Kaffemaskin og kaffeleveranse

Åpen tilbudskonkurranse for avtale om kaffeleveranse til Pilar – Kompetansetjenesten for psykisk helse og barnevern STI. Avtalen skal omfatte levering av kaffe og ev. øvrige drikkevarer, leie av 2 instant- og 3 bønnemaskiner (med installasjon), samt service/vedlikehold, forbruksmateriell og driftssikring. Kontraktsperiode 4 år med opsjon forlengelse 1 år av gangen.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister (norsk) eller dokumentere registrering i faglig/handelsregister (utenlandsk).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper). Godtgjørelse på registrering i faglig/foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandørens ansvar å dokumentere relevans; erfaring kan knyttes til personell leverandør råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Kaffen som tilbys skal være av god kvalitet og egnet for kontor/undervisningslokaler, med dokumenterte miljø- og etiske hensyn.

  Dokumentasjon: Kopi/lenke til gyldige tredjepartssertifiseringer for kaffe og øvrige produkter (Fairtrade, UTZ/Rainforest Alliance, Økologisk (Debio) eller tilsvarende). Kort redegjørelse for klima- og miljøhensyn (produksjon, emballasje, transport, avfall). Beskrivelse av ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden (evt. Etisk Handel Norge/tilsvarende). Dokumentasjon på sporbarhet i verdikjeden (opprinnelsesland, produsentnivå, sertifiseringsnivå). Eventuelle tilleggstiltak (f.eks. CO₂-reduksjon, retur/gjenbruk/miljøemballasje).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.3 Leverandørens sortiment (kvalitet, etikk, miljø og sporbarhet)
• Leverandøren skal tilby et variert sortiment som minimum inkluderer standard kaffe/espresso, alternative varianter, drikker basert på melkepulver og kakao (f.eks. cappuccino/café latte/kakao), samt kort leveringstid på forbruksmateriell og kaffe.

  Dokumentasjon: Sortimentsoversikt over alle produkter i sortimentet, inkludert artikkelnummer, pakningsstørrelse og tilgjengelighet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.3 Leverandørens sortiment (sortiment/tilgjengelighet)
• Leverandøren skal levere kaffemaskiner som oppfyller nærmere krav til funksjonalitet og kapasitet.

  Dokumentasjon: Produktark som viser maskinens funksjoner og hvilke drikker som kan tilbys. Dokumentasjon på kapasitet (instant: >=400 kopper med full pulverbeholder; bønnemaskin: >100 kopper). Bekreftelse av automatisk/delvis automatisk rengjøring. Dokumentasjon av brukervennlighet (display/betjening, justering av kaffestyrke) og evt. støynivå maks 70 dB. Universell utforming-beskrivelse og at termokanner følger med. Kannefunksjon og mulighet for justering av styrke. (Kravteksten beskriver også selvfyllende vanntilførsel og enkel rengjøring/påfyll.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner
• Leverandøren skal tilby serviceavtale med angitt nivå på forebyggende service, responstid, og kundeservice/support.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på regelmessig service og forebyggende vedlikehold (min. 1–2 ganger per år). Kort beskrivelse av hvordan service loggføres og gjøres tilgjengelig. Bekreftelse på feil håndteres innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid. Beskrivelse av rutiner for midlertidig løsning ved feil som ikke kan utbedres raskt. Beskrivelse av tilgjengelig kundeservice i arbeidstiden (telefon/e-post) og forventet oppfølgingstid.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.5 Leverandørens serviceavtale

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell/KGV), ikke på e-post eller andre kanaler.Kilde: Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal lastes opp med dokumenter i PDF-format, med unntak av prisark som skal leveres i Excel-format.Kilde: Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud; 5.1 Tilbudets utforming
• Tilbudet må inneholde minimum følgende dokumentasjon/beskrivelser: (1) Beskrivelse av leveransen; (2) Beskrivelse av service og vedlikehold; (3) Prisopplysninger (fullstendig prisark inkl./ekskl. mva og totalpris for avtaleperioden); (4) Leveringstid (maskiner, kaffe og forbruksmateriell); (5) Relevant erfaring og referanser (inntil 3 siste 3 år); (6) Kontaktperson (navn, telefon, e-post).Kilde: Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; dokumentasjon skal lastes opp som PDF der ikke annet er spesifisert. Prisark som Excel. Dokumenter som skal fylles ut og leveres: Tilbudsbrev og øvrige vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag, 5.1 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal være bindende frem til vedståelsesfrist (jf. punkt 1.5) og leverandør har risiko for uklarheter/tekniske problemer ved innlevering; sen innlevering medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud; 2.4 Vedståelsesfrist

