Programvarelisenser og tilhørende tjenester

Åpen anbudskonkurranse (anskaffelsesforskriften del I og III) om rammeavtale for programvarelisenser og tilhørende rådgivnings- og forvaltningstjenester for DIO og departementsfellesskapet (departementer m.fl.). Rammeavtalen er delt i 6 delkontrakter (1 overordnede programvarelisenser, 2 medieproduksjon, 3 back-up løsning, 4 virtualisering, 5 ITSM/ESM, 6 videokonferanse). Det konkurreres etter pris (60%) og kvalitet (30%) samt partnersamarbeid (10%). Kjerneomfanget er videreføring/innkjøp/fornyelse/tillegg av ikke-Microsoft lisenser i eksisterende portefølje, med krav til compliance, rapportering, sikkerhet og databehandleravtale.

• Betaling av skatter og avgifter (Skatteattest): leverandør skal ha oppfylt forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder.

  Dokumentasjon: Skatteattest (elektronisk godkjent, bestilles/hentes i Altinn via skatteetaten.no). Unntak kun ved tvistesak – må da legges frem dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 4.1 (Ref. ESPD del III, B).
• Leverandørens registrering/autorisasjon: leverandør skal være lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest eller utskrift fra Enhetsregisteret. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. hjemlandets lovgivning (kan leveres skriftlig eller ved henvisning til BRIS).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 4.2 (Ref. ESPD del IV, kvalifikasjonskrav A).
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon. Skal inneholde kredittverdighetsgrad/rating og forklaring på ratingkoden/skala. Bør baseres på siste årsregnskap.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 4.3 (Ref. ESPD del IV, kvalifikasjonskrav B).
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: tilstrekkelig evne, kapasitet og erfaring til å gjennomføre kontrakten. Inntil 3 mest relevante oppdrag fra siste 3 år (avhengig av delkontrakt).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag fra de siste 3 årene, avhengig av delkontrakt tilbudet gjelder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 4.4 (Ref. ESPD del IV, kvalifikasjonskrav C).
• Sikkerhet: leverandør skal ha systemer for beskyttelse av egne og oppdragsgivers data, og dokumentere hvordan kravet er oppfylt.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av sikkerhets-/styringssystem (f.eks. beskrivelser av styringssystem, retningslinjer, prosedyrer, risikovurderinger, sertifiseringer). Kan dokumenteres med anerkjente rammeverk som NSM/DI/ISO 27001/27002 eller tilsvarende med likeverdig nivå.

  Kilde: Konkurransegrunnlag (kapittel «Sikkerhet», etter kvalifikasjonskrav 4.4 i tekstutdrag).
• Kvalitetsstyringssystem: leverandør skal ha etablert og dokumentert kvalitetsstyringssystem som sikrer planlegging, gjennomføring, kontroll og kontinuerlig forbedring.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av kvalitetsstyringssystem (f.eks. prosedyrer, avvikshåndtering, forbedringsprosesser eller sertifiseringer). Kan dokumenteres med ISO 9001 eller tilsvarende interne systemer.

  Kilde: Konkurransegrunnlag (kapittel «Kvalitetsstyringssystem», etter kvalifikasjonskrav 4.4 i tekstutdrag).

• Tilbudsbrev signert av person med fullmakt; det skal fremgå klart hvilke(n) delkontrakt(er) tilbudet gjelder.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4/3.3.1 og Vedlegg 02 (Tilbudsbrev).
• Utfylt ESPD-skjema (europeisk egenerklæringsskjema) som foreløpig bevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2-3.4/4.5-4.6 og punkt «Krav til tilbudet» (punkt 2 i tilbudsutforming).
• Forpliktelseserklæring skal innleveres for eventuelle støttevirksomheter (ved behov/ved å støtte seg på kapasitet); skal kun innleveres for virksomheter som er nødvendige for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt «Støtte fra andre virksomheter» (4.6) og Vedlegg 03 (Forpliktelseserklæring).
• Utfylte bilag/kravtabell og relevante dokumenter (inkl. Vedlegg 01 kravtabell programvarelisenser).Kilde: Konkurransegrunnlag «Krav til tilbudet», punkt 4 (Utfylte bilag og Kravtabell).
• Prisskjema for den/de delkontrakter det gis tilbud på.Kilde: Konkurransegrunnlag «Krav til tilbudet», punkt 5 (Prisskjema).
• Taushetsplikt: Ved behov skal det leveres sladdet versjon og begrunnelse for hvert punkt som ønskes unntatt innsyn; alternativt skal Vedlegg C krysses/utfylles.Kilde: Konkurransegrunnlag «Taushetsplikt og krav om innsyn i tilbud» og Vedlegg 04 (Vedlegg C).
• Avvik: Eventuelle avvik fra anskaffelsesdokumentene/kontrakt skal oppgis presist og samlet i Vedlegg D – Avvik.Kilde: Konkurransegrunnlag «Avvik, forbehold og forutsetninger» og Vedlegg 05 (Vedlegg D).
• Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (utfylles av leverandør og eventuelt underleverandører hver for seg).Kilde: Konkurransegrunnlag «Krav til tilbudet», punkt 8 og Vedlegg 06 (Vedlegg E).
• Tilbud innleveres elektronisk i KGV og signeres med digitalt sertifikat (evt. «uten sertifikat»-prosess etter beskrevet unntak).Kilde: Konkurransegrunnlag «Innsending av tilbudet».
• Dersom tilbud sendes uten sertifikat: velge «uten sertifikat», skrive ut og signere tilbudsbekreftelsesbrevet og sende gjennom meldingssystemet i KGV innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag «Unntak ved manglende digitalt sertifikat».

