Anskaffelse av rammeavtale for konsulentbistand innen matrikkelføring

Dokumentsettet omfatter tilbudsbrev og flere standardavtaler for konsulentbistand (SSA-B enkel og SSA-O generell) samt en spesifikk rammeavtale for kjøp av konsulentbistand innen matrikkelføring (Oslo kommune). Rammeavtalen gir Kunden rett til avrop innen varighet og maksimalverdi, med avropsprosedyre basert på kaskade (leverandør 1 først) og minikonkurranse ved prosjektoppdrag over terskel. I tillegg inneholder dokumentene kontraktsvilkår om fremdriftsplan/levering, avbestilling/stans, taushetsplikt, lønns- og arbeidsvilkår (seriøsitetskrav), fakturering/betaling, prisendring og mislighold/sanksjoner. Personvern og databehandleravtale inngår som standardiserte vedlegg.

• Støttevirksomhet: Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene (ref. FOA §§ 16-10 og 16-11), og støttevirksomheten må samtidig levere egne ESPD-skjema og eventuell dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) med utfylling av støttevirksomhetens navn/organisasjonsnummer/adresse samt bekreftelse av bidrag til kvalifikasjonskrav og rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Vedlegg 2. Forpliktelseserklæring – «støtter seg på følgende foretaks kapasitet…»

• Tilbudsbrev skal bekrefte at leverandøren har lest/forstått konkurransegrunnlaget og kontrakten med bilag, og at tilbudet leveres i henhold til disse. Oppgi avvik (JA/NEI og evt. avvik). Vedståelsesfrist: tilbudet er bindende frem til fristen i KG punkt 3.4.Kilde: Vedlegg 1. Tilbudsbrev – avsnitt «TILBUDSBREV» (avvik, JA/NEI, bindende frem til punkt 3.4)
• Tilbudsbrev skal bekrefte at undertegnede har adgang til å forplikte virksomheten (firmaattest). Dersom signering ikke fremkommer av firmaattest, skal fullmakt fra bemyndiget person vedlegges.Kilde: Vedlegg 1. Tilbudsbrev – avsnitt «Det bekreftes at undertegnede…»
• Dokumenter/vedlegg skal ligge ved tilbudet («Alle vedlegg ligger ved»), jf. konkurransegrunnlagets punkt 6.Kilde: Vedlegg 1. Tilbudsbrev – avsnitt «Alle vedlegg ligger ved»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gir ikke plikt til å kjøpe fast mengde; avrop skjer ved behov innen omfang og varighet.Kilde: Hovedtekst – «Formål og omfang»
• Maksimal verdi for rammeavtalen: 8 000 000 NOK ekskl. mva.Kilde: Bilag 1 (overordnet beskrivelse) – «maksimal verdi…»
• Varighet rammeavtale: 2 år, med rett til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (maks totalt 4 år). Forlengelsesvarsel minst 3 måneder før utløp.Kilde: Hovedtekst – «Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse» samt Bilag 4
• Avropsprosedyre (kaskade/fossefall): Leverandør nr. 1 forespørres først. Leverandør nr. 2 forespørres ved skriftlig bekreftelse om manglende kapasitet eller hvis leverandør nr. 1 ikke besvarer innen 3 virkedager.Kilde: Bilag 2 – «Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)»
• Tildeling ved minikonkurranse: prosjektbaserte oppdrag over 150 000 NOK ekskl. mva gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtalens leverandører.Kilde: Bilag 2
• Avtalevilkår for avropskontrakter: SSA-B Enkel eller SSA-O benyttes (med bilag) som avropsavtale. Utskifting av ressurser/nøkkelpersonell kun etter godkjenning; må ha tilsvarende eller bedre kompetanse.Kilde: Bilag 3 (avtalevilkår)
• Plikt til å svare på henvendelser: leverandør skal besvare innen tre virkedager (konkret frist i bilag 4).Kilde: Bilag 4 – «Plikt til å svare på henvendelser…»
• Lønns- og arbeidsvilkår/seriøsitet: konsulent/underleverandør-ansatte som direkte medvirker skal ha ikke-dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn allmenngjort tariffavtale eller landsomfattende tariffavtale; dokumentasjons- og timelistekrav; oppdragsgiver kan ilegge gebyr/avkorte vederlag og kreve utskifting; også krav om elektroniske betalings- og oppgjørsløsninger (og evt. lønnsutbetaling til bankkonto).Kilde: Bilag 6. Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser (A–H)
• Fakturering og betaling: fakturering etterskuddsvis pr. måned (for SSA-O/SSA-B tekst), betaling normalt etter 30 dager. Krav om spesifikasjon/dokumentasjon av timer og utlegg.Kilde: SSA-O generell (6.2/6.4-lignende) og SSA-B enkel (Fakturering)
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling av informasjon; taushetsplikt opphører etter 5 år etter avtaleopphør (med mindre annet følger av lov/forskrift/bilag).Kilde: SSA-O generell – «Taushetsplikt»; SSA-B enkel – «Taushetsplikt»; rammeavtale – «Taushetsplikt… 5 år»
• Mislighold: ved mislighold kan Kunden holde tilbake betaling (innenfor nødvendighet), kreve prisavslag ved manglende avhjelp; heving ved vesentlig mislighold; dagbøter ved forsinket levering etter SSA-O (0,15 % av kontraktssum ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager).Kilde: SSA-O generell – «Mislighold» og «Dagbot»; SSA-B enkel – «Sanksjoner ved mislighold»
• Avbestilling/stans (konsulentavtaler): Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel (med betalingsplikt for allerede utført arbeid + dokumenterte kostnader og merkostnader; SSA-B har også avbestillingskostnader m/omdisponering mv. og gebyr kan avtales). Kunden kan kreve midlertidig stans med minst 5 dagers skriftlig varsel.Kilde: SSA-B enkel – punkt 4.2/4.3; SSA-O generell – punkt 4.2/4.3
• Personvern/informasjonssikkerhet: konsulenten/databehandler skal iverksette forholdsmessige sikkerhetstiltak; databehandleravtale skal inngås; personopplysninger skal ikke overlates til andre uten tillatelse; begrensning for overføring utenfor EU/EØS; varslingsplikt ved brudd.Kilde: SSA-O generell – «Informasjonssikkerhet og personvern»; SSA-O/vedlegg databehandleravtale (varslingsplikt, sikkerhet, underdatabehandlere)

