Rammeavtale hjelpemiddelformidling og leie av lokaler

Haugesund kommune skal inngå rammeavtale om hjelpemiddelformidling og leie av lokaler for kommunens hjelpemiddellager. Leverandøren skal ha lagerkapasitet, drifte lageret (mottak/lagring/transitt), utføre vedlikehold og reparasjon av hjelpemidler, samt stå for utkjøring/levering/henting til brukere, institusjoner og kommunale lokasjoner. Det legges opp til kontrakt i 2 år med ensidig opsjon for 2+2 år, mulig oppstart 01.01.2027. KS Hjelpemiddel skal benyttes som lager- og logistikksystem og det forutsettes samhandling for optimalisering av arbeidsflyt/prosesser. Det skal også gjennomføres transport/distribusjon og administreres åpningstider som gjør at brukere kan hente/levere hjelpemidler.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen (norske leverandører: attest via Altinn/skattekontor; utenlandske: tilsvarende attester eller signert erklæring fra økonomiansvarlig).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 (Krav til skatteattest)
• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) eller bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet A eller bedre).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå ikke eldre enn 2 måneder (oppdragsgiver kan også foreta kredittvurdering, f.eks. Bisnode Credit AS). Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for ressurser leverandøren disponerer, dokumentert med oversikt over total bemanning og organisasjonsplan.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4
• Leverandøren skal ha et dokumentert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem. Ved sertifisering (EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 el. annet): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5
• Kvalifikasjonskrav kan erklæres samlet i ESPD og leverandører som innstilles skal på forespørsel dokumentere oppfyllelse.