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Egenerklæring sanksjoner: leverandør skal kontakte oppdragsgiver uten ugrunnet opphold ved forhold som kan medføre strid med sanksjoner i kontraktsperioden; leverandør er kjent med oppdragsgivers rett til å kreve informasjon/dokumentasjon om eierforhold og at overtredelse/omgåelse er straffesanksjonert.Kilde: Vedlegg E «Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning» (avsnitt om kontakt ved avvik og oppdragsgivers dokumentasjonsrett samt straff).
• Rådgivnings- og lisensforvaltningsplikt i avtaleperioden: leverandør skal bistå kunden for kostnadseffektiv og optimal lisensportefølje, inkludert oversikt over fornyelser/forventede kostnadsøkninger og prosesser for å varsle DIO ved relevante prisøkninger.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 2.1 «Rådgivning i avtaleperioden»).
• Møteplikt: leverandør plikter å delta i jevnlige møter innkalt av kundens avtaleforvalter.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 2.2 «Møtevirksomhet i avtaleperioden»).
• Kompetanseheving: kompetanseheving skal tilbys uoppfordret (om produsent har opplæringsportaler skal leverandør bistå med tilgang).Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 2.3 «Kompetanseheving»).
• Svartid (support/henvendelser/bestilling/rådgivning): ordinære saker max 3 dager; hastesaker max 3 timer.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 2.8 «Svartid»).
• Varsling om utløp av lisenser: minimum 30 dager før utløp, sendt til DIO.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 2.9 «Varsling om utløp av lisenser»).
• Overlevering ved oppstart/avslutning: kostnadsfritt overlevere lisensregnskap og kjøpshistorikk til ny leverandør i digitalt, maskin-lesbart format; overgang skal foregå sømløst.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 3.1 «Samarbeid med eventuell ny leverandør»).
• Personvern/databehandleravtale: databehandleravtale etter kundens mal skal inngås dersom leverandøren behandler personopplysninger; geografisk behandling i tråd med GDPR; leverandøren skal tilrettelegge ved avrop som innebærer databehandleroppdrag.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 5.2-5.4 og 5.3).
• Informasjonssikkerhet: leverandøren skal ha prosess for å vurdere informasjonssikkerhet i leverandørkjeden og ha styringssystem for informasjonssikkerhet som omfatter alle leveranser.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 5.5-5.6).
• Lagring av lisensdata: all informasjon og data knyttet til lisenser kunden bestiller skal lagres hos leverandøren i minst 5 til 10 år.Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 5.8 «Lagring av lisensdata»).
• Rapportering: rapportere forbruk og leveringstid hvert kvartal samt oversende årlig prognose (kostnadsfritt).Kilde: Vedlegg 01 kravtabell (krav 6.1 «Krav til rapportering»).
• Databehandleravtale ved avrop: leverandøren skal tilrettelegge for og bistå kunden ved inngåelse av databehandleravtale med leverandørens produsenter når produsenten behandler personopplysninger på kundens vegne; hvis annen mal brukes må den tilfredsstille kundens mal eller avvik opplyses.Kilde: Konkurransegrunnlag/vedlegg 01 kravtabell (krav 5.3).

