Automatisert PCR-instrument til Laboratoriemedisinsk avdeling ved Nordlandssykehuset HF Bodø

Anskaffelse av et automatisert PCR-instrument til laboratoriemedisinsk avdeling ved Nordlandssykehuset HF Bodø (avtaletekst viser avtalens formål og at utstyret skal oppfylle krav i bilag 1 og prisskjema i bilag 2).

• Tilbyder kan være hovedleverandør med underleverandører eller gruppe leverandører; det skal være en ansvarlig leverandør som binder de øvrige, og leverandørene skal hefte solidarisk.

  Dokumentasjon: Opplysning/struktur i tilbudsbrev (avkryssing) og vedlagt liste med navn og organisasjonsnummer for alle leverandørene.

  Kilde: Vedlegg_1_Tilbudsbrev.docx – «Vi leverer tilbud etter følgende leverandørkonstellasjon»
• Ved støtte på underleverandør for finansielle/økonomiske eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det foreligge forpliktelseserklæring; underleverandør skal være solidarisk ansvarlig for kontraktsoppfyllelsen.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring (Bilag 7/forpliktelseserklæring) der det krysser av for hvilke kvalifikasjonsområder underleverandøren bidrar med og bekrefter solidarisk ansvar.

  Kilde: Bilag_7_Forpliktelseserklæring.docx

• Tilbudsbrev skal angi avvik/forbehold, innsyn (taushetsbelagt/sladdet), og evt. bekreftelse av elektronisk samhandlingsavtale; tilbudet anses bindende når det leveres via innlogget bruker i tilbyderprofil i Ivalua.Kilde: Vedlegg_1_Tilbudsbrev.docx
• Ved innlevering av sladdet tilbud ved taushetsbelagte opplysninger: leverandøren skal levere korrekt sladdede utgaver, bruksanvisning/innsynsbegrunnelse for sladding, og utfylle tabell med plasseringssted og begrunnelse for hvorfor opplysninger unntas offentlighet.Kilde: Vedlegg_2_Bruksanvisning_og_begrunnelse_for_sladding_av_tilbud.docx
• Godkjenningsprotokoll for prøvedrift skal fylles ut og signeres av kunde og leverandør når utstyr er levert/montert, opplæring gjennomført, og godkjenningsprøve bestått; gjelder tekniske underlag, brukermanualer, spesialverktøy, og webtilganger/protokoller (der relevant).Kilde: Bilag_5_Godkjenningsprotokoll_for_prøvedrift.docx
• Overtakelsesprotokoll etter gjennomført prøvedrift skal fylles ut med signaturer (kunde og leverandør) etter stabil og tilfredsstillende drift.Kilde: Bilag_6_Overtakelsesprotokoll_etter_gjennomført_prøvedrift.docx

