Harstad Kommune
Kjøp av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune
Bakgrunn
Harstad kommune med samarbeidskommuner har behov for å fornye og supplere møbler til kontorer, møterom og fellesarealer på flere lokasjoner. Behovet omfatter utskifting av eldre møbler, etablering av nye arbeids- og møteplasser samt oppgradering av møterom for å forbedre funksjonalitet og brukskvalitet.
Anskaffelsen skal dekke kommunens behov for helhetlige arbeids- og møtemiljøer som støtter ulike arbeidsformer. Kommunen etterspør møbelløsninger med god ergonomi, komfort, fleksibilitet og kvalitet, som tåler daglig bruk over tid. Løsningene skal fungere på tvers av ulike soner og lokaler, og være enkle å rengjøre og vedlikeholde.
Møblene skal benyttes i åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Anskaffelsen omfatter derfor et bredt spekter av møbeltyper og skal dekke kommunens behov for funksjonelle og sammenhengende møbleringsløsninger på tvers av lokasjoner.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget gjelder levering av kontor- og møteromsmøbler.. Leveransen omfatter blant annet skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord, møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler.
Møblene skal dekke behov i åpne kontorlandskap, cellekontorer, små, mellomstore og store møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingsområder. Anskaffelsen omfatter både utskifting av eksisterende møbler og innredning av nye arbeids- og møteplasser.
Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Det etterspørres møbler med god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflater. Møblene skal ha et helhetlig uttrykk og være egnet for fleksibel bruk og enkel ommøblering ved endrede behov.
For å redusere risikoen for strategisk prising skal tilbudte produkter og priser være representative for det reelle sortimentet, variasjon i størrelse, og det forventede behovet i avtaleperioden. Eventuelle vesentlige avvik i prisnivå mellom sammenlignbare produktkategorier kan bli gjenstand for nærmere vurdering.
Estimert verdi pr. kommune
Kommune............................ Estimat basert på statistikk............. Maksverdi
Harstad Kommune............... 8 000 000........................................ 12 000 000
Tjeldsund Kommune........... 2 400 000.......................................... 4 000 000
Lødingen Kommune............ 1 400 000.......................................... 3 000 000
Kvæfjord Kommune............ 1 400 000 ..........................................3 000 000
Ibestad Kommune ...............1 400 000......................................... 3 000 000
Sum.....................................14 600 000 ......................................25 000 000
Estimatene er ikke bindende for oppdragsgiverne, faktisk uttak avhenger av budsjett og prioriteringer.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Del 10: Endring
Kunngjøringsinformasjon
Endringer i kunngjøringen (1)
- Gjeldende versjon03.07.2026du er her
- Original kunngjøring30.06.2026Åpne
Endringene er korte rettelser/oppdateringer fra oppdragsgiver. Original og alle versjoner er tilgjengelig her.
Sammendrag
berikelse
Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) om levering av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune og samarbeidskommuner, med behov for helhetlige møbleringsløsninger for kontorlandskap, cellekontorer, møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Leveransen skal være komplett inkl. innbæring, montering, plassering og funksjonstesting, samt dekke krav til kvalitet/ergonomi og miljøstrategiske hensyn.
Kvalifikasjonskrav
berikelse
- ESP D (Europeisk egenerklæringsskjema) er aktivert for konkurransen.
Dokumentasjon: Inngår som del av tilbudets kvalifikasjonsopplysninger via ESPD.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav - Firmaattest.
Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret (bekrefter registrering, signaturrett og prokura), hentes automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, Nr. 1 Firmaattest - Ikke under konkurs eller oppløsning.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, Nr. 2 Ikke under konkurs eller oppløsning - Skatteattest (ved behov).
Dokumentasjon: Skatteattest-krav kan ivaretas med kvalifikasjonskrav verifisert via eBevis (påbudt for anskaffelser over 500 000 NOK ekskl. mva.).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, Nr. 3 Skatteattest - Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet.
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, Nr. 4 Økonomisk og finansiell kapasitet - Relevant erfaring gjennom referanser.
