Anskaffelse av HRM-system for BIR-konsernet

BIR AS (m/døtre) skal kjøpe et samlet skybasert HRM-system (SaaS) med nødvendige tilleggstjenester for etablering og bruk, herunder implementering, konfigurasjon, integrasjoner, migrering, opplæring og øvrige nødvendige tjenester. Konkurransen er en kvalifiseringsfase etterfulgt av konkurranse med forhandling, og det inngås én samlet kontrakt (ingen deltilbud). Avtalen varer 3 år med ettårige fornyelser, og antatt kontraktsverdi for 5 år er ca. 10 MNOK ekskl. mva. SSA Lille Sky ligger til grunn.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: attester for registrering i faglige register bestemt ved lov i etableringslandet.

  Kilde: Kap. 5.1 Organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (terskelkrav om kredittvurdering og ingen vesentlige betalingsanmerkninger/konkurs mv.).

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå (ikke eldre enn 6 måneder fra søknadsfristutløp) med terskel: minimum rating A (Dun & Bradstreet/Bisnode), eller minimum 40 poeng (Creditsafe), eller lav risiko hos tilsvarende byrå. Ingen vesentlige betalingsanmerkninger, pågående gjeldsforhandlinger eller konkursbegjæringer. Ved restanser/skyldes beløp: beskrivelse/dokumentasjon som forklarer.

  Kilde: Kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kompetanse til å levere og forvalte et HRM-system levert som fullverdig SaaS.

  Dokumentasjon: I søknaden: minst to og maksimalt fire referanser fra siste 4 år. For hver referanse skal oppgis bl.a.: kunde (offentlig/privat) og antall brukere, leveransens innhold (moduler/funksjoner/prosesser), organisatorisk kompleksitet og ev. språk/regulatorisk kontekst, leveringsperiode/status, leverandørens rolle/ansvar, relevante integrasjoner/samspill, teknisk plattform/driftsmiljø/sikkerhet/overvåkning/forvaltning, og kontaktinfo til referanseperson (kan anonymiseres). Hver referansebeskrivelse maks 3 A4-sider; tekst utover tre sider vurderes ikke.

  Kilde: Kap. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem som sikrer relevante miljøhensyn i gjennomføringen av kontrakten.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøledelsessystemet (tilpasset virksomhet og oppdrag; kan oppfylles ved attest fra uavhengige organer for anerkjente standarder som ISO 14001/EMAS eller tilsvarende).

  Kilde: Kap. 5.4 Kvalitet og miljø
• Tilbyder skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som styrer hvordan virksomheten ivaretar kvalitet.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av kvalitetssikringssystemet (tilpasset virksomhet og oppdrag; kan oppfylles ved attest fra uavhengige organer for anerkjente standarder som ISO 9001 eller tilsvarende).

