Kaffemaskin og kaffeleveranse

Kaffeavtale 2026 for Pilar – Kompetansetjenesten for psykisk helse og barnevern STI. Avtalen skal dekke levering av kaffe og evt. andre drikkevarer (kakao, melkepulver), leie av 5 kaffemaskiner (2 instant og 3 bønnekvern), installasjon, service/vedlikehold og forbruksmateriell. Forventet volum er ca. 600 kopper per måned. Kontraktsperiode er 4 år fra signering, med opsjon på forlengelse inntil 1 år av gangen. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet (prioritert rekkefølge: pris 40 %, klima og miljø 30 %, service/oppfølging 20 %, universell utforming 10 %).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister (norske: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon på registrering i relevant register).

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper; godkjent dokumentasjon for utenlandske selskaper (registrering i faglig/foretaks-/handelsregister i etableringsstaten).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år med oppgitt verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Leverandørens ansvar å dokumentere relevans; erfaring kan dokumenteres via personell leverandør råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2
• Kaffen som tilbys skal ha dokumentert kvalitet og være egnet for kontor/undervisningslokaler; smak og bredde i tilbudet.

  Dokumentasjon: Sertifiseringer (kopi/lenke) for kaffe/øvrige produkter (Fairtrade, UTZ/Rainforest Alliance, Økologisk/Debio eller tilsvarende), miljøprofil/redegjørelse, etisk handel-beskrivelse (inkl. evt. Etisk Handel Norge eller tilsvarende), sporbarhet i verdikjeden (opprinnelsesland, produsentnivå, sertifiseringsnivå) og evt. tilleggstiltak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3
• Leverandørens sortiment skal dekke ulike behov (minstekrav til produktkategorier inkl. standard kaffe/espresso, alternative varianter, melkepulver- og kakao-baserte drikker, samt kort leveringstid for kaffe/forbruksmateriell).

  Dokumentasjon: Sortimentsoversikt: samlet liste over alle produkter i sortimentet (artikkelnummer, pakningsstørrelse og tilgjengelighet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3
• Leverandørens kaffemaskiner må oppfylle spesifikke funksjons- og ytelseskrav (driftssikre, brukervennlige, egnet for volum ca. 600 kopper/mnd).

  Dokumentasjon: Produktark som viser drikker som kan tilbys, kapasitet (instant: ≥400 kopper per fyll; bønnemaskiner: >100 kopper), rengjøringsfunksjon (automatisk/delvis automatisk), justerbar styrke, støynivå (ønskelig maks 70 dB), universell utforming og kannefunksjon med termokanner som passer til maskinene, samt bekreftelse på selvfyllende vanntilførsel og leveransekapabilitet. (Kravene fremgår i kvalifikasjonskapittel.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha serviceavtale for kaffemaskinene (min. 1–2 ganger service/forebyggende vedlikehold per år; responstid 24–48 timer i ordinær arbeidstid; rutiner for midlertidig løsning og kundeservice).

  Dokumentasjon: Bekreftelse på regelmessig service og forebyggende vedlikehold (min. 1–2 ganger per år), kort beskrivelse av service-logg, bekreftelse på feil-håndtering innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid, beskrivelse av rutiner for midlertidig løsning, og beskrivelse av kundeservice i arbeidstiden (telefon/e-post og forventet oppfølgingstid).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5

• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell (KGV).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• For sent innleverte tilbud skal avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• Tilbudet skal utformes i henhold til KGV-struktur; dokumenter i PDF, prisark i Excel.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• Tilbudet må minst inneholde: (1) Beskrivelse av leveransen, (2) Beskrivelse av service og vedlikehold, (3) Prisopplysninger/fullstendig prisskjema og totalpris for avtaleperioden, (4) Leveringstid for maskiner/kaffe/forbruk, (5) Relevant erfaring og referanser (inntil tre oppdrag), (6) Kontaktperson (navn, telefon, e-post).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; tilbudsbrev og øvrige vedlegg skal fylles ut og leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1
• Tilbudet skal være bindende frem til vedståelsesfrist; leverandøren har risiko for uklarheter og tekniske problemer ved innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode 4 år fra signering, med opsjon for oppdragsgiver om forlengelse inntil 1 år av gangen.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 4
• Leveransen skal omfatte kaffe/øvrige drikkevarer, leie av 2 instant og 3 bønnekvern-maskiner, installasjon, service/vedlikehold/teknisk oppfølging og levering av forbruksmateriell (forventet ca. 600 kopper/mnd).Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 3
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre vilkår i samsvar med forskrift FOR-2008-02-08-112; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/kontroll; vesentlige brudd gir grunnlag for heving.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 5
• Miljø- og etiske krav: tilby kaffe med tredjepartssertifisering (Fairtrade, UTZ/Rainforest Alliance, Debio eller tilsvarende), dokumentere sporbarhet, redegjøre for miljøpåvirkning (produksjon/emballasje/transport/avfall) og sikre ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECD aktsomhetsvurderinger; oppdragsgiver kan kreve periodisk rapportering.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 6
• Krav til kaffemaskiner: driftssikre/brukervennlige; skal minimum tilby kaffe, espresso og melkebaserte drikker; kannefunksjon med termokanner; automatisk/delvis automatisk rengjøring; justerbar styrke; selvfyllende vanntilførsel; støynivå under 70 dB (ønskelig); universell utforming i betjening/display. Leverandør skal levere produktark som dokumenterer funksjonalitet/kapasitet/tekniske spesifikasjoner.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 7
• Service/vedlikehold og responstid: forebyggende service; loggføre all service og gjøre oversikten tilgjengelig; håndtere feil innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid; tilby midlertidig løsning ved driftsavbrudd som ikke kan utbedres raskt; kundeservice via telefon og e-post i arbeidstiden. Manglende responstid er mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 8
• Levering/varsling: kort leveringstid på kaffe og forbruksmateriell, forutsigbar/stabil forsyning og varsling ved avvik/forsinkelser.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 9
• Fakturering og betaling: EHF-format; betalingsfrist 30 dager; feil/mangelfull faktura returneres uten betalingsplikt.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 10
• Kontraktsoppfølging: oppdragsgiver kan gjennomføre oppfølgingsmøter, revisjoner, stikkprøver og kontroll av servicehistorikk/responstider; leverandøren skal medvirke og stille nødvendig dokumentasjon til rådighet.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 12
• Sanksjoner ved mislighold: retting innen frist, holde tilbake betaling, heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 13
• Taushetsplikt og offentlighet: leverandør skal hindre uvedkommende tilgang til taushetsbelagte opplysninger; oppdragsgiver følger offentleglova og FOA §§ 7-3 og 7-4.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 14
• Overdragelse: kan ikke overdras uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 15
• Tvisteløsning: søkes løst i minnelighet; hvis ikke, behandles saken av Oslo tingrett.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 16
• Bilag som inngår: Bilag 1 Kravspesifikasjon, Bilag 2 Prisskjema, Bilag 3 Leverandørens tilbud, Bilag 4 Service- og vedlikeholdsplan, Bilag 5 øvrige bilag.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 17
• Endringer i kontrakten: iht. FOA §§ 28-1 til 28-3; endringer dokumenteres skriftlig og signeres av begge parter.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, pkt. 11

• Konkurransegrunnlaget viser kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, men det er ikke trukket ut alle detaljer fra eventuelle bilag (bilag 1-5) da de ikke ligger i dokumentteksten.
• Kontraktsvilkår-dokumentet inneholder ikke utfylling av leverandørfeltet (”Fylles ut av valgt leverandør”), så konkrete leverandørforpliktelser/angivelser utover kravene kan ikke verifiseres.
• Kravet om universell utforming og støynivå (ønskelig) kan ha graderings-/vurderingskonsekvens i tilbudet som ikke fremgår fullt av teksten utover tildelingskriteriet og minimumskravet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke lokasjoner/antall uttak som omfattes av avtalen, og om «forventet volum ca. 600 kopper per måned» gjelder samlet for alle lokasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volum og lokasjoner påvirker priselementer (kopp-/kg-pris, logistikk, serviceomfang og kapasitet). Oppdragsgiver må avklare om volumet er total eller pr. lokasjon.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / 3 Kontrakts omfang

