Rammeavtale på kjøp av byggevarer

Oslo kommune v/ Bymiljøetaten skal inngå rammeavtale (kjøp-i-butikk) med én leverandør for kjøp av byggevarer. Avropsmodell innebærer at oppdragsgivers ansatte henter varer direkte i leverandørens varehus (Ex Works/Incoterms 2020/avtalt leveringsmåte), uten separat bestilling for hver transaksjon. Tildeling skjer etter kriteriene tilgjengelighet (50 %, basert på antall utsalgssteder og kjøreavstand til Ring 3 ved Sinsen), klima- og miljøhensyn (30 %, andel Type 1 miljømerkede produkter) og pris (20 %, basert på totalprissum i vedlegg 1). Avtalevarighet: 2 år fra kontraktsignering, med opsjon for forlengelse 2 år (maks 4 år).

• Foretaket skal være lovlig etablert (norsk: firmaattest; utenlandsk: dokumentasjon på registrering i relevante registre/bransjeregister).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse for registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.1 (Krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv.)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Siste årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger relevante for regnskapstall; oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering. Ved saklig grunn: annet egnet dokument. (Foreløpig dokumentasjon via ESPD; endelig ved forespørsel/tildeling).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.2
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring knyttet til kontroll/vedlikehold/kalibrering av verktøy/anlegg/teknisk utstyr; alternativt attest/sertifikat fra uavhengige organer (f.eks. ISO 9001:2015) for relevant kvalitetssikring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak som sikrer egnethet til å oppfylle kontraktens miljøbestemmelser (kontraktens pkt. 12.1).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak for å redusere negativ miljøpåvirkning knyttet til utførelsen; evt. dokumentasjon/attester fra uavhengige organer. (Eksempler på anerkjente ordninger: EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 el. tilsvarende.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal være tilknyttet godkjent returordning for sluttbehandling av produkter og emballasje.

  Dokumentasjon: Gyldig medlemsbevis fra godkjent returselskap eller dokumentasjon på oppfyllelse via eget system iht. avfallsforskriften.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Erfaring (ved støtte/forpliktelseserklæring): erfaring fra oppdrag med renovering av bolig, inkl. kjøkken, bad og generell oppussing.

  Dokumentasjon: Utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 3) ved bruk av støttende virksomhet.

  Kilde: Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring (avsnitt om øvrige tekniske og faglige kvalifikasjoner)

