Leie av kaffemaskiner og drikkevannssystemer med tilhørende forbruksartikler - rammeavtale

Drammen kommune skal inngå rammeavtale for leie av kaffemaskiner og drikkevannssystemer med tilhørende forbruksartikler (kaffebønner/ingredienser, melkepulver, kakao/sjokolade, rengjøringsmidler) samt service- og vedlikeholdstjenester. Avtalen er ikke eksklusiv. Ekskluderer maskiner uten vanntilkobling (typisk kaffetraktere), kaffe/forbruksvarer til slike og tappekraner fastmontert i kjøkkenbenker. Leverandøren må levere faste priser (inkl. service) og oppfylle krav til miljø/sertifisering, installasjon, produktkrav og kundeservice. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris (70%) og kvalitet (30% via vedlegg 1).

• Leverandør skal ha kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse, minimum kredittscore A iht. Dun & Bradstreet RiskGuardian Suite (oppdragsgiver innhenter kredittrapport). For virksomheter som ikke kredittvurderes i ordningen skal godkjente regnskapstall vise tilsvarende kredittverdighet og økonomisk gjennomføringsevne; alternativt kan annet dokument legges frem som oppdragsgiver anser egnet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/kredittrapport fra Dun & Bradstreet RiskGuardian Suite, eller godkjente regnskapstall som viser tilsvarende kredittverdighet/evne til gjennomføring, eventuelt annet egnet dokument. (Kildetekst angir at oppdragsgiver innhenter kreditt.)

  Kilde: Pkt. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV (Economic and financial standing)
• Leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 sammenlignbare oppdrag de siste tre årene. Sammenlignbare oppdrag: minst 50 maskiner hos en og samme oppdragsgiver. Dokumentasjon skal beskrive mest relevante oppdrag med oppgavens omfang, tidspunkt og mottaker; leverandør har ansvar for å dokumentere relevans.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag siste 3 år, inkludert omfang, tidspunkt og mottaker (med kriteriet minst 50 maskiner pr. oppdragsgiver).

  Kilde: Pkt. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV (Technical and professional ability – Bare for tjenester)
• Leverandøren må være sertifisert for miljøledelse i form av EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn. Alternativt kan det leveres attester som tilsvarer EMAS/ISO 14001, og annen egnet dokumentasjon kan aksepteres dersom leverandør ikke har hatt mulighet til å få attester innen frist (ikke skyld i leverandør).

  Dokumentasjon: Sertifisering/attester for miljøledelsessystem (EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn) eller dokumentasjon som viser tilsvarende miljøledelsestiltak.

  Kilde: Pkt. 4.4 EGENERKLÆRINGSSKJEMA KVALIFIKASJONSKRAV (Quality assurance schemes and environmental management standards)
• Oppdragsgiver kan avvise leverandører ved manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og/eller ved avvisningsgrunner; leverandør må besvare/ bekrefte oppfyllelse og avvisningsgrunner via eBevis/egenerklæringer.

  Dokumentasjon: eBevis (Altinn-samtykke) og/eller manuell innsending ved manglende samtykke; utfylte egenerklæringsskjema (informasjon om leverandøren og avvisningsgrunner).

  Kilde: Pkt. 4 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR (4.1 eBevis, 4.2, 4.3, 4.4)