2. I KGV beskrives pris per maskin per måned og pris per kopp/kg kaffe samt pris på forbruksmateriell: Kan oppdragsgiver presisere hvordan prisarkene skal fylles ut (hvilke produktlinjer/kalibreringer som inngår), og om pris per kopp skal gjelde kaffe (bønner/instant) og/eller alle drikker inklusive melk-/kakao-baserte drikker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av hvilke drikker som inngår i «pris per kopp/kg» og hva som prises separat er nødvendig for å unngå feil prising.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier / 5 Innlevering av tilbud

3. Kravet «to instant kaffemaskiner og tre kaffemaskiner med bønnekvern»: Skal alle fem maskiner leveres/installeres ved oppstart, eller er det planlagt utskifting/innfasing av enkelte maskiner i løpet av kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlagt innfasing påvirker totalpris (maskin per måned) og leverings-/installasjonskostnader samt fremdriftsplan.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / 3 Kontrakts omfang

4. Kan oppdragsgiver spesifisere forventet bruksmønster per maskintype (kopper per måned per instant vs. per bønnekvern, og andel melk-/kakao-baserte drikker), slik at leverandøren kan dimensjonere kapasitet, beholdere og vareplan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetskrav og serviceplan kan gi ulik kostnadsprofil avhengig av blandingsforhold og forbruk per maskin.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner / 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Kontrakts omfang

5. I servicekravene står «Feil skal håndteres innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid» og «Det skal være mulig å få en oversikt over alle service»: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «ordinær arbeidstid» defineres (dager/klokkeslett) og hvordan oppdragsgiver forventer at service loggføres og dokumenteres (format/leveransekanal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten definert arbeidstid og dokumentasjonsmåte kan leverandøren ikke sikre etterlevelse av responstid og rapporteringskrav.

   Kilde: 3.5 Leverandørens serviceavtale / 8 Service, vedlikehold og responstid

6. «Tilby midlertidig løsning» ved driftsavbrudd: Kan oppdragsgiver angi hva som forventes som midlertidig løsning (full erstatningsmaskin, lånemaskin type/ytelse, leveringstid for lånemaskin, og om det gjelder alle typer feil)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet påvirker beredskapskostnader og risiko. Leverandøren må vite omfang og respons for å kunne prise riktig.

   Kilde: 3.5 Leverandørens serviceavtale / 8 Service, vedlikehold og responstid / 4 Tildelingskriterier

7. Universell utforming er angitt som «ønskelig» i konkurransegrunnlaget og også omtalt i kravspesifikasjonen: Hvordan vil oppdragsgiver vektlegge universell utforming i evalueringen utover minimumskravene, og hvilke konkrete dokumentasjons-/graderingsbevis ser oppdragsgiver etter i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik «ønskelig» vs. evalueringskriterium kan gi ulike poeng, må leverandøren forstå hva som faktisk gir uttelling.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / 4 Tildelingskriterier / 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner

8. Støynivå: Kravet «Støynivå på maks 70 dB (dersom tilgjengelig)» og at «det er ønskelig at maskinen har støt under 70 dB»: Kan oppdragsgiver bekrefte om 70 dB er et betingende krav eller kun vekting/ønskelighet, og hvilken dokumentasjon som aksepteres for støymåling (standard/metode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av om støynivå må oppfylles eller kun påvirker poeng er kritisk for valg av maskin og risiko for avvisning/underoppfyllelse.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner

9. Kaffeleveranse/leveringstid: Kan oppdragsgiver angi konkrete leveringsfrekvenser og ønsket leveringstid (antall virkedager) for kaffe og forbruksmateriell, og om det er krav til nøkkel-/beredskapslevering ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete leveringsfrister er det vanskelig å prise logistikk og beredskap, og det kan påvirke om leverandøren scorer riktig på kvalitet/oppfølging.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner (kort leveringstid) / 9 Levering av varer og forbruksmateriell / 5 Innlevering av tilbud (leveringstid)