Rammeavtale IKT-Utstyr

Oppdragsgiverne (ITMidt, Leka, Nærøysund og Orkland kommuner, hver som egen juridisk enhet) skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av nytt IKT-utstyr. Rammeavtalen skal dekke hovedsortiment (klienter, skjermer, nettbrett) og kantsortiment (bl.a. projektorer, dataromløsninger, servere, møteromsutstyr og annet periferiutstyr), med fullsortiment-tilgang og krav til pris/påslag, levering, reklamasjon/garanti samt relevante sikkerhets- og miljøkrav for produkter også utenfor prisskjemaets produktlinjer. Rammeavtalen har ingen kjøpsforpliktelse og omfatter separate kontrakter/avrop for hver kommune. Tildeling baseres på 50 % pris og 50 % kvalitet (kravoppfyllelse i kravspesifikasjon og vurdering av tilbudte produkter).

• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten. Vurderes bl.a. ut fra kredittvurdering basert på siste regnskapstall (og oppdragsgiver kan innhente ytterligere informasjon).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Eventuelt ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning) dersom oppdragsgiver innhenter. Alternativ dokumentasjon kan brukes ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Kap. 4.2 Kvalifikasjonskrav – økonomisk/finansiell kapasitet
• Skatteattest (mva og skatt) for norsk leverandør, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, uten restanser av betydning.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (kun dersom valgt leverandør er norsk).

  Kilde: Kap. 4.2 Skatteattest
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Skal leveres ved innlevering av tilbud, og det vises til dokumentasjon inntil 3 år tilbake. Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Kap. 4.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal være godkjent lærebedrift og ha lærlinger ansatt under hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Attest som viser at tilbyder er tilknyttet godkjent lærlingeordning.

  Kilde: Kap. 4.4 Krav til leverandør
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (og for underleverandører ved støtte/samarbeid).

  Dokumentasjon: Utfylt integrert ESPD-skjema i Mercell for leverandør og eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjonsbevis før kontrakt inngås; original kan kreves fremlagt.

  Kilde: Kap. 4.1 Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen. Leverandøren er ansvarlig for at lagret profil hos Mercell inneholder korrekte opplysninger.Kilde: Kap. 6 INNLEVERING AV TILBUD; pkt. 6.4.1.1 og avsnitt om Mercell
• Tilbudet skal ha elektronisk signatur ved levering.Kilde: Kap. 6.3 Elektronisk signatur
• Tilbudet skal leveres i systemets angitte utforming innen tidsfristen, og alle dokumenter skal angis med dokumentnavn og leverandørens navn.Kilde: Kap. 6.1 Tilbudets utforming
• Personer som leverer elektronisk tilbud skal ha myndighet til å inngå tilbud på vegne av leverandøren.Kilde: Kap. 6.2 Elektronisk tilbud
• Tilbudet skal utformes iht. disposisjonen i konkurransegrunnlaget og inneholde: fullstendig utfylt SSA-K med bilag og SSA-R med bilag, fullstendig utfylt Vedlegg 1 (kravspesifikasjon og leverandørens besvarelse), fullstendig utfylt Vedlegg 2 (pris- og produktskjema), signert og utfylt Vedlegg 3 (tilbudsskjema), samt dokumentasjon i Mercell for kvalifikasjonskrav.Kilde: Kap. 6.4.1.1 Tilbudets utforming
• Tilbudsdokumentasjon/oppfyllelse skal besvares/belyses og dokumenteres. Manglende beskrivelse kan gi redusert poengscore (ved kvalitetsdelen).Kilde: Kap. 6.4.1.1 og SSA-K bilag 1 (krav til tilbudsbesvarelse)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale gjelder fra 01.08.26 til 31.07.28, med opsjon 1+1 år og oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere inntil 2 år.Kilde: Kap. 2.3 Kontraktens verdi og lengde
• Ingen kjøpsforpliktelse for oppdragsgiver; separate kontrakter mellom valgt leverandør og hver kommune, med ansvar for bestilling/oppfølging/kontraktsforvaltning i eget virksomhetsområde.Kilde: Kap. 1.1 Oppdragsgiver og Kap. 2.2 Omfang
• Prisstruktur ved avrop: dokumentert kostpris fra produsent/autoriserte distributør på bestillingstidspunktet + avtalt prosentvist påslag (påslaget fast for hele avtaleperioden). Priser inkluderer emballasje, toll, frakt, skatter og alle andre avgifter/kostnader med mindre annet er avtalt.Kilde: SSA-K Bilag 7 Pris og prisbestemmelser
• Fakturering til den enkelte kommune; elektronisk faktura som EHF; 30 dager betalingsfrist fra mottatt korrekt faktura; faktura skal ikke ha fakturagebyr/tilleggskostnader som ikke fremgår av avtalen.Kilde: SSA-K Bilag 7 Fakturering
• Prisendring: produktpriser reguleres ikke gjennom årlig indeksjustering; pris ved avrop beregnes på nytt basert på dokumentert kostpris + fast påslag. Eventuelle reguleringer for timepriser (tjenester) kan skje én gang per år etter KPI (første regulering tidligst ett år etter avtaleinngåelse).Kilde: SSA-K Bilag 7 Prisendring
• Garantiperiode: 1 år for programvare og 2 år for utstyr, regnet fra tidspunkt levering anses skjedd (med mindre annet avtales i bilag). Leverandøren skal utbedre feil/mangler uten ekstra kostnad ved reklamasjon innen garantiperioden.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (Garantiperiode og garantiytelser)
• Levering/innvendinger og godkjenningsprinsipp: Kunden kan fremme innvendinger innen 5 virkedager etter fysisk levering/tilgjengeliggjøring, og særskilt godkjenningsprøve kan være avtalt. Manglende innvendinger => levering anses inntruffet.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (Tid og sted for leveransen / Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve)
• Misligholdssanksjoner: dagbot ved forsinkelse (automatisk, maks 100 dager; 0,15 % av samlet vederlag ekskl. mva per kalenderdag) og mulighet for heving ved vesentlig mislighold/forsinkelse.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (Sanksjoner ved mislighold – dagbot og heving)
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten skal inneholde krav i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår; dokumentasjonsplikt og sanksjoner ved brudd (dagbot min. kr 1500/dag).Kilde: Kap. 2.6.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår og SSA-K Generell avtaletekst (5.4 Lønns- og arbeidsvilkår)
• Miljø/klima: oppdragsgiver legger til grunn at klima- og miljøhensyn skal vektlegges iht. FOA (minimum 30 %), men i denne anskaffelsen vurderer oppdragsgiver det som mer hensiktsmessig å stille klima-/miljøkrav som minstekrav i kravspesifikasjonen (ikke som tildelingskriterium).Kilde: Kap. 5.1.1 Miljøkrav i konkurransen

