Kaffemaskin og kaffeleveranse
Frist 23.08.2026
Spør om konkurransedokumentene
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med kildehenvisning — uten å lese alle dokumentene selv. AI-svar kan inneholde feil; originaldokumentene gjelder alltid.
Bør du se nærmere på denne konkurransen?
- Kaffemaskin og kaffeleveranse: estimert verdi 2 000 000 kr.
- Kvalifikasjon: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister (norsk) eller dokumentere registrering i faglig/handelsregister (utenlandsk).
- Innlevering: Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell/KGV), ikke på e-post eller andre kanaler.
- Særlig å merke seg: Kontrakten gjelder 4 år fra signering, med opsjon forlengelse inntil 1 år av gangen.
Om oppdraget
Formålet med denne anskaffelsen er å etablere en helhetlig og kostnadseffektiv avtale for levering av kaffe, leie av kaffemaskiner og tilhørende tjenester til oppdragsgivers lokasjoner. Avtalen skal bidra til en stabil og brukervennlig løsning som dekker virksomhetens daglige behov for kaffe, samtidig som den sikrer høy kvalitet på produkter og tjenester.
Tjenesteområde
- Installasjonstjenester 51000000
- Beverage and spice crops 03131100
- Coffee, tea and related products 15860000, 15861000
- Electrical domestic appliances 39711310
Tilbudsstrategi
- Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
- Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.
Beriket informasjon fra konkurransedokumentene
AI-basert uttrekk fra konkurransedokumentene. Kontroller alltid originaldokumentene før tilbud leveres.
Oppdragssammendrag fra dokumentene
Åpen tilbudskonkurranse for avtale om kaffeleveranse til Pilar – Kompetansetjenesten for psykisk helse og barnevern STI. Avtalen skal omfatte levering av kaffe og ev. øvrige drikkevarer, leie av 2 instant- og 3 bønnemaskiner (med installasjon), samt service/vedlikehold, forbruksmateriell og driftssikring. Kontraktsperiode 4 år med opsjon forlengelse 1 år av gangen.
Emneknagger
Dette må kontrolleres i originaldokumentene
- Dokumentutdraget viser ikke avvisnings-/kontraktsvilkår knyttet til egen leveranseinngang i detalj (f.eks. eksakt om responstid knyttet til spesifikke maskintyper utover 24–48 timer).
- «Krav til kaffemaskiner» i konkurransegrunnlaget har videre tekstavsnitt som er kuttet av i utdraget; enkelte detaljer kan mangle (fortsettelse etter «Maskinene skal ha funksjonalitet...»).
- Skatteattest-detaljer beskrives kun for «valgte leverandør på forespørsel» (ikke som obligatorisk innsendingsdokument med tilbud), så eksakt innleveringsform for konkurransedeltakere er ikke fullt dokumentert i utdraget.
Kvalifikasjonskrav
- Leverandøren skal være registrert i foretaksregister (norsk) eller dokumentere registrering i faglig/handelsregister (utenlandsk).
Firmaattest (norske selskaper). Godtgjørelse på registrering i faglig/foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten (utenlandske).
Konkurransegrunnlag, 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling - Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.
Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandørens ansvar å dokumentere relevans; erfaring kan knyttes til personell leverandør råder over.
Konkurransegrunnlag, 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner - Kaffen som tilbys skal være av god kvalitet og egnet for kontor/undervisningslokaler, med dokumenterte miljø- og etiske hensyn.
Kopi/lenke til gyldige tredjepartssertifiseringer for kaffe og øvrige produkter (Fairtrade, UTZ/Rainforest Alliance, Økologisk (Debio) eller tilsvarende). Kort redegjørelse for klima- og miljøhensyn (produksjon, emballasje, transport, avfall). Beskrivelse av ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden (evt. Etisk Handel Norge/tilsvarende). Dokumentasjon på sporbarhet i verdikjeden (opprinnelsesland, produsentnivå, sertifiseringsnivå). Eventuelle tilleggstiltak (f.eks. CO₂-reduksjon, retur/gjenbruk/miljøemballasje).
Konkurransegrunnlag, 3.3 Leverandørens sortiment (kvalitet, etikk, miljø og sporbarhet) - Leverandøren skal tilby et variert sortiment som minimum inkluderer standard kaffe/espresso, alternative varianter, drikker basert på melkepulver og kakao (f.eks. cappuccino/café latte/kakao), samt kort leveringstid på forbruksmateriell og kaffe.
