Om oppdraget

Oppdragsgiver for denne konkurransen er Oslofjord Varma AS (heretter omtalt som «Oppdragsgiver»).Oslofjord Varme er et norsk fjernvarmeselskap som bygger, eier og driver systemer for fjernvarme og -kjøling i områdene Fornebu, Lysaker og Sandvika i Stor-Oslo-regionen. Selskapet har også eierposter i fellesforetakene Drammen Fjernvarme (50 %) og Fredrikstad Fjernvarme (57%).Oslofjord Varme ble grunnlagt i 1989 og har, inkludert fellesforetakene, et årlig salg av varme på ca. 376 GWh og kjøling ca. 63 GWh. De kombinerte kjøle- og varmenettverkene har en total lengde på 119 kilometer.

Tjenesteområde

• Petroleum and distillates 09135100
• Petroleum, drivstoff, energi 09000000
• Fuels 09100000

Tilbudsstrategi

• Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Historikk hos oppdragsgiver

Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.

Se full oppdragsgiverprofil for Oslofjord Varme AS

Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til

• Ishavskraft AS1 tildelinger · sist 10.03.2023 · 408 292 500 kr

Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver

AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.

• I Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon står det at B-kravene under pkt. 4.2 er grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet «Leveringskvalitet og leveringssikkerhet», og at evalueringen også bygger på Bilag 2 pkt. 1 samt «max tre (3) sider». Kan dere utdype nøyaktig hvordan dere vurderer og poengsetter hvert B-krav (hvilke momenter som gir høy/lav score), og hvordan dette henger sammen med beskrivelser av «leveransemodell», «leveringssikkerhet», «kvalitetssikring» og «avvikshåndtering»?

  Usikkerheten i dokumentutdraget er knyttet til avledningen av B-krav fra tildelingskriteriene. En konkret vurderings-/poenglogikk er avgjørende for at leverandøren skal kunne prise og posisjonere dokumentasjonen riktig.

  Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Leveringskvalitet og leveringssikkerhet»), og Bilag 1 pkt. 4.2 (B-krav) + Bilag 2 (rammeavsnitt om pkt. 7.1)
• I Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon står det at B-kravene under pkt. 4.3 er grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn», og at evalueringen også bygger på Bilag 2 pkt. 2 samt «max tre (3) sider». Kan dere forklare hvilke konkrete underpunkter/momenter i Bilag 1 pkt. 4.3 dere vil evaluere, og hvordan dere knytter dette til «Tiltak i leveransekjeden», «Miljøstyring» og «Oppfølging og rapportering» (inkludert hvilke indikatorer dere forventer at leverandør oppgir)?

  Evalueringsdetaljene for B-kravene for klima/miljø fremstår som uklare i utdraget. Leverandøren trenger å vite hva som faktisk gir poeng og hvilke indikatorer som forventes for å utforme riktig og dokumenterbar beskrivelse.

  Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn»), og Bilag 1 pkt. 4.3 (B-krav) + Bilag 2 pkt. 2
• I Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 «Totale kostnader» skal dere evaluere basert på «rabatt på gjennomsnittlig listepris … Rabatt skal gjelde hele kontraktsperioden» og at listepris skal dokumenteres med «link eller henvisning». Hvilken(e) «listepris(er)» (navn/kilde/produktdefinisjon) skal brukes for henholdsvis fyringsolje lavsvovel, HVO100 og B100, og hvilken formel vil dere bruke for å beregne evalueringskostnaden? Kan dere også bekrefte om evalueringsvolumene for hvert produkt skal baseres på prosent/volumdeling i Bilag 3 – Prisskjema eller på andre anslag?

  Prisgrunnlaget (hvilke listepriser, hvilke volumer og hvilken evalueringsformel) er avgjørende for korrekt prising og for å unngå at tilbudet feiltolkes.

  Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Totale kostnader») og Bilag 3 Vedlegg 1 – Prisskjema + Bilag 3 (pris og betalingsbestemmelser)
• Kontraktsvilkårene pkt. 8.3 sier at levering og risikoovergang skal skje DDP iht. Incoterms 2020 på leveringssted og leveringsfristen angitt i Bilag 1. Samtidig sier Bilag 5 pkt. 4.1 at leverandøren skal levere «innen avtalt leveringstid» og at «haster» leveres innen 48 timer med mindre annet er beskrevet i Bilag 2. Kan dere bekrefte hvilke leveringstider som gjelder for hvert enkelt leveringssted og produkt (normal og eventuell «hast»), og hvor dette er spesifisert i kontraktsdokumentene (eks. Bilag 1 og/eller Bilag 2)?

  Leveringsfrihet/leveringstider påvirker både kost og risiko (beredskap, logistikk og lager). Utdraget peker mot at frister ligger i bilag som ikke er fullt gjengitt.

  Kontraktsvilkår pkt. 8.3 (levering/risko DDP og leveringsfrister i Bilag 1) + Bilag 5 pkt. 4.1 + Bilag 2 (rammeavsnitt om løsning knyttet til leveringssikkerhet)
• Bilag 5 pkt. 3 angir at leverandøren skal bekrefte mottatt avrop skriftlig innen 1 arbeidsdag, og at bekreftelsen skal inneholde «bekreftet leveringstidspunkt og volum». Samtidig sier kontraktsvilkårene at leveranser skjer når «varene er mottatt på avtalt sted» (og at delleslevering ikke er tillatt hvis ikke annet er avtalt). Kan dere avklare hvordan leverandøren skal håndtere avrop der volum eller leveringstidspunkt er usikkert (f.eks. ved høyt forbruk), og om det finnes en prosess for justering/endring av avrop utover «endringer skal avtales skriftlig»?