• Tekstutdraget inneholder kun deler av konkurransegrunnlaget; konkrete kvalifikasjonskrav utover de som er eksplisitt oppgitt i utdraget (skatteattest/registrering/økonomisk/teknisk, samt sikkerhet og kvalitetsstyring) kan være flere i komplett dokument.
• Kravtabell (Vedlegg 01) viser mange M- og E-krav, men utdraget inkluderer ikke hele tabellen (bl.a. E-krav markert som 1.7/1.12 etc er med, men mulige øvrige krav kan mangle i tekstutsnittet).
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til leveringstid, avtalte frister og dagbot-beregning fremgår delvis kun indirekte; eksakte bilagsverdier i bilag 4 (SSA-K) og avropsspesifikke frister/rammer er ikke gitt i utdraget.
• Vedlegg D (Avvik) og Vedlegg C (Taushet) inneholder skjematekst, men ingen konkret utfylling/krav om konkrete felt utover generell prosedyre er tilgjengelig i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1, 3 og 4: Prisskjemaet angir et årlig omfang (f.eks. 27 500 000 i delkontrakt 1) og “Påslag i %” samt timepris. Kan dere bekrefte at evalueringen av “Sum fra prisskjema” (TK1 – pris) baseres på dette årlige omfanget, og at endringer i volum i kontraktsperioden ikke påvirker den prosentvise påslags-evalueringen (dvs. at påslag er fast og ikke justeres med faktiske avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilket grunnlag som brukes for evaluering og hvordan estimert årlig omfang påvirker poenggivningen vs. faktisk avrop, for å prise riktig og unngå feil antakelser om volumstyring.

   Kilde: TK 1 – Pris lisenser (punkt 5.1.1) og Delkontrakt 1 prisskjema (vedlegg/ark “Prisskjema delkontrakt 1-6”).

2. I TK1 beskrives at “Pris per lisens= leverandørs innkjøpspris + påslag fra leverandør og påslag fra distributør”, og at “Pris fra leverandør eller produsent” skal benyttes dersom kunden har bedre betingelser. Kan dere presisere hvordan kunden eventuelt vil gi leverandøren tilgang til/kommunisere slike “bedre betingelser” i praksis, og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for å kunne kontrollere innkjøpspris (f.eks. hva som faktisk skal leveres/rapporteres hvert år)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Modellen for “innkjøpspris” og kontroll av priser kan gi vesentlig kommersiell risiko. Leverandøren må vite hvilke data kunden deler og hvilken dokumentasjon som kreves for å prise inn påslaget korrekt.

   Kilde: TK 1 – Pris lisenser (punkt 5.1.1) og Prisskjema veiledning/krav til prising (ark “Veiledning” under Delkontrakt 1 prisskjema).

3. TK2 (Kvalitet) viser til “Jf. krav 1.5, 7.1 og 7.2 i vedlegg 01 Kravtabell-programvarelisenser” for punktet “Rådgivning som inkluderes i oppgitt påslag”. Kan dere bekrefte hva oppdragsgiver legger i minimumskravene for rådgivning for de ulike delkontraktene (hvilke rådgivningsaktiviteter/responser/tjenester som faktisk skal være inkludert i påslaget uten tilleggskostnad)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser hvordan TK2 skal besvares, men ikke innholdet i kravtabellen for de relevante punktene. Leverandøren må forstå nøyaktig hvilke rådgivningsleveranser som inngår i påslaget for å kunne gi konkurransedyktige priser og riktige besvarelser.

   Kilde: TK 2 – Tildelingskriterium Kvalitet (punkt 2 “Rådgivning som inkluderes i oppgitt påslag” samt referanser til vedlegg 01 krav 1.5/7.1/7.2).

4. TK2 punkt 2.1 “Rutiner for håndtering av bestillinger” viser til “Jf. E-krav 1.13 i vedlegg 01 Kravtabell-programvarelisenser” og ber om beskrivelse av bl.a. hvordan bestillinger registreres/følges opp, oppfølging mot produsent, bekreftelser/dokumentasjon og avvik/feilhåndtering. Kan dere beskrive forventet leveranse-/detaljnivå for dokumentasjon (f.eks. hvilke typer sporbarhet/rapporter som forventes) og om leverandøren skal levere konkrete maler/eksempler i tillegg til beskrivelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som forventes i “beskrivelse” for å sikre etterprøvbarhet og riktig tildelingsscoring, samt vurdere om det er krav om konkrete artefakter (maler/eksempler).

   Kilde: TK 2 – Tildelingskriterium Kvalitet, punkt 2.1 “Rutiner for håndtering av bestillinger” (inkl. henvisning til E-krav 1.13 i vedlegg 01).

