Anskaffelse av HRM-system for BIR-konsernet

BIR AS (med datterselskaper) skal kjøpe en samlet skybasert HRM-løsning (SaaS) med nødvendige tilleggstjenester for etablering/implementering, konfigurasjon, integrasjoner, migrering, opplæring og avslutning. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (kvalifiseringsfase). Tildeling skjer etter forholdet mellom totalkostnad (40 %) og kvalitet (60 %). Avtalen baseres på SSA Lille Sky 2021 og har varighet 3 år med ettårige fornyelser, samt opsjoner/tillegg innenfor kontraktens rammer.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske: attester for registrering i faglige register fastsatt ved lov i etableringslandet.

  Kilde: Kap. 5.1 Organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist). Forklaring ved evt. restanser. Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå (ikke eldre enn 6 mnd fra søknadsfrist). Terskel: rating min A (Dun & Bradstreet/Bisnode) / 40 poeng (Creditsafe) / lav risiko hos tilsvarende byrå. Ingen vesentlige betalingsanmerkninger, pågående gjeldsforhandlinger eller konkursbegjæringer.

  Kilde: Kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kompetanse til å levere og forvalte et HRM-system som fullverdig SaaS-løsning.

  Dokumentasjon: Minst to og maksimalt fire referanser fra siste fire (4) år. For hver referanse oppgis bl.a. kunde og antall brukere, leveransens innhold (moduler/funksjoner/prosesser), organisatorisk kompleksitet, leveringsperiode/status, tilbyderens rolle/ansvar, relevante integrasjoner, teknisk plattform/arkitektur/sikkerhet og kontaktinfo (kan anonymiseres). Referansebeskrivelse maks 3 A4-sider per referanse; tekst utover tre sider vurderes ikke.

  Kilde: Kap. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøledelsessystemet (operativt og tilpasset virksomheten). Alternativt attest fra uavhengige organer for anerkjente standarder (f.eks. ISO 14001/EMAS eller tilsvarende), da uten ytterligere beskrivelse.

  Kilde: Kap. 5.4 Kvalitet og miljø
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av kvalitetssikringssystemet (operativt og tilpasset virksomheten og oppdragsgivers behov). Alternativt attest fra uavhengige organer (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende), da uten ytterligere beskrivelse.

  Kilde: Kap. 5.4 Kvalitet og miljø

• Søknad om prekvalifisering: levere forespørsel i Mercell EU-supply.Kilde: Kap. 3.1 Levering av forespørsel
• Forespørselens innhold (prekvalifisering): oversendelsesbrev (bekreftelse på deltakelse; ved fellesskap redegjør samarbeid), ESPD (utfylles i Mercell EU-supply, del IV), eventuell(e) forpliktelseserklæring(er) og besvarelse av kvalifikasjonskravet i punkt 5.3 (tekniske/faglige kvalifikasjoner).Kilde: Kap. 3.2 Utforming av forespørselen
• ESPD: leverandør fyller ut ESPD-skjemaet (oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner).Kilde: Kap. 4.1 Generelt om ESPD
• ESPD del III: avvisningsgrunner (seksjon D – nasjonale avvisningsgrunner). Konkurransen legger til grunn avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 (inkl. nevnte særnorske presiseringer).Kilde: Kap. 4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
• Tilbud (i tilbudsfasen): leveres elektronisk i Mercell EU-supply og skal inneholde tilbudsbrev, svar på tildelingskriterier (som innarbeides i SSA-bilag), utfylt databehandleravtale og bilag til databehandleravtale (SSA Bilag 11), leverandørens SLA (SSA Bilag 5), og Standardvilkår for skytjenestene (SSA Bilag 10).Kilde: Kap. 6.1 Tilbudets utforming og levering
• For tilbud: tilbudet skal inneholde utfylt versjon av SSA Bilag 1 vedlegg 2 (og ikke utfylt versjon av SSA Bilag 1 Vedlegg 1).Kilde: Kap. 6.1 Tilbudets utforming og levering
• Forbehold og avvik: alle forbehold/avvik skal redegjøres for i tilbudsbrevet, tydelig og konkret, og beskrive hvordan det påvirker pris, kvalitet, kvantitet eller leveringsevne.Kilde: Kap. 6.2 Forbehold og avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen baseres på SSA Lille Sky 2021 og inkluderer tilhørende bilag (bl.a. kundens behov/bilag 1, leverandørens beskrivelse/bilag 2, leveringsplan/bilag 4, SLA for tilleggstjenester/bilag 5, pris/prisbestemmelser/bilag 7, standardvilkår/bilag 10, databehandleravtale/bilag 11).Kilde: Kap. 1.5 Struktur anskaffelsesdokumenter; samt SSA-lille sky kap. 1 og bilag-oversikt
• SaaS HRM-løsning skal leveres som helhet uten adgang til å gi tilbud på deler.Kilde: Kap. 1.6 Tilbudsomfang
• Avtalevarighet: 3 år med etterfølgende ettårige fornyelser; kunden kan si opp med 12 mnd varsel og leverandør med 24 mnd varsel (og/eller 3 mnd/6 mnd varsel i SSA-lille sky-tekst).Kilde: Kap. 1.6 Tilbudsomfang; SSA-lille sky kap. 4.1
• Godkjenningsprøve: Leverandøren gir melding når skytjenestene er klare; godkjenningsprøve varer som standard 10 virkedager fra første virkedag, og kan avtales til 20 virkedager. Kunden kan underkjenne og leverandør skal utbedre; ved vesentlig mangel kan kunde ha rett til heving.Kilde: SSA-lille sky kap. 2.4 Kundens godkjenningsprøve (inkl. varighet og heving ved vesentlige mangler)
• Tjenestenivå/kompensasjon: ved brudd på avtalt tjenestenivå kan kunden kreve økonomisk kompensasjon i henhold til standardvilkår/bilag 5.Kilde: SSA-lille sky kap. 9.5.4 og kap. 2.5; konkurransegrunnlag kap. 8.3 og bilagsbeskrivelser
• Informasjonssikkerhet og personvern: leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak; krav til skytjenestene etter bilag 1/2; databehandleravtale skal inngås før behandling av personopplysninger.Kilde: SSA-lille sky kap. 7 (7.1 og 7.2)

