Leie av kaffemaskiner og drikkevannssystemer med tilhørende forbruksartikler - rammeavtale

Drammen kommune skal inngå rammeavtale for leie av kaffemaskiner og drikkevannssystemer med tilhørende forbruksartikler (kaffebønner/ingredienser, rengjøringsmidler) samt service- og vedlikeholdstjenester. Avtalen er ikke eksklusiv. Det gjelder faste krav til utstyr (f.eks. CE, støykrav, vanntilkobling, sensor/lekkasjestopp), miljøkrav (Svanemerket eller tilsvarende innen 18 mnd), matkrav (melk/kakao %), kundeservice og serviceavtale. Levering skjer etter bestilling; eksisterende avtaler løper til de utløper.

• Leverandøren skal ha kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse med minimum kredittscore A (Dun & Bradstreet RiskGuardian Suite) eller dokumentere tilsvarende økonomisk gjennomføringsevne dersom ikke kredittvurderes i nevnte løsning.

  Dokumentasjon: Kredittscore/kredittrapport innhentes av oppdragsgiver (Dun & Bradstreet RiskGuardian Suite). For leverandører som ikke kredittvurderes: godkjente regnskapstall som viser tilsvarende kredittverdighet, evt. annet dokument oppdragsgiver anser egnet (jf. egenerklæring/kvalifikasjonsskjema).

  Kilde: Kap. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV – Økonomisk og finansiell stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 sammenlignbare oppdrag de siste tre årene, der hvert oppdrag har minst 50 maskiner hos en og samme oppdragsgiver.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag siste 3 år, med oppdragsomfang, tidspunkt og mottaker. Leverandørens ansvar å dokumentere relevans.

  Kilde: Kap. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV – Tekniske og faglige kvalifikasjoner (erfaring)
• Leverandøren skal være sertifisert for miljøledelse i form av EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn. Alternativt andre attester tilsvarende EMAS/ISO 14001, eller annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak (dersom leverandøren ikke kan få attester innen fristen uten at dette skyldes leverandøren).

  Dokumentasjon: Sertifikat/attest eller annen egnet dokumentasjon som viser likeverdighet.

  Kilde: Kap. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV – Miljøledelse/sertifikater
• Leverandøren må bekrefte oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner via utfylling/bekreftelse i egenerklæringsskjema og/eller ved innhenting av opplysninger med eBevis (samtykke).

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn for eBevis; ved manglende samtykke må dokumentasjonen leveres manuelt. Det vises til eBevis-innhenting av opplysninger fra Brønnøysundregistrene og Skatteetaten.

  Kilde: Kap. 4.1 eBevis samt Kap. 4.2 og 4.3 (egenerklæringer)

• Tilbyder skal fylle ut Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Kap. 6.1 TILBUDET GENERELT
• Tilbudet skal inneholde alle opplysninger og vedlegg som konkurransegrunnlaget krever, og innleveres via Mercell innen tilbudsfrist.Kilde: Kap. 6.1 og 6.3 INNLEVERING AV TILBUD
• Ved innsending skal ønskede vedlegg legges ved under fanen Dokumenter i Mercell (minst Vedlegg 1, Vedlegg 2, Vedlegg 3 og Vedlegg 9).Kilde: Kap. 6.1 TILBUDET GENERELT
• Vedlegg 2: Pris- og produktskjema (enkeltpriser for alle produkter). Totalpriser legges inn i Mercell under fanebladet «Produkter», og totalprisen er gjenstand for evaluering.Kilde: Kap. 5 TILDELINGSKRITERIER – Pris
• Vedlegg 9: Inngi ett samlet dokument med kortfattede produktblad for hvert tilbudte produkt. Produktbladet skal vise pris, eventuell støy og om produktet tilfredsstiller krav. Produktinfo må fremgå av tilbudsdokumentene (ikke kun lenker). Produkt må vises med bilde.Kilde: Kap. 6.1 TILBUDET GENERELT
• Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt, og sendes fra tilbyders egen profil i KGV-systemet knyttet til juridisk enhet som leverer/forplikter seg.Kilde: Kap. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD
• Tilbyder må stå ved tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfrist (vedståelsesfrist).Kilde: Kap. 6.4 VEDSTÅELSESFRIST

