Rammeavtale fyringsolje

Rammeavtale for levering av fyringsolje til Oslofjord Varme AS, med produktgruppene fyringsolje lavsvovel og biobaserte flytende energiprodukter. Avtalen gjelder levering i hele kontraktsperioden, med faste kontaktpunkter, leveringsdokumentasjon, halvårlig rapportering og miljø-/klimakrav til produkter og transport. (Bilag 1 – Oppdragsgivers Kravspesifikasjon; Avtaledokument – Rammeavtale fyringsolje)

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen (Altinn for norske; tilsvarende attester eller signert erklæring fra utenlandsk leverandør).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.1 Krav til skatteattest
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.2 Krav til leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap (inkl. noter) med styre-/revisjonsberetning fra de to (2) siste avsluttede regnskapsår, samt kredittvurdering ikke eldre enn tre (3) måneder fra tilbudsfristen fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering selv.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.3 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha nødvendig gjennomføringsevne til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kort og konsis beskrivelse av virksomheten, inkludert: (1) gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall i ledelsen siste tre år, (2) kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget, (3) andel som settes bort til underleverandør/samarbeidspartner, (4) organisering for gjennomføring, (5) redskaper/materiell/teknisk utstyr. Skal dokumenteres ved utfylling av vedlagt mal: Vedlegg 4 – Leverandørens gjennomføringsevne.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.4.1 Krav til gjennomføringsevne
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (innen flytende energiprodukt/fyringsolje).

  Dokumentasjon: Beskrive tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra tre (3) siste år, komplett utført. Dokumenteres ved utfylling av Vedlegg 5 – Referansebeskrivelser og vedlegg av signerte attester fra gjennomførte leveranser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.4.2 Krav til erfaring
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem som dekker relevante organisasjonsenheter og prosesser.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001 (eller tilsvarende) sertifikat utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Alternativt: dokumentasjon som vurderes tilsvarende (rapport/evaluering av uavhengig tredjepart eller detaljert beskrivelse av systemet og implementeringen slik at oppdragsgiver kan vurdere).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.4.3 Krav til kvalitetssikrings-/ledelsessystem
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem som dekker relevante organisasjonsenheter og prosesser.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 14001 (eller tilsvarende) sertifikat utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Alternativt: dokumentasjon som vurderes tilsvarende (rapport/evaluering av uavhengig tredjepart eller detaljert beskrivelse av systemet og implementeringen slik at oppdragsgiver kan vurdere).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4.4.4 Krav til miljøledelsessystem