• Signert tilbudsbrev (med avvik angitt og referanser).Kilde: Vedlegg 5 Tilbudsbetingelser/tilbudsbrev + Konkurransegrunnlag punkt 6 (Sjekkliste og ønsket presentasjonsform)
• Utfylt ESPD-skjema i KGV (foreløpig dokumentasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (Generelt om kvalifikasjonskrav) og punkt 6
• Evt. ESPD-skjema for foretak tilbyder støtter seg på (dersom støtte til kvalifikasjoner).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1
• Evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 3) signert for foretak tilbyder støtter seg på, for å bekrefte rådighet over ressurser i hele kontraktsperioden.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 + Vedlegg 3
• Sertifikater/lisensbevis for miljømerke dersom det tilbys merker som ikke er søkbare på nett (f.eks. Blå Engel).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6
• Utfylt Vedlegg 1 Produkt- og prisskjema (alle poster besvares).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2.3 og punkt 6
• Miljødokumentasjon i Vedlegg 1: avmerke kolonne G (miljømerke Type 1/tilsvarende) og oppgi i kolonne H (lisensnummer/sertifikat/referanse) for produkter som er miljømerket; særlig for maling (interiør/utendørs) gjelder minstekrav og gyldig dokumentasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2.2; Vedlegg 2 punkt 4-5; Vedlegg 1 feltebeskrivelse
• Liste over alle varehus/utsalgssteder som er omfattet av avtalen, med nøyaktig adresse (skal ligge ved tilbudet og brukes i evaluering).Kilde: Vedlegg 2 punkt 2 + Konkurransegrunnlag punkt 5.2.1 + punkt 6
• Sladdet versjon av tilbudet (dersom forretningshemmeligheter) i henhold til Vedlegg 4.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4/Innlevering av tilbud (sladd) og punkt 6 + Vedlegg 4 Veiledning for sladding av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale/avropsmodell: «kjøp-i-butikk»; varer hentes direkte i leverandørens varehus. Leveringsbetingelser anses oppfylt ved utlevering over disk/fra lager i varehus (utlevering over disk).Kilde: Vedlegg 2 Innledning og avropsmodell + Kontraktsformular (Vedlegg 6) punkt om leveringstid/sted og klausul Ex Works/Incoterms 2020
• Tilgjengelighet/Lagerplikt: Alle produkter i Vedlegg 1 skal være faste lagervarer hos de oppgitte utsalgsstedene og til enhver tid tilgjengelige for direkte uttak («hent-i-butikk»).Kilde: Vedlegg 2 punkt 6 (Lagerplikt) + Kontraktsformular Vedlegg 6 (sideforpliktelser) + Vedlegg 2 punkt 2 (tilgjengelighet evaluering/dokumentasjon)
• Returordning/emballasje: Leverandøren skal dokumentere medlemskap i godkjente returselskaper (f.eks. Grønt Punkt Norge, Norsirk, RENAS) og opprettholde medlemskap i hele avtaleperioden. Vederlagsfri mottak av transportemballasje (plast/papp) ved uthenting på stedet; paller etter standard bransjeordning.Kilde: Vedlegg 2 punkt 3 + Kontraktsformular Vedlegg 6 punkt 12.4 og 12.5
• Oppdragsgiver har full returrett i inntil 30 kalenderdager for ubrukte/kurante lagervarer uten returgebyr; trevirke skal være tørt og lagret forsvarlig; verktøy i originalemballasje.Kilde: Vedlegg 6 (Følgende returordning er avtalt) + Vedlegg 2 punkt 3
• Miljøpolicy og dokumentasjon av miljøledelsessystem: Leverandørens øverste ledelse skal opprette/implementere/vedlikeholde miljøpolicy (pkt. 12.1). På forespørsel skal leverandøren dokumentere tiltak for å redusere negativ miljøpåvirkning.Kilde: Vedlegg 6 Kontraktformular (pkt. 12.1-12.2)
• Miljøkrav til transport: Alle transportoppdrag som inngår i leveransen skal fra 01.01.2025 utføres med nullutslippsteknologi (batterielektrisk eller hydrogen); unntak for biogass kun der nullutslippsløsninger ikke er kommersielt tilgjengelige for tunge kjøretøy (>3,5 tonn). Manglende overholdelse etter datoen anses som kontraktsbrudd.Kilde: Vedlegg 2: «12.6 Miljøkrav til transport (Nullutslipp)» + Konkurransegrunnlag punkt 2.3 (kontraktbestemmelser fra 01.01.2025)
• Bruk av regnskogprodukter: Ingen bruk av tropisk tømmer/trevirke med mindre det dokumenteres via pålitelige sertifiseringsordninger for lovlig og bærekraftig hogst.Kilde: Vedlegg 6 (Bruk av regnskogprodukter)
• Nullutslipp (operasjonelt kostnadsansvar): Kostnader knyttet til overgangen til nullutslippskjøretøy skal være inkludert i de avtalte prisene.Kilde: Vedlegg 6 (12.6)
• Elektronisk faktura (EHF) og krav om prosjektnummer/referanse på faktura.Kilde: Vedlegg 6 Eventuelle andre bestemmelser (fakturering elektronisk i EHF-format) + Vedlegg 7 (Krav om elektronisk betaling og oppgjør/Fakturering-elektronisk)
• Prisregulering: Priser faste frem til 1. juni 2027; deretter årlig prisregulering fra 1. juni etter SSB Byggekostnadsindeks (enebolig av tre) med nedjustering ved fall i indeks.Kilde: Vedlegg 6 Prisregulering
• Garanti/reklamasjon: Minimum 2 år garanti for batteridrevet verktøy (hvis leverandørens standardvilkår gir lenger, kan være relevant); absolutt reklamasjonsfrist 5 år.Kilde: Vedlegg 6 punkt 10.1-10.2