  Dokumentasjon: ESPD fylles ut og leveres sammen med tilbud; dokumentasjon ettersendes for innstilte ved forespørsel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 (overordnet)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1
• Tilbudet skal leveres på norsk og utformes iht. kravene i konkurransegrunnlaget.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• Følgende leveringsrekkefølge/innhold i tilbudet: ferdig utfylt Vedlegg C – Tilbudsbrev; egenerklæring/ESPD; ferdig utfylt Vedlegg B – Kravspesifikasjon; ferdig utfylt Vedlegg E – Prisskjema; ferdig utfylt Vedlegg F – Mal for besvarelse krav; ferdig utfylt Vedlegg D – Kjøretøyskjema; øvrige dokumenter; samt en sladdet versjon av tilbudet i ett PDF-dokument.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• ESPD skal leveres som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner (skjema skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
• Avvik/forbehold: leverandøren skal oppgi om tilbudet inneholder avvik/forbehold i tilbudsskjema og beskrive dem presist/kostnadsberegningsbart (ellers risiko for avvisning).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.5 og Vedlegg C – Tilbudsskjema (Avvik)
• Taushetsplikt/sladding: leverandøren må identifisere taushetsbelagte opplysninger og levere sladdet versjon av tilbudet (ett PDF-dokument).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4 og pkt. 9.2; Vedlegg C og Vedlegg J
• Tilbudsfrist: 07.09.2026 kl 12.00; vedståelsesfrist 3 måneder etter innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 og pkt. 9.3-9.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal ha lagerareal med kapasitet til oppbevaring av kommunale hjelpemidler og transittlager; lageret må ha ren og skitten sone (anbefalt størrelse 400 m2).Kilde: Vedlegg B Kravspesifikasjon krav 1.1 (Type: E)
• Ny leverandør må sørge for flytting av hjelpemidler fra nåværende lager til eget lager, og bære alle kostnader; ved opphør skal leverandør bidra til at ny leverandør kan flytte hjelpemidlene.Kilde: Vedlegg B Kravspesifikasjon krav 1.3 (Type: A)
• Sjåfør/sidepersonell skal bære synlig legitimasjon med firmanavn, ansattes navn og bilde.Kilde: Vedlegg B krav 2.1 (A)
• Leverandørens ansvar for politiattest for personell som skal inn i private hjem; samt taushetserklæring før oppstart og ved personellbytte.Kilde: Vedlegg B krav 2.2 og 2.3 (A)
• Tjenesten skal ha åpning/virketid 08.00-15.30 på virkedager hele året; ikke operativ på helligdager; mulighet for utlevering før kl.12 på bestemte høytidsdager (når vilkår oppgis).Kilde: Vedlegg B krav 3.1 (A)
• Levering/henting i hele Haugesund kommune; bæring/innmontering på anvist sted; leverings/henteadresser innen 10 min kjøretid fra Haugesund Rådhus og tilrettelagt med dørautomatikk, trinnfri adkomst og parkeringsplasser for selvhenting.Kilde: Vedlegg B krav 3.2 og 3.3 (A)
• Levering innen 3 arbeidsdager etter bestilling (med særskilt prioritet for haste); hastesak: senest dagen etter fra Hjelpemiddelsentralen; behov meldt før kl.11: utlevering samme dag.Kilde: Vedlegg B krav 3.4 og 3.5 (A)
• Retur av hjelpemidler normalt innen to uker; beskjeder gis direkte til leverandør (fortrinnsvis digitalt).Kilde: Vedlegg B krav 3.6 (A)
• Leverandør skal utføre reparasjoner innen 3 arbeidsdager etter bestilling (med prioritet for haste) for oppdrag som ikke krever spesialkompetanse, i henhold til produsentens spesifikasjoner og hygienekrav.Kilde: Vedlegg B krav 5.2 (A)
• Rengjøring og desinfeksjon i egne og tilrettelagte lokaler for kommunale hjelpemidler ved retur til lager og ved klargjøring for korttidslån.Kilde: Vedlegg B krav 5.5 (A)
• Forsikring mot skader og tap av hjelpemidler omfattet av avtalen; dekker tap/skader fra mottak ved lager til utlevert hos bruker, samt under transport og ved montering på leverings-/henteadresser.Kilde: Vedlegg B krav 6.1 (A)
• Registrering av utlån, reparasjon og retur i oppdragsgivers EPJ (korttidslån: utlånsdato/avslutningsdato som grunnlag for fakturering); ved fremtidig EPJ-byte skal leverandør delta i rutineendring/endring av arbeidsflyt.Kilde: Vedlegg B krav 7.1 (A)
• KS Hjelpemiddel skal innføres og benyttes som operativt system for lagerstyring, logistikk og dokumentasjon av tjenester; leverandøren skal beskrive hvordan de deltar i prosjekt/drift ved innføring.Kilde: Vedlegg B krav 7.2 (E, evalueringskrav) og tilhørende instrukser
• Kjøretøy: leverandør er ansvarlig for hensiktsmessig kjøretøy som kan benyttes også når kjøretøy er til service/reparasjon; leverandøren bør benytte nullutslippskjøretøy, og skal angi hvilke kjøretøy (inkl. registreringsnummer) og andel nullutslippskjøretøy for 1.-4. kontraktsår.Kilde: Vedlegg B krav 8.1 (A) og 8.2 (E)
• Kjøretøyrapportering: skjema Vedlegg H skal fylles ut og ferdigstilles ved avslutning av hvert kontraktsår og oversendes innen en måned etter kontraktsårets slutt.Kilde: Vedlegg B krav 8.3 (A)
• Kompetanse: leverandøren skal ha personell med erfaring innen reparasjoner/vedlikehold; skal opprettholde kompetanse via kurs og oppfølging av hjelpemiddelformidling (inkl. kurs/oppdatering med relevante aktører).Kilde: Vedlegg B krav 9.1-9.2 (A)
• Personvern/informasjonssikkerhet: leverandøren skal følge gjeldende krav og sørge for at personer informeres om og overholder taushetsplikt.Kilde: Vedlegg B krav 10.1-10.2 (A)
• Samhandling/rapportering: leverandøren skal utføre bestilte oppdrag; partene møtes 2 ganger pr. år; leverandør skal minimum 2 ganger pr. år levere rapport om lagerstatus/bevegelser, antall leveringer/innhentinger, service-/reparasjonsoppdrag, avvik og iverksatte tiltak.Kilde: Vedlegg B krav 11.1-11.3 (A)

