Anskaffelse av rammeavtale for konsulentbistand innen matrikkelføring

Dokumentpakken omfatter (i) tilbudsbrevmal, (ii) rammeavtale for konsulentbistand innen matrikkelføring (Oslo kommune v/ Plan- og bygningsetaten), (iii) SSA-O/SSA-B standardavtaletekster for konsulentoppdrag, samt (iv) databehandleravtale og bilag (personvernkrav, underdatabehandlere, sikkerhet, revisjon og sletting).

• Økonomisk og finansiell kapasitet (kryss i skjema ved støtte til kvalifikasjonskrav).

  Dokumentasjon: Støtteskjema/forpliktelseserklæring der leverandøren angir hvilke kvalifikasjonskrav støttevirksomheten bidrar til å oppfylle (ESPd/tilhørende dokumentasjon nevnt).

  Kilde: Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring (FOA §§ 16-10 og 16-11)
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner (flere kategorier, kryss i skjema ved støtte).

  Dokumentasjon: Støtteskjema/forpliktelseserklæring; det fremgår at støttevirksomheten må levere inn egne ESPD-skjema og eventuell dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring (FOA §§ 16-10 og 16-11)

• Signert tilbudsbrev som bekrefter at tilbyder har lest/forstått konkurransegrunnlaget og at leveranse skjer i henhold til dette; oppgi eventuelle avvik og krysse av JA/NEI for avvik.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev (avvik og bindende tilbud)
• Innstilling av kontaktperson, og bekreftelse av at undertegnede har adgang til å forplikte virksomheten (firmaattest/fullmakt ved behov).Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev (adgang til å forplikte virksomheten)
• Ved støtte til kvalifikasjonskrav: Forpliktelseserklæring fra støttevirksomhet (med opplysninger og signatur).Kilde: Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring (saksnr. og erklæring)
• Ved personopplysninger: databehandleravtale skal legges ved/ inngås; databehandleravtale består av hovedtekst + bilag (A-D/evt).Kilde: Vedlegg 9 – SSA-O Generell avtaletekst punkt 7.2.1 og Vedlegg 6 – Databehandleravtale hovedtekst + bilag 7 (Bilag til databehandleravtale)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: omfang omfatter saksbehandling og registrering etter matrikkelloven, samt tilgrensende oppgaver som kontroll og kvalitetsheving av matrikkeldata.Kilde: Bilag 1 – Overordnet beskrivelse av ytelser (Formål og omfang, punkt 1.1)
• Maksimal verdi: 8 000 000 NOK eks. mva.Kilde: Bilag 1 – Overordnet beskrivelse av ytelser (maks verdi)
• Varighet: 2 år med opsjon på forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år totalt); varsel senest 3 måneder før utløp.Kilde: Hovedtekst (Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse) og Bilag 4
• Avrop: kaskade/fossefall; leverandør 1 forespørres først, leverandør 2 ved manglende kapasitet/ikke svar innen 3 virkedager.Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter (avrop)
• Prosjektbaserte oppdrag: SSA-O benyttes som avropsavtale; minikonkurranse over 150 000 NOK eks. mva.Kilde: Bilag 2 – Prosedyrer for tildeling av kontrakter
• Nøkkelpersonell: planlegging/gjennomføring med tilbudt nøkkelpersonell; utskifting krever godkjenning og skal ha tilsvarende eller bedre kompetanse.Kilde: Bilag 3 – Avtalevilkår for avrop (nøkkelpersonell)
• Svarfrister og plikter: leverandøren skal besvare kundens henvendelser så raskt som mulig; konkret frist 3 virkedager i bilag 4.Kilde: Hovedtekst (3.1) og Bilag 4 (plikt til å svare innen tre virkedager)
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling av informasjon; opphører 5 år etter rammeavtalens avslutning med mindre lov/forskrift.Kilde: Hovedtekst (Taushetsplikt)
• Pris: timepris oppgis; indeksregulering etter SSB konsumprisindeks (hovedindeksen) ved årlig endring; ellers faste priser i avtaleperioden med mindre prisbilag angir annet.Kilde: Bilag 5 – Pris og prisbestemmelser (priser og prisendring)
• Databehandleravtale – formål/instruks: personopplysninger skal behandles kun i angitt omfang og formål; databehandler har ikke råderett utover oppfyllelse av egne plikter.Kilde: Vedlegg 7 – Bilag til databehandleravtale (Opplysninger om behandlingen; Instruks vedrørende behandling av personopplysninger)
• Sikkerhet/informasjonssikkerhet: databehandler skal ha egnet styringssystem og etablere tilstrekkelige sikkerhetstiltak; sikkerhetsnivå velges via risikovurdering.Kilde: Vedlegg 7 – Bilag til databehandleravtale (Sikkerhet ved behandlingen; styringssystem)
• Revisjon/tilsyn: behandlingsansvarlig har rett til revisjon; maks én gang årlig ved normalforhold; ev. krav om ekstern årlig attestasjonsrevisjon (ISAE 3402 nevnt som eksempel).Kilde: Vedlegg 7 – Bilag til databehandleravtale (Rutiner for revisjon og tilsyn)
• Bruk av underdatabehandlere: kun etter forhåndstillatelse; underdatabehandlere må ha tilsvarende forpliktelser; skifte/bruk reguleres i bilag B.1/B.2.Kilde: Vedlegg 6 – Databehandleravtale hovedtekst (Bruk av Underdatabehandlere) og Vedlegg 7 (Betingelser for bruk av underdatabehandlere)
• Lokasjoner: behandling/tilgang på andre lokasjoner enn angitt krever forhåndsskiftlig godkjenning; unntak for konsern i EØS (må redegjøres ved forespørsel).Kilde: Vedlegg 7 – Bilag til databehandleravtale (Overføring av personopplysninger – lokasjon og tilgang)
• Sletting/tilbakelevering: ved avtalens opphør skal personopplysninger slettes og/eller tilbakeleveres i henhold til bilag C; forslag om slett senest 90 dager og evt. tilbakelevering før sletting.Kilde: Vedlegg 7 – Bilag til databehandleravtale (Varighet; Sletting og tilbakelevering)

