Rammeavtale for renholdsutstyr, papir-, plast - og storhusholdningsprodukter

Rammeavtale for renholdsutstyr, papir-, plast- og storhusholdningsprodukter for kommuner i Telemark Innkjøpssamarbeid (TIS) og virksomheter/enheter nevnt i konkurransegrunnlaget. Avtale regulerer prising (DDP/Incoterms), levering til mange brukersteder, fakturering (EHF for medlemskommuner), reklamasjon/retur, håndtering av forsinkelser/mislighold samt etiske krav (lønns- og arbeidsvilkår/ILO) og krav til miljø-/HMS-dokumentasjon. Dokumentene inkluderer også kravspesifikasjon for implementering, kundeservice, netthandel/punch-out, logistikk (leveringsfrekvens, retur av paller/emballasje, hastelevering), produktkrav (kvalitet, merking, miljømerking/SUP/ISO), og evalueringsgrunnlag knyttet til faglig produktvurdering.

• Krav til skatteattest (kvalifikasjonskrav 2).

  Dokumentasjon: Skatteattest (nevnt som vedlagt i tilbudsbrevmalen).

  Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Skatteattest (kvalifikasjonskrav 2)»
• Krav til firmaattest (kvalifikasjonskrav 1).

  Dokumentasjon: Firmaattest (nevnt som vedlagt i tilbudsbrevmalen).

  Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Firmaattest (kvalifikasjonskrav 1)»
• Krav til miljøledelsessystem (kvalifikasjonskrav 4).

  Dokumentasjon: Miljøledelsessystem (nevnt som vedlagt i tilbudsbrevmalen).

  Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Miljøledelsessystem (kvalifikasjonskrav 4)»
• Krav til kvalitetsledelsessystem (kvalifikasjonskrav 5).

  Dokumentasjon: Kvalitetsledelsessystem (nevnt som vedlagt i tilbudsbrevmalen).

  Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Kvalitetsledelsessystem (kvalifikasjonskrav 5)»

