Kaffemaskin og kaffeleveranse

Åpen tilbudskonkurranse for etablering av 4-årig kaffeavtale (opsjon 1 år) for levering av kaffe/øvrige drikkevarer, leie av 5 kaffemaskiner (2 instant + 3 bønnekvern), installasjon, service/vedlikehold og forbruksmateriell. Forventet volum er ca. 600 kopper per måned. Tildeling basert på pris/kostnad og kvalitet (inkl. klima/miljø, service, universell utforming).

• Leverandør skal være registrert i et foretaksregister (norsk: firmaattest; utenlandsk: godtgjørelse på registrering i relevant register i etableringsstat).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse på registrering i faglig register eller foretaksregister i etableringsstat (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1
• Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkl. oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans; kan dokumentere erfaring via kompetanse/personell han råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2
• Kvalitet og egnethet av kaffesortiment for kontor/undervisningslokaler, inkl. miljø- og etiske standarder.

  Dokumentasjon: Sertifiseringer (kopi/lenke) for gyldige tredjepartssertifiseringer (Fairtrade, UTZ/Rainforest Alliance, Økologisk/Debio eller tilsvarende); kort redegjørelse for klima- og miljøhensyn (produksjon, emballasje, transport, avfall); beskrivelse av ansvarlige arbeidsforhold (inkl. evt. medlemskap i Etisk Handel Norge eller tilsvarende); dokumentasjon for sporbarhet i verdikjeden (opprinnelsesland, produsentnivå, sertifiseringsnivå); evt. tilleggstiltak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3
• Leverandør skal tilby et variert sortiment som dekker ulike behov, minimum standard kaffe/espresso, alternative varianter (lysere/mørkere), drikke basert på melkepulver og kakao, samt kort leveringstid for kaffe og forbruksmateriell.

  Dokumentasjon: Sortimentsoversikt (samlet liste over alle produkter med artikkelnummer, pakningsstørrelse og tilgjengelighet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3
• Oppfyllelse av tekniske krav til kaffemaskiner (driftssikre, brukervennlige, egnet for volum ca. 600 kopper/mnd; funksjoner som kaffe/espresso/melkekombinasjoner/kakao; kannefunksjon med termokanner; rengjøringsfunksjon; justerbar styrke; selvfyltende vanntilførsel; universell utforming; støynivå maks 70 dB (ønskelig); kapasitetkrav for instant og bønn).

  Dokumentasjon: Produktark som viser maskinens funksjoner (drikker), kapasitet (kopper per fylling) for instant og bønn; bekreftelse på automatisk/delvis automatisk rengjøring; brukervennlighet (display/betjening, styrkejustering); dokumentert støynivå (maks 70 dB hvis tilgjengelig); universell utforming (kort beskrivelse); kannefunksjon og bekreftelse på at termokanner følger med.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4
• Serviceavtale: regelmessig service og forebyggende vedlikehold, feilhåndtering innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid, midlertidig løsning ved driftsavbrudd, kundeservice i arbeidstiden og serviceoversikt/loggføring.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på regelmessig service og forebyggende vedlikehold (min. 1–2 ganger per år); kort beskrivelse av hvordan service loggføres og gjøres tilgjengelig; bekreftelse på responstid 24–48 timer; beskrivelse av rutiner for midlertidig løsning; beskrivelse av kundeservice i arbeidstiden (kontaktkanaler og forventet oppfølgingstid).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5

