RAMMEAVTALE OM KJØP AV SNØBRØYTETJENESTER

Grimstad kommune skal inngå rammeavtale om kjøp av snøbrøytetjenester (vintervedlikehold) med flere leverandører. Ytelsen omfatter brøyting, strøing/rydding av snø og is på kommunale veier og plasser, samt utsetting av brøytestikker. Rammeavtalen er delt i tre parallelle delkontrakter basert på maskintype: traktor, liten hjullaster (4–8 tonn) og stor hjullaster (8–16 tonn). Oppdragsgiver fordeler roder etter tilbudsfrist; det tilbys ikke på spesifikke roder. Avtalen gjelder fra signering og videre i 1 år/brøytesesong, med opsjon/forlengelsesadgang 1 år av gangen (inntil ytterligere 3 år/brøytesesonger), og kan automatisk fornyes deretter dersom oppdragsgiver ikke foretar seg noe. Maks totalverdi for hele rammeavtalen er oppgitt til NOK 60 000 000 (maks per delkontrakt: 36/12/12 MNOK).

• Økonomisk og finansiell kapasitet: leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. For enkeltpersonforetak kreves registrering i foretaksregisteret (oppdragsgiver sjekker). For øvrige organisasjonsformer kreves kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall (med angitt nøkkeltall/betalings- erfaring).

  Dokumentasjon: For enkeltpersonforetak: registrering i Brønnøysund (oppdragsgiver sjekker). For øvrige: kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (siste regnskapstall, nøkkeltall og vurdering av betalingserfaring).

  Kilde: KGV kap. 3.1 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – gjennomføringsevne (personell): tilbyderen må disponere over tilstrekkelig mannskap til å ivareta kontraktsforpliktelsene. Utfylt vedlegg «Mal – Oversikt tilbudte ressurser og utstyr» skal legges ved tilbudet.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg «Mal – Oversikt tilbudte ressurser og utstyr».

  Kilde: KGV kap. 3.2 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (personell) / vedlegg 5B
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – gjennomføringsevne (utstyr): tilbyderen må disponere over tilstrekkelig utstyr og reserveutstyr til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Utfylt vedlegg «Mal – Oversikt tilbudte ressurser og utstyr» skal legges ved tilbudet.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg «Mal – Oversikt tilbudte ressurser og utstyr» (utstyr og reserveutstyr).

  Kilde: KGV kap. 3.2 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (utstyr) / vedlegg 5B
• Erfaring: leverandøren må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag (oversikt over tilsvarende oppdrag gjennomført siste fem år). Leverandøren kan dokumentere erfaring via kompetanse til personell den råder over som kan benyttes i oppdraget (og at erfaringen kan være opparbeidet mens personellet utførte oppdrag for annen leverandør).

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg «Mal – Referanseskjema».

  Kilde: KGV kap. 3.2 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (erfaring) / vedlegg «Mal – Referanseskjema»
• ESPD: tilbyder skal alltid fylle ut og besvare ESPD-skjemaet i KGV; ESPD leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon for at kvalifikasjonskrav er oppfylt og at avvisningsgrunner ikke foreligger. I denne konkurransen fylles del IV seksjon a (samlet erklæring).

  Dokumentasjon: ESPD i KGV (del IV seksjon a; øvrige deler av del IV A-D skal ikke fylles ut).

  Kilde: KGV kap. 3.3 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Støtte fra andre virksomheter: tilbyder kan støtte seg på andre for å oppfylle økonomisk/finansiell stilling og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det kreves forpliktelseserklæring fra relevante virksomheter og at disse leverer separate og signerte ESPD-er. Ved støtte på økonomi/finans kreves solidarisk ansvar for utførelsen.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet; dokumentasjon av virksomhetens kvalifikasjoner etter relevante krav; separate/signerte ESPD-er for hver virksomhet.