  Leverandøren må vite hva som anses bindende når avropet bekreftes, og hvordan man opererer ved endringer for å unngå mislighold/avvik.

  Bilag 5 pkt. 3 (avrop: bekreftelse innen 1 arbeidsdag, endringer skriftlig) + Kontraktsvilkår pkt. 8.3 (delleslevering)
• Kontraktsvilkårene pkt. 5.3 sier at prisene er faste ut over endringer i offentlige avgifter, og kan ikke endres med mindre noe annet fremgår av bilag 3. Samtidig står det i tildelingskriteriet at dere evaluerer rabatt på listepris og at rabatt gjelder hele kontraktsperioden. Kan dere bekrefte om det finnes noen prisjusteringsmekanisme i Bilag 3 (for eksempel justering ved endringer i avgifter, toll, dokumentert markedsindeks, valutakomponenter eller leverandørens innkjøpskost)?

  Manglende eller uklare prisjusteringsvilkår kan gjøre tilbudet økonomisk feil og øke risikoen betydelig.

  Kontraktsvilkår pkt. 5.3 (prisendring) + Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (rabatt gjelder hele kontraktsperioden) + Bilag 3 (pris og betalingsbestemmelser)
• Kontraktsvilkårene pkt. 10.2.2 fastsetter dagbot ved forsinkelse: 1 % av vederlaget eks. mva. for den delen av leveransen som påvirkes pr. hverdag, begrenset til 20 hverdager, og pkt. 10.6.2 har også dagbot ved «forventet mislighold» (begrenset til 60 kalenderdager) med minimum kr 1500/dag. Kan dere bekrefte hvordan dagbøtene skal avgrenses mot hverandre (altså om begge typer dagbot kan utløses for samme avvik/tid) og hvordan beregningsgrunnlaget forstås når det er rammeavtale med avrop?

  Det finnes risiko for dobbeltbelastning/uklar avgrensning av sanksjoner. Leverandøren må forstå maksimal økonomisk risiko for forsinkelser og eventuelle mislighold.

  Kontraktsvilkår pkt. 10.2.2 (dagbot ved forsinkelse) + pkt. 10.6.2 (dagbot ved forventet mislighold) + rammeavtalens avrop (Kontraktsvilkår pkt. 7)
• Kontraktsvilkårene pkt. 8.8 sier at leverandøren skal varsle uten ugrunnet opphold dersom hinder oppstår, og at leverandøren skal kunne dokumentere når og hvordan melding ble gitt. Samtidig sier Bilag 5 pkt. 4.2 at leverandøren skal varsle umiddelbart ved at levering ikke kan gjennomføres som avtalt. Hvilken varslingskanal og minimumsinformasjon forventes (f.eks. e-post til spesifikk kontaktperson, krav til referanse til avrop, dokumentasjon for årsak/forventet leveringstid)?

  Varselfrist og formalitet kan påvirke om leverandøren mister rettigheter ved avvik (og kan påvirke dagbøter/hevingsgrunnlag). Leverandøren bør få praktisk presisering.

  Kontraktsvilkår pkt. 8.8 (varsling/ dokumentasjon) + Bilag 5 pkt. 4.2 (varsle umiddelbart ved manglende gjennomføring)
• Bilag 5 pkt. 4.4 «Oppstart» sier at oppstartsmøtet skal gjennomføres innen 4 uker etter kontraktsstart og at det skal gjennomføres befaring av relevante leveransesteder. Kan dere bekrefte hvilke konkrete leveransesteder som regnes som «relevante» for denne befaringen, og om det forventes fysisk deltakelse (reise/overnatting) fra leverandørens side, samt estimert tidsforbruk for leverandøren?

  Oppstart/befaring kan medføre merkostnader og planleggingsbehov. Leverandøren trenger omfang og forventninger for å prise riktig og bemanne.

  Bilag 5 pkt. 4.4 (Oppstart og befaring)
• Ved tildeling av rammeavtale med én leverandør: Kontraktsvilkårene pkt. 7.3 sier at alle avrop innenfor rammeavtalens virkeområde gjøres hos denne leverandøren. Kan dere avklare om Oppdragsgiver kan bestille utenfor rammeavtalen (og i så fall under hvilke forutsetninger/unntak), eller om alt er «must buy» innenfor virkeområdet?

  Markeds- og leveranserisiko avhenger av avropsforpliktelse. Uten avklaring kan leverandøren feil kalkulere kapasitets- og beredskapskostnader.

  Kontraktsvilkår pkt. 7.3 (rammeavtale med én leverandør) + evt. Bilag 1 virkeområde/avrop (henviser til dokumentplassering)

Konkurransedokumenter

Dokumentpakken er hentet automatisk fra MERCELL og samlet som ZIP-fil.

Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.

Åpne original dokumentportal

Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.