relevans gjennom beskrivelsen; kan også dokumentere erfaring ved relevant personell tilgjengelig for oppdraget (selv om erfaringen er opparbeidet hos annen leverandør).

  Kilde: Konkurransegrunnlag: «7.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, erfaring og kapasitet».

• Tilbydet skal utformes på norsk og leveres elektronisk via KGV (Mercell TendSign) innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag: «6.6 Innlevering av tilbud».
• Vedlegg skal lastes inn i KGV før innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag: «6.6 Innlevering av tilbud».
• Tilbud levert ikke via KGV skal avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag: «6.6 Innlevering av tilbud».
• Leverandøren skal fylle ut og signere opplysninger/tabell i tilbudsdokumentet (firmaopplysninger og signering), herunder forbehold/ikke forbehold og vedståelse til vedståelsesfrist angitt i konkurransegrunnlaget.Kilde: Konkurransegrunnlag: «10 OPPLYSNING OM TILBYDER».
• Pris skal oppgis i vedlegg 1 (prisskjema) og miljøbeskrivelse skal inngis som del av tilbudets dokumentasjon/tilbudsdokumentasjonen.Kilde: Konkurransegrunnlag: «8 Tildelingskriterier» (knyttet til «Pris 70%» og «Miljø 30%»).
• Dersom leverandøren har til hensikt å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal avvik/forbehold fremgå klart og spesifikt i tilbudsbrevet (inkl. særskilt angivelse av forbehold).Kilde: Konkurransegrunnlag: «6.9 Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget».

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 1 år, med opsjon på 1 + 1 + 1 år.Kilde: Konkurransegrunnlag: «1.3 Varighet».
• Leverandøren plikter å levere omsetningsstatistikk på forespørsel fra oppdragsgiver: elektronisk form som kan åpnes og redigeres i Excel; skal vise kjøpte varer, forpakning og antall samlet og per kommune.Kilde: Konkurransegrunnlag: «2.2 Statistikk over omsetning».
• Lønn- og arbeidsvilkår: ansatte hos leverandør/underleverandører ikke dårligere enn tariff/normalvilkår; dokumentasjonsplikt på forespørsel. Oppdragsgiver kan holde tilbake minst 10 % av kontraktssummen ved manglende etterlevelse.Kilde: Konkurransegrunnlag: «5 Lønn- og arbeidsvilkår» og (AIV) «7.10 Lønns og arbeidsvilkår».
• Løsemidler og kjemikalier: daglig rengjøring skal ikke inneholde nevneverdige løsemidler (ikke YL-klasse). (Kravspesifikasjonens tilhørende sjekkpunkt).Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Produkt: løsemidler».
• Merkepliktige produkter: produkter merket Tx/T/C/Xn/Xi skal ikke brukes ved daglig renhold.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Produkt: merkepliktige produkter».
• Tekniske/leveringstid- og kundeservicerutiner (driftskrav): maks 5 virkedager leveringstid; kundesenter på hverdager 08:00–16:00; e-postsvar senest 24 timer; ordrebekreftelse senest 24 timer; oppnevne minst én kontaktperson.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Leveringstid», «Kundesenter og kontaktperson», «Ordrebekreftelser».
• Kurs/opplæring: leverandør skal gjennomføre 1 dag kurs/fagdag hvert år for alle renholdere (fokus på renholdsfaglige temaer) og gjennomføre innføringskurs i NS-insta 800. Lokaler dekkes av oppdragsgiver; leverandør dekker egne kostnader.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «OPPLÆRING / FAGDAGER / KURS».
• Returrett ved feilbestilling: oppdragsgiver kan returnere ubrukte varer for kreditt (original emballasje, salgbar tilstand). Hentes av leverandør uten ekstra kostnad (eventuelt tas tilbake ved neste leveranse). Unntak: skaffevarer.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Retur av varer».
• Utskiftning/erstattning ved utgående produkter: utgåtte produkter skal erstattes av tilsvarende produkt til samme avtalepris og kvalitet/funksjoner; utskiftning godkjennes av oppdragsgiver og oppdragsgiver kan kreve utskiftning.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Produkter i avtalesortiment».
• Dispenser for papir/håndsåpe: kostnad for evt. skifte ved produktendringer dekkes av leverandør (demontering, montering, retur til kildesortering). Ved produkter som ikke passer eksisterende dispensere skal nye dispensere tilbys vederlagsfritt inkl. montering, med krav til skadeforebygging og tetting av nye borehull ved behov.Kilde: Vedlegg 2 kravspesifikasjon: «Dispensere for papirprodukter og håndsåpe».
• Leverings- og kontraktsvilkår etter AIV (generelt): fagmessig levering, dokumentasjon og produktopplysninger på norsk; ved forsinkelse kan oppdragsgiver kreve sanksjoner (dagmulkt mv.).Kilde: Vedlegg 4 AIV: «7 Leverandørens forpliktelser», «10 Forsinkelse», «7.1», «7.5».