  Kilde: KGV kap. 3.6 Støtte fra andre virksomheter
• Deltakelse i fellesskap: ved tilbud i fellesskap skal deltakerne forsikre at det ikke er i strid med konkurransereglene. Deltakere er solidarisk ansvarlige. Krav om «bekreftelse på felles tilbud» signert av samtlige, samt kopi av samarbeidsavtale før kontrakt signeres. Alle deltakere som deltar skal levere separate og signerte ESPD-er.

  Dokumentasjon: Skjema «bekreftelse på felles tilbud» (undertegnet); samarbeidsavtale (vedlegges/leveres før kontraktsignering); separate signerte ESPD for hver deltaker.

  Kilde: KGV kap. 3.7 Deltakelse i fellesskap

• Tilbud skal innleveres elektronisk via Oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (KGV); det er ikke tillatt å endre obligatoriske dokumenter. Tilbyder er ansvarlig for å følge med på endringer/varsling i KGV.Kilde: KGV kap. 1.1 Informasjon
• Alle henvendelser i konkurransefasen skal fremsettes skriftlig via KGV (spørsmål sendt på annen måte besvares ikke).Kilde: KGV kap. 2.4 Spørsmål og svar
• Tilbud på delkontrakt: Tilbyder skal levere komplett tilbud med alle dokumentene i KGV under hver delkontrakt det gis tilbud på. Dokumentnavn må inneholde henvisning til delkontrakten.Kilde: KGV kap. 2.9 Delt tilbud
• Ingen alternative tilbud.Kilde: KGV kap. 2.7 Alternative tilbud
• Parallelle tilbud per delkontrakt: kan kun tilbys én maskin per tilbud. Ved flere maskiner av samme maskintype skal levere parallelle tilbud og fylle ut Bilag 4 per maskin; kun Bilag 4 fylles ut på nytt per tilbudt maskin på samme delkontrakt.Kilde: KGV kap. 2.8 Parallelle tilbud
• Avvik må oppgis uttrykkelig og samlet i vedlegg «Mal tilbyders avvik», kun på anvist sted, med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget avviket gjelder.Kilde: KGV kap. 6.2.1 Avvik
• Tilbudets bindende innhold: Tilbyder skal fylle ut og signere vedlagte Tilbudsbrev i KGV. Tilbudsbrevet skal ikke innholde innholdsmessige endringer og signeres av person med tilstrekkelig fullmakt/prokura.Kilde: KGV kap. 6.3 Innlevering av tilbud / dokument «Tilbudsbrev»
• Tilbud må være komplett i KGV. Det skal ikke lastes opp annen dokumentasjon enn det tilbyder er bedt om å dokumentere/besvare, med mindre konkurransegrunnlaget ber om det.Kilde: KGV kap. 6.1 Utarbeidelse av tilbud
• Ved fellestilbud: «Bekreftelse på felles tilbud» skal signeres av den som har prokura hos hver deltaker (og leveres i KGV).Kilde: KGV kap. 3.7 Deltakelse i fellesskap / dokument «bekreftelse på felles tilbud»
• ESPD skal leveres sammen med tilbudet i KGV.Kilde: KGV kap. 3.3 ESPD
• Prisskjema: ferdig utfylt Bilag 4 (prisskjema) i arkfanen for den delkontrakt det inngis tilbud på; ett skjema per tilbudt maskin.Kilde: KGV kap. 4.1 Tildelingskriterier (dokumentasjon for pris) og bilag 4 instruks for utfylling
• Ved avvik: skal krysses av i vedlegg «Mal tilbyders avvik» (ingen avvik / avvik) og tabell fylles ut for hvert avvik.Kilde: Dokument «Mal tilbyders avvik»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Beredskapsperiode og disponering: døgnkontinuerlig beredskap i perioden 1. november til 1. april; leverandøren skal være disponibel og gjennomføre brøyting innenfor perioden. Beredskapen omfatter kostnader for hvilende vakt samt utsetting og fjerning av brøytestikker ved sesongstart/slutt.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.2.2