Sortimentsoversikt over alle produkter i sortimentet, inkludert artikkelnummer, pakningsstørrelse og tilgjengelighet.
Konkurransegrunnlag, 3.3 Leverandørens sortiment (sortiment/tilgjengelighet) - Leverandøren skal levere kaffemaskiner som oppfyller nærmere krav til funksjonalitet og kapasitet.
Produktark som viser maskinens funksjoner og hvilke drikker som kan tilbys. Dokumentasjon på kapasitet (instant: >=400 kopper med full pulverbeholder; bønnemaskin: >100 kopper). Bekreftelse av automatisk/delvis automatisk rengjøring. Dokumentasjon av brukervennlighet (display/betjening, justering av kaffestyrke) og evt. støynivå maks 70 dB. Universell utforming-beskrivelse og at termokanner følger med. Kannefunksjon og mulighet for justering av styrke. (Kravteksten beskriver også selvfyllende vanntilførsel og enkel rengjøring/påfyll.)
Konkurransegrunnlag, 3.4 Leverandørens Kaffemaskiner - Leverandøren skal tilby serviceavtale med angitt nivå på forebyggende service, responstid, og kundeservice/support.
Bekreftelse på regelmessig service og forebyggende vedlikehold (min. 1–2 ganger per år). Kort beskrivelse av hvordan service loggføres og gjøres tilgjengelig. Bekreftelse på feil håndteres innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid. Beskrivelse av rutiner for midlertidig løsning ved feil som ikke kan utbedres raskt. Beskrivelse av tilgjengelig kundeservice i arbeidstiden (telefon/e-post) og forventet oppfølgingstid.
Konkurransegrunnlag, 3.5 Leverandørens serviceavtale
Innleveringskrav
- Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell/KGV), ikke på e-post eller andre kanaler.Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud
- Tilbudet skal lastes opp med dokumenter i PDF-format, med unntak av prisark som skal leveres i Excel-format.Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud; 5.1 Tilbudets utforming
- Tilbudet må inneholde minimum følgende dokumentasjon/beskrivelser: (1) Beskrivelse av leveransen; (2) Beskrivelse av service og vedlikehold; (3) Prisopplysninger (fullstendig prisark inkl./ekskl. mva og totalpris for avtaleperioden); (4) Leveringstid (maskiner, kaffe og forbruksmateriell); (5) Relevant erfaring og referanser (inntil 3 siste 3 år); (6) Kontaktperson (navn, telefon, e-post).Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud
- Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; dokumentasjon skal lastes opp som PDF der ikke annet er spesifisert. Prisark som Excel. Dokumenter som skal fylles ut og leveres: Tilbudsbrev og øvrige vedlegg.Konkurransegrunnlag, 5.1 Tilbudets utforming
- Tilbudet skal være bindende frem til vedståelsesfrist (jf. punkt 1.5) og leverandør har risiko for uklarheter/tekniske problemer ved innlevering; sen innlevering medfører avvisning.Konkurransegrunnlag, 5 Innlevering av tilbud; 2.4 Vedståelsesfrist
Tildelingskriterier i dokumentene
- Pris (kostnadseffektivitet)
Totalpris for leveransen inkl. pris per maskin per måned, pris per kopp/kg kaffe, pris på forbruksmateriell, samt estimert totalpris per år og over kontraktsperioden. Laveste pris velges ikke automatisk; samlet kostnadseffektivitet vurderes.
Konkurransegrunnlag, 4 Tildelingskriterier - Klima og miljø
Hvordan leverandøren ivaretar klima- og miljøhensyn i hele leveransen, inkl. dokumenterte sertifiseringer (f.eks. Fairtrade/UTZ/Rainforest Alliance), miljøvennlige maskiner, energiforbruk, avfallshåndtering, emballasje, transportløsninger og evt. økologiske alternativer.
Konkurransegrunnlag, 4 Tildelingskriterier - Service og oppfølging
Kvaliteten på service- og vedlikeholdstjenestene: responstid ved feil, rutiner for forebyggende service, tilgjengelighet på kundeservice, tilgang til lånemaskin ved driftsavbrudd, og hvordan service loggføres/dokumenteres.