• Dokumentteksten forutsetter at konkurransegrunnlagets punkt 4.2.1 (registrering), 4.2.2 (økonomi) og 4.2.3 (teknisk/faglig) er de faktiske kvalifikasjonskravene, men resten av konkurransegrunnlagets fullstendige avsnitt er ikke vedlagt ordrett (noen formuleringer er fragmentert i teksten).
• Konkurransegrunnlagets konkrete krav til skatteattest (innleverings-/dokumentasjonsmoment ved tildeling) er omtalt, men ingen egen innleveringsliste for når dokumentet skal innleveres utover 'vil kreve' og 'ikke eldre enn 6 måneder' i teksten du ga.
• Kontraktsdokumentets detaljer om forsikring og enkelte standardvilkår (som kan inneholde flere kontrakts-/utførelseskrav) er ikke fylt ut i den vedlagte teksten (forsikring står som blank/ellipsis).
• Ingen eksplisitt kontraktskrav om bemanning/leveringstidsfrister utover hent-i-butikk og lagerplikt; tidsregimer for 'ordrebekreftelse' er generisk standard og ikke konkretisert med tall i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 5.2.1 fremgår det at evalueringen av kjøreavstand skjer ved bruk av Google Maps og at Oppdragsgiver beregner gjennomsnittlig kjøreavstand fra de to butikkene som ligger nærmest Ring 3 ved Sinsen. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan «nærmest» beregnes (korteste kjøretid, kortest avstand i km eller annen metode), og om det er kjørevei uten bom/ferje («raskeste rute uten trafikk») som er styrende for hele beregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise/optimalisere riktig og unngå at varehus inngår feil i evalueringen, må leverandøren forstå eksakt beregningsmetode for «nærmest» og kjørerutevalg.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.2.1.2 (Google Maps / gjennomsnittlig kjøreavstand).

2. Vedlegg 2 pkt. 6 («Lagerplikt») sier at alle produkter oppført i Vedlegg 1 skal være faste lagervarer hos de utsalgsstedene leverandøren har oppgitt i tilbudet, og at dette er et absolutt krav. Kan Oppdragsgiver presisere hva som regnes som «til enhver tid tilgjengelige» for lagerhold (f.eks. minste lagerbeholdning/beredskap, hvilke varianter/leveringstid som kan aksepteres ved utsolgt vare, og hvordan dette håndteres for sjeldne dimensjoner/varianter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Til enhver tid» kan gi betydelig leveranserisiko. Leverandøren må forstå praktisk lagerkrav og konsekvenser ved utsolgt/etterbestilling for å prise og operere forsvarlig.

   Kilde: Vedlegg 2 pkt. 6 (Lagerplikt) samt Kontraktsformular/sideforpliktelser (absolutt krav).

3. Vedlegg 1 inneholder miljømerkingsfeltene «Miljømerke type 1 eller tilsvarende» og «Lisensnummer/sertifikat» (obligatorisk felt for maling). Kan Oppdragsgiver bekrefte om dokumentasjon for «type 1 eller tilsvarende» skal leveres som lisensnummer som er offentlig søkbart, eller om det også er tilstrekkelig å legge ved sertifikat for alle produkter—og i så fall for hvilke kategorier (særlig vs. Svanemerket/FSC/PEFC vs. øvrige)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utfyllings- og dokumentasjonspraksis kan påvirke avvisningsrisiko og leverandørens kostnader ved å sikre dokumentasjon på riktig nivå.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.2.2 (Dokumentasjon) og Vedlegg 2 pkt. 5 (Utfylling/instruks) + Vedlegg 1 feltbeskrivelse.

4. Kravspesifikasjon Vedlegg 2 pkt. 5 («Miljøkrav til maling – Minstekrav») sier at tilbudet blir avvist dersom malingsprodukter ikke er miljømerket Type 1. Kan Oppdragsgiver presisere om avvisning gjelder hele tilbudet dersom ett enkelt av malingsproduktene i Vedlegg 1 ikke dokumenteres med gyldig lisensnummer/sertifikat, eller om avvisning kan begrenses til de aktuelle varelinjene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avvisningskonsekvens påvirker leverandørens kontrollregime og vurdering av om de kan levere med alternative dokumentasjonsløp.

   Kilde: Vedlegg 2 pkt. 5 (Miljøkrav til maling – Minstekrav).

5. Konkurransegrunnlaget pkt. 3.12 om avvik sier at «andre avvik skal være presise og entydige» og at henvisninger må angis i tilbudsbrevet med sidetall og punktnummer. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan sidetall/«punktnummer» skal angis for digitale vedlegg/utdrag, og om det er tilstrekkelig å henvise til dokumentnavn og avsnitt/punkt i stedet for eksakte sidetall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå formelle feil som kan tolkes som vesentlige avvik, trenger leverandøren praktisk veiledning på hvordan henvisninger skal gjøres i denne konkurransen.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 3.12 (Avvik).