• Konkret innhold i kravspesifikasjon (Vedlegg 1) og detaljer i pris-/produktsskjema (Vedlegg 2) er ikke vedlagt tekstutdraget, så spesifikke produkt- og leveransekrav og miljø-/sikkerhetskrav kan ikke trekkes ut.
• Kontrakts-/leveringskrav som er omtalt å ligge i vedlegg (f.eks. leveringstidspunkt/leveringssted i bilag 4, garantivilkår i bilag 8, eventuelle godkjenningsprøvekriterier i bilag 5) er ikke spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 – Pris- og produktsskjema ber vi oppdragsgiver bekrefte hvordan evalueringen av «evalueringssum hovedsortiment» og «evalueringssum kantsortiment» beregnes (hvilke rader/kolonner som inngår i sum, og hvilke eventuelle forklaringsfaktorer som skal brukes).

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og sikre at tilbudet får korrekt uttelling i 50 % pris-kriteriet, må vi forstå eksakt beregningsgrunnlag for evalueringssummene i pris-/produkt-skjemaet.

   Kilde: 5.1 Tildelingskriterier / 5.2.1 Evaluering av pris; Vedlegg 2 – Pris- og produktsskjema (ev. Vedlegg 4 – prismodell)

2. I konkurransegrunnlaget står det at mangelfull utfylling av Vedlegg 2 kan medføre avvisning (FOA § 24-8). Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete felt/rader som må være utfylt for at tilbudet ikke skal anses mangelfullt (f.eks. kolonner for modell/merke i kolonne E, prisrader og evt. påslag/prosentfelt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger en «sjekkliste» over hva som må fylles ut for å unngå avvisning, spesielt fordi Vedlegg 2 ikke er vedlagt med innhold i utdraget.

   Kilde: 5.2.1 Evaluering av pris; 3.6 Leverandørens forbehold og avvik; Vedlegg 2 – Pris- og produktsskjema

3. Ved rammeavtalens omfang fremgår det at leverandøren skal være «fullsortimentsleverandør» og at oppdragsgiver kan kjøpe produkter utenfor definerte produktlinjer i prisskjemaet, men likevel med krav til pris/påslag, levering, reklamasjon/garanti og sikkerhets-/miljøkrav. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan slike «utenfor produktlinjer»-anskaffelser skal prises (hvilken kostpris-basis og påslag skal brukes) og hvordan dette skal dokumenteres ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kommersielle risiko og prising i rammeavtalen når det i praksis kan komme bestillinger som ikke treffer prisskjema-radene.

   Kilde: 2.2 Omfang (fullsortimentsleverandør og kjøp utenfor produktlinjer); Vedlegg 4 - Prismodell / Bilag 7: Pris og prisbestemmelser

4. I SSA-K (punktene om tid og sted for leveransen) fremgår det at innvendinger mot levering må fremmes innen 5 virkedager etter fysisk levering/tilgjengeliggjøring, med mindre annet fremgår av bilag 4. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke frister for levering, innvendinger og evt. dagbøter som faktisk skal gjelde for denne rammeavtalen (og om de er lik for alle kommuner/leveringstyper)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtaler med avrop kan ha ulike logistikk-/leveringsregimer. For å kunne dimensjonere leveranseprosessen og vurdere økonomisk risiko må leverandøren kjenne de faktiske fristene som er avtalt i bilag 4.

