Anskaffelse av avtale om produksjon av punktskriftsprodukter

Rammeavtale for oversetting, produksjon og kvalitetssikring av punktskriftpublikasjoner knyttet til valg i Norge. Leveransen omfatter bl.a. påføring av punktskrift og taktil brettekant på partistemmesedler samt produksjon av veileder til partistemmeseddelen (A4, brettes til 4 sider med svart tekst og punktskrift). Leverandøren skal kunne motta ferdig trykte stemmesedler, konvertere manus til punktskrift, trykke/ferdiggjøre, gjennomføre kvalitetssikring (inkl. sidemannskorrektur), levere fysiske prøvetrykk, og pakke/merke/distribuere til oppgitt adresse. Tidsfrister er ufravikelige og leverandøren skal ha kapasitet og beredskap. Det stilles også miljøkrav til trykksubstanser, emballasje og transport, samt Svanenmerkekrav til papir. Ordrebekreftelse innen 14 dager og fakturering på EHF er kontrakts-/driftskrav.

• Oppgi liste over nøkkelpersonell som inngår i de ulike delene av oppdragene og som skal kommunisere mot oppdragsgiver. Nøkkelpersonellet må utøve prosjektledelse og ha kompetanse innen trykk-kvalitet, papir/materialvalg, innbinding/ferdiggjøring samt oversetting/korrektur. CV for personellet skal vedlegges tilbudet (max 2 sider per CV; CV lastes opp i konkurransegrunnlagets punkt X.X).

  Dokumentasjon: CV for nøkkelpersonell vedlegges tilbudet; liste over nøkkelpersonell som skal inngå i de ulike delene av oppdragene.

  Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 2.8

• Leverandørens løsningsbeskrivelse skal besvares i bilag 2: angi oppfyllelse av krav i JA/NEI og gi kort beskrivelse/kommentar i relevante kommentarfelt (A- og B-krav, herunder påføring av punktskrift, konvertering, font/papirkvaliteter, korrektur med sidemannskorrektur, prøvetrykk, pakking/rutiner, beredskap, kapasitet/produksjonstid, miljøtiltak, transport/ruteoptimalisering, resirkulering).Kilde: Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse, pkt. 1.1–3.4 (tabell med JA/NEI og kommentarer)
• For krav 2.8 i bilag 2: Vedlegge liste over nøkkelpersonell samt CV (max 2 sider per CV) og angi oppfyllelse i JA/NEI.Kilde: Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse, punkt 2.8
• Oppgi forbehold til konkurranse-/avtalevilkår dersom leverandøren krysser av for alternativ 2; forbehold skal beskrives i eget felt.Kilde: Bilag 2 Leverandørens forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal kunne motta ferdig trykket partistemmesedler og påføre punktskrift og taktil brettekant (for produksjon iht. valgforskriften).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 1.1
• Leverandøren skal kunne trykke veileder til partistemmeseddel (svart tekst og punktskrift; A4 brettes til 4 sider totalt).Kilde: Bilag 1, krav 1.2
• Leverandøren må kunne konvertere manus fra oppdragsgiver til punktskrift.Kilde: Bilag 1, krav 1.3
• Krav til korrektur: Leverandøren skal lese korrektur på punktskriften; kvalitetssikres ved sidemannskorrektur (minst to personer).Kilde: Bilag 1, krav 2.2
• Leverandøren skal kunne levere fysiske prøvetrykk.Kilde: Bilag 1, krav 2.3
• Pakking/merke/levering: partistemmesedler og veiledere skal pakkes hver for seg i esker og sendes til adresse definert av oppdragsgiver; hensyn til at punktskrift ikke ødelegges under transport.Kilde: Bilag 1, krav 2.4
• Beredskap for produksjonssystem: ved tekniske/andre årsaker som hindrer levering innen frist, skal leverandøren sørge for alternativ produksjonsmåte som sikrer avtalt leveranse.Kilde: Bilag 1, krav 2.5
• Kapasitet og beredskapsordning ved sykdom/fravær for å levere innen frister i Bilag 5.Kilde: Bilag 1, krav 2.6; Bilag 5 fremdriftsplan/tidsfrister
• Ufravikelige tidsfrister: leverandøren skal i fellesskap med oppdragsgiver utarbeide fremdriftsplan før hver valggjennomføring og inkludere oversetting, påføring/trykking og kvalitetssikring.Kilde: Bilag 5 Fremdriftsplan og tidsfrister; produksjonstid punkt
• Miljøkrav til trykksubstanser: kun toner/trykkfarge som kan gjenvinnes og/eller er nedbrytbare; emballasje nedbrytbar; transport skal i størst mulig grad være miljøvennlig; ruteoptimalisering for lavest mulig miljøavtrykk.Kilde: Bilag 1 Miljø og Bærekraft, krav 3.2–3.5
• Papir: papir til trykking av valgmateriellet skal oppfylle Svanenmerkets krav eller tilsvarende.Kilde: Bilag 1, krav 3.6; samt prisskjema (130 g hvit ubestrøket trefritt, ikke bleket med klor)
• Ordrebekreftelse: leverandøren skal sende skriftlig ordrebekreftelse til oppdragsgiver innen 14 dager etter mottak av bestilling. Ordrebekreftelsen skal minst inneholde hva som er bestilt, frakt, forventet ankomst og pris. Bestillingen blir bindende om ikke oppdragsgiver bestrider skriftlig innen 5 virkedager.Kilde: Bilag 3 Bestemmelser om avrop, punkt «Ordrebekreftelse»
• Omtrykk ved feil: omtrykk må produseres umiddelbart ved feil i dokumentet; omtrykk som skyldes leverandøren bekostes av denne.Kilde: Bilag 3, punkt «Omtrykk»
• Endring i omfang pågående produksjon: leverandøren skal gi melding ved endring; betydelige tilleggsarbeid skal godkjennes før det kan faktureres.Kilde: Bilag 3, punkt «Endringer i avtalt arbeid for pågående produksjoner»
• Faktura skal leveres elektronisk via Valgdirektoratet sin EHF-adresse (org.nr. 916 132 727). Faktura sendes etter avsluttet leveranse og skal inneholde detaljert spesifisering iht. bestilt produksjon.Kilde: Bilag 6 Priser og bestemmelser om fakturering, «Faktureringsbestemmelser»