• Tilbud skal leveres elektronisk i konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises. Ingen innlevering via e-post eller andre kanaler.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal følge KGV-strukturen; dokumenter lastes opp som PDF, med unntak av prisark som skal leveres i Excel-format.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• Tilbudet skal minst inneholde: (1) Beskrivelse av leveransen; (2) Beskrivelse av service og vedlikehold; (3) Prisopplysninger (fullstendig prisark inkl. og ekskl. mva samt totalpris for avtaleperioden); (4) Leveringstid for maskiner/kaffe/forbruk; (5) Relevant erfaring og referanser (inntil tre oppdrag siste tre år); (6) Kontaktperson (navn, telefon, e-post).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; dokumentasjon lastes opp som pdf (der ikke annet er angitt).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1
• Tilbudet skal være bindende frem til utløp av vedståelsesfrist (leverandørens risiko for uklarheter/tekniske problemer ved innlevering).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.4 og pkt. 5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår i tråd med forskrift (FOR-2008-02-08-112). Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre kontroller; vesentlige brudd kan gi grunnlag for heving.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 5
• Miljø- og etiske krav: tilby kaffe med tredjepartssertifisering (Fairtrade/UTZ/Rainforest Alliance/Debio eller tilsvarende), dokumentere sporbarhet, redegjøre for miljøpåvirkning (produksjon, emballasje, transport, avfall) og sikre ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECDs aktsomhetsvurderinger. Periodisk rapportering kan kreves.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 6
• Krav til kaffemaskiner (driftssikre/brukervennlige/egnet kontor/undervisning) og minimumfunksjoner: kaffe/espresso/melkebaserte drikker, kakao, kannefunksjon med termokanner, automatisk/delvis automatisk rengjøring, justerbar styrke, selvfyllende vanntilførsel, støynivå <70 dB ønskelig, universell utforming (betjening og display). Levering av produktark som dokumenterer funksjonalitet/kapasitet/tekniske spesifikasjoner.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 7
• Service/vedlikehold: forebyggende service, loggføre all service og gjøre oversikt tilgjengelig, håndtere feil innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid, tilby midlertidig løsning ved driftsavbrudd som ikke kan utbedres raskt, kundeservice via telefon og e-post i arbeidstiden. Manglende responstid anses som mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 8
• Levering av varer/forbruksmateriell: kort leveringstid, forutsigbar og stabil forsyning, varsling ved avvik eller forsinkelser.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 9
• Fakturering: EHF-format; betalingsfrist 30 dager; feil/mangelfull faktura returneres uten betalingsplikt.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 10
• Kontraktsendringer: etter FOA §§ 28-1 til 28-3; dokumenteres skriftlig og signeres av begge parter.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 11
• Kontraktsoppfølging: oppdragsgiver kan gjennomføre oppfølgingsmøter, revisjoner, stikkprøver og kontroll av servicehistorikk/responstider; leverandør skal medvirke og stille nødvendig dokumentasjon tilgjengelig.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 12
• Sanksjoner ved mislighold: retting innen frist, holde tilbake betaling, heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 13
• Taushetsplikt: leverandør skal hindre tilgang til taushetsbelagte opplysninger; oppdragsgiver følger offentleglova og FOA §§ 7-3 og 7-4.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 14
• Overdragelse: kontrakten kan ikke overdras uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 15
• Tvisteløsning: søkes løst i minnelighet; hvis ikke, behandles saken av Oslo tingrett.Kilde: Kontraktsvilkår, pkt. 16

• Kontraktsvilkår-dokumentet har feltet for valgt leverandør som «[Fylles ut av valgt leverandør]», så leverandør/tilpasninger er ikke spesifisert i teksten.
• I konkurransegrunnlaget vises kun deler av pkt. 3.5 (service) og resten av dokumentteksten for kvalifikasjonskrav kan være avskåret; eventuelle ytterligere detaljer kan mangle i utdraget.
• Kravspesifikasjon og bilag (Bilag 1, 4 osv.) er referert til, men ikke vedlagt i tekstutdraget; konkrete detaljer kan derfor ikke trekkes ut her.
• Prisskjema-Excel (Kopi av Prisskjema_kaffemaskiner.xlsx) viser kolonner, men selve utfylte prisverdier/krav til utfylling utover kolonnefeltene fremgår ikke av tekstutdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (Kravspesifikasjon) ber vi om en avklaring av hvilke konkrete krav som gjelder for installasjon av de nye kaffemaskinene: hva inngår i leverandørens arbeid (f.eks. plassering, montering, oppkobling til strøm/vann/avløp, opplæring), og om oppdragsgiver stiller lokaler og nødvendige tekniske forutsetninger til rådighet.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig totalleveranse (installasjon) trenger leverandøren tydelig avgrensning mellom leverandør og oppdragsgiver.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon (omtalt under 1.2 og 3, samt kontraktsvilkår pkt. 3 og 7)

2. I Bilag 1 (Kravspesifikasjon) bes oppdragsgiver bekrefte hvilke lokasjoner/antall installasjonspunkter som gjelder, og om leveransen omfatter én eller flere maskiner per lokasjon.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten bekreftet geografisk/volummessig oppsett blir det vanskelig å gi korrekt pris og planlegge service- og responstyring.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon

3. I Bilag 4 (Service- og vedlikeholdsplan) ber vi om at oppdragsgiver presiserer hva som forventes som dokumentert «servicehistorikk» (format, innhold og hyppighet) og hvordan oppdragsgiver ønsker denne gjort tilgjengelig (f.eks. portal, e-post, rapport i forkant/etterkant av servicebesøk).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger serviceoppfølging og dokumentasjon; leverandøren må vite konkret leveranseform for å kunne svare riktig.

