Rammeavtale for renholdsutstyr, papir-, plast - og storhusholdningsprodukter

Åpen anbudskonkurranse for etablering av rammeavtale (Telemark Innkjøpssamarbeid – TIS) om kjøp av renholdsutstyr, papir-, plast- og storhusholdningsprodukter. Rammeavtale varighet 2 år med opsjon forlengelse 1+1 (maks 4 år). Delkontrakter: ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

• Krav 1: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) eller godtgjørelse på registrering i tilsvarende register (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (Krav 1)
• Krav 2: Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).

  Dokumentasjon: Skatteattest. Utenlandske: attest fra tilsvarende myndigheter.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 (Krav 2)
• Krav 3: Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for oppfyllelse i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vurderer selv via kredittopplysninger (bl.a. Creditsafe). Kan kreve supplerende dokumentasjon. Ved støtte på andre foretaks økonomi: Vedlegg G – forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 (Krav 3)
• Kvalifikasjonskrav 4: Leverandøren må ha iverksatt miljøledelsestiltak; dokumenteres gjennom gyldig sertifikat (f.eks. ISO 14001/EMAS) eller likeverdig dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat eller annen relevant dokumentasjon som viser systematisk miljøarbeid.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4
• Kvalifikasjonskrav 5: Leverandøren må ha etablert kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem egnet til å sikre leveranse i henhold til kontraktens krav.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for systemet, eller kopi av gyldig systemsertifikat (f.eks. ISO 9001) / tilsvarende. Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av eget system.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.5