• Krav til utstyr – maskinalder/kapasitet og spesifikasjoner (utstyr/manpowerkrav): maskinpark ikke eldre enn 2010; traktor med 4-hjulstrekk (min. 110 hk) samt krav til plog/snøfres/varsling m.m.; hjullastere (4–8 tonn og 8–16 tonn) må ha klappvingeskuffe og varsellykt/varselutstyr; reserveutstyr er del av kvalifikasjon og skal håndteres.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.3.2
• Mannskap og sertifikater/opplæring: gyldig førerkort og evt. maskinførerbevis; arbeidsvarslingskurs 1 (arbeid på vei); tilgjengelig mobiltelefon og løpende ajourhold av telefonliste.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.3.3
• Back up ved sykdom/fravær og havari: nødvendig back up av personell og utstyr.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.3.4
• Rapportering/loggføring: alt mannskap skal være utstyrt med smarttelefon/nettbrett og benytte oppdragsgivers brøyte-app for å logge og sende inn oversikt over utført arbeid og medgått tid; oppdragsgiver gir opplæring.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.3.5
• Brøyteskader og ansvar: leverandøren er økonomisk ansvarlig for skader som oppstår som følge av brøyting/strøing (privat og kommunal eiendom); skader skal istandsettes/erstattes så snart praktisk mulig; skader og uønskede hendelser rapporteres i brøyteappen.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 1.3.6
• Bestillings-/avropsrutine og avropsfordeling: kun oppdragsgivers bemyndigede personell kan bestille; avrop tildeles rangerte tilbydere pr delkontrakt; oppdragsgiver tildele et antall som dekker behov.Kilde: Kontrakt pkt. 2.1 og 2.2
• Kontraktsvilkår – endringer/tillegg: endringer/tillegg skal avtales skriftlig; endringer skal følge opprinnelige enhetspriser der vederlag beregnes; tilleggsbestillinger må ikke leveres uten godkjenning av oppdragsgivers kontaktperson.Kilde: Kontrakt pkt. 3.1
• Lønns- og arbeidsvilkår/social dumping: leverandøren ansvarlig for at ansatte/underleverandører med direkte medvirkning har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjort tariff/lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter når det gjelder; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og det kan ilegges dagbot ved brudd.Kilde: Kontrakt pkt. 4.2.2
• Egenrapportering: leverandøren skal fylle ut egenrapporteringsskjema (bilag 5 vedlegg 1) innen én måned etter kontraktsignering med mindre annet er avtalt.Kilde: Kontrakt pkt. 4.2.2
• Personellkrav gjennom avtalen: ansvar for at personell har nødvendige godkjenninger/kompetanse/sertifikater og arbeidstillatelser; utskifting av nøkkelpersonell krever godkjenning av oppdragsgiver.Kilde: Kontrakt pkt. 4.2.4
• Forsikring: leverandøren skal ha forsikringer tilstrekkelige for å dekke krav fra oppdragsgiver eller tredjemann som følge av risiko/ansvar.Kilde: Kontrakt pkt. 4.2.9 og Bilag 1 pkt. 1.5.4
• Elektronisk faktura: krav om EHF-format; krav til merking (bestillers enhet/ navn/ ressursnummer/ evt. prosjekt), spesifikasjon for kontroll; fakturering senest 20. i påfølgende måned; betalingsbetingelser netto 30 dager; kan holdes tilbake ved manglende EHF.Kilde: Kontrakt pkt. 7.2.1
• Prisregulering i avtaleperioden: fast i 1 år etter signering, deretter regulering årlig etter KPI basert på beredskapsperiode.Kilde: Kontrakt pkt. 7.5
• Forsinkelses-/betalingsmislighold: forsinkelsesrente ved sen betaling; heving ved manglende betaling etter varsel og frist (60 dager etter varsel er mottatt).Kilde: Kontrakt pkt. 7.3 og 7.4
• Avtalelengde og oppsigelse: rammeavtale kan sies opp av oppdragsgiver med to måneders varsel dersom rammeavtalen har uttømt sin virkning i avtaleperioden (rammebetingelser).Kilde: Kontrakt pkt. 3.3.1

