2027 Avtale om revisjonstjenester for systemsertifisering ISO 9001 og 14001

Oppdragsgiver Trondheim bydrift (vann- og avløp) skal inngå avtale (3 år, opsjon 3 år) med én leverandør for revisjonstjenester knyttet til systemsertifisering iht. NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001. Tjenestene omfatter hovedrevisjon/resertifisering, minimum årlige oppfølgingsrevisjoner samt etterrevisjon for lukking av avvik. Inkluderer formell vurdering/godkjenning av teknisk kompetanse for prøvetaking av avløpsvann og mengdemåling etter ISO/IEC 17025:2017. Revisjonene skal dekke virksomhetsområdet til avdelingen (ca. 95 ansatte, 5 oppmøtesteder), og det er absolutte krav til akkreditert systemsertifiseringsorgan og revisorers kompetanse.

• Leverandøren skal være registrert som godkjent systemsertifiseringsorgan for ISO 9001 og ISO 14001 på akkreditert.no (eller tilsvarende akkreditetsorgan).

  Dokumentasjon: Registrering/oppføring hos akkreditert.no (eller tilsvarende akkreditetsorgan) for ISO 9001 og ISO 14001.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 1
• Leverandøren skal levere fullstendige sertifiseringstjenester som nevnt i punkt 2.1 nr. 1, 2 og 3 (hovedrevisjon/resertifisering, årlige oppfølgingsrevisjoner, etterrevisjon for lukking av avvik).

  Dokumentasjon: Bekreftelse gjennom utfylling/egenerklæringer i tilbud (oppfyllelse bekreftes ved innsendelse av tilbudsvedlegg).

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 2
• Resertifisering må gjennomføres senest to (2) måneder før utløp av sertifikatet (2 mnd før 2027-07-09).

  Dokumentasjon: Plan/kapasitet som dokumenterer at tidskravet kan overholdes.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 3
• Resertifisering og årlige oppfølgingsrevisjoner skal følge til enhver tid gjeldende versjoner av NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001.

  Dokumentasjon: Tjenestebeskrivelse/etterlevelsesforpliktelse i tilbud.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 4
• Revisor benyttet til revisjonen skal ha dokumentert kompetanse med revisjon innen vann- og avløpssektoren, kommunalteknikk eller beslektet prosessindustri.

  Dokumentasjon: Dokumentert kompetanse for revisor (ikke nærmere spesifisert i utdrag, men ligger i tilbudets dokumentasjon/kompetansegrunnlag).

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 5
• Revisor skal ha dokumentert teknisk kompetanse innen prøvetaking av vann og avløp samt mengdemåling, dokumentert gjennom gyldig NS-EN ISO/IEC 17025, slik at revisor kan vurdere om avdelingens tekniske løsninger er tilsvarende kravet i ISO 17025 for prøvetaking/mengdemåling.

  Dokumentasjon: Bevis/sertifisering/kompetansedokumentasjon som viser gyldig NS-EN ISO/IEC 17025-kompetanse hos revisor.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 6
• Leverandøren skal oppnevne en fast kontaktperson; henvendelser skal besvares per e-post/telefon snarest mulig og senest påfølgende virkedag.

  Dokumentasjon: Navn og kontaktopplysninger for fast kontaktperson i tilbudsskjema.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3 Absolutte krav nr. 7 + Vedlegg 1 Tilbudsskjema (tabell for kontaktinfo)

• Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår: tilbyder skal krysse av for at det ved kontraktsinngåelse kan dokumenteres overholdelse av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (inkl. betingelser om allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariffavtale).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (EGENERKLÆRING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR)
• Egenerklæring krav: bekrefte ved innsendelse at tilbudet oppfyller alle krav og absolutte krav; oppfyllelse skal også bekreftes i Mercell under fanen «Krav».Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (EGENERKLÆRING KRAV)
• Dersom tilbud inneholder avvik/forbehold: oppgi og henvis til krav/avsnitt i tabell 2 «Beskrivelse av avvik/forbehold/forutsetning» (det er tilstrekkelig å henvise til denne tabellen i Mercell).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (Tabell 2)
• Dersom tilbud inneholder taushetsbelagte opplysninger: levere sladdet versjon som egen PDF i Mercell KGV, samt begrunne konkret jf. offentleglova § 3.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER)
• Signatur: dokumentet signeres ved innsendelse av tilbudet i Mercell.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (SIGNATUR)
• Prissetting: oppgi priser på 3 prislinjer i Mercell (år 1–3) inkludert krav til at prisene er komplette/inkluderende.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 4.1 Pris (Prislinjer i Mercell)
• Kvalitetsdokumentasjon B1: levere CV-er for tilbudt kjerne- og backuppersonell som skal benyttes under kontrakten.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 4.2 Kvalitet (Dokumentasjon B1)
• Kvalitetsdokumentasjon B2: levere beskrivelse av revisjonstilnærming iht. 6 kulepunkter, maks 2 A4-sider (fontstørrelse 11, Arial/Calibri eller lignende); kun to sider leses/evalueres.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 4.2 Kvalitet (Dokumentasjon B2)
• Kvalitetsdokumentasjon B3: levere 1–2 anonymiserte eksempelrapporter fra tidligere revisjoner.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 4.2 Kvalitet (Dokumentasjon B3)
• Bruk av underleverandører: oppgi hvilke deler av kontrakten leverandøren planlegger at underleverandører skal utføre samt hvilke underleverandører (tabell i tilbudsskjema). Dersom tilbyder støtter seg på andre aktører, send inn signert forpliktelseserklæring.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (BRUK AV UNDERLEVERANDØRER)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalens ikrafttredelse: 01.01.2027. Avtalelengde 3 år med ensidig forlengelse i inntil 3 år (3+3). Opsjon utløses automatisk dersom avtalen ikke sies opp senest 3 måneder før utløp.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 3 Avtaleperiode
• Alle revisjoner skal gjennomføres i henhold til avtalt tidsplan; levering anses skjedd når revisjon er gjennomført, endelig revisjonsrapport er oversendt og godkjent, og eventuelle sertifikater er utstedt.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.1 Leveringsbetingelser
• Leverandøren skal utføre oppdraget med faglig dyktighet, effektivitet og profesjonalitet som kan forventes av anerkjente sertifiseringsorganer.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.1 Leveringsbetingelser
• Personell/kompetanse: leverandøren ansvarlig for at personellet har nødvendig kompetanse/erfaring som beskrevet i tilbudsforespørselen, inkl. teknisk kompetanse knyttet til NS-EN ISO/IEC 17025:2017.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.2 Personell og kompetanse
• Fast kontaktperson skal ivareta løpende kommunikasjon; responstid senest påfølgende virkedag.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.2 Personell og kompetanse
• Utskiftning av nøkkelpersonell/revisjonsleder kan ikke skje uten oppdragsgivers skriftlige samtykke; nytt personell må ha minst tilsvarende kompetanse.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.2 Personell og kompetanse
• Resertifiseringsløp/overholdelse: leverandøren garanterer samsvar med lover/forskrifter og at leveransen fullt ut samsvarer med avtalen/konkurransegrunnlaget; avvik må være forhåndsgodkjent skriftlig.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.3 Leveringsgaranti
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte hos leverandør/underleverandører som direkte medvirker skal ha vilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale eller (ikke allmenngjort område) gjeldende landsomfattende tariffavtale; dokumentasjon kan kreves og sanksjoner kan ilegges ved brudd.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 6 Lønns- og arbeidsvilkår
• Miljø: leverandøren garanterer å oppfylle avtalens miljøkrav og relevant miljølovgivning; kan kontrolleres og tas opp i statusmøter.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.4 Miljø
• Planlegging/bestilling: bestilling og planlegging skal følge metodikken i leverandørens tilbud; samhandling/varsling legges til grunn for å fastsette revisjonsdatoer.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.6 E-handel / bestilling
• Statistikk/rapporter: leverandør skal på forespørsel oversende statistikk og rapporter uten ekstra kostnad (Excel/Google regneark) som muliggjør kontroll med økonomiske rammer, miljøkrav og utførelse. Eksempler: timer/kost per revisjon; avvik/merknader og tid til etterrevisjon/lukking.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 9.7 Statistikk og informasjon
• Pris: oppgis i NOK ekskl. mva og skal være komplett; prisene faste første 12 mnd, deretter kan justeres 1 gang per år med minst 12 mnd mellom; indeksgrunnlag spesifisert.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 10 Pris og pkt. 10.1 Regulering av prisen
• Fakturering: betalingsfrist minimum 30 dager; ingen forskuddsbetaling; kun korrekte/godkjente fakturaer utløser betaling. Faktura i EHF-standardformat; vedlegg kun PDF/TIFF (maks 5MB).Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag pkt. 11 Fakturering (11.1-11.2.2)