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Morselskapsgaranti: morselskapet garanterer datterselskapets fulle gjennomføring av kontraktens forpliktelser, herunder betaling av vederlag ved manglende oppfyllelse. Endringer/modifikasjoner/henstand/forlengelser kan skje uten at morselskapet frigjøres.Kilde: Bilag_8_Morselskapsgaranti.docx – «Morselskapsgaranti»
• Personopplysninger: kunden behandler personopplysninger om leverandørens representanter/ansatte i forbindelse med signering/forvaltning av avtalen (GDPR). Leverandøren skal kunne utøve rettigheter; henvendelser sendes til personvernombud@sykehusinnkjøp.no.Kilde: Vedlegg_6_Personvernerklæring.docx
• Databehandleravtale: behandling av helse-/personopplysninger skal skje i samsvar med personvernregelverket og avtalen; databehandler kan ikke behandle for egne formål, kan ikke utlevere til tredjepart uten lov/avtale, skal ha tekniske/organisatoriske tiltak (art. 32) og rutiner for avvik/varsling, samt loggføre tilgang og bistå dataansvarlig ved revisjon og rettigheter.Kilde: SSA-V_Bilag_11_Databehandleravtale.docx – kapittel 8 «Databehandlers plikter»
• Levering (Incoterms DDP): leverandøren plikter å levere i avtalt tid og volum; risiko går over når varen er levert. Leveringssted: Laboratoriemedisinsk avdeling ved Nordlandssykehuset HF Bodø.Kilde: Kjøpsavtale.docx – «Leveringsbetingelser» og «Leveringssted»
• Intern transport og inntransport til montasje/oppstillingssted er leverandørens fulle ansvar; leverandøren skal rydde etter egne arbeider og innrette seg etter kundens direktiver; parkeringsregler skal innkalkuleres.Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 2.1 «Levering, transport og lagring»
• Godkjenning: godkjennes når utstyr er installert, igangkjørt, brukeropplæring gjennomført, og godkjenningsprotokoll (Bilag 5) signert. Mangler påpekt under godkjenning utbedres innen 15 arbeidsdager (med mindre annet avtales).Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 2.3 «Godkjenning»
• Prøveperiode: 3 måneder etter godkjenning. Mangler i prøveperioden skal utbedres uten ugrunnet opphold; prøveperioden utvides med 4 uker fra utbedringstidspunktet. Ved gjentakende feil starter ny beregning fra siste utbedringstidspunkt.Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 2.4 «Prøveperiode…»
• Overtakelse: etter gjennomført prøveperiode med stabil og tilfredsstillende drift overføres utstyret formelt ved signering av overtakelsesprotokoll (Bilag 6).Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 2.5 «Overtakelse»
• Garanti: garantitid 24 måneder fra signering av Bilag 6. Leverandøren er ansvarlig for mangler som følge av feil i design/materialer/produksjon/installasjon. Garantien omfatter komponenter og programvare. Det skal ytes service «fullservice» iht. servicenivå 3 i prøve- og garantitiden, inkl. planlagt vedlikehold og oppgradering/oppdatering innen garantitiden; garantisluttservice tidligst 2 måneder før utløp.Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 5 «Garanti og serviceytelser…»
• Krav til feilrapportering under garanti/prøvetid: feil som fører til ikke planlagt driftsstans/utskifting av deler eller oppgradering/oppdatering dekkes; utbedring av feil som utløser garantiservice i garantiperioden skal utføres kostnadsfritt. Kundens personell kan utbedre feil kun unntaksvis på forespørsel (uten at garanti oppheves); kostes med timepris ved utbedring etter forespørsel.Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 5 «Garanti…»
• Service etter garantitid: kundens bestilling må utløse service (opsjon). Leverandøren skal ikke avtale servicebesøk med andre avdelinger enn medisinsk teknisk avdeling uten uttrykkelig avtale; servicebesøk planlegges med medisinsk teknisk avdeling. Elektronisk servicerapport leveres innen 14 dager etter avsluttet servicebesøk og skal signeres av både kunde og leverandør.Kilde: Bilag_4_Særlige_bestemmelser_for_utstyrskjøp.docx – punkt 6 «Serviceytelser etter garantitiden»
• Kvalitetssikring og produktsamsvar: leverandøren er ansvarlig for at varene er godkjent i henhold til gjeldende lover/forskrifter og krav til egnethet/kvalitet, og skal ha kvalitetssikringssystem som oppdager avvik tidlig.Kilde: Kjøpsavtale.docx – punkt 3.2.1 «Kvalitetssikring»
• Underleverandør: bruk og utskifting av underleverandør krever skriftlig godkjenning fra kunden; godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn. Kontraktsansvaret endres ikke ved bruk av underleverandør.Kilde: Kjøpsavtale.docx – punkt 3.2.3 «Bruk av underleverandør»
• Behandling av personopplysninger i leveransen: hvis leverandøren behandler helse-/personopplysninger på vegne av kunden, opptrer leverandøren som databehandler; databehandleravtale kan ikke inngås/benyttes før den er etablert. Kunden kan kreve dokumentasjon og stans/sletting ved utilstrekkelig informasjonssikkerhet; manglende tiltak anses vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale.docx – punkt 3.2.9 «Behandling av personopplysninger»
• Mangel-/forsinkelsesregime (vesentlig for kontraktsoppfyllelse): mangel foreligger ved avvik fra krav/garantier; utbedring/omlevering for leverandørens regning; kunden kan kreve prisavslag, dekning av utbedring av andre, dekningskjøp og heving ved vesentlig mislighold. Ved forsinkelse: varslingsplikt, plikt til å begrense forsinkelsen, dagmulkt 0,25% per virkedag (maks 50 virkedager) og rett til erstatning og heving ved vesentlig forsinkelse.Kilde: Kjøpsavtale.docx – kap. 8 «Leverandørens mislighold» og kap. 8.2 «Forsinkelse»

• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i konkurransen er ikke trukket ut fordi konkurransebestemmelsene er kuttet av i teksten før punktene 4 og 5 (resten mangler).
• Bilag 1.1 «Kundens tekniske plattform» opplyser eksplisitt at det ikke er fremsatt krav i dokumentet; likevel finnes mange tekniske føringer som kan bli relevante i praksis, men disse er ikke klassifisert som formelle kvalifikasjonskrav/kontraktskrav ut fra at bilaget sier «ingen krav».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» står det at all intern transport innen Kundens område samt inntransport i bygget og fram til montasje/oppstillingssted er Leverandørens fulle ansvar. Kan dere bekrefte hvordan dere definerer «montasje/oppstillingssted» i praksis (f.eks. rom/etasjenavn og ansvar for eventuelle ramper/kran), og om eventuelle bygningsmessige arbeider/tilpasninger er Kundens ansvar eller Leverandørens ansvar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart ansvars- og kostnadsgrunnlag for logistikk og eventuell tilrettelegging kan påvirke prising og gjennomføringsrisiko.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 2.1 Levering, transport og lagring

2. I samme bilag 4 står det at eventuelle mangler påpekt under godkjenningen skal utbedres innen 15 arbeidsdager, og at det skal være en prøveperiode på 3 måneder etter godkjenning. Kan dere utdype hvordan utvidelse av prøveperioden på «4 uker fra utbedringstidspunktet» beregnes ved flere mangler/utbedringer (løpende forlengelse eller start på nytt ved hver enkelt), og om det finnes maksimalt antall forlengelsesperioder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvedrift og forlengelser påvirker tidsplan, bemanning, oppetid og kostnader; leverandøren trenger avklaring for å gi riktig tilbud.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 2.3 Godkjenning og 2.4 Prøveperiode og utbedring av mangler

3. Bilag 4 «Utbedring i prøveperioden» sier at prøveperioden utvides med 4 uker fra utbedringstidspunktet ved mangel. Kan dere bekrefte hva dere regner som «mangel» i denne sammenhengen, og hvilke hendelser/avvik som typisk kvalifiserer (f.eks. avvik på ytelse, programvareoppdateringer, kalibrering, sporadiske feil) versus forhold som kun kan karakteriseres som «feil» eller «avvik» uten at de utløser forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen styrer hvor ofte prøveperioden kan forlenges og dermed samlet risiko og kostnadsbildet.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 2.4 Prøveperiode og utbedring av mangler i prøveperioden

4. I bilag 4 «Serviceytelser etter garantitiden» fremgår det at Kunden «er ansvarlig for å utløse opsjon på (bestilling) serviceytelse», at bestilling må gå via Kundens avdeling for medisinsk teknisk utstyr, og at arbeid utenfor valgt serviceytelse krever separat bestilling. Kan dere beskrive forventet prosess i forkant av oppstart (hvem bestiller hva, hvilke frister, og om det finnes standard bestillingsmaler), slik at leverandøren kan prise og bemanne korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktiske bestillings- og endringsprosesser påvirker leverandørens leveranseforutsigbarhet og kan skape tvist om dekning dersom prosessen er uklar.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 6.2 Planlegging og gjennomføring av servicebesøk og 6.1 Særlig om bestilling av serviceytelse etter garantitiden

