Rammeavtale matvarer til mindre forbruksenheter til Kongsvinger kommune 2026–2030

Kongsvinger kommune lyser ut en åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for matvarer til mindre forbruksenheter (2026–2030) med avtaleperiode 2 år + ensidig forlengelse (inntil 2 år til). Det kan gis tilbud på deltilbud, og det inngås rammeavtale med én leverandør per deltilbud. Avtalen innebærer ikke volumplikt. Total estimert verdi over 4 år ca. NOK 8 000 000 eks. mva. (maks NOK 15 000 000 eks. mva.). (Konkurransegrunnlag, «Generell beskrivelse»; «Avtaleperiode»; «Deltilbud»).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert. (Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon/godtgjørelse for slik registrering.)

  Dokumentasjon: Firmaattest (for norske selskaper) / godtgjørelse på registrering i relevant register i etableringsstaten (utenlandske selskaper). Oppfyllelse erklæres via ESPD som foreløpig dokumentasjon, og innstilt leverandør må dokumentere oppfyllelse før kontraktsinngåelse.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»

• Det kan bare inngis ett tilbud per tilbyder. (Parallelle tilbud aksepteres ikke.)Kilde: Krav til tilbud, «Parallelle tilbud»
• Tilbudet skal ikke inneholde alternative tilbud (alternativ tilbud aksepteres ikke).Kilde: Krav til tilbud, «Alternative tilbud»
• Tilbudsbrevet skal være signert av person som kan forplikte tilbyder.Kilde: Krav til tilbud, «Tilbudets utforming»
• Vedlegg som skal leveres i Mercell: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev; Vedlegg 2 – Besvarelse kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon; Vedlegg 3 – Utfylt prisskjema; Vedlegg 4 – Kontraktsvilkår; Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring (kun hvis tilbyder støtter seg på kapasiteten til annen virksomhet).Kilde: Krav til tilbud, «Tilbudets utforming» (liste over vedlegg)
• Vedlegg 02 og 03 i Excel-format skal leveres.Kilde: Krav til tilbud, «Tilbudets utforming»
• Filer i ZIP-format skal ikke legges ved tilbudet.Kilde: Krav til tilbud, «Tilbudets utforming»
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen.Kilde: Krav til tilbud, «Innlevering av tilbud»
• Under innlevering skal tilbyder signere tilbudet elektronisk via Mercell-innleveringsprosessen.Kilde: Krav til tilbud, «Elektronisk signatur ved levering»
• Forbehold (dersom noen) skal oppgis i Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, formulert klart og entydig.Kilde: Krav til tilbud, «Forbehold»
• Ved taushetsbelagte opplysninger: sladde versjon av tilbudet samt utfylt skjema «Offentlig innsyn» med begrunnelse for sladding/ unntak fra offentlighet.Kilde: Krav til tilbud, «Offentlig innsyn»
• Tilbudet skal være på norsk, svensk eller dansk.Kilde: Krav til tilbud, «Språk»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år fra ikrafttredelsestidspunkt, med oppdragsgivers ensidige rett til å forlenge 2 år til (automatisk forlengelse med inntil 1 år om gangen, med likelydende vilkår, med oppsigelsesfrist senest 2 måneder før automatisk forlengelse).Kilde: Avtalevilkår / «Avtaleperiode»; «Varighet» (kontraktsvilkår)
• Levering skjer som avrop/bestilling via oppdragsgivers bestillingsløsning (EHF-standard). Hvis ingen frister avtales, skal levering ikke skje senere enn 5 virkedager fra bestilling er sendt.Kilde: Kontraktsvilkår, «Avrop/bestilling»; «Leveringsfrist»
• Dersom ikke annet er avtalt: leveranser skal være DDP (fritt levert) til oppdragsgivers angitte leveringssted (Incoterms 2010), og varer skal plasseres på avtalt/anvist sted. Leveransen skal være ledsaget av pakkseddel som signeres før leveringen anses skjedd.Kilde: Kontraktsvilkår, «Leveringsbetingelser»
• Leverandøren skal gjøre avtalt sortiment tilgjengelig og skal utarbeide/oppdatere spesifikk varekatalog og prisliste i standardformat (EHF) og distribuere til oppdragsgiver via aksesspunkt. Ved prisendring/utskifting skal oppdatert varekatalog oversendes.Kilde: Kontraktsvilkår, «Avrop/bestilling»
• Priser: Levering gjennomføres etter prisene i bilag 2; priser oppgis i NOK ekskl. mva. og er inkl. levering og øvrige kostnader med mindre annet avtales. Varighet for avtalte priser: gjelder 1 år, deretter kan pris justeres iht KPI (SSB) for samme periode, med varsling/ikrafttredelsesregler.Kilde: Kontraktsvilkår, «Pris»; «Endringer i avtalte priser»; «Gjennomføring av prisendringer»
• Faktura per avrop: faktureringsrutiner med betaling per 30 dager; faktura skal merkes med bestillingsnummer. Faktura skal sendes elektronisk i EHF-format (offentlig standard XML).Kilde: Kontraktsvilkår, «Faktureringsrutiner»; «Fakturaformat og faktureringsadresse»
• Mislighold: dagbot ved forsinkelse/mangler som gjør at varen ikke kan benyttes etter formål og ikke rettes innen leveringsfrist. Dagbot 0,15 % av avtalte priser eks. mva. knyttet til leveransedelen som ikke kan tas i bruk, minimum NOK 1 000 pr kalenderdag; periode begrenset til 100 virkedager og leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Kontraktsvilkår, «Dagbot»
• Leverandøren skal ha servicegrad minimum 98 % (regnet etter formel i kravspesifikasjon), og ved svikt skal oppdragsgiver kontaktes og forbedringsplan fremlegges. Månedlig statistikk/rapportering av servicegrad og årsaker til avvik.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon (under «Servicegrad» punkt 7.1)
• E-handel/bestillingsløsning: Leverandøren skal ha egen nettbutikk (oppdragsgiverbestillinger) og levere på løsningen som oppgis (Punch-out planlegges), inkludert bruk av EHF ordre og EHF ordrebekreftelse fra start og kommunikasjon for endringer/tilleggsbestillinger. Fast kontaktperson for e-handel.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon (under «Nettbutikk og bestillingsløsning/e-handel» punkt 8.4 og relaterte punkter; samt «Bestillingsløsning/e-handel» punkt 9.1)
• Miljø (kontraktsforpliktelse): Leverandøren garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden og skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning; på forespørsel merke varer i katalog med miljømerking/miljøspesifikasjon. Skal på forespørsel fremlegge egenerklæringer om at det ikke foregår produksjon i strid med miljøkrav hos leverandør/underleverandører.Kilde: Kontraktsvilkår, «Miljøkrav»
• Underleverandører: Leverandøren kan bare benytte underleverandør når det ikke forringer/truer med å forringe oppfyllelsen, og ved ønske om bruk kreves skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver (samtykke ikke nektes uten saklig grunn). Leverandør er ansvarlig for underleverandørers ytelser.Kilde: Kontraktsvilkår, «Bruk av underleverandører»