• Kravspesifikasjonen viser delvise tabeller (f.eks. brøytestikker/strøing og veitypeutløsende forhold) som er delvis gjengitt i utdraget; enkelte detaljer og hele tabellinnholdet kan mangle i mottatt tekst.
• Det fremgår ikke i den gitte teksten hvilke konkrete «opsjoner» som eventuelt skal tilbys/prises utover at «Opsjon nr 1 utgår» (opsjonsdelen er kort).
• Kontraktens øvrige sanksjoner ved mislighold og konkrete prosesser for avvik/håndtering av LOGG og bestillinger er ikke fullt detaljert i den tilgjengelige teksten (det er flere deler i kontrakten som ikke er gjengitt).
• Konkurransedokumentet viser seksjoner for tildelingskriterier, men prissammenligningsmodell og alt klima/miljø-regelverk er bare delvis gjengitt (bl.a. «4.1.4» er med, men «4.1.4» er slutt før evt. flere detaljer i mottatt tekst).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 4 (leverandørens tilbud) står «Maksimalt antall maskintimer per sesong for tilbudt maskin» i hver delkontraktark f.eks. for traktor, men selve verdien/tabellen er ikke synlig i utdraget. Kan dere bekrefte nøyaktig hva som skal fylles ut her (og hvilke time-/kapasitetsgrenser som gjelder per tilbudt maskin for delkontrakt 1–3), slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og eventuelle begrensninger per maskin er direkte knyttet til evalueringsgrunnlaget og riktig prising av kapasitet.

   Kilde: Bilag 4 - leverandørens tilbud (ark: Delkontrakt 1–3, feltet «Maksimalt antall maskintimer per sesong for tilbudt maskin»).

2. I kravspesifikasjonen (bilag 1) punkt 1.2.4 «Brøytestikker og strøing» vises en delvis tabell med «Brøytestikker» og «Strøing», men ikke hele innholdet i utdraget. Kan dere angi fullstendig hvilke konkrete veistrekninger/roder som krever brøytestikker, og hvilke som krever strøing, for henholdsvis traktor- og hjullasterroder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Brøytestikker/strøing påvirker bemanning, materiellkostnader og logistikk, og må være korrekt for at timepriser/beredskap prises riktig.

   Kilde: Bilag 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.2.4 «Strøing og brøytestikker» (tabell for veistrekninger).

3. I bilag 1 punkt 1.2.3 «Brøyting på veier» står utløsende snømengder og flere responstider (f.eks. gjennombrøyting kl. 06:00/07:00/09:00, siktsoner/veikryss innen 24 timer etter endt snøfall). Kan dere bekrefte hvordan dere praktisk måler «snømengden» (hvor skal målepunktet være innen hver rode/veitype), og hvordan uavklart vær-/målegrunnlag håndteres (typisk avvik/varsling før brøyting settes i gang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Måle- og varslingspraksis påvirker når arbeidet anses iverksatt og dermed risiko for mislighold/avvik.

   Kilde: Bilag 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.2.3 «Brøyting på veier» (utløsende snømengde og responstider).

4. I bilag 1 punkt 1.2.2 «Beredskapsperiode» fremgår at beredskapen gjelder fra 1. november til 1. april og omfatter «utsetting og fjerning av brøytestikker ved sesongens start og slutt». Kan dere bekrefte: (1) nøyaktig dato/tid for sesongstart og sesongslutt dere forventer i praksis, (2) hvorvidt dette inngår i beredskapsgodtgjørelsen (fastpris) eller om deler faktureres som tilleggsarbeid, og (3) om det forventes befaring/tilstedeværelse på bestemte datoer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidspunkt og faktureringsmodell for start/slutt-aktiviteter påvirker kostnadsberegning og korrekt prising av fast beredskap vs. time/tillegg.