• Dokumentutdraget mangler eksplisitt oppgavetekst om konkrete innleveringsfrister (bortsett fra «Tilbudsfrist/uke 34» i PDF-utdraget) og eventuelle krav til spesifikke formater/vedlegg utover det som fremgår i tilbudsskjema (Mercell-fanene er nevnt, men eksakt hvilke felt/mapper er ikke fullt spesifisert).
• Krav til dokumentasjon av revisorers kompetanse (absolutt krav nr. 5-6) er ikke detaljert i utklippet utover at kompetanse skal dokumenteres; eksakt type dokumentasjon/vedlegg er ikke oppgitt.
• Kontraktsforslaget viser rangering av dokumenter, men vedlegg/referanser til «Vedlegg 4 AIK tjenester 2017» er ikke nærmere gjengitt; dagmulkt og mislighold behandles likevel delvis i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 3 «Kontraktsforslag», punkt 12.3 «Brudd på administrative frister»: Hvilke konkrete frister fastsettes normalt i statusmøter/kommunikasjon (eksempelvis dato for oversending av revisjonsplan, ferdigstillelse av rapport, lukking av avvik), og hvordan vil oppdragsgiver fastsette disse skriftlig slik at dagmulkt kan utløses?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt beregnes etter frister fastsatt i skriftlig kommunikasjon; leverandøren må forstå hvilke leveranser som typisk trigger fristfastsettelse for å kunne prise og styre risiko.

   Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 12.3 Brudd på administrative frister

2. I tilbudsforespørselens «Absolutte krav» nr. 3 står det at resertifisering må gjennomføres «senest to (2) mnd før utløp av sertifikatet vårt, altså 2 mnd før 2027-07-09». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken nøyaktig dato oppdragsgiver forventer at resertifisering må være «gjennomført» etter kontraktens definisjon (jf. at revisjon er gjennomført, endelig revisjonsrapport oversendt og godkjent, og sertifikater utstedt), og om det er et bestemt «senestdato»-mål for ferdig utstedte sertifikater?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsrisiko og planlegging av revisjonsløpet avhenger av nøyaktig definisjon av når resertifiseringen må være sluttført (ikke bare revisjonen gjennomført).

   Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 3 Absolutte krav nr. 3 + Vedlegg 3, punkt 9.1 Leveringsbetingelser

3. Tilbudsforespørsel punkt 1.2 b) og «Absolutte krav» nr. 6: Oppdragsgiver ber om «formell, uavhengig vurdering og godkjenning» av teknisk kompetanse knyttet til prøvetaking og mengdemåling iht. ISO 17025:2017. Kan oppdragsgiver utdype hva som skal være sluttresultatet (f.eks. hvilke dokumenter/rapporter/vedtak som skal utstedes, og til hvem), og om oppdragsgiver har et foretrukket format for dokumentasjon som må leveres etter revisjonen/etterrevisjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva oppdragsgiver faktisk forventer som «godkjenning» og hva som skal leveres, for å kunne planlegge bemanning, metode og pris.

   Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 1.2 Formål + punkt 3 Absolutte krav nr. 6 + Vedlegg 3, punkt 5 Omfang og innhold

4. I Vedlegg 3, punkt 11.2 «E-faktura»: Oppdragsgiver krever PDF/TIFF som vedlegg i EHF-transen med maks 5MB. Kan oppdragsgiver bekrefte om revisjonsrapporter kan/skal vedlegges faktura (og i så fall hvilke typer rapporter), eller om rapportering normalt skjer separat fra faktura (uten vedleggskrav i EHF)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både fakturahåndtering og dokumentflyt. Dersom rapporter må inn i EHF med filformat/size-begrensninger, må leverandøren tilpasse rutiner.