5. I bilag 4 «Garantitiden» står det at garantitiden er 24 måneder, og at «garantien omfatter alle komponenter inklusive vakuumdeler, detektorer … og programvare». Kan dere avklare om Leverandørens garanti også omfatter forbruks-/slitedeler (f.eks. slitedeler som normalt byttes ved drift), og i så fall hvilke typer som dekkes og hvilke som eventuelt er unntatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiomfang for forbruks-/slitedeler er en av de største kostnadsdriverne for pris og risiko i laboratorieinstrument.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 5 Garanti og serviceytelser i garantitiden

6. Bilag 4 «Service i prøvetids- og garantiperioden» refererer til «servicenivå 3, inkludert planlagt vedlikehold (PV) iht. servicemanual», samt at oppgraderinger/oppdateringer i garantitiden skal gjennomføres i henhold til servicenivå 3. Kan dere oversende/henvise til hvor servicenivå 3 er konkret beskrevet (f.eks. i SSA-V bilag/annet bilag), og bekrefte hvilke konkrete aktiviteter som inngår i PV (frekvens, responstider, testomfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende konkretisering av servicenivå PV kan gjøre det umulig å kalkulere riktig og kan gi feil forventningsstyring i tilbudet.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 5 Garanti og serviceytelser i garantitiden

7. Tilbudspris skal leveres i «Bilag 2 Prisskjema», og det står at prisene inkluderer levering, montering, nødvendig service og vedlikehold i prøvetids- og garantiperioden. Kan dere bekrefte hvordan prisene i prisskjemaet er ment å fordeles mellom (i) instrumentleveranse, (ii) opplæring, (iii) service/PV i prøve- og garantiperioden, og (iv) opsjoner på service/tilleggsutstyr, slik at leverandøren ikke dobbeltrabatterer eller utelater elementer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fordeling og inkludering av kostnadselementer påvirker korrekt prising og reduserer risiko for avvik.

   Kilde: Bilag 4 «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» – 4 Vederlag og 5 Garanti og serviceytelser i garantitiden samt Konkurransebestemmelser – 1.2 og 1.5

8. Konkurransebestemmelsene sier at Tilbydere skal gjennomføre tilbudspresentasjon «via Teams» der tilbyderne skal demonstrere tilbudt utstyr (opptil 1 time per tilbyder). Kan dere avklare praktiske rammer for demonstrasjonen (f.eks. om fysik/leveranse må være på plass i Bodø ved presentasjon, om demo kan gjøres med testoppsett/filmer, og hvilke scenarier dere forventer at vi demonstrerer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Demonstrasjonsform og krav til utstyr tilgjengeliggjør leveranseplan og kostnader før signering.

   Kilde: Konkurransebestemmelser – 2.3 Tilbudspresentasjon

9. I SSA-V og bilag 4 omtales både «databehandleravtale» og krav til at leverandøren skal følge kundens tekniske plattform/krav til IKT-kompatibilitet. Kan dere bekrefte hvilke konkrete integrasjoner eller databehandlingsaktiviteter leveransen medfører (f.eks. om utstyret sender data til LIS/EPJ eller krever integrasjon via regionale tjenester), slik at vi kan vurdere riktig databehandlerrolle og behov for teknisk dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig håndtering av personopplysninger og tekniske integrasjoner påvirker både juridisk risiko og tilbudt løsning/arbeidsomfang.

   Kilde: Kjøpsavtale – 3.2.10 Behandling av personopplysninger og Bilag 1.1 «Kundens tekniske plattform» (omtalt)