• Dokumentteksten viser ikke eksplisitt tildelingskriterier (vekting/evaluering); kun A-/B-krav og besvarelsesoppsett.
• «Kvalifikasjonskrav» er utledet fra krav om nøkkelpersonell/CV; øvrige eventuelle kvalifikasjonskrav fremgår ikke av den gjengitte teksten.
• Krav til språkforståelse inkluderer bokmål/nynorsk samt engelsk, men det er uklart om dette er absolutt krav (A) for gjennomføring eller kun vurderingsparameter; teksten angir A-type, men evalueringsmodell er ikke presentert.
• Tidsfrister er omtalt som «absolutte» i Bilag 5, men eksakte leveringsdatoer utover milepæler er ikke fullt gjengitt (foruten produksjonstid i dager per publikasjon).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 5 (Fremdriftsplan og tidsfrister) framgår produksjonstid i antall dager, men hvilke eksakte leveringsdatoer/leveringstidspunkter legger Oppdragsgiver til grunn for de ulike leveransene (før 1. mai, leveranse utenriks, m.m.) for at leverandøren skal kunne planlegge og prise risiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite presise leveransetidspunkter (ikke bare milepæler) for å dimensjonere kapasitet, bemanning og beredskap uten å underprise forsinkelsesrisiko.

   Kilde: Bilag 5 Fremdriftsplan og tidsfrister

2. Krav 2.6 «Kapasitet» og krav 2.5 «Beredskap for produksjonssystem» – hvilke konkrete forventninger gjelder for beredskapsordningen ved sykdom/fravær (f.eks. antall personer i beredskap, responstid, og om beredskap skal være “intern” eller kan løses via underleverandør/ekstern kapasitet innenfor samme avtale)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene er absolutte (A-krav), og leverandøren trenger detaljer om hva som anses som tilstrekkelig beredskap for å kunne prise riktig og sikre oppfyllelse innen tidsfristene.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.5 og 2.6)

3. Krav 2.2 «Korrektur» sier at korrekturen skal kvalitetssikres ved sidemannskorrektur (minst to personer). Hvilket omfang forventes for sidemannskorrektur i praksis (f.eks. hele publikasjonen/alle sider, og gjelder det både oversetting/innhold og punktskriftpåføring), og hvordan skal prosessen dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere i tide og uten avvik må leverandøren forstå arbeidsomfanget og dokumentasjonskravet for sidemannskorrektur.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.2)