• Tilbudet skal fylle ut Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Pkt. 6.1 TILBUDET GENERELT
• Tilbudet skal inneholde opplysninger og vedlegg som konkurransegrunnlaget krever, inkludert Vedlegg 2 (Pris- og produktskjema) og Vedlegg 3 (Andel klimavennlig transport) samt Vedlegg 9 (tilbudte maskiner og produkter).Kilde: Pkt. 6.1 TILBUDET GENERELT
• Priser: enkeltpriser for alle produkter i prisskjema (Vedlegg 2) skal fylles ut, og totalpris skal legges inn i Mercell under fanebladet «Produkter». Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. og inkludere alle kostnader og avgifter.Kilde: Pkt. 5 TILDELINGSKRITERIER (Pris)
• Vedlegg 9: Det skal inngis ett samlet dokument med kortfattede produktblad for hvert tilbudte produkt. Produktblad skal synliggjøre pris, eventuell støy og om produktet oppfyller krav; alle produkter må vises med bilde, og opplysninger må fremgå av tilbudsdokumentene (ikke kun via lenker/eksterne kilder).Kilde: Pkt. 6.1 TILBUDET GENERELT
• RF-1507: Leverandør skal legge RF-1507 ved tilbudet i konkurransen og gi oppdragsgiver tilgang til skatte- og avgiftsmessige forhold via Altinn.Kilde: Pkt. 7.3.3 Krav til RF-1507 – opplysninger om skatt og avgift
• Tilbudet skal signeres med elektronisk signatur av person med fullmakt, og sendes fra tilbyderens egen profil i KGV-systemet knyttet til juridisk enhet.Kilde: Pkt. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Miljømerket tjeneste: Leverandør skal innen 18 måneder dokumentere at tjenesten er sertifisert med Svanemerket eller tilsvarende miljømerke type 1 (lisens-/sertifikatdokumentasjon). Forpliktelse til å søke om merke senest en måned inn i kontraktsperioden. Ved manglende merking gis dagbøter: 1% av årlig kontraktsverdi per påbegynt uke inntil kravet er oppfylt.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (1 Kontraktskrav om miljømerket tjeneste)
• Montering/installeringsansvar: Kaffemaskiner og drikkevannssystemer skal leveres kostnadsfritt ferdig oppkoblet, installert og testet på anvist område. Ferdig oppkoblet innebærer korrekt installasjon, test og funksjon. Monteringssted skal ryddes og emballasje tas med i retur. Tilkobling skal skje til fast vannforsyning; utstyres med lekkasjesensor og lekkasjestopper (Aquastop). Ikke tilkobling til avløp/sluk. Oppkobling og nødvendig materiell inkluderes for avstander inntil 1,5 meter fra vann- og strømuttak; utføres forskriftsmessig av kompetent servicepersonell.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (2 Montering og installasjon)
• Krav til produkter/innhold: Melkepulver min. 90% melk; kakao min. 10% kakao; sjokoladepulver skal være egnet for kaffemaskiner og ikke klumpe; ingen palmeolje i produkter. Ved leveringsproblemer: leverandøren skal tilby tilsvarende eller bedre produkt til samme eller lavere pris.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (3 Kaffe-, kakao- og melkeprodukter)
• Krav til drikkevannssystemer: levere kaldt vann med og uten kullsyre; CE-merket og oppfylle drikkevannsforskriften, F-gass-forordningen og relevant EU-regelverk; underskap tilpasset modeller inkl. plass til CO₂-flasker; fast vanntilkobling; vannfilter tilpasset lokal vannkvalitet; støynivå ≤ 65 dB i standby. Underskap skal kunne etterbestilles i kontraktsperioden.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (4 Drikkevannssystemer)
• Kundeservice: Leverandør skal ved avtaleoppstart oppgi fast kontaktperson. Endring skal varsles. Skal tilby kostnadsfri rådgivning om valg av riktig utstyr og kostnadsfri opplæring ved levering og igangsettelse.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (5 Kundeservice)
• Serviceavtale/vedlikehold: Ved etablering av nytt leieforhold skal leverandør inngå skriftlig serviceavtale for alle lokasjoner, fullt inkludert i tilbudte priser (ingen tilleggskostnader for ytelser omfattet). Minimum: rens, vedlikehold og utskifting av slitedeler, responstid max 48 timer, betjent servicetelefon hverdager 08:00–15:00, samt dokumentasjon av utført service. Vedlikehold minimum hver 8. uke for kaffemaskiner og minst hver 6. måned for drikkevannssystemer. Ved nedetid > 5 arbeidsdager: vederlagsfri lånemaskin tilsvarende eller bedre kvalitet.Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (6 Serviceavtale og vedlikehold)
• Feil/mangler/garanti: Komponentfeil med driftsstans skal utbedres ved skifte. Fem eller flere identiske feil på samme komponent innen 3 måneder = vesentlig mangel; maskinen skal byttes umiddelbart. Maskiner skal leveres med garanti minimum tilsvarende leieavtalens varighet (defekte maskiner repareres eller byttes vederlagsfritt med tilsvarende eller bedre maskiner til samme/lavere pris).Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (7 Feil, mangler og garanti)
• Leieforhold/varighet og logistikk: Leieavtale kan ha maksimal varighet 3 år; leverandør ansvarlig for å overholde. Automatisk avslutning ved utløp; varsle oppdragsgiver senest 6 mnd før. Ved endt leieperiode: leverandør sørger for innhenting og eventuelt tilleggsutstyr uten ekstra kostnad (også ved defekt/bytte).Kilde: Pkt. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN (8 Krav til leie)
• Elektronisk handel: Leverandør skal kunne motta bestillinger elektronisk (e-post eller EHF/Peppol BIS Order) og gjøre avtalesortiment tilgjengelig i kommunens e-handelsplattform (Unit4 eProcurement) via avtalt løsning/samarbeidspartner. Produktene skal være tilgjengelig senest 1 måned etter at løsningen er gjort tilgjengelig for leverandør. Bestilling via andre kanaler skal ikke behandles.Kilde: Pkt. 7.3.1 Elektronisk handel
• Elektronisk fakturering: Tilbyder skal levere EHF-faktura og kreditnota. Faktura kostnadsfritt til kommunens fakturamottak, merkes med ordrenummer/bestillernummer i EHF-feltet OrderReference og kontraktsreferanse i feltet ContractDocumentReference. Delfakturering/samlefaktura ikke tillatt med mindre kontrakten sier noe annet. Faktura uten korrekt ordrenummer avvises og sendes i retur. Skal kunne levere papirfaktura unntaksvis; testfakturering ved behov.Kilde: Pkt. 7.3.2 Elektronisk fakturering
• Prisregulering og prisfasthet: Priser faste i 12 måneder fra kontraktsignering, deretter årlig regulering basert på 12-måneders endring i KPI-totalindeks (SSB). Forbruksvarer (kaffe/te/kakao m.m.): baseres på SSB prisindeks tabell 03675, undergruppe SITC07, og kan justeres halvårlig. Leverandør må fremme krav; oppdragsgiver skal godkjenne før oppdatering i e-handelsplattform. Ekstraordinær prisendring kun ved hendelser utenfor kontroll og dokumentasjon at hele markedet rammes.Kilde: Pkt. 7.4 PRISREGULERING

