Anskaffelse av avtale om produksjon av punktskriftsprodukter

Rammeavtale for oversetting, produksjon og kvalitetssikring av punktskriftpublikasjoner til valg og valggjennomføring i Norge. Leveransen omfatter bl.a. påføring/konvertering til punktskrift på partistemmesedler, produksjon av veileder til partistemmeseddel (A4, brettes til 4 sider med punktskrift), samt korrektur, prøvetrykk, pakking/merking og levering til oppgitt adresse. Tidsfrister er ufravikelige og fremgår av bilag 5; priser og prisskjema framgår av bilag 6.

• Det er krav til leverandørens kapasitet og beredskap for å kunne levere innen ufravikelige tidsfrister (inkl. alternativ produksjonsmåte ved tekniske årsaker og beredskapsordning ved sykdom/fravær).

  Dokumentasjon: Liste over nøkkelpersonell (med CV) og beskrivelse av oppfyllelse av produksjons-/beredskapskrav i leverandørens besvarelse (bilag 2).

  Kilde: Bilag 1, krav 2.5 og 2.6 / Bilag 2, punkt 2.5 og 2.6
• Leverandøren skal ha nøkkelpersonell med kompetanse innen trykk-kvalitet, papir/materialvalg, innbinding/ferdiggjøring og oversetting/korrektur.

  Dokumentasjon: Oversende liste over nøkkelpersonell og CV for dette personellet; CV lastes opp i konkurransegrunnlagets angitte punkt ("Max 2 sider per CV").

  Kilde: Bilag 1, krav 2.8 / Bilag 2, punkt 2.8

• Leverandørens løsningsbeskrivelse: besvare kravene i bilag 2 med JA/NEI og korte kommentarer/beskrivelser i grønne felt (inkl. produksjonsprosesser, kvalitetssikring, pakking/merking, beredskap, resirkulering/transport-ruteoptimalisering og miljøtiltak).Kilde: Bilag 2, alle angitte kravpunkter 1.1-3.6
• CV for nøkkelpersonell vedlegges tilbudet og lastes opp i konkurransegrunnlagets angitte punkt (max 2 sider per CV).Kilde: Bilag 2, punkt 2.8
• Fremdriftsplan: leverandør og oppdragsgiver skal i fellesskap utarbeide fremdriftsplan før hver valggjennomføring basert på absolutte frister i bilag 5.Kilde: Bilag 5, punkt Fremdriftsplan
• Ordrebekreftelse: leverandøren skal sende skriftlig ordrebekreftelse innen 14 dager etter mottakelse av bestilling.Kilde: Bilag 3 (Bestemmelser om avrop), Ordrebekreftelse
• Fysiske prøvetrykk må kunne leveres (ikke eksplisitt dokumentkrav, men en leveranse/innlevering før/ved produksjon).Kilde: Bilag 1, krav 2.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• A-krav er minstekrav; manglende oppfyllelse av A-krav innebærer avvisning. B-krav gir negativ innvirkning på evaluering ved manglende oppfyllelse.Kilde: Bilag 1, innledning (kategorisering A- og B-krav)
• Konvertering til punktskrift: leverandøren må kunne konvertere manus produsert av oppdragsgiver til punktskrift.Kilde: Bilag 1, krav 1.3
• Korrektur på punktskrift: skal kvalitetssikres ved sidemannskorrektur (minst to personer).Kilde: Bilag 1, krav 2.2
• Kommunikasjon/språk: leverandøren skal kunne forstå og gjøre seg forstått på bokmål/nynorsk samt engelsk for samarbeid.Kilde: Bilag 1, krav 2.1
• Pakking og merking: partistemmesedler og veileder pakkes hver for seg i esker og sendes til adresse definert av oppdragsgiver; særlige hensyn for å unngå skade av punktskrift.Kilde: Bilag 1, krav 2.4
• Beredskap ved manglende levering innen frister: alternativ produksjonsmåte skal sikres hvis leverandøren ikke kan levere innen tidsfrister.Kilde: Bilag 1, krav 2.5
• Kapasitet/beredskapsordning ved sykdom/fravær for å overholde frister i bilag 5.Kilde: Bilag 1, krav 2.6
• Produksjonstid og fremdriftsplan: leverandøren skal utarbeide fremdriftsplan i fellesskap med oppdragsgiver ut fra produksjonstid i bilag 5 (inkl. oversetting, punktskriftpåføring/trykk og kvalitetssikring).Kilde: Bilag 1, krav 2.9 / Bilag 5
• Miljøkrav (A og enkelte B): toner/trykkfarge skal kunne gjenvinnes og/eller være nedbrytbar; emballasje nedbrytbar; transport med mest mulig miljøvennlige kjøretøy; ruteoptimalisering for lavest miljøavtrykk; papir skal oppfylle Svanemerkets krav (eller tilsvarende).Kilde: Bilag 1, krav 3.2-3.6 (og 3.1 ønskelig)
• Faktura: elektronisk via EHF (Valgdirektoratet). Faktureringsdetaljer skal inkludere detaljert spesifisering iht. bestilt produksjon (og detaljert spesifikasjon for løpende timer). Avtalereferanse skal merkes: 2026/53.Kilde: Bilag 6, punkt Faktureringsbestemmelser
• Prisgrunnlag: priser er faste i avtaleperioden, med regulering ved endrede offentlige avgifter/regler eller SSB konsumprisindeks (for øvrige priser).Kilde: Bilag 6, punkt Bestemmelser om prisendring
• Ordrebekreftelse og bindende bestilling: ordrebekreftelse innen 14 dager; ved manglende ordrebekreftelse kan oppdragsgiver kansellere; ordrebekreftelsen er bindende hvis den ikke bestrides skriftlig innen 5 virkedager.Kilde: Bilag 3, Ordrebekreftelse
• Omtrykk ved feil: omtrykk er nødvendig ved feil i dokument; omtrykk som skyldes leverandøren bekostes av leverandøren (og oppdragsgiver ved egne feil). Tidsmarginene er minimale og omtrykk skal produseres umiddelbart.Kilde: Bilag 3, Omtrykk
• Forsinkelse: mislighold foreligger ved sen levering; ikke mislighold ved forhold oppdragsgiver svarer for eller force majeure. Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold.Kilde: Bilag 3, Forsinkelse
• Dagbot ved forsinkelse (i alminnelige vilkår): 1 % av vederlaget for den delen av leveransen som påvirkes pr. hverdag, begrenset til 20 hverdager; minimum kr 1000 pr. hverdag.Kilde: Del 2 Alminnelige avtalevilkår, Dagbot
• Garantitid: 24 måneder etter levering for feil og mangler, med rett til retting for leverandør.Kilde: Del 2 Alminnelige avtalevilkår, Garanti
• Avtaledekning og varighet: rammeavtale gjelder i 2 år fra signeringsdato, med opsjon på tre forlengelser à 2 år (totalt 3 x 2 år).Kilde: Del 1 Spesielle avtalevilkår, Avtalens varighet