• Implementeringsplan (skal leveres sammen med tilbudet).Kilde: Vedlegg C - Krav / Krav 1 «Implementering av avtalen» (A)
• Beskrivelse av faglig bistand og kurs innen faglig bistand og kurs (innenfor ordgrense 1200 ord).Kilde: Vedlegg C - Krav / Krav 2 «Faglig bistand og kurs» (A1)
• Tilbudet må besvare/oppgi Ja/Nei og merknader på kravspunkter i kravspesifikasjonen (Egenerklæring kravspesifikasjon: oppfyller alle minstekrav).Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx ark «Informasjon» (mal for Ja/Nei og merknader) + Vedlegg H - Tilbudsbrev (Egenerklæring kravspesifikasjon)
• Tilbudsbrev (utfylt mal) med oversikt over hvilke dokumenter som inngår i tilbudet.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev.docx / «TILBUDSBREV»
• Prisskjema Vedlegg A fylles ut.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Prisskjema … Vedlegg A»
• Kravspesifikasjon Vedlegg C fylles ut.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Kravspesifikasjon … Vedlegg C»
• Vedlegg F (Tilbyders forbehold og avvik) benyttes kun hvis leverandøren har forbehold/avvik.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Vedlegg F. Fylles kun ut dersom…»
• Forpliktelseserklæring Vedlegg G benyttes kun hvis leverandøren benytter underleverandører.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Forpliktelseserklæring. Fylles kun ut dersom…»
• Prisliste øvrig sortiment med nettopriser (vedlegges).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Prisliste øvrig sortiment med nettopriser Vedlegges»
• Egenerklæring vedståelsesfrist (bekreftelse).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Egenerklæring vedståelsesfrist»
• Egenerklæring Russisk involvering (skjema i tilbudsbrevet).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Egenerklæring Russisk involvering»
• Sladdet versjon av tilbudet (vedlegges).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev / «Sladdet versjon av tilbudet Vedlegges»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• For rammeavtaler: alle Kundens virksomheter forpliktet til å benytte avtalen (med mindre annet følger av dokumenter med høyere rang).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 3 «Rett og plikt til å benytte avtalen»
• Leverandørens ansvar: levere i samsvar med avtalen; tilbudte varer skal produseres i tråd med produsentlandets lov- og forskriftskrav og til enhver tid i samsvar med norske lover og forskrifter.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 4 «Leverandørens ansvar» (4.1–4.2)
• Prisvaluta/prismodell: priser i NOK; for varer skal prisen inkludere emballasje, toll, frakt, skatter og andre avgifter. Faste priser reguleres via spesielle avtalevilkår (Vedlegg E).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 5 «Prisbestemmelser» (5.1–5.2–5.4)
• Forskuddsbetaling: ikke utbetalt.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 6.2
• Betalingsbetingelser: fri leveringstid + 30 dager (standard), faktura mottatt senest 4 dager etter fakturadato; hver ordre faktureres separat; betaling innebærer ingen godkjenning.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 6.3
• Elektronisk faktura: for bestillinger av medlemskommuner skal faktura sendes i EHF; faktura med mangler returneres (uten aksept av renter/gebyrer).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 6.4
• Eiendomsrett: varer blir Kundens eiendom fra og med betalingstidspunktet.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 7
• Levering: DDP etter gjeldende Incoterms, ferdig losset på anvist sted; leveringstid/binding avtales; leveringsbetingelse anses skjedd ved mottak og kvittering.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 8.2
• Følgeseddel: skal følge hver forsendelse og inneholde bl.a. leverandørens navn/adresse, leverte varer/antall, bestillingsnummer hvis anført, og vareadresse.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 8.3
• Kontroll og avvisning: Kunden skal kontrollere uten ugrunnet opphold; ved avvik kan Kunden avvise og da anses levering ikke skjedd.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 8.5
• Produktknapphet: leverandør skal levere med høyeste prioritet og kunne dokumentere; ved manglende levering innen rimelig tid gjelder avvik/alternativ leverandør (pkt. 8.8).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 8.7–8.8
• Varsel ved forsinkelse: leverandøren skal varsle skriftlig uten opphold hvis leveringstid ikke overholdes.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 8.9
• Returrett (generelt): kunden kan returnere ubrukte varer for full kredit (originalemballasje, salgbare) innen 30 dager; retur krever skriftlig beskjed før retur skjer; kunden betaler returkostnader. Unntak for spesialbestillinger.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 9
• Feil og mangler: varer skal ha avtalt standard/kvalitet; varene skal være merket iht. norsk lov; reklamere senest innen 2 år etter overtakelse (med nærmere vilkår).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 11 (11.1–11.4)
• Konvensjonalbot ved forsinkelse: kan kreves uten dokumentasjon for økonomisk tap; størrelse 0,5 % pr. virkedag av verdien av del av leveransen, min. NOK 1.000 pr. virkedag, maks 20 % av totalverdien.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 10.1–10.2
• Mislighold/heving: vesentlig mislighold kan heves; eksempler om vesentlig dårligere kvalitet, manglende leveringsdekning, brudd på spesielle vilkår, gjentatt betalings-/leveringsforsinkelse, feil og mangler, brudd på lønns-/arbeidsvilkår/ILO-kjernekonvensjoner.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 12.1–12.2
• Etisk handel/lønns- og arbeidsvilkår: krav etter ILO nr. 94 og norsk allmenngjort tariff der relevant; dokumentasjon på forespørsel; brudd kan gi mislighold/rett til heving; også sanksjoner i form av tilbakehold av kontraktssum ved manglende oppretting.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 20.1 og 20.3
• Varekontrakter (ILO kjernekonvensjoner): krav om at varer er produsert i tråd med ILOs kjernekonvensjoner og at leverandør garanterer dette, samt dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 20.2
• Emballasje-/returordninger: engangsemballasje skal inngå i Grønt Punkt eller tilsvarende, og leverandør skal være medlem i produsentansvarsordninger eller ha eget system (uten merkostnader for kunde).Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 21
• Varsel/språk og dokumentkommunikasjon: kommunikasjon på norsk; varsler/krav avgis skriftlig.Kilde: Vedlegg D - Rammeavtale.pdf / pkt. 1.3 og pkt. 22? (språk fremgår også i Vedlegg C Krav 14)