• Leverandøren skal som del av tilbudet levere et komplett utfylt ESPD-skjema elektronisk i KGV-systemet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Leverandøren skal fylle ut og levere Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1 – Tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming (dokumentliste) / Vedlegg 1 – Tilbudsskjema
• Evt. utfylte forpliktelseserklæringer (Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring) dersom relevant (leverandørfellesskap/støtte/underleverandører som støtter kapasitet).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Evt. utfylt skjema for avvik og forbehold (Vedlegg 3 – Avvik og forbehold).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon på oppfyllelse av konkurransens kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 5.4).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriteriene (jf. pkt. 7.1): utfylt Bilag 3 Vedlegg 1 – Prisskjema; Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse pkt. 1; og utfylt Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (B-kravene under pkt. 4.2) for evaluering; samt klima- og miljødokumentasjon (B-kravene under pkt. 4.3) og Bilag 2 pkt. 2.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.1 Tildelingskriterier; pkt. 6.3 Tilbudets utforming (dokumentliste)
• Utfylt prisskjema (Bilag 3 Vedlegg 1 – Prisskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.1 Totale kostnader; pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Utfylt selverklæring for etiske retningslinjer (Vedlegg 6 – Selverklæring etiske retningslinjer).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Utfylt Bilag 1 – Oppdragsgivers Kravspesifikasjon, inkludert leverandørens bekreftelse/besvarelse av krav i kravtabellen (S/B/I).Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers Kravspesifikasjon (kravtabellprinsipp og kravliste)
• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV-systemet (Mercell) innen tilbudsfrist; post/e-post avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.5 Levering av tilbud og frist
• Filer skal leveres i både redigerbart format og PDF; PDF-versjon går foran redigerbar ved avvik.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 Tilbudets utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen tildeles som rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalens varighet er 3 år, med opsjoner på forlengelse 1 år av gangen opptil 2 ganger (maks 5 år totalt).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.2.3 Kontrakt og varighet
• Levering skal skje DDP til avtalt leveringssted og innen avtalt leveringstid; levering anses gjennomført når fylling av tank er avsluttet (i leveringsrutiner).Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 8.3 Levering og risikoovergang; Bilag 5, pkt. 4.1 Leveringsrutiner
• Avrop skal skje skriftlig. Leverandøren skal bekrefte mottatt avrop skriftlig innen 1 arbeidsdag (inkl. bekreftet leveringstidspunkt og volum).Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 7.1/7.2; Bilag 5, pkt. 3 Retningslinjer for avrop
• Ved hver levering skal leverandøren utstede leveringsdokumentasjon som minimum angir leveringsdato, leveringssted, produkt og volum.Kilde: Bilag 5, pkt. 4.2 Leveringsdokumentasjon og -oppfølging
• Avvik skal registreres, følges opp og lukkes innen rimelig tid; leverandøren skal dokumentere korrigerende tiltak.Kilde: Bilag 5, pkt. 4.4 Avvikshåndtering
• Garanti: 24 måneder fra levering; leverandøren skal snarest mulig og for egen regning utbedre feil som viser seg, med unntak når leverandøren kan påvise at feil skyldes forhold innenfor oppdragsgivers kontroll.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 8.2 Garanti
• Faktura skal sendes med EHF, og merkes med kontaktperson, avtalenavn og leveringsadresse. Betalingsfrist 30 dager etter mottatt faktura.Kilde: Bilag 1 krav 23 (Administrative krav)
• Leverandøren skal sende rapport halvårlig om hva som er blitt bestilt, og vise at volumrabatter er opprettholdt.Kilde: Bilag 1 krav 25 (Administrative krav)

• Bilag 1 sin kravtabell viser typekrav (S/B) og hva leverandøren skal bekrefte/beskrive, men selve evalueringsmetoden for B-kravene fremstår som avledet fra tildelingskriteriene; detaljnivå for dokumentasjons-/beskrivelseskrav per B-krav er begrenset i teksten som er gjengitt.
• Konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskrav for skatteattest/registrering/finansial/erfaring/ledelsessystem er omtalt, men den fullstendige teksten til konkurransegrunnlagets tildelingskriterier og eventuelle ytterligere kontraktskrav i øvrige kontraktsdokumenter (utover det som er gitt) er ikke inkludert i den utdragne dokumentteksten.
• Bilag 5 – Administrative bestemmelser omtaler enkelte leverings- og rapporteringsrutiner, men øvrige kontraktsvilkår (f.eks. konkrete avtalte leveringstider pr. sted) fremgår ikke av den medfølgende teksten, selv om det vises til Bilag 1/bilag i kontrakten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon står det at B-kravene under pkt. 4.2 er grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet «Leveringskvalitet og leveringssikkerhet», og at evalueringen også bygger på Bilag 2 pkt. 1 samt «max tre (3) sider». Kan dere utdype nøyaktig hvordan dere vurderer og poengsetter hvert B-krav (hvilke momenter som gir høy/lav score), og hvordan dette henger sammen med beskrivelser av «leveransemodell», «leveringssikkerhet», «kvalitetssikring» og «avvikshåndtering»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerheten i dokumentutdraget er knyttet til avledningen av B-krav fra tildelingskriteriene. En konkret vurderings-/poenglogikk er avgjørende for at leverandøren skal kunne prise og posisjonere dokumentasjonen riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Leveringskvalitet og leveringssikkerhet»), og Bilag 1 pkt. 4.2 (B-krav) + Bilag 2 (rammeavsnitt om pkt. 7.1)