Dokumentasjon: Oppgi minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, Nr. 5 Referanser
Krav til tilbudet
berikelse
- Tilbud skal leveres elektronisk gjennom Hyyr.Kilde: Prosedyre – Tilbud gjennom Hyyr (ingen prekvalifisering)
- Elektronisk innlevering av tilbud er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering: Påkrevd
- Elektronisk signering: valgfritt.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering: Valgfritt
- Tillatt språk: norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk: Norsk
- Besvarelse av kravspesifikasjon (kvalitet) må inngå som del av evalueringen.Kilde: Kravspesifikasjon – 1. Kvalitet (1.1 Besvarelse av kravspesifikasjon)
- Besvarelse av miljømerkede produkter skal oppgis i prisskjema.Kilde: Kravspesifikasjon – 2. Miljø (2.1 Miljømerkede produkter)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 31.08.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
berikelse
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Klima og miljø | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Kvalitet | 40 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
Viktige kontraktskrav
berikelse
- Kontraktsperiode: oppstart 1. september 2026, slutt 1. september 2028. Opsjoner: 1+1 år (total mulig 4 år).Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet
- Levering skal være komplett: innbæring, montering, plassering og funksjonstesting; og levering anses gjennomført når levert og montert på avtalt sted/til avtalt tid.Kilde: Bakgrunn/Beskrivelse av oppdraget + Krav montering og plassering / Levering anses gjennomført (Bilag 1, samt beskrivelse i grunnlag)
- Kostnadsfri montering og plassering på angitt rom/etter bestillers plassering (med mindre avvik).Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Krav montering og plassering
- Kostnadsfri ferdigbefaring ved forespørsel fra bestiller.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Krav ferdigbefaring
- Leveringstid: fra mottatt bestilling til ferdig levert og montert i oppdragsgivers lokaler maks 8 uker. Døgnmulkt ved forsinkelse/montering.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Leveringstid
- Retur/reklamasjoner for feil leverte varer kostnadsfritt og etter avtalt tidspunkt med bestillende enhet.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Retur
- Oppfølgingsservice i avtaleperioden: kostnadsfritt, inkl. justering, etterstramming, avdekking av feil som dekkes av garanti/reklamasjon.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Krav oppfølgingsservice
- Fast kontaktperson/kundeservice tilgjengelig 08.00–16.00, statusmøter årlig og oppfølgingsmøter ved behov.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Fast kontaktperson
- Opplæring i bruk av produktene skal gis.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Levering og leveringssted
- Inntransport/levering/montering/fjerning av avfall/emballasje og testing er leverandørens ansvar. Skal følge krav ved “rent tørt bygg-prinsippet”.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon – Levering og leveringssted
Forbehold ved utdraget
berikelse
- Krav til konkret dokumentasjon/oppfyllelse i tilbudet utover referanser (K1) og miljømerkede produkter i prisskjema (Kravspesifikasjon 2.1) er ikke eksplisitt beskrevet i konkurransegrunnlagsteksten utover at bilag 1 inneholder produkt- og sertifikatkrav (angivelse av hvordan leverandøren skal angi hvor dokumentasjonen finnes).
- Det fremgår ikke i utdraget hvilke konkrete del/komponenter som omfattes av alle produktkrav (f.eks. hvilke møbeltyper som må oppfylle alle EN-/testkrav og hvordan dette skal matches i tilbudet), selv om kravene ligger i bilag 1.
- Kontraktsvilkår (standard kontraktsvilkår for kjøp av varer) er kun navngitt; konkrete avtalefestede endringer/reaksjonsregler utover det som står i bilag 1 er ikke gjengitt.
- EHF-faktura dokumentet beskriver innholdsformat for fakturering, men mangler opplysninger om eventuelle tilleggskrav for vareleveranser utover referanser (felt/linjer) i dette utdraget.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
berikelse
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.1–3.2 fremgår det at møbelproduktene minst skal overholde fastsatt nivå listet opp hos Møbelfakta (Møbelfakta/). Kan oppdragsgiver bekrefte hvor i konkurransegrunnlaget Møbelfakta-nivåene/kravlisten er spesifisert (eventuelt lenke), og hvordan leverandøren skal dokumentere at hvert enkelt tilbudt produkt oppfyller «relevante EN-standarder»?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsevaluering på kvalitet forutsetter at leverandøren kan dokumentere og matche kravene per produkt. Uklarhet i hva «fastsatt nivå hos Møbelfakta» konkret omfatter kan gi feil prising og/eller avvik.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.1–3.2 «Møbler med høy kvalitet etter produktstandard»Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.3 krever minimum 5 års garanti for alle produkter, inkludert i produktprisen. Kan oppdragsgiver bekrefte om garantiperioden skal gjelde likt for alle produktkategorier (f.eks. bord, stoler, oppbevaring, skjermvegger og lounge-/resepsjonsmøbler), og om garantien også dekker arbeidskostnader knyttet til feil/reparasjon (eller kun material- og produksjonsfeil)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Garantibetingelser påvirker kostnadsbildet og risikopåslag. Leverandøren må vite om garantien også omfatter reparasjonsutførelse og hva som faktisk forventes innenfor 5 år.