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Miljømerket tjeneste: Leverandør skal innen 18 måneder dokumentere at tjenesten er sertifisert med Svanemerket eller tilsvarende miljømerke type 1 (lisensnr/sertifikat). Likeverdighet må dokumenteres. Ved manglende merke innen fristen gis dagbøter: 1 % av årlig kontraktsverdi per påbegynt uke.Kilde: Kap. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN – Kontraktskrav om miljømerket tjeneste (1)
• Montering/installasjon: Kaffemaskiner og drikkevannsystemer skal leveres kostnadsfritt ferdig oppkoblet, installert og testet. Monteringssted skal ryddes og emballasje tas med i retur. Fast vanntilkobling. Maskiner skal leveres med lekkasjesensor og lekkasjestopper (Aquastop). Oppkobling og nødvendig materiell inkludert for avstander inntil 1,5 meter fra vann- og strømuttak. Utføres forskriftsmessig av kompetent servicepersonell.Kilde: Kap. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN – Montering og installasjon (2)
• Serviceavtale og kundeservice: Fast kontaktperson ved avtaleoppstart. Kostnadsfri rådgivning/opplæring. Ved avtaleoppstart/nytt leieforhold: skriftlig serviceavtale for alle lokasjoner inkludert i tilbudspris. Serviceavtalen omfatter rens, vedlikehold, utskifting av slitedeler, tilkalling med responstid maks 48 timer, betjent servicetelefon hverdager 08-15, og dokumentasjon av utført service. Normalt vedlikehold: minst hver 8. uke for kaffemaskiner og minst hver 6. måned for drikkevannssystemer. Ved nedetid over 5 arbeidsdager: vederlagsfri lånemaskin tilsvarende eller bedre.Kilde: Kap. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN – Kundeservice (5) og Serviceavtale og vedlikehold (6)
• Krav til leie/varighet og avslutning: Leieavtalen kan ha maksimal varighet 3 år. Leverandør varsler oppdragsgiver senest 6 måneder før avtalens utløp. Ved endt leieperiode sørger leverandør for innhenting/bytte uten ekstra kostnad for oppdragsgiver.Kilde: Kap. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN – Krav til leie (8)
• Garanti og avhjelping: Maskiner skal leveres med garanti som minimum tilsvarer leieavtalens varighet. Defekte kaffemaskiner/drikkevannssystemer skal repareres eller byttes ut vederlagsfritt med tilsvarende eller bedre maskiner til samme/lavere pris. Ved komponentfeil med driftsstans: komponent skiftes. Fem eller flere identiske feil på samme komponent innen 3 måneder = vesentlig mangel; maskinen skal byttes umiddelbart.Kilde: Kap. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN – Feil, mangler og garanti (7)
• Nullutslippskrav i evaluert transportoppfølging: Leverandør skal i kontraktsperioden levere oversikt over prosentandelen transport gjort med nullutslippsbiler, inkludert registreringsnummer og drivstoffteknologi, ved oppstart av kontrakt og ved oppstart av hvert kontraktsår.Kilde: Kap. 5 TILDELINGSKRITERIER – Oppfølging i kontraktsperioden (Andel klimavennlig transport)
• Elektronisk handel og fakturering (særlige kontraktsvilkår): Leverandør skal kunne motta bestillinger elektronisk (e-post eller EHF). Avtalte produkter skal være tilgjengelige i kommunens ehandelsplattform (Unit4 eProcurement). Bestillinger via andre kanaler skal ikke behandles. EHF-faktura/kreditnota skal leveres kostnadsfritt, merkes med ordrenummer/bestillernummer og kontraktsreferanse; papirfaktura unntaksvis. Ordrebekreftelsekrav: ordrebekreftelse til bestillers e-post innen 3 timer (i samhandlingsoppsett).Kilde: Kap. 7.3.1 Elektronisk handel og 7.3.2 Elektronisk fakturering samt Vedlegg 6 Samhandlingsavtale (Ordrebekreftelse innen 3 timer)
• RF-1507 (skatt/avgift): Tilbyder skal legge RF-1507 ved tilbudet. Leverandøren skal gi samtykke til innhenting under tilbudsevalueringsperioden og gjennom kontraktsperioden. Dersom RF-1507 viser restanser kan leverandør bli avvist. Leverandør skal legge kommunen som kopimottaker ved bestilling i Altinn.Kilde: Kap. 7.3.3 Krav til RF-1507 – opplysninger om skatt og avgift
• Prisregulering: Faste priser i 12 måneder fra kontraktsignering. Deretter regulering en gang per år basert på KPI-totalindeksen (SSB). For forbruksvarer kaffe/te/kakao: prisjustering basert på SSB indeks tabell 03675; kan justeres halvårlig. Leverandør må fremme krav og sørge for varsel; oppdragsgiver godkjenner før oppdatering i katalog. Prisendringer skal ikke øke leverandørens fortjeneste.Kilde: Kap. 7.4 PRISREGULERING