   Kilde: Vedlegg 3, punkt 11.2 E-faktura (elektronisk faktura) og 11.2.2 Vedlegg til EHF-faktura

5. Vedlegg 3, punkt 10 «Pris»: Det fremgår at prislinjene skal dekke «steds­lige og digitale» revisjonsdager, alle reisekostnader, etterrevisjon og avvikshåndtering. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «digital revisjon» vanligvis forstås i denne avtalen (f.eks. Teams/andre systemer), og om det finnes forventede reisetilstedeværelser per revisjon (hvilke oppmøtesteder som skal besøkes fysisk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren forstå forventet andel fysisk vs digital tilstedeværelse og hvilke lokasjoner som normalt krever stedlig gjennomføring.

   Kilde: Vedlegg 3, punkt 10 Pris + Tilbudsforespørsel, punkt 2.2 Omfang av virksomheten samt punkt 2.1 Omfang av arbeidsoppdraget

6. Tilbudsforespørsel punkt 4.2 B2 «Oppdragsforståelse og metodikk»: Oppdragsgiver sier at opplysningene skal dekke «6 kulepunkter» og at kun max 2 A4-sider vil bli lest og evaluert. Kan oppdragsgiver bekrefte om det er tillatt med korte henvisninger til vedlegg (utenfor 2-siders begrensningen), eller må hele evalueringens innhold være innenfor de 2 sidene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formkravet (2 A4-sider) påvirker tilbudets oppbygning og om leverandøren kan dokumentere mer i vedlegg uten å risikere avvisning/ikke-evaluering.

   Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 4.2 Kvalitet B2 Oppdragsforståelse og metodikk

7. Tilbudsforespørsel punkt 4.2 B3 «Rapportering»: Oppdragsgiver ber om 1–2 anonymiserte eksempelrapporter. Kan oppdragsgiver avklare hvilke elementer som er viktigst å se i eksempelrapportene (f.eks. hvordan avvik beskrives, sporbarhet til standardkrav, struktur for lukking og tidslinje), og om det er krav til lengde/omfang per eksempelrapport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hva som vektlegges i rapportering gjør at leverandøren kan velge riktige eksempler og styre arbeidsomfanget.

   Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 4.2 Kvalitet B3 Rapportering

8. Tilbudsforespørsel punkt 4.1 Pris: Pris evalueres på «samlet totalpris for de tre første avtaleårene». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «år 1–år 3» skal forstås i praksis (kalenderår vs avtaleår fra 01.01.2027), og om rekkefølgen av ISO-9001/ISO-14001 er priset samlet per revisjon eller spesifikt per standard?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av tidsperioder og prisgrunnlag kan gi feil prisberegning og uønskede avvik ved kontraktsstart.

   Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 1.3 Avtaleperiode og opsjoner + punkt 4.1 Pris

9. Vedlegg 3, punkt 9.2 «Personell og kompetanse»: Nøkkelpersonell/revisjonsleder kan ikke skiftes uten oppdragsgivers skriftlige samtykke, og samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Kan oppdragsgiver presisere hva som typisk anses som «saklig grunn», og hvilke dokumentasjonskrav oppdragsgiver normalt vil ha ved innbytting (CV, kompetansebevis, referanser), for eksempel i tilfeller som langvarig sykdom?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risikoplan ved uforutsette personendringer og gjør det mulig å etablere praktiske rutiner for backup.

   Kilde: Vedlegg 3, punkt 9.2 Personell og kompetanse

10. Tilbudsforespørsel punkt 3 «Absolutte krav» nr. 1: «registrert som godkjent systemsertifiseringsorgan for ISO 9001 og ISO 14001 på akkreditert.no (eller tilsvarende akkreditetsorgan)». Kan oppdragsgiver bekrefte om det er tilstrekkelig å dokumentere generell akkreditering/registrering, eller om leverandøren også må dokumentere akkrediteringsomfang for relevante revisjonstyper (resertifisering/oppfølging) og relevante geografiske/tekniske scope?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken dokumentasjon som kreves for å oppfylle det absolutte kravet, og for å unngå risiko for tilbud som ikke anses kvalifisert.

    Kilde: Tilbudsforespørsel, punkt 3 Absolutte krav nr. 1