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten gjelder 4 år fra signering, med opsjon forlengelse inntil 1 år av gangen.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 4 Kontraktsperiode
• Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift FOR-2008-02-08-112; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre kontroller; vesentlige brudd kan gi heving.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 5 Lønns- og arbeidsvilkår
• Miljø- og etiske krav: tilby kaffe med tredjepartssertifisering (Fairtrade/UTZ-Rainforest Alliance/Debio el. tilsvarende), dokumentere sporbarhet, redegjøre for miljøpåvirkning (produksjon/emballasje/transport/avfall) og sikre ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECDs aktsomhetsvurderinger; periodisk rapportering kan kreves.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 6 Miljø- og etiske krav
• Krav til kaffemaskiner (minimumstilbud): driftssikre og brukervennlige; drikker inkl. kaffe/espresso/melkebaserte og justerbar styrke; kannefunksjon med termokanner; (automatisk/delvis automatisk) rengjøring; selvfyllende vanntilførsel; støynivå <70 dB (ønskelig); universell utforming (betjening og display); produktark som dokumenterer funksjonalitet/kapasitet/tekniske spesifikasjoner.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 7 Krav til kaffemaskiner
• Service/vedlikehold og responstid: forebyggende service; loggføre all service og gjøre oversikten tilgjengelig; håndtere feil innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid; tilby midlertidig løsning ved driftsavbrudd som ikke kan utbedres raskt; kundeservice via telefon og e-post i arbeidstiden. Manglende responstid anses som mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 8 Service, vedlikehold og responstid
• Levering av varer/forbruksmateriell: kort leveringstid, forutsigbar/stabil forsyning og varsling ved avvik/forsinkelser.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 9 Levering av varer og forbruksmateriell
• Fakturering og betaling: fakturering i EHF-format; betalingsfrist 30 dager; feil/mangelfull faktura returneres uten betalingsplikt.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 10 Fakturering og betalingsbetingelser
• Sanksjoner ved mislighold: oppdragsgiver kan kreve retting innen frist, holde tilbake betaling og heve ved vesentlig mislighold.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 13 Sanksjoner ved mislighold
• Endringer: i tråd med FOA §§ 28-1 til 28-3; endringer dokumenteres skriftlig og signeres av begge parter.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 11 Endringer i kontrakten
• Kontraktsoppfølging: oppdragsgiver kan gjennomføre oppfølgingsmøter, revisjoner, stikkprøver og kontroll av servicehistorikk/responstider; leverandør skal medvirke og stille nødvendig dokumentasjon til rådighet.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 12 Kontraktsoppfølging
• Taushetsplikt: leverandør skal hindre uvedkommende tilgang til taushetsbelagte opplysninger; oppdragsgiver følger offentleglova og FOA §§ 7-3 og 7-4.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 14 Taushetsplikt og offentlighet
• Overdragelse: kontrakten kan ikke overdras uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 15 Overdragelse av kontrakt
• Tvisteløsning: søkes løst i minnelighet; hvis ikke Oslo tingrett.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 16 Tvisteløsning
• Bilag som inngår: bilag 1 Kravspesifikasjon, bilag 2 Prisskjema, bilag 3 Leverandørens tilbud, bilag 4 Service- og vedlikeholdsplan, bilag 5 Eventuelle øvrige bilag.Kilde: Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 17 Bilag

• Dokumentutdraget viser ikke avvisnings-/kontraktsvilkår knyttet til egen leveranseinngang i detalj (f.eks. eksakt om responstid knyttet til spesifikke maskintyper utover 24–48 timer).
• «Krav til kaffemaskiner» i konkurransegrunnlaget har videre tekstavsnitt som er kuttet av i utdraget; enkelte detaljer kan mangle (fortsettelse etter «Maskinene skal ha funksjonalitet...»).
• Skatteattest-detaljer beskrives kun for «valgte leverandør på forespørsel» (ikke som obligatorisk innsendingsdokument med tilbud), så eksakt innleveringsform for konkurransedeltakere er ikke fullt dokumentert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen for kaffemaskiner: Bekreft hvilken eksakt støymåling som er lagt til grunn for kravet/ønsket om «maks 70 dB» (målemetode, avstand/mikrofonplassering og om det gjelder alle driftsmodi, f.eks. maling, brygging og rengjøring).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Støynivå kan variere mye mellom målemetoder og driftsmodi. For å prise og dokumentere riktig trenger leverandøren å vite hva oppdragsgiver faktisk forventer at leverandøren dokumenterer.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner – «Støynivå … maks 70 dB (dersom tilgjengelig)»

2. For serviceavtalen: Skal responstid på «24–48 timer i ordinær arbeidstid» (og oppstart av midlertidig løsning) tolkes likt for alle feiltyper/alle maskintyper (instant vs. bønnekvern)? Hvis det finnes prioritering/ulik responstid per feilkategori, ber vi om at den listes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik feilhåndtering påvirker kostnader og bemanning. Leverandøren må forstå om responstidene er generelle eller differensiert.