• Konkurranse-/tildelingskriterier utover minikonkurranse (prosjektpris og løsningsforslag) er ikke presentert i teksten du ga.
• Selve konkrete kvalifikasjonskravene (innhold/kravformulering) for økonomisk og finansiell kapasitet/tekniske og faglige kvalifikasjoner fremgår ikke—kun at de finnes i konkurransegrunnlagets punkt 4.2 og kan støttes via forpliktelseserklæring.
• Eventuelle øvrige innleveringskrav (f.eks. ESPD-skjema for leverandør, dokumentasjon for kvalifikasjoner) er omtalt indirekte, men ikke detaljert.
• Rammeavtalens detaljerte avropsfrister/krav til avrop (bilag 4 punkt for prosedyrer og utskiftning av representant) er delvis gjengitt, men uten fullstendig oppdatert mal.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 2 «Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen» står det at leverandør nr. 2 forespørres dersom leverandør nr. 1 «ikke besvarer avropet innen 3 virkedager». Kan dere bekrefte hva som regnes som «besvarelse» (f.eks. formell aksept av avropet, kapasitetssvar, eller komplett tilbud/avropssvar), og om fristen løper fra avropets utsendelsestidspunkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens tilbuds- og bemanningsrutiner og risikoen for at dere mister avrop pga. tolkning av svarfrist.

   Kilde: Bilag 2 – Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

2. I bilag 2 står det at «Jf. prosjektoppdrag med estimert verdi over 150 000 kroner eksklusive mva. gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtalens leverandører». Hvordan fastsettes «estimert verdi» (omfang, timer, vederlagsmodell), og hvilket tidlig beslutningsgrunnlag brukes til å avgjøre om oppdraget skal minikonkurreres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til prosess (minikonkurranse) og intern planlegging av kompetanse/ressursbruk avhenger av hvordan terskelverdi beregnes.

   Kilde: Bilag 2 – Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

3. For minikonkurranser oppgis tildelingskriteriene «Prosjektpris - 50 %» og «Løsningsforslag med gjennomføringsplan - 50 %». Kan dere utdype hvordan dere konkret evaluerer løsningsforslag og gjennomføringsplan (f.eks. hvilke elementer som vektlegges, hvordan kvaliteten scores, og hvordan dere håndterer at forslagene kan være forskjellige i form/struktur)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsmetoden påvirker hvordan leverandøren bør utforme løsningsforslaget for å optimalisere poenggivningen.