• Dokumentteksten inneholder referanser til bilag 5 absolutte tidsfrister, men selve eksakte datoer for produksjon/levering utover tabellens milepæler og produksjonstid for oppgitte publikasjoner er ikke fullt ut gjengitt i utdraget.
• Tildelings-/evalueringskriterier er ikke oppgitt i den vedlagte teksten; kategorisering A/B er beskrevet, men ingen vekting eller evalueringsmodell er eksplisitt.
• Det fremgår at priser skal fylles inn i prisskjema (bilag 6), men konkrete prislinjer er ikke dokumentert i teksten (Excel viser noen celler/tekster som 0 eller tomme).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 5 pkt. 5.1 og 5.2 fremgår milepælene (2. januar, 31. mars, «før 1. mai»), men vi ber om å få bekreftet hvilke absolutte leveringsdatoer Oppdragsgiver benytter for hver bestilling/avrop (kommunestyre-/fylkestingsvalg og stortingsvalg) og om disse datoene forutsetter levering «før» eller «senest» bestemte klokkeslett.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge bemanning og produksjonstid samt prise riktig risiko/beredskap knyttet til absolutte tidsfrister.

   Kilde: Bilag 5: Fremdriftsplan og tidsfrister (pkt. 5.1–5.2)

2. I Bilag 5 pkt. 5.2 ber vi Oppdragsgiver bekrefte hvordan «Produksjonstid i dager» skal forstås (kalenderdager eller virkedager) og om produksjonstid inkluderer tid til oversetting, konvertering til punktskrift, kvalitetssikring (sidemannskorrektur), omtrykk og klargjøring/ferdiggjøring, eller om deler av dette reguleres særskilt i andre bilag/avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt tolkning av produksjonstid påvirker kapasitet, fremdriftsplan og kostnadsberegning.

   Kilde: Bilag 5: Fremdriftsplan og tidsfrister (pkt. 5.2)

3. I Bilag 3 pkt. 3.1 «Ordrebekreftelse» ber vi om avklaring av hva som er «mottakelse av bestilling» (dato/tid i TendSign/annen kanal) og om fristen på 14 dager gjelder for alle bestillinger uansett leveringsdato, eller om Oppdragsgiver kan gi bestillinger med kortere frist enn 14 dager.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfrister for ordrebekreftelse påvirker leverandørens administrative rutiner og operasjonell gjennomføring.