• Avtaledelens konkrete varighet/opsjonsperioder: omtalt som «automatisk prolongert for kommende opsjonsperiode» ved ikke varsling, men maksdato/varighetslengde eller opsjonsperiode-lengde fremgår ikke i utdraget.
• Tildelingsmodeller/vekting: «tilleggskriteriet kvalitet» og «produktvurdering» er beskrevet, men det står ikke i teksten du har gitt at det finnes konkrete vekter/poengmodell utover at kvalitet evalueres (vekter ikke oppgitt).
• Kvalifikasjonskravenes innhold og dokumentasjonskrav: kun listes i tilbudsbrevmalen som «skatteattest/firmaattest/miljøledelse/kvalitetsledelse», men selve minstekravene er ikke gjengitt i dette utdraget.
• Leveringssteder: Vedlegg B inneholder mange adresser, men rammeavtalens eksakte «leveringsfrekvens/leveringsvinduer» for alle steder er primært beskrevet i kravspesifikasjonen (ikke fullstendig gjengitt for hver adresse).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Avtaleperiode: I Vedlegg A pkt. 1 står det at avtalen løper fra 03.10.2026 til 03.10.2028, og at det i tillegg er ensidig opsjon på forlengelse 1+1 år. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig makslengde/utløpsdato for opsjonsperiodene (første og eventuelle andre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kalkyle, bemanning og eventuelle bindinger (lager/avtaler). Usikkerhet rundt maksimal varighet gir risiko for feil prising og feil planlegging.

   Kilde: Vedlegg A – Spesielle avtalevilkår, pkt. 1 «Avtaleform, varighet og opsjoner»

2. Leveranse / bestilling / leveringssteder: Vedlegg B «Leveringssteder rammeavtale» inneholder mange adresser. Kan oppdragsgiver konkretisere for alle leveringssteder/kommuner om det gjelder ett felles leveringsvindu (f.eks. dag/tid) og én standard leveringsmåte, eller om det finnes ulike krav per leveringssted (f.eks. krav til mottakstid, varemottak, etasje/henting, bil-/adkomstbegrensninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsforutsetninger påvirker kostnader (transport, bemanning, håndtering) og må forstås før prissetting og planlegging.

   Kilde: Vedlegg B – Leveringssteder rammeavtale, samt Vedlegg C – Kravspesifikasjon «Levering»/leveransevilkår

3. Prisskjema og «øvrig sortiment»: Dere skriver at produkter som ikke fremgår av Vedlegg A prises med påslag basert på leverandørens prisliste (nettopriser). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan påslag skal anvendes praktisk ved bestilling: Skal påslaget beregnes på hver enkelt vare i den leverandørprisliste dere får inn, og gjelder det også ved eventuelle prisendringer i avtaleperioden (hvilket tidspunkt/versjon av prisliste som skal legges til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å gi korrekt og etterprøvbar prislogikk i avtaleperioden og for å unngå uenighet ved prisendringer.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2 «Anskaffelsens formål og omfang» og pkt. 5.1 «Påslag øvrig sortiment»

4. Totalpris-evaluering: I pkt. 5.1 «Total pris avtaleprodukter (delvekt 70%)» vises at det brukes et poengberegningssystem, men selve formelen står ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver oversende/oppgi den konkrete formelen som benyttes (inkl. hvordan negativt resultat justeres), og bekrefte hvilke delsummer/kolonner som inngår i «totalpris avtaleprodukter»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere konkurransedyktig og korrekt prising må leverandøren vite eksakt hvordan poeng gis fra totalpris.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 «Evaluering av pris (40%)» – «Totalpris vil bli vurdert etter følgende formel»