5. TK2 punkt 2.2 “Håndtering av henvendelser” sier at leverandøren skal beskrive prosess med kanaler, tilgjengelighet, responstid, ansvar og eskalering, og at “Leverandørs forpliktende SLA vedlegges besvarelsen”. Kan dere oppgi/avklare: (1) om SLA skal være per delkontrakt eller kan være felles på tvers, (2) om SLA må inkludere eskalering mot produsent, og (3) om det finnes en minimums-SLA eller akseptkriterier som dere vurderer mot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA er et direkte prisscoring-/kvalitetsbidrag og kan medføre kostnader. Leverandøren trenger rammer for SLA omfang og eventuelle minstekrav for å prise og levere konkurransedyktig.

   Kilde: TK 2 – Tildelingskriterium Kvalitet, punkt 2.2 “Håndtering av henvendelser” (inkl. krav om vedlagt forpliktende SLA og henvisning til krav 2.7 i vedlegg 01).

6. I TK2 punkt 3 “Lisensportal” står det at leverandøren skal vedlegge beskrivelse som minimum viser bl.a. fullstendig og oppdatert oversikt, pris-/påslagshistorikk, utløpsdato og varsling, bruksdata (faktisk bruk vs tildelte lisenser) og compliance, samt at leverandøren skal vedlegge demotilgang til lisensportalen. Kan dere bekrefte hvilke datafelt/rapporter dere forventer som minimum for “compliance” og “bruksdata” (f.eks. hvilke målemetrikker), og hvordan dere vil verifisere disse i demo?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering av “compliance” og “bruksdata” kan gi store avvik mellom tilbud og evaluators forventninger. Leverandøren må vite hva som faktisk testes i demo og hva som må leveres for å oppfylle kravene.

   Kilde: TK 2 – Tildelingskriterium Kvalitet, punkt 3 “Lisensportal” (henvisning til krav 1.7 i vedlegg 01).

7. For TK3 “Samarbeid med programvareprodusenter og merverdi for Kunden”: Kan dere presisere hvilken type dokumentasjon som aksepteres som “dokumenterbare fordeler” (f.eks. avtaletilhørighet/partnerstatus, MDF-ordninger, lisensdistribusjonsavtaler, tilgang til produsentstøtte/responstid, eller konkrete rabattformer), og om det er ønskelig at leverandøren knytter fordeler eksplisitt til enkeltprodukter i delkontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: TK3 krever at fordeler skal være konkrete og etterprøvbare. Leverandøren må forstå hvilke bevis som godtas og hvordan de bør kobles til delkontrakten for å få best score.

   Kilde: TK 3 Samarbeid med programvareprodusenter og merverdi for Kunden (punkt 5.1.3).

8. Rammeavtalen gjelder “ikke eksklusiv” fornyelse og tilleggskjøp. Kan dere bekrefte hvordan dette slår ut i avrops-/ordreprosess for priser: vil leverandøren uansett være forpliktet til å levere alle typer lisenser som omfattes av avtalens delkontrakt til avtalte påslag, eller er det scenarioer hvor oppdragsgiver kan be om/forvente alternativ kanal (f.eks. direkte fra produsent) som kan påvirke leverandørens forutsetninger for innkjøpspris og påslag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Non-eksklusivitet kan skape usikkerhet om leverandørens leveranseforpliktelser og hva som menes med “innkjøpspris”-grunnlag ved avrop. Dette påvirker kommersiell risiko og prising.

   Kilde: Delkontrakter (punkt 1.4) om “ikke-eksklusive” og rammeavtalens omfang/valg av leverandør; samt TK1-prismodell (punkt 5.1.1).

9. For delkontrakter som kan omfatte sky (“SaaS/skybasert”): I SSA-lille skyavtalen fremgår Godkjenningsprøve (10 virkedager) og at dagbot kan utgjøre 0,15 % av seks måneders estimert vederlag for Skytjenestene ved forsinkelse. Kan dere bekrefte hvor “Leveringsfrister belagt med dagbot” er definert for denne konkurransen (i hvilke bilags-/kravtabellpunkt), og om dagbotberegning alltid gjelder likt uavhengig av hvilket skyomfang som bestilles i avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot er en betydelig økonomisk risikofaktor. Leverandøren må forstå nøyaktig hvilke frister som utløser dagbot og hva beregningsgrunnlaget er for ulike avrop/omfang.

   Kilde: SSA-lille skyavtalen (Bilag 10 / avtaletekst), punkt 9.5.3 Dagbot samt Krav-/leveringsfrister i bilag 4 og henvisning til “kravtabellens punkt 2.8”.