• Databehandleravtale-bilagene A–D inneholder flere plassholdere (f.eks. navn/dato for underliggende tjenesteavtaler og konkrete valg for typer/varighet/sikkerhetsnivå), slik at konkrete forpliktelser ikke kan fastslås uten utfylling.
• I kravspesifikasjonen er enkelte absolutte krav angitt som “Type: A” men uten full kontekst (f.eks. nøyaktig definisjon av enkelte prosesser/krav til kvalitet i vedlegg som ikke er gjengitt i utdraget).
• Kontraktslengde og oppstart er oppgitt som intensjon (01.01.2027), samt at oppdragsgiver tar forbehold om budsjettrammer og at avtale kan reduseres/bortfalle.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen pkt. 1.1 «Lagerkapasitet» er det oppgitt anbefalt lagerstørrelse på 400 m², og det fremgår krav til ren/smittesone. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan lagerets størrelse og utforming (ren/skitten sone) skal dokumenteres i tilbudet, herunder om det er et spesifikt format for arealoppstilling/tegning utover «eventuell tegning av lokalet» nevnt i Vedlegg F?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk evalueres/dokumenteres for å kunne prise og utforme korrekt tilbud, spesielt siden lageroppsettet er sentralt for flere A-krav.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 1.1 og konkurransegrunnlag pkt. 8.0/vedlegg F

2. I kravspesifikasjonen pkt. 1.3 «Krav til flytting av hjelpemidler» står det at en ny leverandør skal sørge for flytting og bære alle kostnader ved flytting, samt bidra ved opphør av kontrakt for overgang. Kan oppdragsgiver utdype om det finnes et estimat for volum/antall enheter og tidsrom for flytting (oppstart og eventuell «cutover»), og om oppdragsgiver stiller til rådighet data/lister for inventar som grunnlag for flytteplan og prising?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Flytting er kostnadsdrivende og kan påvirke bemanning, logistikk og planlegging; leverandøren trenger konkrete rammer for å prise riktig risiko.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 1.3

3. I kravspesifikasjonen pkt. 3.1 «Mottak og distribusjon» står det at tjenesten er operativ på virkedager kl. 08.00–15.30, og at det ved behov kan utleveres før kl. 12 på jul-/nyttårsaften og dagen før skjærtorsdag (når disse faller på man–fre). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «ved behov» utløses (f.eks. varslingstid, kanal og hvem som rekvirerer), og om det foreligger en forventet frekvens for slike utleveringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varslingstid og forventet omfang påvirker bemanning, vakt-/beredskap og kostnadsberegning.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 3.1

4. I kravspesifikasjonen pkt. 3.4–3.5 «Levering innen 3 arbeidsdager» og «hastesak» er tidsfrister angitt (inkl. særprioritet for hasteoppdrag og same day ved behov meldes før kl. 11). Kan oppdragsgiver utdype hvordan «hastesak» defineres operasjonelt (kriterier/begrepsbruk), og hvilken kommunikasjonskanal og status i KS Hjelpemiddel som skal benyttes ved hastebestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig operasjonell definisjon kan gi ulik tolkning og avvik ved evaluering/mislighold; leverandøren må forstå prosess for responstid.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 3.4 og 3.5

5. I kravspesifikasjonen pkt. 3.3 «Selvbetjening/hente- og leveringssted» kreves beliggenhet innen 10 min kjøretid fra Haugesund Rådhus (Rådhusgata 66) og tilrettelegging med dørautomatikk, trinnfri adkomst og parkeringsplasser. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren kan benytte et allerede eksisterende hente-/leveringssted (evt. med begrensninger i hvilke hjelpemidler som kan håndteres der), og om krav til «lokal tilrettelegging» er absolutte A-krav uavhengig av hjelpemidlets størrelse/vekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beliggenhet og tilgjengelighetskrav påvirker etablerings-/tilpasningskostnader; leverandøren må avklare om det finnes praktiske begrensninger.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 3.3