2. I Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon står det at B-kravene under pkt. 4.3 er grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn», og at evalueringen også bygger på Bilag 2 pkt. 2 samt «max tre (3) sider». Kan dere forklare hvilke konkrete underpunkter/momenter i Bilag 1 pkt. 4.3 dere vil evaluere, og hvordan dere knytter dette til «Tiltak i leveransekjeden», «Miljøstyring» og «Oppfølging og rapportering» (inkludert hvilke indikatorer dere forventer at leverandør oppgir)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsdetaljene for B-kravene for klima/miljø fremstår som uklare i utdraget. Leverandøren trenger å vite hva som faktisk gir poeng og hvilke indikatorer som forventes for å utforme riktig og dokumenterbar beskrivelse.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn»), og Bilag 1 pkt. 4.3 (B-krav) + Bilag 2 pkt. 2

3. I Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 «Totale kostnader» skal dere evaluere basert på «rabatt på gjennomsnittlig listepris … Rabatt skal gjelde hele kontraktsperioden» og at listepris skal dokumenteres med «link eller henvisning». Hvilken(e) «listepris(er)» (navn/kilde/produktdefinisjon) skal brukes for henholdsvis fyringsolje lavsvovel, HVO100 og B100, og hvilken formel vil dere bruke for å beregne evalueringskostnaden? Kan dere også bekrefte om evalueringsvolumene for hvert produkt skal baseres på prosent/volumdeling i Bilag 3 – Prisskjema eller på andre anslag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisgrunnlaget (hvilke listepriser, hvilke volumer og hvilken evalueringsformel) er avgjørende for korrekt prising og for å unngå at tilbudet feiltolkes.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (tildelingskriteriet «Totale kostnader») og Bilag 3 Vedlegg 1 – Prisskjema + Bilag 3 (pris og betalingsbestemmelser)

4. Kontraktsvilkårene pkt. 8.3 sier at levering og risikoovergang skal skje DDP iht. Incoterms 2020 på leveringssted og leveringsfristen angitt i Bilag 1. Samtidig sier Bilag 5 pkt. 4.1 at leverandøren skal levere «innen avtalt leveringstid» og at «haster» leveres innen 48 timer med mindre annet er beskrevet i Bilag 2. Kan dere bekrefte hvilke leveringstider som gjelder for hvert enkelt leveringssted og produkt (normal og eventuell «hast»), og hvor dette er spesifisert i kontraktsdokumentene (eks. Bilag 1 og/eller Bilag 2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrihet/leveringstider påvirker både kost og risiko (beredskap, logistikk og lager). Utdraget peker mot at frister ligger i bilag som ikke er fullt gjengitt.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 8.3 (levering/risko DDP og leveringsfrister i Bilag 1) + Bilag 5 pkt. 4.1 + Bilag 2 (rammeavsnitt om løsning knyttet til leveringssikkerhet)

5. Bilag 5 pkt. 3 angir at leverandøren skal bekrefte mottatt avrop skriftlig innen 1 arbeidsdag, og at bekreftelsen skal inneholde «bekreftet leveringstidspunkt og volum». Samtidig sier kontraktsvilkårene at leveranser skjer når «varene er mottatt på avtalt sted» (og at delleslevering ikke er tillatt hvis ikke annet er avtalt). Kan dere avklare hvordan leverandøren skal håndtere avrop der volum eller leveringstidspunkt er usikkert (f.eks. ved høyt forbruk), og om det finnes en prosess for justering/endring av avrop utover «endringer skal avtales skriftlig»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som anses bindende når avropet bekreftes, og hvordan man opererer ved endringer for å unngå mislighold/avvik.