Konkurransegrunnlag, 4 Tildelingskriterier - Universell utforming
Hvordan maskiner/løsninger er utformet for å være tilgjengelige og brukervennlige: betjeningspanel/display, høyde/tilgjengelighet, tydelighet i bruk, og funksjoner som gjør maskinene enkle for ulike funksjonsevner.
Konkurransegrunnlag, 4 Tildelingskriterier
Viktige kontraktskrav
- Kontrakten gjelder 4 år fra signering, med opsjon forlengelse inntil 1 år av gangen.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 4 Kontraktsperiode
- Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift FOR-2008-02-08-112; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre kontroller; vesentlige brudd kan gi heving.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 5 Lønns- og arbeidsvilkår
- Miljø- og etiske krav: tilby kaffe med tredjepartssertifisering (Fairtrade/UTZ-Rainforest Alliance/Debio el. tilsvarende), dokumentere sporbarhet, redegjøre for miljøpåvirkning (produksjon/emballasje/transport/avfall) og sikre ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECDs aktsomhetsvurderinger; periodisk rapportering kan kreves.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 6 Miljø- og etiske krav
- Krav til kaffemaskiner (minimumstilbud): driftssikre og brukervennlige; drikker inkl. kaffe/espresso/melkebaserte og justerbar styrke; kannefunksjon med termokanner; (automatisk/delvis automatisk) rengjøring; selvfyllende vanntilførsel; støynivå <70 dB (ønskelig); universell utforming (betjening og display); produktark som dokumenterer funksjonalitet/kapasitet/tekniske spesifikasjoner.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 7 Krav til kaffemaskiner
- Service/vedlikehold og responstid: forebyggende service; loggføre all service og gjøre oversikten tilgjengelig; håndtere feil innen 24–48 timer i ordinær arbeidstid; tilby midlertidig løsning ved driftsavbrudd som ikke kan utbedres raskt; kundeservice via telefon og e-post i arbeidstiden. Manglende responstid anses som mislighold.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 8 Service, vedlikehold og responstid
- Levering av varer/forbruksmateriell: kort leveringstid, forutsigbar/stabil forsyning og varsling ved avvik/forsinkelser.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 9 Levering av varer og forbruksmateriell
- Fakturering og betaling: fakturering i EHF-format; betalingsfrist 30 dager; feil/mangelfull faktura returneres uten betalingsplikt.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 10 Fakturering og betalingsbetingelser
- Sanksjoner ved mislighold: oppdragsgiver kan kreve retting innen frist, holde tilbake betaling og heve ved vesentlig mislighold.Kontraktsvilkår – Kaffeavtale 2026, punkt 13 Sanksjoner ved mislighold
Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver
AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.
- I kravspesifikasjonen for kaffemaskiner: Bekreft hvilken eksakt støymåling som er lagt til grunn for kravet/ønsket om «maks 70 dB» (målemetode, avstand/mikrofonplassering og om det gjelder alle driftsmodi, f.eks. maling, brygging og rengjøring).
Støynivå kan variere mye mellom målemetoder og driftsmodi. For å prise og dokumentere riktig trenger leverandøren å vite hva oppdragsgiver faktisk forventer at leverandøren dokumenterer.
3.4 Leverandørens Kaffemaskiner – «Støynivå … maks 70 dB (dersom tilgjengelig)» - For serviceavtalen: Skal responstid på «24–48 timer i ordinær arbeidstid» (og oppstart av midlertidig løsning) tolkes likt for alle feiltyper/alle maskintyper (instant vs. bønnekvern)? Hvis det finnes prioritering/ulik responstid per feilkategori, ber vi om at den listes.
Ulik feilhåndtering påvirker kostnader og bemanning. Leverandøren må forstå om responstidene er generelle eller differensiert.
3.5 Leverandørens serviceavtale – «Responstid ved feil» - For midlertidig løsning ved driftsavbrudd: Hvilke krav stiller oppdragsgiver til lånemaskin (modell/kapasitet/funksjonalitet), og innen hvilken frist skal lånemaskin normalt være på plass i praksis?
Dette er en direkte kostnadsdriver og kan også påvirke risiko. Leverandøren må vite forventet leverings-/utlånslogistikk og minimum ytelse.
3.5 Leverandørens serviceavtale – «Midlertidig løsning» og 4 Tildelingskriterier – «Service og oppfølging» - For levering og kort leveringstid: Bekreft maksimal leveringstid som oppdragsgiver forventer for (a) kaffe og (b) forbruksmateriell, samt hvordan «avvik/forsinkelser» skal varsles (f.eks. tidspunkt og kanal).