• Dokumentteksten inneholder ingen uttrykkelige avvisnings-/kvalifikasjonskrav utover registrering/autorisasjon mv., og resten av kvalifikasjonskrav kan ligge i andre deler/vedlegg som ikke er inkludert i utdraget.
• Konkrete leveringsfrister per deltilbud/brukersted følger i praksis av Vedlegg 2 («Brukersteder») og samhandlings-/kravpunkter, men eksakte frister utover hastebestillinger (i Vedlegg 2 punkt 2.2) er ikke fullt gjengitt for alle scenarier.
• Tildeling for kvalitet er oppgitt som ulike underkriterier/vekter per deltilbud (flere tabeller i teksten), men hvilke deltilbud som får hvilke nøyaktige underkriterie-vekter utledes kun indirekte av utdraget; full matrise per deltilbud kan være mer detaljert i Vedlegg 2.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 2.1: Hvordan skal vi angi «frist for når bestillinger må bli gjort» i praksis – gjelder dette én fast frist for alle varetyper/leveringssteder/deltilbud, eller skal fristen differensieres (f.eks. etter om det er ferskvare/hylle-/frysevarer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og bemanne riktig for haste- og ordinære bestillinger, og oppdragsgiver bør bekrefte om fristen skal være lik for alt eller varieres.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 2.1

2. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 2.2 og pkt. 2.3: For «hastebestillinger levert innen 24 timer fra tidspunktet bestillingen er mottatt» – hva anses som «mottatt» (EHF innkommende ordre, telefonsamtale, e-post, eller annen kanal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av starttidspunkt er nødvendig for å kunne oppfylle kravet og prise kostnaden korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 2.2 og 2.3

3. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 2.3 (EV): Hvilke kostnadselementer forventer oppdragsgiver at vi inkluderer i prisingen/tilleggsbeskrivelsen for hastebestillinger (f.eks. plukk/beredskap, bemanning, transporttillegg, overtid, eventuelle tillegg for uvanlige leveringsvindu)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringskravet vektlegger kostnad og ressursbruk; leverandøren må vite hva som skal prises/oppgis for å gi et sammenlignbart og riktig tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 2.3

4. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 4.1 (EV «faktura per ordre» og «ukes- eller månedsfaktura»): Når oppdragsgiver ber om samle-/samlefaktura, hvilke opplysninger må fakturaen inneholde for at den skal anses «oversiktlig» (f.eks. krav til rekkefølge per ordre, vedlegg av ordre-/følgeseddel, format/koder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturaleveransen påvirker administrasjonskost og risiko for avvisning/avvik; leverandøren trenger konkrete krav til struktur og dokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 4.1

5. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 5.3, 5.4 og arkfanen «Brukersteder»: Er det slik at alle leveringssteder i «Brukersteder» for et gitt deltilbud skal betjenes med samme leveringsmodell, eller skal vi beskrive/tilby forskjellige leveringsrutiner per leveringssted (f.eks. butikk-levering/utkjøring fra butikk vs. direkte leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både kostnadsgrunnlag (logistikk og planlegging) og hvordan leveringsservice skal beskrives for evalueringen.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 5.3 og 5.4; arkfanen «Brukersteder»

6. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 5.7: Når det står at leverandør «må gjøre avtaler med hver enkelt bestillende enhet i alle kommunner» – kan oppdragsgiver bekrefte hvem som normalt gjør/avklarer disse avtalene (innkjøper/bruker vs. leverandør), og om eksisterende kontakt-/mottaksavtaler allerede finnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teksten påvirker leverandørens arbeid i oppstartfasen og risiko for at leveringskravet ikke er praktisk gjennomførbart innen tidsfristen.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 5.7

7. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 7.1: «Servicegrad regnes ut fra antall leverte salgsenheter/bestilt antall… Erstatningsvarer regnes som ikke leverte salgsenheter… Manglende varelinje er ikke godkjent leveranse… Resting/delleveranser tillates ikke.» – Hvordan skal dette håndteres ved (a) utsolgt vare som erstattes med lik/bedre vare utenfor bestillingen, og (b) tilfeller der oppdragsgiver godtar alternativ vare etter tilbud fra leverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå hvordan servicegraden og «ikke godkjent leveranse» skal tolkes ved avvik/alternativer, slik at system og rutiner blir riktige.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 7.1

8. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon pkt. 8.4 og pkt. 9.1 (EV/E-handel og Punch-out): Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke funksjoner som forventes «fra starten av avtaleperioden» (f.eks. katalogsynlighet, ordrebekreftelse, endring av linjer, EHF kredit/retur), og om leverandøren får tilgang til testmiljø/sertifisering for Punch-out før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Punch-out/EHF-integrasjon kan kreve betydelig oppsett; uten avklaring av test/tilgjengelighet risikerer leverandøren feilprioritering og forsinkelser.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 8.4 og pkt. 9.1

9. I konkurransegrunnlaget pkt. «Viktige datoer» og krav om vareprøver (Frist for å levere vareprøver): Hvilke vareprøver er det som skal leveres (omfang/antall/per varegruppe/deltilbud), og hvor og innen hvilken leveringstid skal prøvene leveres for å være i tide?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning eller feil ressursbruk må leverandøren vite praktisk prøvemengde og logistikk for vareprøvene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, «Viktige datoer» (frister)