   Kilde: Bilag 5 pkt. 3 (avrop: bekreftelse innen 1 arbeidsdag, endringer skriftlig) + Kontraktsvilkår pkt. 8.3 (delleslevering)

6. Kontraktsvilkårene pkt. 5.3 sier at prisene er faste ut over endringer i offentlige avgifter, og kan ikke endres med mindre noe annet fremgår av bilag 3. Samtidig står det i tildelingskriteriet at dere evaluerer rabatt på listepris og at rabatt gjelder hele kontraktsperioden. Kan dere bekrefte om det finnes noen prisjusteringsmekanisme i Bilag 3 (for eksempel justering ved endringer i avgifter, toll, dokumentert markedsindeks, valutakomponenter eller leverandørens innkjøpskost)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende eller uklare prisjusteringsvilkår kan gjøre tilbudet økonomisk feil og øke risikoen betydelig.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 5.3 (prisendring) + Konkurransegrunnlaget pkt. 7.1 (rabatt gjelder hele kontraktsperioden) + Bilag 3 (pris og betalingsbestemmelser)

7. Kontraktsvilkårene pkt. 10.2.2 fastsetter dagbot ved forsinkelse: 1 % av vederlaget eks. mva. for den delen av leveransen som påvirkes pr. hverdag, begrenset til 20 hverdager, og pkt. 10.6.2 har også dagbot ved «forventet mislighold» (begrenset til 60 kalenderdager) med minimum kr 1500/dag. Kan dere bekrefte hvordan dagbøtene skal avgrenses mot hverandre (altså om begge typer dagbot kan utløses for samme avvik/tid) og hvordan beregningsgrunnlaget forstås når det er rammeavtale med avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det finnes risiko for dobbeltbelastning/uklar avgrensning av sanksjoner. Leverandøren må forstå maksimal økonomisk risiko for forsinkelser og eventuelle mislighold.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 10.2.2 (dagbot ved forsinkelse) + pkt. 10.6.2 (dagbot ved forventet mislighold) + rammeavtalens avrop (Kontraktsvilkår pkt. 7)

8. Kontraktsvilkårene pkt. 8.8 sier at leverandøren skal varsle uten ugrunnet opphold dersom hinder oppstår, og at leverandøren skal kunne dokumentere når og hvordan melding ble gitt. Samtidig sier Bilag 5 pkt. 4.2 at leverandøren skal varsle umiddelbart ved at levering ikke kan gjennomføres som avtalt. Hvilken varslingskanal og minimumsinformasjon forventes (f.eks. e-post til spesifikk kontaktperson, krav til referanse til avrop, dokumentasjon for årsak/forventet leveringstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varselfrist og formalitet kan påvirke om leverandøren mister rettigheter ved avvik (og kan påvirke dagbøter/hevingsgrunnlag). Leverandøren bør få praktisk presisering.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 8.8 (varsling/ dokumentasjon) + Bilag 5 pkt. 4.2 (varsle umiddelbart ved manglende gjennomføring)

9. Bilag 5 pkt. 4.4 «Oppstart» sier at oppstartsmøtet skal gjennomføres innen 4 uker etter kontraktsstart og at det skal gjennomføres befaring av relevante leveransesteder. Kan dere bekrefte hvilke konkrete leveransesteder som regnes som «relevante» for denne befaringen, og om det forventes fysisk deltakelse (reise/overnatting) fra leverandørens side, samt estimert tidsforbruk for leverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart/befaring kan medføre merkostnader og planleggingsbehov. Leverandøren trenger omfang og forventninger for å prise riktig og bemanne.

   Kilde: Bilag 5 pkt. 4.4 (Oppstart og befaring)

10. Ved tildeling av rammeavtale med én leverandør: Kontraktsvilkårene pkt. 7.3 sier at alle avrop innenfor rammeavtalens virkeområde gjøres hos denne leverandøren. Kan dere avklare om Oppdragsgiver kan bestille utenfor rammeavtalen (og i så fall under hvilke forutsetninger/unntak), eller om alt er «must buy» innenfor virkeområdet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Markeds- og leveranserisiko avhenger av avropsforpliktelse. Uten avklaring kan leverandøren feil kalkulere kapasitets- og beredskapskostnader.

    Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.3 (rammeavtale med én leverandør) + evt. Bilag 1 virkeområde/avrop (henviser til dokumentplassering)