6. I kravspesifikasjonen pkt. 4.4 «Kommunikasjon med bruker på norsk» og pkt. 7.1 «Registrering i oppdragsgivers elektroniske pasientjournal (EPJ)» fremgår det at leverandøren skal kunne kommunisere og registrere i EPJ. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilken EPJ som menes, hvilke roller/tilganger leverandøren får, og om det er dokumenterte krav til opplæring/sertifisering for registrering i EPJ (inkludert språkkrav for brukerkommunikasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Identifikasjon av EPJ og tilgang/opplæringskrav er avgjørende for å planlegge kapasitet og systemarbeid, og for å prise kompetansebehov og implementeringstid.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 4.4 og 7.1

7. I Vedlegg B pkt. 7.2 «KS Hjelpemiddel skal innføres og benyttes som operativt system» står det at leverandøren skal beskrive hvordan de deltar i prosjekt og drift ved innføring. Kan oppdragsgiver bekrefte hvor langt KS Hjelpemiddel-innføringen er kommet (planlagt «go-live» mot avtalestart), hvem som har prosjektansvar, og om det finnes en fastsatt milepels-/tidsplan for leverandørens leveranser/tilpasninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis innføringen ikke er gjennomført ved oppstart, kan det kreve betydelig implementeringsinnsats og påvirke oppstart/risiko; leverandøren trenger tidsplan og ansvarsføring.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 7.2

8. I kravspesifikasjonen pkt. 6.1 «Forsikring» er det krav om forsikring som dekker skader/tap på hjelpemidler i flere faser (mottak til kvittert utlevert, transport, transittlager og ved transport/montering på leverings-/henteadressen). Kan oppdragsgiver opplyse hvilke minstekrav som stilles til forsikringsdekning (f.eks. egenandel, dekningssum, egen forsikringsart/produkt), og om kommunen stiller et forsikringsprogram som leverandøren kan følge eller avhenger av?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten minstekrav til dekning/struktur kan leverandøren ikke prise forsikringskostnad korrekt eller vite om policyen oppfyller A-kravet.

   Kilde: Vedlegg B – kravspesifikasjon pkt. 6.1

9. I prisskjema Vedlegg E («Leie av lokaler» og «Utførelse oppdrag») fremgår at evalueringssummen baseres på et estimert time-/volumgrunnlag som «ikke er bindende». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan bestilling/avregning faktisk skjer i løpet av rammeavtaleperioden (f.eks. om «per adresse inntil X min» faktureres som fast stykkpris per oppdrag, eller om det er timebasert), og hvilke registrerings-/tidsdata som styrer hvilken priskategori som anvendes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisstrukturen og avregningslogikken må være klar for at leverandøren skal kunne legge inn riktig enhetspris og risikopåslag.

   Kilde: Vedlegg E – Prisskjema (ark «Leie av lokaler» og «Utførelse oppdrag») og evt. relevant avregnings-/bestillingsbeskrivelse i Vedlegg B

10. Databehandleravtalen og bilag A–D inneholder plassholdere for navn/dato og valg for behandlingsinstrukser (Bilag A) og sikkerhetsnivå/lokasjoner (Bilag C), og bilaget refererer til underliggende tjenesteavtale(r). Kan oppdragsgiver avklare (1) hvilke konkrete underliggende tjenesteavtaler databehandleravtalen knyttes til for denne anskaffelsen, (2) hvilke personopplysninger som faktisk behandles i EPJ/KS Hjelpemiddel i denne leveransen, og (3) hvilket sikkerhetsnivå og hvilke lokasjoner som er forventet skal fylles inn i bilagene?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Databehandleravtalen må fylles korrekt; uklare/ufullstendige plassholdere skaper risiko for avvik eller uforutsette personvernforpliktelser som påvirker tilbud og gjennomføring.

    Kilde: Databehandleravtale + Bilag til databehandleravtale (særlig Bilag A og Bilag C)