   Kilde: SSA-K punkt 2.2.5 Tid og sted for Leveransen (leverings-/innvendingsterminer) og punkt 9.4.3 Dagbot; konkurransegrunnlagets 2.4 Fremdriftsplan / Vedlegg 4 - Prismodell

5. SSA-K fastsetter garantiperiode til 1 år for programvare og 2 år for utstyr (med mindre annet er avtalt i bilag 8). Kan oppdragsgiver avklare om bilag 8/tilpasninger til SSA-K vil endre garantiperiode, og eventuelt hvilke avvik som gjelder for IKT-utstyr i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiomfang og garantiløpetid er direkte knyttet til leverandørens servicekostnader og risiko, og må avklares før tilbudsprising.

   Kilde: SSA-K punkt 2.2.7 Garantiperiode og garantiytelser (og Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten)

6. SSA-K beskriver at dersom det er avtalt en særskilt godkjenningsprøve, skal art og omfang beskrives i bilag 5. I konkurransegrunnlaget fremgår bilag 5 som «Godkjenningsprøve», men utdraget viser ikke kriteriene. Kan oppdragsgiver utdype hvilke godkjenningsprøver som skal gjennomføres (hva som testes, hvem utfører, og hvilke terskler for A/B/C feil som typisk vil bli vurdert for leveransene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøve påvirker leveringstidspunkt, risiko for avvisning/underkjenning og eventuelle forsinkelser og dagbøter.

   Kilde: SSA-K punkt 2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve; Bilag 5 – Godkjenningsprøve

7. I SSA-K punkt 2.2.5/2.2.6 fremgår det at leveringsdag anses inntruffet første virkedag etter at godkjenning er sendt, og at dersom underkjenning ikke meldes innen 10 virkedager, anses leveringsdag som inntruffet. Kan oppdragsgiver bekrefte om dette tidsløpet gjelder likt for alle kommuner og alle leveranstyper, eller om det vil gjelde særskilte avrop-/leveringsprosesser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsdag og godkjenningsdialog styrer økonomi (fakturering og evt. dagbot) og må være lik forstått mellom partene.

   Kilde: SSA-K punkt 2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve (10 virkedager)

8. I Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon og leverandørens besvarelse skal alle krav besvares med ja/nei/forbehold og beskrivelse. Kan oppdragsgiver presisere om det er enkelte krav som må besvares uten forbehold (dvs. hvor «forbehold» vil gi avvisning eller lavere score), og hvordan forbehold skal formuleres for å ikke bli ansett «vesentlige avvik»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan «forbehold» håndteres i akkurat denne konkurransen for å unngå avvisning eller feil scoring under kvalitetstildeling (50 %).

   Kilde: Vedlegg 1 (kravbesvarelse ja/nei/forbehold); 3.6 Leverandørens forbehold og avvik; 5.2.2 Evaluering av kvalitet

9. Konkurransegrunnlaget sier at oppdragsgiver evaluerer «tilbudte produkter, listet opp i kolonne E, Tilbyders merke og modell» mot kravspesifikasjonen, og at mangelfull informasjon kan gi lavere poeng eller 0-poeng. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er minimum av produktdokumentasjon/parametere som må fylles ut for hver modell i Vedlegg 2 for at kvalitetsevalueringen ikke skal settes til 0?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at kvalitetsscoren kan oppnås, må leverandøren forstå minimumsdokumentasjon/parametere som brukes i evalueringsskjønnet.

   Kilde: 5.2.2.2 Evaluering av tilbudte produkter (kolonne E, merke og modell); Vedlegg 2 – Pris- og produktsskjema

10. SSA-K punkt 2.2.3 og 1.1 om standardvilkår/lisensvilkår sier at standardlisensvilkår er bindende når det gjelder standardprogramvare, og at leverandøren skal beskrive tydelig eventuelle avvik i bilag 2. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan vi skal håndtere situasjoner der produsentens lisensvilkår har avvik fra SSA-K (f.eks. ansvar, oppsigelse, bruksmåte), og hvor i tilbudet/bilagene slike avvik skal beskrives for at det skal være vurderbart i evalueringen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: IKT-anskaffelser involverer ofte standardlisensvilkår. For leverandøren er det kritisk å forstå hva som må deklareres, og hvor i dokumentasjonen avvik må beskrives for å unngå at tilbudet blir avvist eller gitt lav kvalitetsscore.

    Kilde: SSA-K punkt 2.2.3 Forholdet til standardvilkår (lisens- og avtalevilkår) og punkt 1.1 Avtalens omfang; SSA-K bilag 2 og bilag 10