   Kilde: Bilag 4 – Service- og vedlikeholdsplan (omtalt også under 4 Tildelingskriterier og kontraktsvilkår pkt. 8 og 12)

4. I Bilag 4 (Service- og vedlikeholdsplan) ber vi oppdragsgiver bekrefte hvordan kravet om «tilby midlertidig løsning ved driftsavbrudd» skal forstås i praksis: skal det alltid leveres lånemaskin, innen hvilken frist, og hvilke typer maskin/kapasitet som minimum må tilbys.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en sentral kostnadsdriver og risikoavgrensning i leverandørens tilbud; leverandøren må kunne prise korrekt responshåndtering ved feil.

   Kilde: Bilag 4 – Service- og vedlikeholdsplan (kontraktsvilkår pkt. 8 og kvalifikasjonskrav 3.5)

5. Kravspesifikasjonen pkt. 7 og 3.4/kontraktsvilkår pkt. 7: kan oppdragsgiver bekrefte om støynivå «maks 70 dB (dersom tilgjengelig)» skal legges til grunn som obligatorisk minimumskrav, eller om det er rent «ønskelig» uten avvisningskonsekvens dersom dokumentasjon ikke foreligger.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis støynivå i praksis er evaluerende/ønskelig vs. absolutt minimum påvirker det leverandørens valg av maskin og dokumentasjonskost.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner (generelle krav om støynivå) og kontraktsvilkår pkt. 7

6. I Bilag 1 (Kravspesifikasjon) ber vi oppdragsgiver utdype kravet til «kapasitet» for instant og bønnemaskiner: gjelder «400 kopper eller mer» og «over 100 kopper» forutsatt fulle pulver-/bønnebeholdere, og hva forventes med hensyn til definisjon av «kopp» (standard størrelse/uttak) i oppdragsgivers måling.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetsmålinger kan variere mellom leverandører; presisering er nødvendig for å sikre at dokumentasjon og tilbud samsvarer med evaluering/krav.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner (kapasitet for instant og bønnemaskiner)

7. I Bilag 2/Prisskjema (Prisskjema_kaffemaskiner.xlsx) ber vi oppdragsgiver bekrefte hvilke prislinjer som skal brukes for «pris per kopp/kg kaffe», «pris på forbruksmateriell» og «pris per maskin per måned», samt hvordan leverandøren skal beregne/rapportere «totalpris for avtaleperioden» (4 år) og eventuelt estimert totalpris per år.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisarkets kolonner er synlige, men hvordan prisene skal beregnes/rapporteres for evaluering kan være avgjørende; leverandøren må unngå feil utfylling som gir lavere score eller avvisning.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Pris) og Bilag 2 – Prisskjema

8. I konkurransegrunnlaget punkt 2.2 og kontraktsvilkår pkt. 10: kan oppdragsgiver bekrefte at betalingsbetingelser «30 dager» og EHF-fakturering gjelder uavhengig av eventuelle fakturapartier (f.eks. separat faktura for maskinleie, kaffe og service)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise likviditets- og administrasjonskostnader trenger leverandøren å forstå fakturerings- og betalingspraksis per leveransekomponent.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 10 (Fakturering og betalingsbetingelser)

9. I kontraktsvilkår pkt. 13 (Sanksjoner ved mislighold): ber vi oppdragsgiver avklare om det er et terskel-/grenseløp for «manglende oppfyllelse av responstider» som utløser mislighold (f.eks. antall avvik per kvartal/måned, dokumentasjonskrav, og hvordan avvik varsles), eller om mislighold vurderes konkret for hvert tilfelle.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart sanksjons-/avviksregime påvirker leverandørens risikopåslag og forståelse av kontraktens misligholdsterskler.

   Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 8 (responstid) og pkt. 13 (Sanksjoner ved mislighold)

10. I konkurransegrunnlaget punkt 1.5 og punkt 2.1: oppdragsgiver skriver at det ikke planlegges dialog utover avklaringer/korrigeringer. Kan oppdragsgiver bekrefte at spørsmål av typen «funksjonelle/tekniske avklaringer av krav i Bilag 1 og Bilag 4» vil bli besvart med skriftlig presisering i KGV før tilbudsfrist, og at alle leverandører får samme oppdatering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Åpen konkurranse uten dialog betyr at leverandøren trenger å få tilstrekkelig avklaring skriftlig tidlig; dette påvirker tilbudskvalitet og risiko for avvik.

    Kilde: 2.1 Anskaffelsesprosedyre og 2.6 Tilleggsopplysninger