• Det fremgår ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav i den oppgitte teksten utover henvisning til at kvalifikasjonskrav finnes i konkurransegrunnlagets punkt 4.2 (referert i Vedlegg 2).
• Tildelingskriterier for hovedkonkurransen (ved valg av rammeavtalens leverandører) er ikke inkludert i teksten. Det som finnes er kriterier for minikonkurranse ved avrop (prosjektpris og løsningsforslag/gjennomføringsplan).
• Konkrete kvalifikasjonskrav, krav til dokumentasjon for ESPD, samt detaljer om bilag 4/5/tilbudsformalia i selve konkurransegrunnlaget er ikke gjengitt utover standardhenvisninger.
• Kontraktsmessige tildelings-/avropskrav utover det som står i bilag/SSA-maler (f.eks. detaljer om leveranseomfang, milepæler og eventuelle dagbøtesatser kan være i bilag som ikke er fullt utfylt i teksten).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 2 (Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen) beskrives fordeling av avrop etter kaskade/fossefall. Kan dere presisere hva som menes med «ikke besvarer avropet innen 3 virkedager» (f.eks. gjelder det kun skriftlig bekreftelse om kapasitet, eller også at forespurt leveranse/tilbakemelding må være levert/tilgjengelig innen fristen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens plikt- og responstid ved avrop, og dermed kapasitetsplanlegging og risiko for mislighold/saklig grunn.

   Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (avtalens punkt 2.1) / «ikke besvarer … innen 3 virkedager»

2. I bilag 2 står at for prosjektoppdrag med estimert verdi over 150 000 kroner ekskl. mva. skal det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtalens leverandører. Hvordan fastsettes «estimert verdi» i praksis (f.eks. basert på oppdragsbeskrivelse før avrop, basert på forventet timebruk, eller basert på historiske priser), og hvem dokumenterer beregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av terskelverdien styrer om leverandøren kan forvente minikonkurranse og hvordan avrop skal prissettes.

   Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen / minikonkurranse terskel (150 000 kr)

3. Minikonkurransekriteriene er oppgitt som: Prosjektpris 50 % og Løsningsforslag med gjennomføringsplan 50 %. Kan dere beskrive hvordan dere vil evaluere «løsningsforslag med gjennomføringsplan» i minikonkurranser (hvilke konkrete elementer/vekter bedømmes, og hvordan poeng/vekting fastsettes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig evalueringsmodell er nødvendig for å levere konkurransedyktig løsningsforslag og pris-/ressursdisponering.

   Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen / minikonkurransekriterier

4. I rammeavtalen punkt 3.2 (Tilbudsplikt) fremgår det at leverandørene i utgangspunktet plikter å levere ved avrop, men at det skal varsles ved manglende kapasitet. Kan dere presisere hva som anses som «saklig grunn til oppsigelse» ved gjentakende varsler om manglende kapasitet (f.eks. antall ganger, samlet avvik, eller bransje-/prosentsatser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvor aggressivt leverandøren kan prise inn kapasitet og hvordan avvik/varsling skal håndteres uten å øke oppsigelsesrisiko.

   Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen / avtalens punkt 3.2 Tilbudsplikt

5. Bilag 3 (Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag) sier at bistand/oppdrag skal planlegges og gjennomføres med tilbudt nøkkelpersonell, og at utskifting kun kan skje etter godkjenning. Kan dere presisere hvilke utskiftingssituasjoner som typisk kan godkjennes (f.eks. sykdom, oppsigelse, andre bemanningsmessige forhold), og hvilke dokumentasjonskrav dere legger til grunn for å vise «tilsvarende eller bedre kompetanse»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøkkelpersonell er kritisk for både tilbudets konkurranseevne og leveranserisiko. Klargjøring reduserer risiko for avslag/eskalering ved uforutsette hendelser.

   Kilde: Bilag 3 – Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter (om nøkkelpersonell)

6. I rammeavtalen bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) står at prisene er oppgitt som timepris. Kan dere bekrefte hvilke pris-/faktureringselementer som skal brukes ved avrop innen matrikkelføring (f.eks. om fakturering kun er timepris, eller om det finnes egne satser for reise/utlegg, og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for utlegg/reise hvis det blir aktuelt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av hva som er prisgrunnlaget ved avrop kan gi feilprising og avvik i betalingsgrunnlaget.

   Kilde: Bilag 5 – Pris og prisbestemmelser (timepris) og bilag 3 (SSA-krav knyttet til avropskontrakt)

7. I bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) fremgår det at prisene prisreguleres hvert årsskifte med KPI (konsumprisindeks, hovedindeksen). Kan dere presisere: (1) hvilken måned KPI-indeksen hentes fra, (2) når endring normalt får virkning i avrop/kontrakter som løper, og (3) om regulering krever særskilt endringsavtale eller varsles automatisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringsmekanismen påvirker prising i tilbud og løpende økonomistyring gjennom kontraktsperioden.

   Kilde: Bilag 5 – Prisendring / Indeksregulering (konsumprisindeks hovedindeksen)

8. Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser i bilag 6 gir omfattende krav til dokumentasjon, timelister og betalings-/lønnskrav (inkl. at timelister skal vise dato/klokkeslett osv.). Kan dere presisere hvordan dere forventer at leverandøren skal knytte timelister til «hvilke oppdrag timene gjelder for» i avropssituasjonen (f.eks. via avropsnummer, prosjektnavn, saksnummer), og om dere har et fast format/mal dere ønsker brukt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne etterleve krav og prise administrative kostnader riktig, trengs avklaring av sporbarhet og format.

   Kilde: Bilag 6 – Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser / punkt A (timelister og dokumentasjonsplikt)

9. I bilag 6 punkt E (revisjon og stedlig kontroll) står at revisjon kan gjennomføres fra kontraktsinngåelse til seks måneder etter sluttfaktura er betalt, og at det kan innhentes dokumentasjon fra leverandør, underleverandører og steder der arbeidet utføres. Kan dere presisere om dette også gjelder arbeid utført på kundens lokasjon/hos tredjepart, og hvilken praktisk tilrettelegging (saksbehandlingstid, tilgang til lokaler, IT-/systemtilganger) dere forventer av leverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens plan for compliance, tilgangsstyring og kostnader/ressursbruk ved revisjoner.

   Kilde: Bilag 6 – Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser / punkt E (Oppdragsgivers rett til å gjennomføre revisjon og stedlig kontroll)