   Kilde: Bilag 2 – Minikonkurranser – tildelingskriterier

4. I bilag 3 «Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles …» fremgår det at «Bistand og oppdrag skal planlegges og gjennomføres ved bruk av tilbudt nøkkelpersonell. Utskifting av ressurser … kan kun skje etter godkjenning … og erstatning skal ha tilsvarende eller bedre kompetanse.» Kan dere beskrive hvordan «tilsvarende eller bedre kompetanse» dokumenteres i praksis (hvilke kriterier dere sammenligner, og om dere bruker CV/sertifikat vs. faktisk erfaring i konkrete leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som kreves for å kunne håndtere bemanningsrisiko ved sykdom/kapasitetsendringer uten å få avslag på utskifting.

   Kilde: Bilag 3 – Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter (nøkkelpersonell / utskifting)

5. Rammeavtalen sier at Oslo kommune «har rett til å gå utenfor rammeavtalen» dersom ingen leverandører har kapasitet eller ved «særskilte behov» som rammeavtaleleverandørene skriftlig bekrefter at de ikke kan levere. Kan dere presisere hva som anses som «særskilte behov» i denne sammenheng, og hva som kreves for at dere skal motta skriftlig bekreftelse fra leverandørene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risiko for omgåelse av rammeavtalen ved avrop, og styrer hvordan vi skal svare ved kapasitets-/tilgjengelighetsutfordringer.

   Kilde: Bilag 1 – Overordnet beskrivelse av ytelser (avsnitt om rett til å gå utenfor rammeavtalen)

6. I bilag 4 «Administrative bestemmelser» punkt 3.1 står det at leverandøren plikter å besvare kundens henvendelser innen tre virkedager. Kan dere avklare om dette også gjelder alle avklaringsspørsmål i forbindelse med avrop/minikonkurranser, eller kun «henvendelser» av generell karakter (og hva som eventuelt regnes som avrop/konkurransegjennomføring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike frister kan gi ulik risiko for tilbudets kvalitet/kompletthet og leverandørens mulighet til å levere konkurransedyktige avropssvar innen frist.

   Kilde: Bilag 4 – Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser

7. Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» angir at konsulentbistand innen matrikkelføring leveres som timepris. Kan dere gi en avklaring på om timeprisen skal gjelde likt for alle oppgaver i avtaleomfanget (saksbehandling/registrering/kontroll/kvalitetsheving), eller om det finnes ulike priselementer/satser som skal fremgå av «den enkelte tildelingskontrakt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger prislogikk og kostnadsdriver for å kunne prise korrekt og unngå at avropskostnader blir feil budsjettert.

   Kilde: Bilag 5 – Avtalens punkt 6.1 Priser (konsulentbistand innen matrikkelføring, Timepris)

8. I bilag 6 «Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser» punkt A fremgår det bl.a. at leverandøren skal føre timelister og på forespørsel kunne dokumentere ulike forhold. Kan dere konkretisere hvordan timelister skal knyttes til «oppdrag» (format, krav til hvilke felter i tillegg til dato/klokkeslett/pauser, og hvordan dere ønsker tidsregistrering rapportert per avrop/minikonkurranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil/ulik forståelse av sporbarhet kan føre til kostnader, tvister og potensielle avvik/gebyr ved etterkontroll.

   Kilde: Bilag 6 – A) Krav til lønns- og arbeidsvilkår (timelister og dokumentasjonsplikt)

9. Rammeavtalens bilag 2 omtaler minikonkurranse for prosjektbaserte oppdrag, men selve kriteriet «prosjektbasert oppdrag» er definert i teksten som «tidsavgrensede oppdrag med tydelig definert leveranse, omfang og krav til resultat». Kan dere gi 2–3 konkrete eksempler på hva dere typisk anser som «prosjektbasert» vs. «løpende behov» innen matrikkelføring, og hvordan dette påvirker hvilken av SSA-ene som brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette bestemmer prosedyre (minikonkurranse/valg av avropsavtale) og dermed både tilbudsform og tids-/bemanningsplanlegging.

   Kilde: Bilag 2 – Tildeling av kontrakter; definisjon av prosjektbaserte oppdrag og valg av SSA-O/SSA-B Enkel