5. Kvalitet: Produktutvalg og sammenligning: Oppdragsgiver skriver at dere på forhånd vil velge ut ca. 35–40 produkter fra prisskjemaet, og at utvalget offentliggjøres innen 1 time etter tilbudsfrist. Kan dere bekrefte om dere også offentliggjør hvilke produktlinjer som er «valgt ut», og om leverandøren da kan justere/tilpasse produktlenker (eller om produktlenkene må være endelige i tilbudet innen fristen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arbeidsflyt og risiko for at produktlenker ikke dekker de faktisk evaluerte varelinjene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 «Evaluering av kvalitet (30%)» – «Oppdragsgiver vil på forhånd velge ut ca. 35-40 produkter…» og avsnitt om produktlenker

6. Kvalitet/«Faglig bistand og kurs»: Ved evaluering brukes A1-krav i Vedlegg C og teksten sier at det gis poeng for blant annet dedikerte kontaktpersoner, proaktiv oppfølging og kurs, men at oppdragsgiver vil vekte. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete A1-krav (pkt./overskrifter) som evalueres under «Faglig bistand og kurs», og hvordan dere vurderer «grad av proaktiv oppfølging» (f.eks. minimum antall aktiviteter/møter/kurs)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk gir poeng for å kunne utforme et tilbud som treffer tildelingskriteriet uten å bruke unødvendig ressurser.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 «Evaluering av kvalitet (30%)» – «Faglig bistand og kurs» og «baseres på leverandørens besvarelse av relevante A1-krav i Vedlegg C»

7. Miljø: Hvordan «miljøandel» beregnes i praksis når enkelte linjer allerede har miljøkrav: Dere skriver at poeng gis basert på andel miljømerkede produkter i prisskjema «utover fastsatte krav til miljømerking» og viser en formel. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dere avgrenser «utover fastsatte krav» per varelinje (f.eks. om dere teller bare ‘Ja’ på linjer der miljømerking var opsjon, og hvordan dere håndterer linjer der miljøkrav allerede er stilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikker definisjon av teller/nevner kan gi feil «miljøstrategi» i prisskjemaet og risiko for lav uttelling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 «Evaluering av miljø (30%)» og pkt. 5.3.1 «Evalueringsmodell miljø»

8. Miljødokumentasjon: I miljøkriteriet står det at leverandør kan dokumentere gyldig lisensnummer/lenke og at dette må være etterprøvbart. Kan oppdragsgiver bekrefte krav til hvordan lenker skal merkes/oppgis (f.eks. om kortlenker, landingssider eller produktdatablad godtas), og om det må være mulig å verifisere uten innlogging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens praktiske dokumentasjonsopplegg for å unngå redusert score pga. teknisk utilgjengelig dokumentasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 «Evaluering av miljø (30%)» – avsnitt om «Link til produktpresentasjon» og lisensnummer

9. Kontraktsvilkår/risiko: Vedlegg D (Rammeavtale) er ikke gjengitt i utdraget. Kan oppdragsgiver gi en kort oppsummering (eller peke på konkrete punkter) av de bestemmelsene i Vedlegg D som typisk medfører høy leverandørrisiko i denne type rammeavtale (f.eks. forsinkelses-/dagmulktsregime, avbestilling, ansvar/erstatning, prisregulering, reklamasjons-/returpraksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke kontraktsvilkår som kan gi uforutsett økonomisk risiko før tilbud avgis. Dette er spesielt viktig siden konkurransen sier at vesentlige avvik kan medføre avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.6 «Kontraktsvilkår» (Vedlegg D – Rammeavtale) og Vedlegg A pkt. 6 «Leveringsvilkår» / øvrige relevante avtalevilkår

10. Opsjon/tiltredelse av nye enheter: I Vedlegg A pkt. 1 står det at nye kommunale selskap kan få opsjon innen rimelig tid og at dette kan øke leveransens omfang, men ikke over maksimal avtaleverdi. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette håndteres i praksis ved beregning/uttak: Skjer bestilling til nye enheter etter samme prisskjema/påslag og samme evalueringslogikk, og har dere en prosessfrist for når nye enheter «aktiveres» i systemet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kapasitetsplanlegging og risikovurdering knyttet til omfangsøkning innenfor maksverdi.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.1 «Deltakere på denne avtalen» (opsjon på tiltredelse) og Vedlegg A – Spesielle avtalevilkår pkt. 1 «Avtaleform, varighet og opsjoner»