• Dokumentteksten inneholder ikke selve innholdet i Vedlegg 1 - Tilbudsskjema eller Vedlegg 4 (kontraktsutkast), så konkrete tildelingsdetaljer knyttet til kvalitetskriteriet (kvalitet i Vedlegg 1) og konkrete kontraktsforpliktelser utover de oppliste kravene kan ikke fullt ut utledes.
• Det fremgår at det ikke er anledning til å levere alternative eller parallelle tilbud, men håndteringen knyttet til eventuelle avvik er kun beskrevet på et overordnet nivå (Vedlegg 1 til punkt 2).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 – Pris- og produktskjema og Vedlegg 9 – Tilbudte maskiner og produkter: Kan oppdragsgiver presisere hvordan «prisen» skal forstås og prises for hvert maskin-/produktalternativ (f.eks. hva som inngår i leie vs. serviceavtale vs. forbruksartikler), når en bruker får bestille ulike maskiner og produkter uavhengig av maskintype?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre riktig kostnadsallokering og prising per linje slik at tilbudet blir sammenlignbart og ikke risikerer avvik/feilprising.

   Kilde: 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen / 5 Tildelingskriterier (Pris) / 6.1 Tilbudet generelt (Vedlegg 2 og Vedlegg 9) / 3 Kvalitets- og kontraktskrav (service og forbruksartikler)

2. Når oppdragsgiver sier at leverandøren kan tilby «andre maskiner enn de som er oppført i vedlegg 2», hvilke krav gjelder fortsatt ufravikelig (modelluavhengig) for maskiner og drikkevannssystemer, og hvordan skal disse eventuelt dokumenteres i Vedlegg 9 for å vise at de «tilbys» innenfor kravene (støy, kapasitet min. 150 kopper/dag, vanntemperatur 92–96 °C, osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare grenseflater mellom «avtalt kravspesifikasjon» og «valg av modell utenom oppført» kan medføre at dokumentasjon ikke samsvarer med evalueringen/avvisningsrisiko.

   Kilde: 3 Krav til anskaffelsen (Generelle krav og spesifikke maskinkrav) / 13 Levering/leveringstid (andre maskiner enn i vedlegg 2) / 6.1 Tilbudet generelt (Vedlegg 9)

3. Om opsjonen til å inkludere Lindum AS i avtalen (ensidig utløses av oppdragsgiver): Kan oppdragsgiver bekrefte hvorvidt Lindum AS da får samme bestillings-/oppstartkrav, leveringsfrister og innkjøpsprosess (EHF/Unit4) som de øvrige omfattet enhetene, og om det vil bli bestilt «nye lokasjoner» som utløser samme krav til installasjon, serviceavtale og opplæring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsutløsing påvirker leveranseomfang, oppstartplan, bemanning og eventuelle implementeringskostnader; dette må prises riktig.

