2027 Avtale om revisjonstjenester for systemsertifisering ISO 9001 og 14001

Trondheim bydrift (VA) skal inngå avtale med én leverandør for resertifisering og årlige oppfølgingsrevisjoner av styringssystem iht. NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001, samt formell, uavhengig vurdering/godkjenning av teknisk kompetanse for prøvetaking av avløpsvann og mengdemåling iht. ISO 17025:2017. Avtaleforslag inkluderer hovedrevisjon, minst én årlig oppfølgingsrevisjon og etterrevisjon (lukking av avvik). Avtaleperiode 3 år med ensidig forlengelse 3 år (3+3), ikrafttredelse 01.01.2027.

• Leverandøren skal være registrert som godkjent systemsertifiseringsorgan for ISO 9001 og ISO 14001 på akkreditert.no (eller tilsvarende akkreditetsorgan).

  Dokumentasjon: Registrering/oppføring på akkreditert.no (eller tilsvarende dokumentasjon for tilsvarende akkreditetsorgan).

  Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 1
• Leverandøren skal levere fullstendige sertifiseringstjenester som nevnt i punkt 2.1 (hovedrevisjon/resertifisering, årlige oppfølgingsrevisjoner og etterrevisjon).

  Dokumentasjon: Bekreftelse/evidens gjennom tilbudets innhold (tilsvarende ytelsesbeskrivelse) samt egenerklæring om at krav oppfylles.

  Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 2

• Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår: tilbudet skal bekrefte at leverandøren kan dokumentere overholdelse ved kontraktsinngåelse, og krysse av i tilbudsskjemaet.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «EGENERKLÆRING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR»
• Oppfyllelse av krav: Ved innsendelse av vedlegget bekreftes at tilbudet oppfyller alle krav og absolutte krav; oppfyllelse skal også bekreftes i Mercell under fanen «Krav».Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «EGENERKLÆRING KRAV»
• Avvik/forbehold: Dersom tilbudet inneholder avvik/forbehold fra konkurransegrunnlag inkl. vedlegg, skal dette oppgis i tabell 2 (med henvisning til krav/avsnitt og beskrivelse).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «Tabell 2»
• Taushetsbelagte opplysninger: Leverandøren skal krysse av om tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger; hvis ja, skal sladdet versjon legges inn som egen PDF i Mercell KGV, og begrunnes konkret jf. offentleglova § 3.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER»
• Ved bruk av andre aktører (støtte): signert forpliktelseserklæring skal sendes inn.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «Husk å sende inn signert forpliktelseserklæring dersom tilbyder støtter seg på andre aktører.»
• Signatur: dokumentet signeres ved innsendelsen av tilbudet i Mercell.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – «SIGNATUR»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Resertifisering må gjennomføres senest 2 måneder før utløp av sertifikatet (oppgitt eksempel: 2 mnd før 2027-07-09).Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 3
• Resertifisering og årlige oppfølgingsrevisjoner skal følge de til enhver tid gjeldende versjoner av NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 4
• Revisor skal ha dokumentert kompetanse med revisjon innen vann- og avløpssektoren/kommunalteknikk/beslektet prosessindustri.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 5
• Revisor skal ha dokumentert teknisk kompetanse innen prøvetaking av vann og avløp samt mengdemåling; kompetanse må dokumenteres med gyldig NS-EN ISO/IEC 17025 for vurdering av ‘tilsvarende’ krav til prøvetaking.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 6
• Fast kontaktperson hos leverandør; henvendelser besvares per e-post/telefon så snart som mulig og senest påfølgende virkedag.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 7; Kontraktsforslag – «9.2 Personell og kompetanse»
• Leverandøren tar ansvar for å planlegge tidspunkt for resertifisering og årlige oppfølgingsrevisjoner i samarbeid med oppdragsgiver.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 8
• Transport internt i Trondheim kommune i forbindelse med planlegging og utførelse skal foregå med nullutslippskjøretøy eller kollektivtransport.Kilde: Tilbudsforespørsel – «Absolutte krav» pkt. 9
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte og relevante underleverandører skal ha vilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale; alternativt landsomfattende tariffavtale for bransjen. Dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Kontraktsforslag – «6 Lønns- og arbeidsvilkår» samt Vedlegg 1 - Tilbudsskjema «EGENERKLÆRING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR»
• E-handel/fakturering: faktura i NOK, EHF-format kreves; vedlegg må være PDF eller TIFF (maks 5MB).Kilde: Kontraktsforslag – «11 Fakturering» og «11.2 E-faktura»; AIK tjenester 2017 – «10.4.3»/«10.4.5»
• Statusmøter minimum én gang per år; oppdragsgiver fører referat og sender senest én uke etter møtet; løpende kontakt ved behov.Kilde: Kontraktsforslag – «13.2 Statusmøter»

• Dokumentet som beskriver tildelings-/evalueringsformat i Mercell (eksakt hvordan «Krav»-fanen skal fylles ut) er ikke gjengitt i teksten.
• Det fremgår ikke av utdraget hvordan «Tabell 2» skal kobles til spesifikke konkurransegrunnlagskrav (kun at henvisning skal oppgis).
• Kontraktsforslaget viser til ‘eventuelle andre dokumenter’ og innhold som er rangert; konkrete rangeringseffekter ved motstrid utover rekkefølgen er ikke ytterligere spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte hvordan leverandør skal føre inn og dokumentere oppfyllelse av «Krav»-fanen i Mercell for denne konkurransen, og hva dere forventer at leverandøren knytter til hver enkelt absolutt krav (f.eks. «Krav»-fanen vs. Tabell 2 for avvik/forbehold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig Mercell-oppsett kan gi feilutfylling og risiko for avvisning eller avvik i tilbudsgrunnlaget.

   Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (EGENERKLÆRING KRAV og krav om utfylling i Mercell fanen «Krav»).

2. I tilbudsskjemaet står det at avvik/forbehold skal beskrives i «Tabell 2 – Beskrivelse av avvik/forbehold/betingelser (pris)». Kan dere utdype hvilke typer forhold som skal inn i Tabell 2 (kontraktsvilkår, frister, prisbetingelser, metodikk, personell, rapportering), og om henvisning skal være til «absolutte krav»-punkter, til kontraktsvilkår eller begge deler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite riktig klassifisering for å sikre at eventuelle forbehold blir presentert korrekt og konsekvent.

   Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (Tabell 2).

3. Kan dere presisere hvordan «Tabell 2» skal fylles ut når leverandøren har avvik/forbehold som påvirker flere deler av konkurransegrunnlaget, f.eks. både prislinjene og administrative frister (dagmulkt) eller rapporteringskrav? Skal leverandøren gi én samlet beskrivelse eller flere linjer med presis henvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare føringer for kobling mellom avvik og konkrete krav kan føre til mangelfull beskrivelse og uriktig prising/forbeholdsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (Tabell 2 – henvisning til krav/avsnitt).

4. Kontraktsforslaget beskriver at «fast kontaktperson» skal besvares innen påfølgende virkedag, og at leverandøren skal ta ansvar for å planlegge revisjonstidspunkt. Hvilke konkrete milepælsfrister/leveranser forventes for planlegging, innkalling, innsending av dokumentgjennomgang, og overlevering/godkjenning av endelig revisjonsrapport for (i) hovedrevisjon, (ii) årlige oppfølgingsrevisjoner og (iii) etterrevisjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelige frister er nødvendige for leverandørens planlegging og risikoberegning (inkl. dagmulkt ved forsinkelse på «komplett revisjon» og administrative frister).

   Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag (9.2 Responstid; 9.1 Levering anses skjedd når rapport er oversendt og godkjent + sertifikater utstedt; 12.3 Brudd på administrative frister og 12.1/12.3 dagmulkt).

5. Resertifisering må gjennomføres senest 2 måneder før 2027-07-09. Kan dere opplyse om dere allerede har et ønsket «mål-vindu» for hovedrevisjon (dato(er) eller ukeintervall) og om samme fleksibilitet gjelder for oppfølgingsrevisjoner slik at revisjonene «ta hensyn til operativ driftssyklus»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fast absolutt frist uten planvinduer kan påvirke bemanning, reise/logistikk og kostnader i prislinjene.

   Kilde: Vedlegg 2 - Tilbudsforespørsel (Absolutte krav nr. 3) samt 9.6 E-handel/bestilling og B2 Fleksibilitet i tildelingskriterier.

6. Krav nr. 6 sier at revisor må ha dokumentert teknisk kompetanse innen prøvetaking av vann og avløp, og dokumentasjon på gyldig NS-EN ISO/IEC 17025:2017 slik at revisor er i stand til å vurdere om avdelingens løsning er «tilsvarende». Kan dere beskrive hvilke elementer i «vurderingen» dere forventer at sertifiseringsorganet/revisoren faktisk skal etterprøve (f.eks. prosedyrer, kalibrering, sporbarhet, kontroll av prøvetakingsutstyr, kompetansekrav, prøvingsresultater/validering), og om det er gitt et rammeverk i tidligere revisjonsrapporter som vi kan bygge videre på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det kritisk å forstå revisjons-/vurderingsomfanget for ISO 17025-nærheten for å prise riktige timer og sikre etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg 2 - Tilbudsforespørsel (Absolutte krav nr. 6) og Vedlegg 3 - Kontraktsforslag (5 Omfang og innhold punkt 1 og 2; 9.2 Personell og kompetanse).

7. Prislinjene skal være «komplette priser» som dekker stedlige og digitale revisjonsdager, reisekostnader, etterrevisjon og avvikshåndtering. Kan dere bekrefte om alle revisjonsdager (inkl. etterrevisjon) skal prises innenfor samme prislinje (uten tillegg), og om dere har et estimat for typisk antall revisjonsdager per år (inkl. etterrevisjonens sannsynlige omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger grunnlag for riktig kalkyle av antall arbeidsdager og risiko for merarbeid ved avvik innen faste prislinjer.

   Kilde: Vedlegg 2 - Tilbudsforespørsel (4.1 Pris og krav til komplette priser + B2 metodikk/kapasitet) samt Vedlegg 3 - Kontraktsforslag (10 Pris – komplette priser).

8. Krav nr. 9 om nullutslippskjøretøy/kollektivtransport gjelder «all transport internt i Trondheim kommune i forbindelse med planlegging og utførelse av revisjonene». Kan dere avklare om dette gjelder (i) transport mellom oppmøtesteder, (ii) reise fra leverandørens base til Trondheim, eller (iii) begge deler, samt om det finnes konkrete retningslinjer for hva som regnes som «internt i Trondheim kommune» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar avgrensning påvirker reise-/logistikk-kostnad og risiko ved tolkning av et absolutt krav i tilbudsprisingen.

   Kilde: Vedlegg 2 - Tilbudsforespørsel (Absolutte krav nr. 9).