4. Krav 2.3 «Prøvetrykk»: Hvilket omfang forventes av fysiske prøvetrykk (antall eksemplarer, hvilke valgmaterielltyper), og innen hvilken frist må prøvetrykk leveres tilbake til Oppdragsgiver for at den påfølgende produksjonen ikke skal bli forsinket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvetrykk påvirker både tidsplan og kostnader. Leverandøren trenger konkrete parametre for å planlegge produksjonsløp og unngå misligholds-/omtrykksrisiko.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.3) samt Bilag 3 Bestemmelser om avrop (Omtrykk)

5. I bilag 3 pkt. om «Omtrykk» står det at tidsmarginene er minimale og at omtrykk kan bli nødvendig uavhengig av årsak. Hvordan skal ansvaret fordeles dersom feil oppdages etter oppdragsgivers godkjenning, og hvilke tidsmarginer/reaksjonstider gjelder for omtrykk i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå praktisk omfang og tidskrav for omtrykk for å prise risiko for ekstraarbeid og sikre leveranse innen absolutte frister.

   Kilde: Bilag 3 Bestemmelser om avrop (Omtrykk)

6. Krav 1.1 «Påføring av punktskrift på partistemedlesedler» viser til valgforskrift (5. november 2024 nr. 2662) og at materialet produseres i angitte grafiske uttrykk og formater. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvor leverandøren får tilgang til disse grafiske uttrykkene/formatkravene (fil-/formatspesifikasjon), og i hvilket leveranseformat skal leverandøren motta disse for konvertering og produksjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konvertering/produksjon av punktskrift er avhengig av korrekte filer og formatkrav. Leverandøren trenger avklaring av inngangsgrunnlaget for å kunne produsere i tide og riktig.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 1.1)

7. Krav 2.1 «Kommunikasjon» og A-kravet om språk: Er bokmål/nynorsk og engelsk kun et gjennomføringskrav (hvor leverandøren må kunne kommunisere), eller vil språkkapasitet inngå som et eget evaluerings-/tildelingsmoment utover A-oppfyllelse? Hvis det er kun A-krav, kan Oppdragsgiver beskrive hvordan dette vurderes i praksis ved tilbudsgjennomgang (dokumentasjon/score)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tekstutdraget mangler evalueringsmodell. Leverandøren må vite hva som faktisk vurderes og hvilket bevis/omfang som forventes for språkkravet.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.1) og avtalens besvarelsesoppsett i bilag 2

8. For prislinjene i bilag 6 (prisskjema) står det at leveringsadresse skal være «en adresse sentralt på Østlandet» og at pakking/distribusjon skal gjøres derfra. Kan Oppdragsgiver presisere om det er én fast adresse gjennom hele avtaleperioden, eller flere adresser per valghendelse (og i så fall hvordan leverandøren varsles om adresse/innleveringspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverings-/distribusjonslogistikk påvirker kostnader og planlegging. Leverandøren trenger å vite om adressen er fast eller endres, og varslingspraksis.

   Kilde: Bilag 6 Priser og bestemmelser om fakturering (pkt. 6.1) samt vedlegg til bilag 6 prisskjema

9. I bilag 5 «Produksjonstid» er det oppgitt produksjonstid i dager for henholdsvis partistemmeseddel (800 000/400 000) og veileder (13 000). Hvordan skal produksjonstid beregnes dersom bestilt antall avviker fra anslag (f.eks. mer enn eller mindre enn 800 000/400 000 + «flg. 1000»)? Skal produksjonstiden skaleres, og i så fall etter hvilken formel eller praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig når volum avviker fra anslag og sikre at tidsfrister holdes ved endringer i avrop/antall.

   Kilde: Bilag 5 Fremdriftsplan og tidsfrister (Produksjonstid) samt Bilag 3 Bestemmelser om avrop (Endringer i avrop/omfang)

10. Bilag 6 «Prisendring»: prisene er faste, men kan endres ved endringer i offentlige avgifter og evt. etter KPI. Hvilke konkrete avgifter/komponenter regnes som grunnlag for prisendring (f.eks. trykkepapir-/energi-/transportkostnader), og krever Oppdragsgiver dokumentasjon eller indeksgrunnlag på beregningen før prisendring iverksettes?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk kan prisjusteres for å unngå uforutsatt marginrisiko, spesielt ved store svingninger i produksjonskostnader.

    Kilde: Bilag 6 Priser og bestemmelser om prisendring (pkt. 6.3)