   Kilde: 1.1 Oppdragsgiver (avtalens omfang og opsjon Lindum AS) / 7.3.1 Elektronisk handel / 3 Serviceavtale og vedlikehold / 5 Kundeservice

4. Tildelingskriteriet «Andel klimavennlig transport» (Vedlegg 3): Hvilken konkrete transporttype/leveransestrøm skal nullutslippskrav og innfasing gjelde for i denne avtalen (f.eks. kun frakt av forbruksartikler/kaffe, eller også service/utskiftninger, montering/innhenting av maskiner, levering av CO₂-tanker og eventuelle reservedeler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi kontrollerbar og riktig prosentandel må leverandøren vite hvilke transportkostnader og turer som faktisk omfattes av kriteriet.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier (2 Andel klimavennlig transport) / 6.1 Tilbudet generelt (Vedlegg 3) / 3 Leveringstid og levering (30 dager)

5. I Vedlegg 3 – Andel klimavennlig transport: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan poeng beregnes for innfasing (f.eks. om det scores lineært, terskelbasert, eller med en vekting mellom «prosentandel» og «innfasingstidspunkt»), og hvilken enhet som skal brukes for «i drift på oppdraget» (kjøretøy i aktivitet vs. tilgjengelig i beredskap)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presis evalueringslogikk kan leverandøren gjøre feil i plan/innfasing og dermed gi dårligere uttelling enn nødvendig.

   Kilde: 5.1 Evalueringsmodell / 5 Tildelingskriterier (2 Andel klimavennlig transport) (poeng for prosentandel og innfasingstidspunkt)

6. Kontraktskrav om miljømerket tjeneste: Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «tjenesten som leveres er sertifisert med Svanemerket eller tilsvarende miljømerke type 1» i praksis for denne rammeavtalen (gjelder det bare kaffebønner/kaffetjenester/forbruksartikler, eller også leie/service/vedlikehold), og hvordan leverandøren skal dokumentere «lisens» innen 18 måneder (hvilke dokumenter/format forventes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er en sentral oppfyllelses- og dagbottrussel; leverandøren må forstå hva som må sertifiseres og hvordan beviset skal se ut.

   Kilde: 3 Kontraktskrav om miljømerket tjeneste (punkt 1)

7. Når det gjelder dagbot ved manglende miljømerking innen 18 måneder: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «1 prosent av den årlige kontraktsverdien» skal beregnes (hvilken kontraktsverdi legges til grunn: estimert/ramme/maksimal kontraktsverdi, og knyttes beregningen til pris levert i tilbudet eller en egen beregningsformel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter er direkte økonomisk risiko; leverandøren må kunne prise inn og vurdere realismen.

   Kilde: 3 Kontraktskrav om miljømerket tjeneste (punkt 1)

8. Serviceavtale (punkt 6) og responstid: I kravet står «responstid på maksimalt 48 timer» og «betjent servicetelefon på hverdager kl. 08.00–15.00». Kan oppdragsgiver presisere starttidspunktet for responstiden (fra mottatt feilmelding, fra opprettet sak, eller fra første forsøk på kontakt), og hvordan telles responstid som benyttes i dagbot-/misligholdsvurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne planlegge bemanning og håndtere kontraktsrisiko riktig, må leverandøren vite hvordan frister/tilgjengelighet måles.

   Kilde: 3 Serviceavtale og vedlikehold (punkt 6) / 18. MISLIGHOLD (generelle sanksjoner i standard avtalevilkår)

9. Feil/mangel og bytte: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «fem eller flere identiske feil på samme komponent innenfor en tre måneders periode» skal avgrenses (hva menes med «identiske feil»: samme komponentnummer, samme feilkode, samme symptom, eller liknende diagnose), og hvordan leverandøren skal dokumentere at terskelen er nådd for umiddelbart bytte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Terskelkravet utløser umiddelbar maskinbytte; leverandøren må forstå definisjon og dokumentasjonsprinsipp for å unngå uenighet og avvisning/mislighold.

   Kilde: 3 Feil, mangler og garanti (punkt 7)

10. Leieforhold og innhenting: Når eksisterende avtaler utløper og leverandør overtar lokasjoner: Kan oppdragsgiver beskrive forventet prosess og tidslinje for overtakelse (f.eks. varsel 6 måneder før utløp, faktisk overtakelsesdato, og koordinering for innhenting/bytte), samt om innhenting ved defekt maskin alltid skal skje uten ekstra kostnad selv om det medfører ekstra reise/arbeidsomfang?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Overtakelse fra eksisterende leverandør påvirker logistikk, planlegging og kostnader; leverandøren må vite hva som faktisk kan bli belastet.

    Kilde: 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen (overtar ansvar ved utløp) / 8 Krav til leie (utløp, varsel 6 måneder, innhenting uten ekstra kostnader)