   Kilde: 3.5 Leverandørens serviceavtale – «Responstid ved feil»

3. For midlertidig løsning ved driftsavbrudd: Hvilke krav stiller oppdragsgiver til lånemaskin (modell/kapasitet/funksjonalitet), og innen hvilken frist skal lånemaskin normalt være på plass i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en direkte kostnadsdriver og kan også påvirke risiko. Leverandøren må vite forventet leverings-/utlånslogistikk og minimum ytelse.

   Kilde: 3.5 Leverandørens serviceavtale – «Midlertidig løsning» og 4 Tildelingskriterier – «Service og oppfølging»

4. For levering og kort leveringstid: Bekreft maksimal leveringstid som oppdragsgiver forventer for (a) kaffe og (b) forbruksmateriell, samt hvordan «avvik/forsinkelser» skal varsles (f.eks. tidspunkt og kanal).

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Kort leveringstid» og varsling er omtalt, men leverandøren trenger konkrete tidsfrister for å prise sikkerhetslager og logistikk.

   Kilde: 3.3 Leverandørens sortiment – «Kort leveringstid av forbruksmateriell og kaffe» og 9 Levering av varer og forbruksmateriell

5. Volum og prisgrunnlag: Estimert volum er «ca. 600 kopper per måned» i kontraktsvilkårene. Bekreft om dette volumet er grunnlag for prising av «pris per kopp» og/eller «pris per kg/kopp», og om volumet fordeler seg på instant vs. bønnekvern i noen bestemt andel.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris skal styres mot riktige mengder og riktig maskintype-andel. Uklart volumfordelingsgrunnlag kan gi feil tilbudspris.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Kontraktsvilkår punkt 3 – «forventet volum på ca. 600 kopper per måned» samt 4 Tildelingskriterier – «pris per kopp/kg»

6. Fylling/kapasitet: Kravene sier for instant «400 kopper eller mer» og for bønnekvern «over 100 kopper». Bekreft om kapasitet skal dokumenteres som antall kopper per fylling under standardinnstillinger (inkl. hvilke innstillinger som skal brukes), og om kapasiteten gjelder også ved bruk av melkebaserte drikker.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitet avhenger av kaffestyrke, malings-/pulverforbruk og om melkepulver inngår. Leverandøren må vite hva som faktisk skal dokumenteres.

   Kilde: 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner – «Kapasitet …»

7. Installasjon av nye maskiner: Når oppdragsgiver skal ha tilgang til lokasjonene, og hvilket omfang forventes av leverandør (oppstilling, tilkobling, kalibrering, opplæring av brukere)? Bekreft også om det inngår fjerning av eventuelt eksisterende maskiner.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Installasjonsomfang og tilgangstid påvirker både arbeidstid og planlegging. Leverandøren trenger dette for å prise korrekt og unngå uforutsett arbeid.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang – «Installasjon av nye maskiner» og Kontraktsvilkår punkt 3 – «Installasjon av maskiner»

8. Kontraktsvilkår/mislighold: Kontraktsvilkårene sier at «Manglende oppfyllelse av responstider anses som mislighold». Kan oppdragsgiver utdype hvilke sanksjoner som normalt kan utløses (f.eks. retting/hold tilbake betaling/heving), og om det er en terskel for antall avvik før sanksjoner vurderes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uvanlig eller uklar misligholdsmekanikk påvirker leverandørens risiko i tilbudsprisen. Leverandøren bør forstå praktisering og terskler.

   Kilde: 8 Service, vedlikehold og responstid (mislighold) samt 13 Sanksjoner ved mislighold

9. Miljø- og etiske krav: Bekreft om oppdragsgiver krever at leverandøren leverer kun kaffe med nevnte sertifiseringer, eller om det finnes rom for kombinasjon av sertifiserte og ikke-sertifiserte produkter (f.eks. i sortimentet), så lenge leverandøren beskriver miljøtiltak.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både kostnad og dokumentasjon. Leverandøren må vite om kravene er absolutte produktkrav eller beskrevet som en del av løsningen.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 6 – «Tilby kaffe med tredjepartssertifisering…» og 3.3 Leverandørens sortiment / miljøprofil

10. Tilbudets prisark: Hvilke kostnadselementer skal inn i «totalpris for avtaleperioden» og hvordan skal «pris per maskin per måned», «pris per kopp/kg kaffe» og «pris på forbruksmateriell» summeres (antas f.eks. samme volum per måned i 48 måneder + opsjon, eller kun 4 år)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet bruker estimert totalpris per år og over kontraktsperioden. For å unngå feil summering må leverandøren få bekreftet beregningslogikken i prisarket.

    Kilde: 4 Tildelingskriterier – «Pris … inkludert pris per maskin per måned, pris per kopp/kg kaffe, pris på forbruksmateriell, samt estimert totalpris…» og 5 Innlevering av tilbud – «Prisark… totalpris for avtaleperioden»