• Dokumentteksten viser ikke konkrete avvisningsgrunner utover at det vises til nasjonale avvisningsgrunner (§24-2(2) og §24-2(3) i.u.); detaljer i oppgitt ESPD/del III er ikke fullt gjengitt.
• Vedlegg 2 kravspesifikasjon inneholder kun JA/NEI-sjekkpunkter; selve sammenhengen mellom disse og evalueringsgrunnlaget (i tildeling) er ikke eksplisitt beskrevet i den viste teksten.
• Krav til vedståelsesfrist og konkret «spørsmål og svar»-frist i Mercell er ikke inkludert; det vises kun til «Se kunngjøringen».
• Avtaledokument (vedlegg 3) har felter som ikke er fylt ut i teksten (partinformasjon, varslings-e-postadresser), så konkrete kontraktsopplysninger kan ikke trekkes ut.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 1 «Prisskjema»: Hvordan skal «Evalueringspris» beregnes i praksis i tildelingen (skal det være nettopris per enhet × estimert årlig forbruk, og summeres per ark/kategori), og hvordan vektes evt. flere ark?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å legge inn riktige priser og sikre korrekt evalueringsgrunnlag må leverandøren forstå nøyaktig hvordan prisskjemaet skal omregnes til poeng.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema (arkene Gulvpleie, Kluter/mopper/pads, Rengjøring, Hygiene/hudpleie, Dispensere/avfallsbeholdere, Renholdsrekvisita, Papir_plast) + pkt. 8 Tildelingskriterier.

2. Vedlegg 1 «Prisskjema»: Hva menes med «Leverandørens listepris pr enhet» og «Rabatt på pris i kolonne F» — skal netto­pris til oppdragsgiver beregnes som listepris minus rabatt (prosent), og hva skal rabatt-feltet være utfylt som (prosent eller kronebeløp)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare prisfelter kan gi feil innsendt beregning og dermed feil evalueringspris.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema (instruks- og kolonnebeskrivelse).

3. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: Flere krav i sjekklisten er «Bekreftes med JA/NEI». Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandøren skal dokumentere/konkretisere disse kravene i tilbudet (hvilke vedlegg/dokumentasjon skal leveres utover egenerklæring), og hvilke krav kan dokumenteres først ved kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite hvilke bevis som etterspørres i selve tilbudsinnleveringen for å unngå avvik/avvisning eller forsinkelse.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon renholdmidler, plast og papir + pkt. 7.1 Generelt.

4. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: Kravet «Det skal maksimalt være 5 dagers leveringstid» — gjelder dette for alle vareslag og alle lokasjoner, og skal leveringstid måles fra bestillingstidspunkt i e-post/e-handel til varene er fysisk mottatt på oppgitt adresse (virkedager), slik definisjonen beskriver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne operasjonalisere leveringsmålene og prise inn riktig logistikk/beredskap per lokasjon.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (Leveringstid/levering - «maksimalt 5 dagers leveringstid»).

5. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: Kravet om kundeservice «åpent på hverdager 08:00–16:00» og «svar på e-post senest 24 timer» — regnes dette i kalenderdager/virkedager, og gjelder fristen fra tidspunktet e-post mottas hos leverandør (selv ved høyt volum)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig tidsregning er nødvendig for å kunne etablere SLA og vurdere omfang/risiko i bemanning og kundesenter.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (Kundesenter og kontaktperson).

6. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: «Ordrebekreftelser» skal sendes senest 24 timer fra bestilling er sendt — skal ordrebekreftelsen inneholde «om den er på lager for levering»; hva forventes dersom varen ikke er lagerført (f.eks. skaffevarer/leveringstid/estimert leveringsdato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilken detaljgrad som forventes ved ikke-lagerstatus for å levere korrekt ordrebekreftelse.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (Ordrebekreftelser).

7. Tildelingskriterier (pkt. 8): Miljø 30% vurderes skjønnsmessig ut fra konkrete miljøtiltak. Kan oppdragsgiver presisere om dokumentasjonen/teksten leverandøren gir skal knyttes til konkrete varegrupper fra prisskjemaet (f.eks. gulvpleiekjemi, papir/plast, hansker), og hvordan oppdragsgiver forventer at leverandøren kobler tiltak til «gjennomføringen av oppdraget»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kobling mellom tiltak og «gjennomføringen av oppdraget» kan gi lav score dersom leverandøren legger inn tiltak på feil nivå.

   Kilde: Pkt. 8 Tildelingskriterier (Miljø 30%) + krav om «konkrete miljøtiltak».

8. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: «Kjemi til doseringsanlegg... tilpasses eksisterende maskiner» og at «kostnader ved evt. utskiftning av doseringsanlegg skal være kostnadsfritt for oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «utskiftning» (omfang/typiske komponenter), og hvordan omfang vurderes ved manglende kompatibilitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan innebære betydelig kostnads- og risikoeksponering; leverandøren må forstå grensen for hva som kan bli pålagt uten særskilt prisavklaring.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (Dosering).

9. Vedlegg 2 «Kravspesifikasjon»: «Retur av varer» — gjelder returretten alle produkter unntatt skaffevarer, men hvordan skal leverandøren håndtere retur for varer som er tilstrekkelig «salgbar» for leverandør dersom det foreligger tegn til åpning/bruk i liten grad (f.eks. kondens i emballasje, merking skadet)? Finnes det konkrete akseptkriterier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returklausulen påvirker lagerstyring, kvalitetssikring og økonomisk risiko; konkrete akseptkriterier trengs for korrekt prising.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (Retur av varer).

10. Vedlegg 3 «Avtaledokument»: Punkt 8.1 «Avtalte adresser for varsler og krav» er ikke fylt ut i utdraget. Hvilke e-postadresser skal benyttes for varsler/krav, og er det mulig å opplyse hvilke standardadresser oppdragsgiver bruker i denne rammeavtalen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Varselsfrister og krav til formkrav kan få kontraktsmessige konsekvenser; leverandøren må vite riktige kommunikasjonskanaler før oppstart.

    Kilde: Vedlegg 3 Avtaledokument (pkt. 8.1 Avtalte adresser for varsler og krav).