Konsulentbistand virksomhetsstyring - økonomistyring

Indigo IKT IKS skal anskaffe konsulentbistand for å tilrettelegge for bedre og enklere virksomhets- og økonomistyring, inkludert automatisering og forbedret tilgang til styringsinformasjon. Det inkluderer bl.a. prosjektrapportering, økonomirapportering og personalrapportering, samt utvikling/forbedring av rapporteringsverktøy (SSA-B/SSA-B Bilag 1; konkurransegrunnlag pkt. 1.2.1).

• Leverandøren skal være lovlig etablert. Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet (pkt. 5.3.1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.1
• Leverandøren skal ha finansiell styrke til å oppfylle kontrakten; kredittscore tilsvarende «kredittverdig» er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering på eget initiativ (pkt. 5.3.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.2
• Gjennomføringsevne: leverandøren skal ha nødvendig gjennomføringsevne og dokumentere dette ved utfylling av vedlagt mal for «Leverandørens gjennomføringsevne». Skal beskrive: kjernekompetanse, andel av kontrakten som settes bort, og hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring.

  Dokumentasjon: Utfylt malen for leverandørens gjennomføringsevne (Vedlegg 4) med opplysninger om kjernekompetanse, evt. underleveranse, og organisering (pkt. 5.3.3.1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.3.1
• Erfaring: leverandøren skal ha meget god erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (konsulentoppdrag innen virksomhetsstyring og/eller økonomistyring, herunder utvikling/forbedring av rapporteringsprosesser, styringsinformasjon og automatisering av analyse-/rapporteringsløsninger; erfaring fra offentlig sektor vektlegges). Leveransene skal være komplett utført.

  Dokumentasjon: Beskrive inntil fem (5) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene, inkl. at de er komplett utført, i malen for referansebeskrivelser (Vedlegg 5) (pkt. 5.3.3.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.3.2 (og Vedlegg 5)
• Kvalitetssikrings-/ledelsessystem: leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av kvalitets-/ledelsessystem. Hvis ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig (pkt. 5.3.3.3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.3.3
• Skatteattest: norske leverandører skal levere skatteattest ikke eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen; attesten gjelder skatt og merverdiavgift via Altinn.

  Dokumentasjon: Skatteattest (pkt. 5.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4
• Skatteattest for utenlandske leverandører og (ved behov) støttende foretak.

  Dokumentasjon: Utenlandske leverandører: tilsvarende attester fra hjemlandet, eller signert erklæring fra økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom attester ikke utstedes. Skatteattest skal også leveres for støttende foretak (pkt. 5.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4

• Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1 – Tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Evt. utfylt(e) forpliktelseserklæring(er) (Vedlegg 2) ved støtte/støttende virksomhet eller fellesskap.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Evt. utfylt skjema for avvik og forbehold (Vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 5.3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på krav til skatteattest (jf. pkt. 5.4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriterier (jf. pkt. 7.1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Utfylt SSA-B Bilag 4 Vedlegg 1 – Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV-systemet (Mercell) innen tilbudsfristen. Post/e-post-innlevering avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.5
• Tilbud skal følge språkkrav: all kommunikasjon/tilbud på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4
• Konsulenter/ressurser: leveranse til kvalitetstildeling krever utfylt SSA-B Bilag 2 Vedlegg 1 – Konsulentenes CV (for 2 konsulenter) og utfylt SSA-B Bilag 2 med oppdragsforståelse og metodisk tilnærming.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 (tildelingskriterier)
• Ved innsending bør filer leveres både i redigerbart format og PDF, og navngis etter innhold.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Arbeid skal påbegynnes og avsluttes i henhold til fremdriftsplanen (bilag 3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.3 og pkt. 2.5 / SSA-B pkt. 4.1
• Opsjon på forlengelse: kan benyttes for å sikre ferdigstillelse og videreføring innen kontraktens formål, inkl. implementering/forankring/videreutvikling av modeller, verktøy, rutiner og rapporteringsløsninger; utløses ved oppdragsgivers behov og på uendrede kontraktsvilkår.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.1.1
• Lønns- og arbeidsvilkår (seriøsitet): krav om at ansatte som direkte medvirker ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn allmenngjort/landsomfattende tariff, samt dokumentasjonsplikt og sanksjons-/dagbøt ved brudd (dagbot min. kr 1500/dag).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 og SSA-B pkt. 5.4
• Lønns- og arbeidsvilkår-egenerklæring skal leveres i tilbudet; dokumentasjon kan kreves av kunden under kontrakten.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 og SSA-B pkt. 5.4.2
• Nøkkelpersonell: nøkkelpersonell skal fremgå av bilag 4; skifte krever kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn).Kilde: SSA-B pkt. 5.2
• Taushetsplikt: taushet gjelder med mindre samtykke/berettiget interesse; opphører fem år etter avtalens opphør (med mindre annet i bilag 4).Kilde: SSA-B pkt. 5.3
• Avbestilling: kunden kan avbestille med 30 dagers varsel; betaling for allerede utført arbeid samt dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader.Kilde: SSA-B pkt. 4.2
• Midlertidig stans: kunden kan kreve stans med minst 5 dagers varsel; kunden erstatter dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader; ved stans >120 dager kan konsulenten si opp.Kilde: SSA-B pkt. 4.3
• Pris: timepriser faste og kan ikke endres i avtaleperioden (ifølge bilag 5/SSA-B bilag).Kilde: SSA-B Bilag 5: Prisendring (utdrag i Bilag 1-7)
• Fakturering/betaling: fakturering etterskuddsvis pr. måned, betaling innen 30 dager; krav til spesifikasjon/dokumentasjon. Offentlig kunde: elektronisk faktura i EHF-format.Kilde: SSA-B pkt. 6.2