• Tilbudet skal leveres via oppdragsgivers KGV/Artifik (KGV). Tilbud som leveres på annet vis avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.7 og 6.1
• Signert tilbudsbrev (Vedlegg H) skal vedlegges som PDF-fil.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.7; Vedlegg H - Tilbudsbrev
• Prisskjema (Vedlegg A) ferdig utfylt skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1; pkt. 7 sjekkliste
• Kravspesifikasjon (Vedlegg C) ferdig utfylt skal leveres (Ja/Nei på krav og eventuelle merknader).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2; pkt. 7 sjekkliste
• Eventuelle forbehold/avvik skal leveres i Vedlegg F, med avvik tydelig fremgått og henvisning til hvor avvik finnes (sidetall/punkt).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.12; pkt. 7 sjekkliste
• Evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg G) skal leveres dersom leverandør benytter underleverandører/støtter kapasitet på andre.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1; pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg H
• Fullstendig prisliste for øvrig sortiment med nettopriser (ved bestilling/normalmarked) skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (del 30%); pkt. 7 sjekkliste
• Implementeringsplan skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg C krav 1 (implementering)
• Skatteattest (kvalifikasjonskrav 2) skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg H
• Firmaattest (kvalifikasjonskrav 1) skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg H
• Miljøledelsessystem (kvalifikasjonskrav 4) dokumentasjon skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg H
• Kvalitetsledelsessystem (kvalifikasjonskrav 5) dokumentasjon skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 sjekkliste; Vedlegg H
• Sladdet versjon av tilbudet skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.11; pkt. 7 sjekkliste
• ESPD/egenerklæring skal leveres sammen med tilbudet for å dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (foreløpig dokumentasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1-3.2
• Egenerklæringer i tilbudsbrevet: oppfyllelse av minstekrav i kravspesifikasjon, vedståelsesfrist og erklæring om russisk involvering (forbud mot overskridende grenser).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering: DDP Incoterms 2020; varer leveres ferdig losset på anvist sted. Bestilt innen kl. 12:00 leveres med forsendelsen neste virkedag hvis planlagt leveringsdag. Leveringsfrekvens: to ganger per uke. Leveranser mellom kl. 08:00-14:00. Kostnadsfri håndtering av paller/tom emballasje/returvarer ved levering.Kilde: Vedlegg C krav 8; Konkurransegrunnlag/kontraktsvilkår gjengir DDP og leveringsansvar (Vedlegg D pkt. 8.2)
• Hastelevering: Ved bestilling innen kl. 12:00 levering påfølgende virkedag (også om ikke ordinær leveringsdag). Eventuelt hastegebyr maks kr. 250 eks. mva.Kilde: Vedlegg C krav 9
• Retur og kreditering: feilleverte/varer som ikke holder avtalt kvalitet skal tas i retur vederlagsfritt. Retur ubrukte varer for full kredit (vilkår: original emballasje/fullgod stand/salgbar) og retur må avtales på forhånd.Kilde: Vedlegg C krav 5 og 11; Vedlegg D pkt. 9
• Reklamasjon: Leverandør skal ha rutiner for å arkivere og vise oversikt over reklamasjoner og forespørsler. Leverandør skal ta i retur feillevert/avtale-kvalitet ikke oppfylt vederlagsfritt.Kilde: Vedlegg C krav 5
• Kundeservice: tilgjengelig telefon og e-post kl. 08:00-15:00; ordrebekreftelse automatisk ved nettbutikk/e-handelsløsning; manuell bestilling: senest innen 2 timer. Support på norsk/svensk/dansk.Kilde: Vedlegg C krav 3
• Implementering ved avtaleoppstart: informasjonsmøte for hver kommune innen 6 uker etter signert avtale; 1 fast kontaktperson (reserve ved behov). Implementeringsplan skal beskrives/leveres.Kilde: Vedlegg C krav 1
• Utsending/kommunikasjon: dokumenter og all kommunikasjon om konkurransen skal foregå på norsk, og samme krav gjelder i gjennomføring av rammeavtalen/kontrakten.Kilde: Vedlegg C krav 14
• Dispensere og beholdere: leverandør skal som hovedregel tilby produkter kompatible med eksisterende dispensere. Ved behov for utskiftning ved oppstart/i lokasjoner: levere egnede dispensere og montering kostnadsfritt for eksisterende lokasjoner (ikke nye/nyetableringer).Kilde: Vedlegg C krav 4
• Emballering/transport: all emballasje skal være gjenbrukbar eller resirkulerbar; unngå unødig ekstra innpakning. Ved produkter som skal monteres: emballasje tas med av montør.Kilde: Vedlegg C krav 13
• HMS/varedeklarasjon og sikkerhetsdatablad (SDS): varedeklarasjon på norsk; SDS elektronisk for gratis nedlasting, ikke eldre enn 3 år, i henhold til regelverk, tilgjengelig i stoffkartotek (Netpower) ved oppstart og ved endringer. Skal inneholde korrekt klassifisering og verneutstyr.Kilde: Vedlegg C krav 21 og 26
• Miljøkrav/prod. merking: Miljømerking Type I (ISO 14024) kreves der det finnes relevante alternativer; leverandør skal angi miljømerket produkt i prisskjema og dokumentere gyldig miljømerke for de som oppgis miljømerket.Kilde: Vedlegg C krav 24
• SUP-direktivet: engangsprodukter skal være i henhold til regelverket, og forbudte produkter skal ikke tilbys.Kilde: Vedlegg C krav 25
• Kjemikalier: produkter skal ikke inneholde forbudte stoffer; oppdragsgiver ønsker lavest mulig miljø-/helserisiko. Ikke ønskelig med MI og parabener. Substitusjon skal være mulig til tilsvarende produkter med lavere/lik fareklassifisering. CMR-stoffer aksepteres som hovedregel ikke.Kilde: Vedlegg C krav 23 og 33
• Transportkrav: kjøretøy brukt til vareleveranse skal minimum ha euroklasse 6/VI.Kilde: Vedlegg C krav 31
• Statistikk/rapportering: krav til statistikk og rapportering fremgår av rammeavtalen.Kilde: Vedlegg C krav 36