• Dokumentteksten som er utdraget viser ikke konkrete detaljer i SSA Bilag 1 Vedlegg 1 (kundens kravspesifikasjon) og Vedlegg 2 (til leverandørens beskrivelse) utover beskrivelser på overordnet nivå. Nøyaktige funksjonelle/spesifikke IT- og sikkerhetskrav må leses i de faktiske utfylte bilagene/kravspesifikasjonen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 område 1 stilles det «bør-krav» som er knyttet til tilgangsstyring (f.eks. 1.2) og «integrasjoner med relevante systemer» (1.6). Kan BIR bekrefte hvilke konkrete integrasjoner som er omfattet av anskaffelsen (system for system, datatype/retning: sync/master/oppdatering, og om det er API eller filbasert), og hvilke integrasjoner som eventuelt kun er forventet som «standard integrasjon» uten egen spesialleveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt implementering/integrasjonsarbeid og avklare hva som faktisk evalueres som løsningsinnhold vs. standard/opsjon.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 1 (ID 1.2 og 1.6)

2. Vedlegg 1 område 1 beskriver «bør» om datakvalitet og sporbar korrigering av historiske data med full sporbarhet (1.7). Kan BIR beskrive hvordan BIR forventer at «korrigering av historiske data» skal fungere (f.eks. hvilke felttyper som skal kunne endres, hvordan auditlog vises, og om det skal være versjonering/effektivdato), samt hvilke minimkrav som vektlegges i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan medføre betydelig design/konfigurasjon og kost for migrering og datamodell. Avklaring påvirker både kost og løsningsbeskrivelse.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 1 (ID 1.7)

3. Ved Vedlegg 1 område 2 om onboarding/offboarding beskrives bl.a. automatisert oppgaveflyt mellom HR, leder, IT, HMS og drift (2.2) og bestilling av tilganger koblet til IAM (2.3). Kan BIR spesifisere hvilke konkrete triggere/arbeidsflyter som er «must», og hvilke roller/organisatoriske enheter som skal motta oppgaver? Hvis IAM-integrasjonen inngår: hva er forventet flyt (f.eks. opprette/oppdatere de relevante attributter/tilganger), og hvilke IAM-objekter/roller må kartlegges?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising av arbeidsflytsoppsett, rollemodell og integrasjonsomfang avhenger av eksakte underprosesser og hvilke roller som er involvert.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 2 (ID 2.2 og 2.3)

4. I Vedlegg 1 område 5 fraværsoppfølging står det «bør» om IA-prosesser og lovpålagt sykefraværsoppfølging (5.2), håndtering av kritiske frister (5.6) og rapportering til eksterne registre som NAV (5.7). Kan BIR bekrefte hvilke lov-/rapporteringselementer som inngår i scope (f.eks. innkallinger/dialogmøter, oppfølgingsplaner, og om NAV-rapportering forventes som ferdig integrasjon), og hvilke varianter som må støttes (typiske fraværstyper/gradert sykefravær)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan påvirke både modulvalg, regelmotor/konfigurasjon og integrasjonskost; også sentralt for evaluert løsningsoppfyllelse.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 5 (ID 5.2, 5.6 og 5.7)

