Rammeavtale matvarer til mindre forbruksenheter til Kongsvinger kommune 2026–2030

Kongsvinger kommune gjennomfører åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av matvarer til «mindre forbruksenheter» for perioden 2026–2030 (2 år + ensidig forlengelse). Avtalen er rammeavtale med én leverandør per deltilbud, uten kjøpsplikt for oppdragsgiver. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris, kvalitet og miljø, der pris vektes 40 %, kvalitet 30 % og miljø 30 %.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon på registrering).

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper; godtgjørelse/dokumentasjon på registrering for utenlandske selskaper. Oppfyllelse erklæres i ESPD (elektronisk egenerklæring i Mercell), og innstilt leverandør må dokumentere før kontrakt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1 «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfrist. Sent innkomne tilbud avvises; systemet tillater ikke innsending etter frist.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 «Innlevering av tilbud»
• Tilbudet skal signeres elektronisk ved levering (via godkjent signaturleverandør/tjeneste som BankID/BankID, Buypass, Commfides m.fl., samt støtte for utenlandsk signatur i Mercell).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 «Elektronisk signatur ved levering»
• Kun ett tilbud per tilbyder (parallelle tilbud aksepteres ikke).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 «Parallelle tilbud»
• Tilbudets utforming: Tilbudsbrev skal være signert av person som kan forplikte tilbyder, og forbehold/tashetsopplysninger skal angis i Vedlegg 1.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 «Tilbudets utforming» samt Vedlegg 1 «Tilbudsbrev»
• Følgende dokumenter skal leveres i Mercell under fanebladet «Dokumenter»: Vedlegg 1 Tilbudsbrev; Vedlegg 2 Besvarelse kravspesifikasjon; Vedlegg 3 Utfylt prisskjema; Vedlegg 4 Kontraktsvilkår; Vedlegg 5 Forpliktelseserklæring (kun hvis man støtter seg på andre virksomheters kapasitet).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 «Tilbudets utforming»
• Vedlegg 02 og 03 skal leveres i Excel-format; ZIP-filer skal ikke legges ved.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 «Tilbudets utforming»
• Offentlig innsyn: Tilbyder skal sladde taushetsbelagte opplysninger og vedlegge sladdet versjon samt begrunnelse (eller bekrefte at ingen opplysninger er taushetsbelagt) i Vedlegg «Offentlig innsyn» / Vedlegg 1.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.11 «Offentlig innsyn»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år fra ikrafttredelsestidspunkt, med oppdragsgivers ensidige rett til forlengelse med inntil 2 år (1 år av gangen automatisk ved likelydende vilkår, med mindre oppsigelse senest 2 måneder før forlengelse).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.4 «Avtaleperiode» og Vedlegg 4 «Varighet»/«2 Varighet»
• Avtalen gir ingen kjøpsplikt; oppdragsgiver kan avrope/bestille gjennom bestillingsløsning.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.2–1.4 samt Vedlegg 4 «Anvendelse og omfang» og «3 Avrop/bestilling»
• Fritt levert (DDP, Incoterms 2010) til oppdragsgivers angitte leveringssted som standard; emballasje fjernes og tas med; leveransen ledsages av pakkseddel som signeres før leveringen anses skjedd.Kilde: Vedlegg 4 «Levering»/«Leveringsbetingelser»
• EHF for bestilling/avrop og elektronisk faktura; faktura per avrop og betalingsfrist 30 dager etter levering og mottak av korrekt faktura.Kilde: Vedlegg 4 «Avrop/bestilling» og «6.7 Fakturering» / «6.2 og 6.7»
• Servicegrad: minimum 98 % for alle nivåer; servicegrad beregnes iht oppgitt formel. Leverandør må dokumentere og rapportere månedlig statistikk (eller etter oppdragsgivers ønske).Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, pkt. 7.1 «Servicegrad»
• Hastebestillinger: frist for bestilling maks 36 timer før leveringstidspunkt (O-krav) og hastebestillinger skal leveres innen 24 timer fra mottak (O-krav).Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, pkt. 2.1 og 2.2
• Leverandøren er ansvarlig for vareleveringen, også når den settes bort til transportør/underleverandør, og skal sikre krav til punktlighet, hygiene og forsvarlig behandling.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, pkt. 5.1
• Miljøkrav som kontraktsforpliktelse: tilbudt løsning for utslippsfri transport/biogass skal kunne bli kontraktsforpliktelse; leverandør skal årlig rapportere andel leveranser med utslippsfri transport/biogass (og kjøretøy-/drivstofftype, avvik).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3 «Miljø» (transportmodell) samt Vedlegg 2, pkt. 10.1
• Mislighold: dagbot ved forsinket levering eller mangler som medfører at varen ikke kan benyttes til formål og ikke rettes innen leveringsfrist; dagbot 0,15 % (min. kr 1.000/dag), begrenset periode og totalansvar (kapasitet).Kilde: Vedlegg 4 «7.2 Forsinkelse fra leverandørens side»/«Dagbot»
• Rapportering og samarbeid: leverandør skal ta initiativ til oppfølgingsmøte per år og levere/oversende statistikk (og annen etterspurt statistikk) vederlagsfritt ved utløp og ved anmodning.Kilde: Vedlegg 4 «11 Møter» og «12 Levering av statistikk mv.»