• Tekstutdraget fra konkurransegrunnlaget/Vedlegg D etterlater at detaljer i punkt 5/6 i kontrakten (spesielle avtalevilkår/vedlegg E) ikke er med; derfor er konkrete prisjusteringsmekanismer og faktureringsrutiner utover det som står i utdraget ufullstendige.
• Kontraktskrav om ‘varedeklarasjon’, SDS, kurs/oppfølging m.m. er listet som Ja/Nei i Vedlegg C, men konsekvensene (f.eks. eksakt avvisningsgrunn for hvert krav) er kun delvis beskrevet i teksten som er gjengitt.
• Leveringssteder er oppgitt som en liste (Vedlegg B), men selve avtalestruktur for bestillinger/leveringsplan i rammeavtalen (Vedlegg D pkt. 8.6/8.7/8.10) er ikke fullstendig dokumentert i utdraget.
• ‘Implementeringsplan’ skal leveres, men format/omfangkrav utover at den skal vises i implementeringsfasen og beskrives i tilbudet fremgår ikke i detalj i de gitte utdragene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A – Prisskjema: Bekreft hvilke kolonner som skal fylles ut for «Miljømerket produkt?» og hvordan «Link til produktpresentasjon» skal utformes (per varelinje), for at miljøberegningen i punkt 5.3.1 skal kunne foretas korrekt.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøpoeng (30%) forutsetter korrekt utfylling av prisskjemaet og etterprøvbar dokumentasjon. Uklarhet i felt/formkrav kan gi lav uttelling eller at produkter ikke gir uttelling.

   Kilde: 5.3 og 5.3.1 samt Vedlegg A – Prisskjema

2. I Vedlegg A – Prisskjema: For «avtaleprodukter» (delvekter 70% pris) – bekreft hvordan «totalpris avtaleprodukter» beregnes i praksis (hvilke antallsestimater/perioder som inngår for evalueringen, og om prisene skal knyttes til oppgitte antall og enhet i prisskjemaet).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisberegningen for 70% av pris er styrende for tilbudspris og for å unngå feil som kan gi avvisning eller dårligere score.

   Kilde: 5.1 Evaluering av pris (delvekt 70%)

3. I Vedlegg A – Prisskjema og evalueringsmetoden for «Påslag øvrig sortiment» (delvekt 30%): Bekreft hvordan vi skal prise/gi påslag når varelinjer i prisliste for øvrig sortiment ikke finnes som konkrete varenummer på prisskjemaet, og om påslaget skal gjelde «samme produsent/importørprodukt» uavhengig av emballasjestørrelse eller om dere evaluerer på konkrete spesifikasjoner.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ettersom øvrig sortiment evalueres på et utvalg av ca. 20–25 produkter, må leverandøren forstå hvilket sammenligningsgrunnlag som legges til grunn for at påslaget skal bli korrekt.

   Kilde: 1.2 (påslag/øvrig sortiment), 5.1 (delvekt 30%)

4. Ved evaluering av «påslag øvrig sortiment»: Dere skriver at prisgrunnlaget sammenlignes mot et utvalg på ca. 20–25 produkter fra statistikken (Vedlegg I) og at utvalget publiseres innen 1 time etter tilbudsfrist. Bekreft (1) hvilke identifikatorer dere bruker for å matche varer (varenr, varebeskrivelse, produktgruppe, enhet), og (2) om utvalget inkluderer varer som dere «ikke har mulighed til å tilby» og hva som da skjer med evalueringen (jf. regelen om «dyreste leverandør + 15%»).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Matchlogikk og konsekvens ved manglende tilbudt produkt påvirker evaluert pris og risiko for å bli straffet i prisdelen.

   Kilde: 5.1 Påslag øvrig sortiment og Vedlegg I (statistikkgrunnlag)

5. I Vedlegg D – Rammeavtale: Dere oppgir at faktura skal sendes «for endelig leveranse» og at samfaktura ikke godtas, samt at betalingsbetingelse er «fri leveringsmåned + 30 dager». Bekreft hva dere anser som «endelig leveranse» i rammeavtalens bestillings-/leveringsmodell (dvs. per bestilling, per leveringsdag, eller per leveringsbatch), og hvordan vi skal håndtere delleveranser.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig fakturerings- og periodisering er nødvendig for å prise riktig og for å unngå avvik. Manglende presisering øker leverandørens risiko.