5. Ved Vedlegg 1 område 6 kompetanse/sertifikater/kurs beskrives «bør» om e-læring (6.6), kursadministrasjon (6.5) og gap-analyser (6.4). Kan BIR avklare om e-læring forventes integrert mot eksisterende Junglemap (og i så fall hvilke funksjoner som må støttes via integrasjon), samt hva BIR mener med «gap-analyser» (datakilder, beslutningsgrunnlag og forventet output/rapporter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart grensesnitt mellom innebygd funksjonalitet vs. integrasjon, og hva som faktisk menes med analysefunksjonene påvirker tilbudets innhold og pris.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 6 (ID 6.4, 6.5 og 6.6)

6. Ved Vedlegg 1 område 8 selvbetjening og lederstøtte beskrives «bør» om mobiltilpasset portal (8.1), lederoversikt (8.2) og delegasjon/stedfortrederfunksjon med sporbarhet (8.3). Kan BIR beskrive forventet modell for delegasjon (midlertidig/permanent, varighet, hvilke handlinger som skal kunne delegeres) og krav til sporbarhet (hva som skal logges og hvor det skal være tilgjengelig i løsning/UI)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Delegasjons-/auditkrav kan kreve spesifikk konfigurasjon og påvirker både utvikling, test og dokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 8 (ID 8.1, 8.2 og 8.3)

7. I Vedlegg 1 område 9 rapportering og innsikt står det «bør» om eksport og tilpasning (9.5) og at underliggende data skal kunne gjøres tilgjengelige for BIRs dataplattform i et strukturert format som støtter konsernrapportering, inkl. ESRS/ESG (9.3) samt lovpålagte HR/personalrapporter (9.4). Kan BIR spesifisere hvilke konkrete dataleveranser/eksportformater til dataplattformen som kreves (f.eks. datamodell, frekvens, API vs. batch), og hvilke av de nevnte rapporttypene som er prioritert i første leveranseperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dataplattform-leveranser og ESG/ESRS-format kan gi stor variasjon i kost; avklaring gjør det mulig å prise riktig og beskrive korrekt scope.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 9 (ID 9.3, 9.4 og 9.5)

8. Ved Vedlegg 1 område 10 dokumenter/håndbøker og interne retningslinjer står det «bør» om publisering, versjonskontroll, distribusjon, signering og lese-bekreftelser (10.0-området; spesifikke ID-er fremgår i vedlegget). Kan BIR avklare: 1) om det kreves digital signering/lesebekreftelse for alle dokumenttyper eller kun for utvalgte, 2) hvilke signatur-/bekreftelsesmetoder som skal støttes, og 3) krav til målgruppering og sperring/tilgang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Digital signering/lesebekreftelser kan være en del av dokumentflyten og påvirker både konfigurasjon, tilgangsstyring og integrasjoner.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon, område 10 (Dokumenter, håndbøker og interne retningslinjer)

9. SSA Lille Sky (avtaletekst) punkt 2.4 om Godkjenningsprøve beskriver at godkjenning anses gitt hvis Kunden ikke innen 3 virkedager varsler om mangler/tilgang/ikke fungerer, og at mangler som ikke er rettet innen 60 kalenderdager kan gi rett til heving ved vesentlighet. Kan BIR bekrefte hva som vil være «vesentlig mangel» i denne anskaffelsen i praksis, og hvordan BIR forventer at Leverandør skal beskrive avvik i bilag 2 for å avgrense risiko før Godkjenningsprøven starter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i hva som anses vesentlig og hvordan avvik skal synliggjøres reduserer leverandørens kommersielle risiko i en SaaS-implementering.

   Kilde: BIR-HRM_SSA-Avtaletekst (SSA Lille Sky), punkt 2.4 og 1.1.1 (3. avsnitt)

10. Tildelingskriteriene (kapittel 8) oppgir at kvalitet vurderes basert på spesifikasjonskrav «bør-krav» i SSA-B1 Vedlegg 1 og 2, og at manglende oppfyllelse må klargjøres med avvik og eventuelle kompenserende tiltak. Kan BIR bekrefte om kompenserende tiltak kan være: 1) manuelle rutiner midlertidig, 2) tredjeparts-tilleggsmodul, eller 3) prosessoppsett/konfigurasjon (uten ekstra kost)? Og hvordan vil dette typisk vurderes i poenggivning for U1/U2?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke «alternative løsningsmåter» som aksepteres og hvordan det påvirker evaluering og risiko for negative vurderinger.

    Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag (v01).pdf, kapittel 8.3 Kvalitet (U1/U2)