• Krav til kontraktens konkrete varighet og endelig fremdriftsplan-datoer er tentativt beskrevet i konkurransegrunnlaget; eksakt start-/slutt følger bilag 3 (pkt. 2.5 og SSA-B bilag 3).
• Omfang/leveransebeskrivelse knyttet til «overordnet policy», «faktureringsmodell» og «interkontroll» er angitt i Bilag 1-7 (bilagsutdrag), men detaljerte leveranseleverabler fremgår ikke fullt ut i utdraget du har gitt.
• Eventuell opsjonsperiode-/lengde (antall år/varighet) og pris-/rammedetaljer utover «opp mot 2 MNOK» fremkommer ikke i utdraget som en endelig avtaletekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 3 «Prosjekt- og fremdriftsplan» er oppstart og tidsramme i konkurransegrunnlaget angitt som «snarest mulig etter signering» og «løpende inntil Kundens prosjekt er avsluttet» som et alternativvalg. Kan dere bekrefte hvilken konkret oppstartsdato og når avtalen/fremdriftsplanen skal anses avsluttet som vil stå i Bilag 3 ved kontraktsinngåelse (inkl. eventuelle milepæler dere legger til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Start-/slutt betyr mye for bemanning, planlegging og risikobilde, særlig når avtalen beskrives som «løpende» og verdi estimeres med opsjoner.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.5 og SSA-B Bilag 3 (Bilag 3 pkt. 2.5 / Avtalens punkt 4.1–4.2 referert) / Bilag 3 «Prosjekt- og fremdriftsplan»

2. I Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» står det at timepriser er faste og ikke kan endres i avtaleperioden, samtidig som det i SSA-B punkt 6.5 åpnes for prisendring for offentlige avgifter og evt. andre bestemmelser i bilag 5. Kan dere utdype hvilke prisendringsmekanismer som faktisk gjelder i denne konkurransen (f.eks. kun offentlige avgifter, eller også andre reguleringer), og bekrefte at det ikke er lagt inn et tillegg om konsumpris/indeks utover det som står i SSA-B?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransen kan være prisfølsom over tid; leverandøren må forstå om man har indeks- eller andre justeringsrisiko.

   Kilde: SSA-B punkt 6.5 samt Konkurransegrunnlag/SSA-B Bilag 5 (Bilag 5: Prisendring)

3. Tildelingskriteriet «Kvalitet: Tilbudte konsulenter» evalueres bl.a. med intervju, jf. pkt. 7.1. Kan dere beskrive nærmere hvordan intervjuene vil gjennomføres (omfang/varighet per konsulent, hvem som deltar fra oppdragsgiver, metode for scoring og hvilke temaer som typisk vektlegges), og om intervjuene kun gjelder CV/relevans eller også oppdragsforståelse/metodikk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Intervjuformatet påvirker hvordan vi skal forberede konsulentene og hvilke elementer vi bør spisse i CV/metodikk.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 «Tildelingskriterier»

4. I Bilag 1 (kundeforventninger/leveranseområder) og SSA-B Bilag 2 framgår flere tema (overordnet policy, faktureringsmodell, internkontroll, rapportflyt, Power BI-kvalitetssikring osv.), men detaljerte forventede leveranser/«done»-kriterier står ikke tydelig i utdraget. Kan dere beskrive hvilke konkrete leveranser dere forventer i kontraktsperioden (f.eks. policy/dokumentsett, modell for faktureringsgrunnlag, rutiner/rollesett, endringer i økonomistruktur, rapportpakker til styret, og evt. opplæring/implementeringssteg), og hvordan dere vil vurdere at leveransene er akseptert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseinnholdet styrer timer, kompetanseprofil og prising/risiko; leverandøren trenger avklaring på hva «bistand» faktisk omfatter som resultat.