• Dokumentteksten inneholder ikke selve «Kravspesifikasjon»-punktene 2.3/4.1/5.4/5.6/5.8 som evalueringsdokumentasjon for kvalitet; referanser er oppgitt i konkurransegrunnlaget, men selve innholdet for disse punktene fremgår ikke i utdraget (kan ligge i andre deler av Vedlegg 2).
• Vedlegg 4 (kontraktsvilkår) har flere felt med maltekst/placeholder (navn/sted/dato/ikrafttredelsestidspunkt) og noen «REF»-felter; detaljer kan være mer komplett i originalfil utenfor utdraget.
• Konkurransegrunnlaget viser «Frist for å levere vareprøver», men det fremgår ikke om vareprøver faktisk er obligatorisk eller hvilke krav som gjelder (kun tidspunkt/henvisning «Se Mercell-portalen»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kravspesifikasjon punkt 2.1: Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «innen angitt tidspunkt» (hvor fremgår leverings-/hentetidspunkt per bestilling og/eller per brukersted), og hvordan skal vi prise/planlegge når bestillingen kommer inn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå konkret bestillings- og leveringsvindu for å dimensjonere kapasitet og leveransekostnader korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 2.1

2. Kravspesifikasjon punkt 2.3 (EV): Hvordan vil oppdragsgiver vekte «kostnad» knyttet til hastebestillinger, og hvilke kostnadselementer bør vi prise/oppgi (f.eks. ekstra leveransegebyr, håndteringskost, overtids-/bemanningspåslag) for at evalueringen skal bli sammenlignbar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EV-kriteriet er kostnadsrelatert, men det fremgår ikke hvordan kostnad skal konkretiseres i tilbudet/pris.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 2.3

3. Kravspesifikasjon punkt 4.1 (EV): Kan oppdragsgiver presisere hva som ligger i «effektiv fakturering», og gi eksempel på minimumskrav til innholdet i vedlagt dokumentasjon/oversikt ved samlefaktura (uke/måned) (f.eks. hvilke felter som må fremgå per ordre og hvordan ordrelinjer skal organiseres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare krav til fakturainnhold kan gi feilprising og/eller avvik i leveransen, samt påvirke kvalitetspoeng.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 4.1

4. Kravspesifikasjon punkt 5.4 (EV): For hver leveringsmåte/leveringssted: hva legger oppdragsgiver konkret i «leveringsservice» og hvordan vil dette bli dokumentert/evaluert (f.eks. krav til rutiner, kontakt ved levering, leveringsfrekvens, kapasitet, plassering i bygg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EV-kriteriet er knyttet til leveringsservice, og leverandøren trenger konkret evalueringsgrunnlag for å gi relevant og poenggivende beskrivelse.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 5.4

5. Kravspesifikasjon punkt 5.6 (EV): Finnes det avgrensninger per brukersted om hvilke dager/tidspunkt levering kan skje (f.eks. åpningstid, mottaksrutiner, bemanningskrav), og kan oppdragsgiver oppsummere eventuelle «leveringsbegrensninger» som vi må ta hensyn til i vår leveringsplan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EV-kriteriet handler om fleksibilitet, men leverandøren må kjenne faktiske restriksjoner for å kunne love riktig leveransetid.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 5.6

6. Kravspesifikasjon punkt 7.1: Kan oppdragsgiver bekrefte beregningsgrunnlaget for servicegrad (for eksempel: hva er «salgsenheter/bestilt antall» i praksis—enhetsmåte per varelinje i avrop, og hvordan håndteres deloppgjør for variable varer med 10 % avvikstoleranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Servicegrad er kontrakts- og oppfølgingskritisk (98 %) og det er avgjørende å forstå hvordan den faktisk måles for å kunne styre risiko og drift.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen (Servicegrad), pkt. 7.1

7. Kravspesifikasjon punkt 8.4 og 9.1: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete EHF-dokumenter og meldingsflyt som forventes i Punch-out (ordre, ordrebekreftelse, endringer/linjeendringer, kreditering/henvisninger), og hvilke integrasjons-/tekniske tester vi må gjennomføre før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: E-handel/Punch-out kan gi vesentlig oppstartsrisko; leverandøren må vite hvilke tekniske leveranser som kreves for å prise og planlegge implementering.

   Kilde: Vedlegg 2 – Krav til leveransen, pkt. 8.4 og pkt. 9.1

8. Kontraktsvilkår (Vedlegg 4), punkt om dagbot (7.2/8.2-8.3-referanser i dokumentet): Kan oppdragsgiver tydeliggjøre hvordan dagbotberegning gjøres i praksis (hvilken del av leveransen som «ikke kan tas i bruk»), og hvordan det avgrenses ved mangler som kan rettes/utbedres etter leveringstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot kan bli kostnadsdrivende; leverandøren trenger operasjonell forståelse for beregningsgrunnlag og trigger for å vurdere risiko.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kontraktsvilkår rammeavtale varer, avsnitt «Dagbot» (pkt. 8.2/8.3-referanser)