6. Konkurransegrunnlaget pkt. 6 («Komplett tilbud…») sier at manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning, og at «Signert tilbudsbrev» samt «utfylt ESPD-skjema i KGV» skal være med. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke dokumenter som kreves signert (tilbudsbrev og eventuelt forpliktelseserklæring), og om ESPD anses signert gjennom innsendingsprosessen i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av hva som må signeres/leveres i KGV reduserer risiko for avvisning pga. formalfeil.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6 (Sjekkliste) + Vedlegg 5 (Tilbudsbrev) + Vedlegg 3 (Forpliktelseserklæring).

7. Kontraktsformular pkt. 8 («Forsikring») har blank/ellipsis i vedlegget som er utdraget du har gitt. Kan Oppdragsgiver opplyse om hvorvidt forsikring faktisk er påkrevd i denne kontrakten, og i så fall hvilke forsikringstyper/krav (beløpsgrenser, dekningsomfang, dokumentasjonsmoment ved tildeling/oppstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forsikringskrav kan være en ikke-triviell kostnad/riskoforutsetning. Leverandøren trenger å vite om dette er et faktisk kontraktskrav og hva minimumskravene er.

   Kilde: Vedlegg 6 Kontraktformular (pkt. 8 Forsikring – «for leveransen gjelder følgende forsikringer: …»).

8. Kontraktsformular/standardvilkår regulerer blant annet leveringstid/ordrebekreftelse, men i det utdraget som er gitt er «Ordrebekreftelse» (standardvilkårene pkt. 4.3) endret med blank tekst. Kan Oppdragsgiver bekrefte konkret tidsregime for ordrebekreftelse og eventuelt angitt leveringstid/reaksjonstid (f.eks. innen hvor mange timer/dager leverandør må bekrefte ordre etter bestilling, og hvordan dette håndheves i en «hent-i-butikk»-modell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsevne og responstid er avgjørende for misligholdsrisiko (dagmulkt/avhjelp). Leverandøren trenger tallfesting eller henvisning til eksakt punkt.

   Kilde: Vedlegg 7 Standard kontraktsvilkår pkt. 4.3 og Vedlegg 6 Kontraktformular (pkt. 6 Ordrebekreftelse/«Punkt 4.3… endres slik: …»).

9. Kontraktsformular pkt. 9.3 («Utgifter og reiser») og standardvilkårene punkt 7.3 beskriver at utgifter normalt er inkludert, men i kontraktsformularet står det «Følgende utgifter er ikke inkludert…» med ellipsis. Kan Oppdragsgiver opplyse hvilke spesifikke utgifter som er unntatt fra fastprisen (hvis noen), og hvordan dette påvirker prising av transportoppdrag/avhenting i varehus?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis enkelte kostnadstyper kan belastes i tillegg, påvirker det margin og korrekt kalkulasjon ved tilbud og eventuelle endringsbestillinger.

   Kilde: Vedlegg 6 Kontraktformular pkt. 9.3 Utgifter og reiser («Følgende utgifter er ikke inkludert…»).

10. Nullutslippskravet til transport (Konkurransegrunnlaget pkt. 2.3 / Kontraktsbestemmelser «Fra 01.01.2025… euroklasse 6/VI» og Kontraktsformular pkt. 12.6) kan ha praktiske unntak for kommersielt utilgjengelig teknologi og biogass for tunge kjøretøy. Kan Oppdragsgiver bekrefte: (1) hvilke typer transport som faktisk omfattes når oppdragsgiver «henter i butikk» (gjelder kravet også kun der leverandøren står for utkjøring/kranbil osv.), (2) dokumentasjonskravet leverandøren må levere for å dokumentere nullutslippsbruk/biogass-unntak, og (3) om manglende oppfyllelse anses som kontraktsbrudd per transaksjon eller som mer generelt mislighold?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Nullutslippskravet påvirker både kost og risiko. Leverandøren må vite scope, dokumentasjon og håndheving for å kunne prise korrekt og planlegge bilpark/underleverandører.

    Kilde: Konkurransegrunnlaget Kontraktsbestemmelser (euroklasse 6/VI) og Vedlegg 6 Kontraktformular pkt. 12.6 (Miljøkrav til transport).