   Kilde: Bilag 3: Bestemmelser om avrop (pkt. 3.1)

4. I Bilag 3 pkt. 3.1 fremgår at omtrykk skal produseres «umiddelbart» og at tidsmarginene er minimale. Ber vi Oppdragsgiver spesifisere hvilke kriterier som avgjør om omtrykk skyldes Leverandøren vs. Oppdragsgiver, og hvilken praktisk tidsfrist Oppdragsgiver gir for omtrykk når feilen oppdages (f.eks. «innen X virkedager etter tilbakemelding»).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring reduserer kommersiell risiko og gjør det mulig å prise omtrykk- og beredskapskostnader riktig.

   Kilde: Bilag 3: Bestemmelser om avrop (Omtrykk)

5. I Bilag 1 pkt. 1.3 står det at «Oppdragsgiver produserer manus, og Leverandøren må kunne konvertere dette til punktskrift». Ber vi Oppdragsgiver bekrefte hvilket format manus normalt leveres i (f.eks. Word/Excel/PDF/tilgjengelighet) og om det gis eventuelle standarder/malverk for konverteringen (språk, tegnsett, tabellformater, fotnoter osv.).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konvertering til punktskrift påvirker metode, tidsforbruk og kvalitet. Leverandøren må vite inngangsdata for å gi riktig tilbud og gjennomføringsplan.

   Kilde: Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 1.3)

6. I Bilag 1 pkt. 2.1 «Kommunikasjon» står det at Leverandøren må kunne forstå og gjøre seg forstått på bokmål eller nynorsk samt engelsk. Ber vi Oppdragsgiver bekrefte om dette gjelder all kommunikasjon (inkl. tekniske avklaringer i produksjon) eller kun møter/korrespondanse med Oppdragsgiver, og om nøkkelpersonell-listen i pkt. 2.8 må dokumentere språkkompetanse separat.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringen påvirker bemanningsoppsett og dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet.

   Kilde: Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.1 og pkt. 2.8)

7. I Bilag 1 pkt. 2.5 «Beredskap for produksjonssystem» og pkt. 2.6 «Kapasitet» ber vi Oppdragsgiver beskrive hva som forventes som «alternativ produksjonsmåte» når leverandøren ikke kan levere innen tidsfrister. Skal dette være en spesifikk back-up-løsning (f.eks. annen produksjonslinje/leverandør/partner), eller holder det med en dokumentert plan og tilgjengelig kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig om hva som kreves som beredskap kan gi feil kostnadsbilde og kan medføre avvik mot A-krav.

   Kilde: Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2.5 og pkt. 2.6)

8. I Bilag 6 vedlegg til prisskjema fremgår det at «Alle prislinjer skal fylles ut», men for arket «Stortingsvalg» står «Totalt» som 0 i begge delene. Ber vi Oppdragsgiver bekrefte om leverandøren skal fylle inn alle prislinjer på lik linje som i «Kommune- og fylkestingsvalg» (dvs. at 0 kun er placeholder), og om det er korrekt at «Førtrykk/Trykk/Ferdiggjøring/Totalt»-feltene forventes utfylt for «Stortingsvalg».

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende utfylling eller feil tolkning av Excel-mal kan føre til misforståtte priser eller avvisningsrisiko.

   Kilde: Bilag 6: Priser og bestemmelser om fakturering + vedlegg til bilag 6 – prisskjema (ark: Stortingsvalg)

9. I Bilag 6 fremgår at «Prisene er faste i avtaleperioden» og at prisendring kan skje ved utløsning av opsjon, samt ved endringer i offentlige avgifter/indeks. Ber vi Oppdragsgiver presisere om opsjon for «Andre produksjoner med punktskrift» (ark: Andre produksjoner) innebærer at timepriser og enhetspriser da blir «faste» etter opsjonsutløsning, eller om indeks/regulering kan slå inn i tillegg.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan opsjoner og indeksregulering påvirker risiko og lønnsomhet ved flere typer produksjon.

   Kilde: Bilag 6: Priser og bestemmelser om prisendring (6.3) og vedlegg «Andre produksjoner»

10. Tildelings-/evalueringskriterier er ikke eksplisitt beskrevet i utdraget. Ber vi Oppdragsgiver bekrefte hvilken evalueringsmodell som benyttes (f.eks. om evaluering kun skjer på pris, eller om B-krav/tilleggsbeskrivelser i Bilag 2 vektes), og eventuelt hvilke dokumenter som utløser poenggivning (A/B-krav oppfyllelse, nøkkelpersonell/CV, miljøtiltak).

    Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsmodell kan føre til feil prioritering i tilbudsarbeidet og dårligere sammenlignbarhet.