   Kilde: Bilag 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.2.2 «Beredskapsperiode».

5. I bilag 1 punkt 1.3.3 «Krav til Leverandørens mannskap» står det bl.a. krav om «Arbeidsvarslingskurs 1, arbeid på vei». Kan dere opplyse om dette kurset må være dokumentert for alle maskinførere før oppstart/kontraktsignering, eller om dokumentasjon kan fremlegges ved kontraktsoppstart/sesongstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjons- og fristkrav påvirker planlegging av personell og risiko ved levering nær oppstart.

   Kilde: Bilag 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.3.3 «Krav til Leverandørens mannskap».

6. I bilag 1 punkt 1.3.6 «Brøyteskader» står det at «Oppdragsgiver og Leverandør befarer roden i felleskap i forkant av sesongen» og «Leverandøren er økonomisk ansvarlig for eventuelle skader…». Kan dere beskrive forventet prosess for skader: (1) hva slags dokumentasjon/kvittering dere krever i appen før kostnadsansvar utløses, og (2) hvordan dere avgrenser «skade som følge av brøyting/strøing» mot tidligere tilstand?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skadehåndtering og beviskrav er sentrale for leverandørens risiko og kostnadsstyring.

   Kilde: Bilag 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.3.6 «Brøyteskader».

7. I konkurransedokumentet kapittel 4.2 «Tildelingsbeslutning» fremgår det at det inngås kontrakt med «det antall per delkontrakt som… er nødvendig for å dekke… kapasitetsbehov». Kan dere presisere hvordan dere fastsetter antall leverandører per delkontrakt (f.eks. antallsbegrensning eller rangering frem til et kapasitetsnivå er nådd), og om tildeling primært baseres på pris+klima innenfor et bestemt antall maskiner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig tildelingsmekanisme påvirker hvor mange ressurser/prissatte alternativer som bør legges inn per delkontrakt.

   Kilde: Konkurransedokumentet, punkt 4.2 og 4.2 «Tildelingsbeslutning» (særlig siste avsnitt).

8. I kravspesifikasjonen (bilag 1) punkt 1.3.5 «Rapportering» og kontrakten punkt 7.2 «Faktureringsinstruks» fremgår det krav til logging i brøyte-app og EHF-fakturering med bestiller-/ressursinformasjon. Kan dere bekrefte hvilke felter Oppdragsgiver bruker i bestilling/avrop som leverandøren må speile i EHF, og om dere har en konkret «ressursnummer/avrops-ID»-mal eller eksempel dere kan dele?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig ordre-/ressursmerking i EHF er avgjørende for at faktura ikke returneres og for å unngå betalingsforsinkelser.

   Kilde: Bilag 1 punkt 1.3.5 «Rapportering» samt Kontrakt punkt 7.2.1 «Elektronisk faktura».

9. I kontrakten punkt 3 «Endring etter avtaleinngåelsen» fremgår det at pris for endringer skal «være i samsvar med Kontraktens opprinnelige enhetspriser og prisnivå» og at bilag 6 gjelder endringer. Kan dere bekrefte hvordan vi skal prise dersom det kommer en endring/tilleggsarbeid som ikke har enhetspris i bilag 4 (f.eks. nye/endrede veityper, nye tillegg som ikke fremgår av prisskjemaet)? Hvilken prosess og prisingsmetode gjelder da?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mangel på enhetspris ved endringer kan skape stor usikkerhet i risiko og kontantstrøm; leverandøren trenger en klar pris-/forhandlingsmekanisme.

   Kilde: Kontrakt punkt 3.1.1 «Endringer» og punkt 3.1.3 «Endringskatalog».