• Dokumentteksten viser flere kvalifikasjonskrav, men avsnittet for enkelte deler av «Technical and professional ability» og komplette krav utover erfaring/miljøledelse og kreditt kan være mer omfattende i vedlegg/andre seksjoner som ikke er gjengitt her.
• Kvalitetskriteriets (30%) konkrete underkriterier beskrives ikke i teksten utover at «Kvalitet besvares i Vedlegg 1 – Tilbudsskjema»; selve kvalitetsdimensjonene finnes derfor ikke i utdraget.
• Tidsfrister for tilbud og spørsmål er angitt i amerikansk datoformat i teksten (8/24/2026, 8/17/2026) uten eksplisitt dag/måned-verifisering; antatt norsk tolkning, men kan være en presentasjonsdetalj fra kildeteksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 – Tilbudsskjema, punkt 2 (Avvik), hvordan ønsker Drammen kommune at vi skal beskrive avvik fra kravene knyttet til montering/innkobling (bl.a. krav om fast vanntilkobling, Aquastop-lekkasjestopper og avstander inntil 1,5 meter)? Skal avvik angis direkte ved hvert relevant krav, eller som én samlet avviksforklaring med presise henvisninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå at tilbudet blir ansett for å ha uklare/vesentlige avvik må format og detaljnivå for avviksbeskrivelser avklares.

   Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema, punkt 2 (Avvik)

2. Når maskiner leveres innen 30 dager (Krav til leie, punkt 13 Levering/leveringstid): Skal dette antas å gjelde for alle maskintyper/konfigurasjoner (Kaffeautomat A/B/C og drikkevannssystem), uavhengig av tilgjengelighet hos produsent, eller aksepteres det en forlenget leveranse ved dokumentert produksjons-/leveringsforsinkelse? Eventuelt: hva er akseptabel maksimal leveringstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er en pris- og risiko-/kapasitetsdriver; tilbyder trenger å vite om 30 dager er absolutt eller opererer med rom for forsinkelser.

   Kilde: 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN, punkt 13 Levering/leveringstid

3. Krav om dagbøter ved manglende Svanemerket eller tilsvarende miljømerke innen 18 måneder: Kan Drammen kommune bekrefte om dagbøtene beregnes fra dagen etter 18 måneder (per påbegynt uke), og om «årlig kontraktsverdi» i beregningsgrunnlaget skal forstås som kontraktens totale årlige verdi tilsvarende tilbudt pris (inkl. service/opsjoner?), eller på annen måte fastsatt i kontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prissette korrekt må grunnlag og starttidspunkt for dagbotberegning være entydig.