  Kilde: Kap. 5.4 Kvalitet og miljø

• Søknad om prekvalifisering/forespørsel skal leveres i Mercell EU-supply.Kilde: Kap. 3.1 Levering av forespørsel
• Forespørselen skal lastes opp med inndeling: (1) oversendelsesbrev (bekreftelse på deltakelse; evt. redegjørelse for fellesskap), (2) ESPD utfylt i Mercell EU-supply (inkl. evt. for virksomheter tilbyder støtter seg på), (3) eventuell(e) forpliktelseserklæring(er), (4) besvarelse av kvalifikasjonskravet i punkt 5.3.Kilde: Kap. 3.2 Utforming av forespørselen
• ESPD: Leverandøren skal fylle ut ESPD-skjemaet i Mercell EU-supply som erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Kap. 4.1 Generelt om ESPD
• ESPD del III, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner fastsatt i nasjonal lovgiving» skal fylles ut, og det vises til avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften/FOA § 24-2.Kilde: Kap. 4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
• Unntak fra «ikke dokumentasjon i prekvalifisering» gjelder tekniske og faglige kvalifikasjoner (5.3): dokumentasjon/referansene skal leveres i søknaden.Kilde: Kap. 5 Kvalifikasjonskrav (avsnitt om ESPD-erklæring og unntak for punkt 5.3)
• Tilbud i tilbudsfasen skal leveres elektronisk i Mercell EU-supply og inneholde: tilbudsbrev; svar på tildelingskriteriene; utfylt databehandleravtale og bilag (SSA Bilag 11); leverandørens SLA (SSA Bilag 5); standardvilkår for skytjenestene (SSA Bilag 10).Kilde: Kap. 6.1 Tilbudets utforming og levering
• Alle forbehold og avvik skal redegjøres for i tilbudsbrevet.Kilde: Kap. 6.2 Forbehold og avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen bygger på SSA Lille Sky 2021 og omfatter tilgang til skytjenester med standardvilkår (SSA Bilag 10) samt ev. tilleggstjenester. Kunden håndhever avtalen overfor leverandøren for tilknyttede virksomheter.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 1.5; SSA-lille sky Kap. 1.1.1 og 1.1.3
• Varighet: 3 år fra signering, med ettårige fornyelser; oppsigelsesvarsel: kunden 12 måneder, leverandøren 24 måneder (knyttet til utforming som beskrevet).Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 1.6; SSA-lille sky Kap. 4.1
• Ingen deltilbud; én samlet kontrakt for ytelsene.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 1.6
• Godkjenningsprøve: leverandøren skal varsle når skytjenestene er klare; godkjenningsprøven varer som avtalt (i SSA er 10 virkedager standard, men bilag 4 beskriver 20 virkedager i dette oppdraget). Kunden kan underkjenne innen frist og leverandøren skal legge frem plan og utbedre; mangler kan gi heving mv.Kilde: SSA-lille sky Kap. 2.4; Konkurransegrunnlag (implementerings-/godkjenningsrammer), og bilag 4 (20 virkedager) i vedlagt bilagsmal
• Godkjennings-/leveringsfrister og dagbot for kjernefunksjonalitet og ev. tilleggstjenester (kjernefunksjonalitet: 29. januar 2027; justering av tilleggstjenester etter kundegodkjenning).Kilde: Bilag 4 (Leveringsfrister og dagbot) – forekomst i bilagsmal
• Sikkerhet/personvern: leverandør skal iverksette forholdsmessige informasjonssikkerhetstiltak; databehandleravtale skal inngås før behandling av personopplysninger påbegynnes.Kilde: SSA-lille sky Kap. 7.1 og 7.2.1
• Revisjonsrett: Kunden har rett til å foreta revisjon/verifikasjon av leverandørens overholdelse av avtalte forpliktelser.Kilde: SSA-lille sky Kap. 5.4
• Nøkkelpersonell: ressurser spesifisert som nøkkelpersonell kan ikke skiftes ut uten kundens godkjenning (saklig grunnkrav).Kilde: SSA-lille sky Kap. 5.1.1
• Krav om skriftlighet/kommunikasjon og bruk av Mercell EU-supply for spørsmål/innlevering; eventuelle avklaringer skal gå via Mercell EU-supply (brudd kan medføre avvisning).Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 1.2; Kap. 3.1; Kap. 6.1

• Dokumenttekst er delvis. Konkrete detaljer i SSA-standardvilkår for SLA/dagbotssatser, håndtering av avvik/kompensasjoner mv. ligger i bilag (f.eks. SSA Bilag 5, 7, 10) som ikke er fullt gjengitt her.
• Tildelingsmomentenes detaljer (innen U1/U2) er oppgitt på et overordnet nivå med henvisning til SSA Bilag 1 Vedlegg 1/2, men selve vedlegg 1 og 2 (HRM-kravspesifikasjon og IT-spesifikasjon) er ikke inkludert i utdraget.
• Det fremgår at kvalitet evalueres som helhet uten poeng per moment, men beregningsmodell for poeng (formel for kvalitet) er ikke beskrevet utover at beste gis 10 og øvrige basert på kvalitativ avstand.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. SSA Bilag 5 (Tjenestenivå for Tilleggstjenestene med standardiserte kompensasjoner): Kan dere bekrefte hvilke konkrete SLA-/kompensasjonsnivåer som evalueres og hvordan dere beregner standardiserte kompensasjoner ved brudd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilket kompensasjonsregime som gjelder for å kunne prise risiko og levere korrekt SLA-besvarelse.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, punkt 6.2 (leverandørens SLA/Bilag 5) og punkt 8.2/8.3 (evaluering inkl. kvalitet og total kostnad).

2. SSA Lille Sky punkt 2.4 (Kundens godkjenningsprøve) og Bilag 4 (Leveringsplan og plan og kriterier for Kundens Godkjenningsprøve): Kan dere presisere forventet varighet for godkjenningsprøven og hvilke konkrete kriterier som skal legges til grunn for “godkjent” vs. “avvik/mangler”, per modul/løsningsteg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøven påvirker leveransefrist, misligholdsvurdering og mulig heving; leverandøren må vite hva som teller som akseptansekriterier.

   Kilde: SSA-Lille Sky 2021, punkt 2.4; BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, tabell “Avtalen har følgende bilag” (Bilag 4).

3. SSA Bilag 7 (Pris og prisbestemmelser/prisskjema): Kan dere beskrive prisstruktur og hvilke kostnadselementer som inngår i evalueringen av totalkostnad (40%)—inkludert hvordan engangs-/abonnements-/modul-/migrerings-/integrasjons- og opplæringskostnader prises og summeres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en entydig oversikt over hva som inngår i “totalkostnad/pris”-grunnlaget kan leverandøren få feilprising og uheldig evalueringsresultat.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, punkt 8.2 (TotalKostnad) og punkt 1.6 (omfang/opsjoner), samt bilagsoversikten (Bilag 7).

4. BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01 punkt 8.3 (Kvalitet) viser at U1/U2 vurderes som helhet “basert på kvalitativ avstand”. Kan dere bekrefte hvordan dere konkret vektlegger “bør-krav” i SSA Bilag 1 Vedlegg 1/2 i vurderingen—og om dere benytter en nærmere sjekkliste/scorecard som kan beskrives?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke elementer som faktisk vil drive forskjellen mellom tilbud i kvalitet, for å prioritere innhold og dokumentasjon i besvarelsen.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, punkt 8.3 (Kvalitet) og tabell U1/U2 (med henvisning til “bør-krav” i SSA-B1 Vedlegg 1 og 2).

5. SSA Lille Sky 2021 punkt 2.2 (Tilgjengeliggjøring av skytjenestene) og punkt 2.5 (vedlikehold/oppfølging): Hvilke deler av implementering/migrering/integrasjoner inngår som del av “Tilgjengeliggjøring” frem til godkjenningsprøve, og hvilke deler ligger som “Tilleggstjenester” etter godkjenningsprøven? Kan dere angi dette per typisk leveransefase i Bilag 4/Bilag 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skiller feil mellom inkludert leveranse og etterfølgende vedlikehold kan gi prisfeil og forventningsavvik i oppfølging/kompensasjon.

   Kilde: SSA-Lille Sky 2021, punkt 2.2, 2.4 og 2.5; BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, bilagsoversikt (Bilag 4, Bilag 5).

6. SSA Lille Sky 2021 punkt 4.2 (Avbestilling) og punkt 9.5.3/9.5.4 (dagbot/økonomisk kompensasjon): Kan dere bekrefte hvilke dagbotter som gjelder for leveranseforsinkelse til godkjenningsprøve, og hva som utløser dagbot vs. andre kompensasjoner (inkl. maksimal dagbot/løpetid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå misligholdssanksjoner knyttet til frister for å kunne legge inn realistiske risikoforbehold og prissetting.

   Kilde: SSA-Lille Sky 2021, punkt 4.2 og punkt 9.5.3/9.5.4; BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, bilagsoversikt (Bilag 7 og Bilag 5).

7. Bilag 1 Vedlegg 1 har “bør-krav” (f.eks. 1.4–1.21, 2.1–2.8, 3.1–3.7 osv.). Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren håndterer “bør-krav” som ikke oppfylles fullt ut (f.eks. hvilke typer kompenserende tiltak dere forventer beskrevet i tilbudet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sier avvik ikke avviser, men vurderes negativt—leverandøren må vite forventet format for avvik/tiltak for å få best mulig vurdering og redusere avvisningsrisiko.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, punkt 8.3 (om “bør-krav” og krav til klargjøring ved manglende oppfyllelse).

8. Opsjoner i Vedlegg 1 Vedlegg 1 (kapittel 3: årlige lønnsjusteringer/lønnssimulering, medarbeidermålinger, rekruttering, lønnssystem): Kan dere presisere hvilke opsjoner som er “påkrevd å prise” i prisskjemaet og hvilke opsjoner som kun inngår dersom dere bestiller dem—og om opsjonene påvirker evalueringen av totalkostnad?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som er obligatorisk og hva som er opsjonelt i evalueringsgrunnlaget for totalpris og kontraktsforpliktelse.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, punkt 1.6 (opsjoner/tilleggsfunksjonalitet) samt Vedlegg 1 “3. Opsjoner” (årlige lønnsjusteringer/lønnssimulering, medarbeidermålinger, rekruttering, lønnssystem).

9. SSA Lille Sky 2021 punkt 7.1.2 og Vedlegg 1 (krav til integrasjoner/sikkerhet): Kan dere spesifisere hvilke krav dere har til integrasjonenes tilgjengelighet/feilhåndtering (f.eks. forventet responstid for synkronisering/feilretningslinjer) for integrasjonene mot ERP/lønn (Unit4/Visma Payroll), IAM og dataplattform—og hvor dette er dokumentert i bilagene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskrav (særlig driftstid/feilhåndtering) påvirker kost og SLA-innhold; leverandøren må vite om det finnes spesifikke NFR/SLA-betingelser utover generell beskrivelse.

   Kilde: BIR-HRM_Konkurransegrunnlag v01, Vedlegg 1 Vedlegg 1 punkt 1.6 (integrasjoner) og punkt 8.3 U1 Moment 10 (teknisk løsning/integrasjoner), samt SSA Lille Sky punkt 7.1.2 (krav til skytjenestene).