«Kort leveringstid» og varsling er omtalt, men leverandøren trenger konkrete tidsfrister for å prise sikkerhetslager og logistikk.
3.3 Leverandørens sortiment – «Kort leveringstid av forbruksmateriell og kaffe» og 9 Levering av varer og forbruksmateriell - Volum og prisgrunnlag: Estimert volum er «ca. 600 kopper per måned» i kontraktsvilkårene. Bekreft om dette volumet er grunnlag for prising av «pris per kopp» og/eller «pris per kg/kopp», og om volumet fordeler seg på instant vs. bønnekvern i noen bestemt andel.
Pris skal styres mot riktige mengder og riktig maskintype-andel. Uklart volumfordelingsgrunnlag kan gi feil tilbudspris.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Kontraktsvilkår punkt 3 – «forventet volum på ca. 600 kopper per måned» samt 4 Tildelingskriterier – «pris per kopp/kg» - Fylling/kapasitet: Kravene sier for instant «400 kopper eller mer» og for bønnekvern «over 100 kopper». Bekreft om kapasitet skal dokumenteres som antall kopper per fylling under standardinnstillinger (inkl. hvilke innstillinger som skal brukes), og om kapasiteten gjelder også ved bruk av melkebaserte drikker.
Kapasitet avhenger av kaffestyrke, malings-/pulverforbruk og om melkepulver inngår. Leverandøren må vite hva som faktisk skal dokumenteres.
3.4 Leverandørens Kaffemaskiner – «Kapasitet …» - Installasjon av nye maskiner: Når oppdragsgiver skal ha tilgang til lokasjonene, og hvilket omfang forventes av leverandør (oppstilling, tilkobling, kalibrering, opplæring av brukere)? Bekreft også om det inngår fjerning av eventuelt eksisterende maskiner.
Installasjonsomfang og tilgangstid påvirker både arbeidstid og planlegging. Leverandøren trenger dette for å prise korrekt og unngå uforutsett arbeid.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang – «Installasjon av nye maskiner» og Kontraktsvilkår punkt 3 – «Installasjon av maskiner» - Kontraktsvilkår/mislighold: Kontraktsvilkårene sier at «Manglende oppfyllelse av responstider anses som mislighold». Kan oppdragsgiver utdype hvilke sanksjoner som normalt kan utløses (f.eks. retting/hold tilbake betaling/heving), og om det er en terskel for antall avvik før sanksjoner vurderes?
Uvanlig eller uklar misligholdsmekanikk påvirker leverandørens risiko i tilbudsprisen. Leverandøren bør forstå praktisering og terskler.
8 Service, vedlikehold og responstid (mislighold) samt 13 Sanksjoner ved mislighold - Miljø- og etiske krav: Bekreft om oppdragsgiver krever at leverandøren leverer kun kaffe med nevnte sertifiseringer, eller om det finnes rom for kombinasjon av sertifiserte og ikke-sertifiserte produkter (f.eks. i sortimentet), så lenge leverandøren beskriver miljøtiltak.
Dette påvirker både kostnad og dokumentasjon. Leverandøren må vite om kravene er absolutte produktkrav eller beskrevet som en del av løsningen.
Kontraktsvilkår punkt 6 – «Tilby kaffe med tredjepartssertifisering…» og 3.3 Leverandørens sortiment / miljøprofil - Tilbudets prisark: Hvilke kostnadselementer skal inn i «totalpris for avtaleperioden» og hvordan skal «pris per maskin per måned», «pris per kopp/kg kaffe» og «pris på forbruksmateriell» summeres (antas f.eks. samme volum per måned i 48 måneder + opsjon, eller kun 4 år)?
Tildelingskriteriet bruker estimert totalpris per år og over kontraktsperioden. For å unngå feil summering må leverandøren få bekreftet beregningslogikken i prisarket.
4 Tildelingskriterier – «Pris … inkludert pris per maskin per måned, pris per kopp/kg kaffe, pris på forbruksmateriell, samt estimert totalpris…» og 5 Innlevering av tilbud – «Prisark… totalpris for avtaleperioden»
Konkurransedokumenter
Last ned dokumentpakke (470.2 KB)Dokumentpakken er hentet automatisk fra VISMA_TENDSIGN og samlet som ZIP-fil.
Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.
Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.