   Kilde: 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN, punkt 1 Kontraktskrav om miljømerket tjeneste

4. Ved «Leverandør skal ved etablering av nytt leieforhold inngå skriftlig serviceavtale for alle lokasjoner» og kravet om responstid maks 48 timer (Kundeservice/Serviceavtale): Innebærer dette at vi må kunne levere responstid og ordinært vedlikehold (hver 8. uke/6. måned) på alle lokasjoner Drammen kommune til enhver tid bestiller til, eller finnes det lokasjons-/soneinndeling eller krav til tilgjengelighet i enkelte geografier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av servicen (og dermed bemanningskost) avhenger av om responstid og frekvens gjelder likt for alle lokasjoner.

   Kilde: 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN, punkt 6 Serviceavtale og vedlikehold

5. Kravet «Underskap skal kunne etterbestilles til enhver tid i kontraktsperioden»: Kan Drammen kommune presisere hvordan etterbestillinger skal prises og bestilles (f.eks. prisliste i Vedlegg 2/opsjonsprising, eller etter avtalt enhetspris)? Finnes det angitte enhetspriser/linjer for underskap i Vedlegg 2 – Pris- og produktskjema som vi skal bruke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt etterbestillingspris og prissettingsmekanisme kan gi feil prising og risiko for tilleggskostnader.

   Kilde: 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN, punkt 4 Drikkevannssystemer (Underskap etterbestilling)

6. Angående «Montering anses som fullført når maskinen er korrekt installert, testet og fungerer som den skal» og at levering «kostnadsfritt ferdig oppkoblet, installert og testet»: Hvilke akseptansekriterier/leveranseprøver skal vi dokumentere ved overlevering (f.eks. testprotokoll, måling av vanntemperatur 92–96 °C, støynivå i standby/tilberedning), og hvem signerer at leveransen er fullført?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vedlikeholds-/installasjonsansvar og risiko for tilbakehold/krav etter levering avhenger av konkrete akseptansekriterier.

   Kilde: 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN, punkt 2 Montering og installasjon (samt støynivå-/temperaturkrav under punkt 9 og 11–12)

7. Tildelingskriteriet «Andel klimavennlig transport» (30%): Kan Drammen kommune avklare hvordan vi skal rapportere «i drift på oppdraget» når vi også kjører for andre oppdragsgivere? Skal vi prise/oppgi basert på en bekreftet plan for dedikerte kjøretøy/andel, og hvordan vil kommunen kontrollere dette (f.eks. kjøreplan, last-mile leveringsdata, innkjøps-/leasingavtaler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For kontrollerbar evaluering må definisjoner og dokumentasjons-/rapporteringsmetode være forståelig og mulig å etterprøve.

   Kilde: 5 TILDELINGSKRITERIER, punkt 2 Andel klimavennlig transport

8. Opsjonen om å inkludere Lindum AS i avtalen: Når opsjonen utløses ensidig av oppdragsgiver, hvilke forpliktelser har vi da konkret (f.eks. overta eksisterende maskiner/avtaler, opplæring, oppstart av serviceavtaler, leveransetid for nye maskiner)? Er Lindum lokasjoner dekket i samme bestillings-/serviceramme som de øvrige enhetene uten at det kreves ny konkurranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En opsjon kan endre omfang og overgangsansvar vesentlig; tilbyder må forstå kontraktsmessige konsekvenser av utløsing.

   Kilde: 1.1 OPPDRAGSGIVER (opsjon Lindum AS) og 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen (overta ansvar ved utløp/ nye behov)

9. Prisregulering: Kan Drammen kommune bekrefte at prisregulering gjelder for alle produkter i Vedlegg 2 (inkludert serviceavtale/ leiekomponenter), eller at det kun gjelder for nærmere spesifiserte prislinjer? Videre: hvilken «prisindeks for tabell 03675, SITC07» skal benyttes for henholdsvis kaffe, te og kakao/ sjokolade – og skal samme indeks brukes for alle forbruksvarer, eller grupperes de?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feiltolkning av hva som er prisregulerbart og hvilken indeks som brukes kan gi feil prising og uventet avvik over tid.

   Kilde: 7.4 PRISREGULERING (samt behov for å koble til Vedlegg 2 prislinjer)