   Kilde: Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår (pkt. 4 Faktura) og Vedlegg D (Rammeavtale)

6. I Vedlegg D – Rammeavtale (Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår): Bekreft hvilke konkrete dokumentasjonskrav dere vil legge til grunn ved prisregulering etter KPI (Vedlegg E pkt. 2 og 3), herunder (1) hvilke underliggende KPI-serier/indekser dere bruker (totalindeks og evt. delindekser), (2) hvordan «startindeks-tall» håndteres dato-/månedsvis, og (3) hvilken frist dere normalt har til å gi skriftlig godkjenning før ny pris iverksettes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisreguleringsmekanismen påvirker leverandørens margin over hele avtalen og må kunne etterprøves/administreres korrekt.

   Kilde: Vedlegg A – Avtalevilkår (pkt. 2 Pris og prisreguleringer, pkt. 3 Startindeks-tall)

7. I Vedlegg D – Rammeavtale (Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår): Bekreft hvordan oppdragsgiver håndterer endring i leveringssteder og logistikk ved at medlemskommuner kan ha opsjon og nye rettssubjekter kan tiltre innen rimelig tid. Hvilke opplysninger får leverandøren om nye leveringsadresser og når, og finnes det en standard for overgang/oppstart i oppfølgingsfasen etter avtaleinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringssted/leveringsstruktur styrer kapasitet, ruteplanlegging og oppstartsplan. Uklarhet øker leverandørens operasjonelle risiko.

   Kilde: Vedlegg A (pkt. 5/1.1 om deltakere/opsjon) og Vedlegg A – Avtalevilkår (pkt. 7 Oppstartsaktiviteter) samt Vedlegg D (bestillings-/leveringsstruktur)

8. I Vedlegg C – Kravspesifikasjon og Vedlegg A – Prisskjema: Dere viser at det finnes A1-krav for «produktkvalitet» samt miljøkrav i kravspesifikasjonen. Bekreft hvordan «Ja/Nei»-besvarelser i Vedlegg C om varedeklarasjon, SDS, kurs/oppfølging m.m. slår ut i evalueringen (kriterier/poeng), og om manglende oppfyllelse av et enkelt A1-krav fører til automatisk reduksjon av score eller potensiell avvisning.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konsekvensene av å ikke oppfylle konkrete krav må forstås for å vurdere tilbudets gjennomførbarhet og risiko i kvalitet/miljø-delen.

   Kilde: 5.2 (kvalitet og A1-krav i Vedlegg C) og 5.3 (miljø/krav i Vedlegg C) samt Vedlegg C

9. I Vedlegg D – Rammeavtale: Oppfølgings-/leveranseforpliktelser omtales (statistikk i Excel, oppfølgingsmøter etter behov). Bekreft (1) hvilke rapporteringsdata som er «obligatoriske» i statistikken (omsetning pr produkt og antall pr produkt per virksomhet, samt produktgruppe – jf. pkt. 8), (2) format for produktgruppering (refererer dere til Vedlegg A sin produktgruppeinndeling eller egen kategorisering), og (3) om dere krever også varelinjenivå som samsvarer med prisskjemaets varenummer/lenker.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Statistikk- og rapporteringskrav påvirker leverandørens systemoppsett og kostnader. Klar match mot kategorier/varenivå er nødvendig.

   Kilde: Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår (pkt. 8 Statistikk)

10. I Vedlegg D – Rammeavtale (og Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår): Bekreft hvordan håndtering av emballasje/emballasjeavfall skal dokumenteres i denne avtalen (pkt. 10) dersom leverandør ikke er norsk produsent/importør, men benytter en norsk distributør/partner: Hvilken dokumentasjon forventes oversendt til oppdragsgiver, og på hvilket tidspunkt i avtaleperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om returordning kan slå ulikt ut avhengig av leverandørrolle. Leverandøren trenger å vite hva som faktisk må leveres og når for å unngå kontraktsbrudd.

    Kilde: Vedlegg E/Bilag – Avtalevilkår (pkt. 10 Håndtering av emballasje og emballasjeavfall)