   Kilde: SSA-B Bilag 1 «Kundens beskrivelse av bistanden» og SSA-B Bilag 2 «Konsulentens spesifikasjon av bistanden» (særlig Bilag 1 punkter om policy/faktureringsmodell/internkontroll/rapportflyt)

5. Omfanget er angitt som «opp mot 2 MNOK eksklusive mva for hele avtaleperioden» (ikke bindende). Kan dere opplyse om dere har et estimat for planlagt timeforbruk per nøkkelressurs (hovedressurs vs støtteressurs), samt forventet kadens for levering (typisk antall timer per uke/måned) slik at vi kan prise og bemanne riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når totalrammen er «opp mot» og oppdraget er «løpende», må leverandør forstå forventet arbeidspensum og fordeling mellom ressursene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.2 «Verdi» og SSA-B Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» + Bilag 1/SSA-B Bilag 2 (nøkkelressurser og forventninger til gjennomføring)

6. I SSA-B punkt 4.2 kan Kunden avbestille med 30 dagers varsel, og punkt 4.3 gir Kunden rett til midlertidig stans med minst 5 dagers varsel. Kan dere spesifisere hvordan avbestilling/midlertidig stans typisk vil påvirke betalingsgrunnlaget i praksis for et konsulentoppdrag i denne avtalen (f.eks. om det forventes «minimum bemanningsoppsett», om det er en plan for disponert ressurs, og om det gis føringer for beregning av dokumenterte omdisponeringskostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Risikoen for kort varsel og omdisponering kan gjøre prising vanskelig; leverandøren trenger praktiske føringer for kostnadsgrunnlag.

   Kilde: SSA-B punkt 4.2 «Avbestilling» og 4.3 «Midlertidig stans av bistanden»

7. Når det gjelder nøkkelpersonell: SSA-B punkt 5.2 sier at skifte av nøkkelpersonell skal godkjennes av Kunden, og kostnader ved kompetanseoverføring ved bytte som skyldes Konsulenten bærer Konsulenten. Kan dere presisere forventet «bytteregime» (f.eks. hvor ofte skifte kan forventes/aksepteres, krav til likeverdig kompetanse, og prosess/tidslinje for godkjenning) for å sikre at en eventuell utskiftning ikke blir urimelig kostnadsdrivende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten legger kostnadsrisiko på leverandøren ved bytte; leverandøren må forstå hvordan dette håndheves.

   Kilde: SSA-B punkt 5.2 «Nøkkelpersonell»

8. Konsulentens ansvar omfatter å «utarbeide forslag til (endringer i) faktureringsmodell/grunnlag for standardisering og økt transparens» og evt. lede implementering. Kan dere avklare hvorvidt oppdraget også inkluderer faktisk systemmessig implementering/konfigurasjon (f.eks. i økonomisystem/rapportverktøy), eller om leveransen primært er analyse, modellutforming, dokumentasjon og støtte til gjennomføring under Kundens ledelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det skiller betydelig mellom konsulentarbeid (analyse/utforming) og teknisk implementeringsansvar, som påvirker timebruk og kompetanse.

   Kilde: SSA-B Bilag 1 «Kundens beskrivelse av bistanden» (faktureringsmodell/implementering) og SSA-B punkt 1.1/1.2 (omfang under Kundens ledelse)

9. Elektronisk faktura skal benyttes (EHF), og SSA-B punkt 6.2 sier Kunden kan holde tilbake betaling ved manglende EHF. Kan dere bekrefte om dere forventer fakturering per måned basert på faktisk medgåtte timer innenfor timeprisene, og om dere har konkrete krav til hva som må spesifiseres i timelister/underlag (f.eks. prosjektnivå, kostnadssted, aktivitet/kodehierarki), slik at vi kan sikre riktig faktureringsformat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturagrunnlag og spesifikasjonskrav påvirker både administrasjonskost og risiko for betalingsforsinkelser/tilbakehold.

   Kilde: SSA-B punkt 6.2 «Fakturering» og Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» (betalingsplan/spesifikasjon)