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.3 «Produktgaranti»Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.4 omtaler steg-for-steg-instruksjoner, servicemanual, sprengskisse og gratis digital tilgang, samt at reservedeler til slitedeler skal være tilgjengelige for kjøp eller via garanti/vedlikeholdsavtale i 10 år etter levering. Kan oppdragsgiver presisere hvilke «slitedeler» som menes (om dette skal tolkes generelt per produktfamilie, eller om oppdragsgiver har en definert liste/eksempler), og om 10-årskravet gjelder alle komponenter eller bare slitedeler?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets omfang påvirker både leverandørens dokumentasjonsarbeid og langsiktig reservedelsberedskap, som kan gi stor kostnadsvariasjon.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.4 «Produktinformasjon om demontering, reparasjon og tilgang på reservedeler»Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.5–3.6 stiller omfattende dokumentasjonskrav til tekstilers fysiske kvalitet (ISO/EN-metoder) og krav til merking/krympefrie avtagbare trekk og vaskeanvisning (30–60 grader avhengig av fiber). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal håndtere tilfeller der samme møbel leveres med flere trekksorter innenfor «10 valgfrie farger» (punkt 3.2) – kreves det testrapporter per farge/materialkode, eller holder det med testrapport per stoffkvalitet/materialtype?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite om dokumentasjon må knyttes til hver farge/variant eller kun til stofftypen. Uklart krav kan medføre enten underdokumentasjon eller unødvendig kostbar dokumentasjon.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.2 (farge-/stoffvalg) samt punkt 3.5 «Robuste tekstiler…» og punkt 3.6 «Enkel rengjøring…»Bilag 1 Kravspesifikasjon har krav til PVC-ikke-bruk (punkt 3.11) og brannkrav for stoppede møbler (NS-EN 1021-2) samt krav om at flammehemmere ikke forekommer. Kan oppdragsgiver presisere hvilke produktgrupper som faktisk omfattes av brannkravene (gjelder det alle stoppede møbler, eller bare de som leveres som «stoppede møbler» etter en definert kategorisering i bilaget/prisskjema)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke test-/erklæringskostnader som må med i tilbudet for hver møbeltype.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.10 «Brannsikkerhet…» og punkt 3.11 «Unngå bruk av PVC»Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.13–3.14 beskriver krav til montering/plassering og ferdigbefaring ved forespørsel fra bestiller, og punkt 4.1 krever kostnadsfri oppfølgingsservice (justering, etterstramming, avdekke feil dekket av garanti/reklamasjon). Kan oppdragsgiver angi forventet hyppighet/omfang av oppfølgingsservice og ferdigbefaring (f.eks. antall ganger per levering/prosjekt), eller om det er «ved behov» uten fast frekvens?
Hvorfor det er verdt å spørre: Behovsstyrt service kan gi stor kostnadsusikkerhet. Leverandøren trenger forutsigbarhet for kalkyle og bemanning før tilbud.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 3.13 «Krav montering og plassering», punkt 3.14 «Krav ferdigbefaring», og punkt 4.1 «Krav oppfølgingsservice»Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.3 «Leveringstid» sier at leveringstid fra mottatt bestilling til leveransen er ferdig levert og montert i oppdragsgivers lokaler skal være maksimalt 8 uker, og at døgnmulkt påløper ved forsinkelser i leveransen og montering. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan døgnmulkt beregnes og avgrenses (dagssats, maksimum, og om det gjelder også ved forhold på oppdragsgivers side/leverandørens underleverandørsvikt)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakts-/konsekvensmekanismer (døgnmulkt) er sentrale for risikopåslag og riktig prising. Leverandøren bør kjenne beregningsgrunnlaget.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.3 «Leveringstid»Bilag 1 Kravspesifikasjon beskriver «Innredningsforslag» ved behov (punkt under «Krav til leverandør») som skal leveres innen 5 virkedager etter befaring, inkl. 2D/3D tegninger og pris på produkter. Kan oppdragsgiver presisere hvor detaljert pristilbudet skal være i innredningsforslaget (skal det følge prisskjemaets enhetspriser og rabattsats, og gjelder det samme miljø-/produktkrav per produkt i forslaget)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidsomfanget for tegninger og produktprising kan bli betydelig. For å unngå feil ressursbruk må leverandøren vite pris- og samsvarsregimet som gjelder for slike innredningsforslag.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon «Krav til leverandør» (avsnitt om befaring og innredningsforslag innen 5 virkedager)Tildelingskriteriet «Kvalitet» (40%) viser til tilknyttede krav. Kan oppdragsgiver utdype hvordan besvarelsen av kravspesifikasjonen (bilag 1 punkt 1.1) skal gjøres i tilbudet, og hvordan oppdragsgiver vil vekte dokumentasjon/oppfyllelse på tvers av ulike møbelkategorier (kontor, møterom, resepsjon/lounges, skjermvegger)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringslogikken for å strukturere tilbudet (hvordan man matcher krav → dokumentasjon → konkrete produkter) og for å unngå å bli tapt på «presentasjon/format» fremfor faktisk oppfyllelse.
Kilde: Konkurransegrunnlagets Tildelingskriterier «Kvalitet» og Kvalitet-krav 1.1 «Besvarelse av kravspesifikasjon»Prisskjemaet (bilag 3) skal inneholde miljømerkede produkter (krav 2.1 i kravspesifikasjonen) og prisberegningen evalueres med lineær metode (pris 30%). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke prisskjema-elementer som inngår i «tilknyttede prisskjema» for miljøvurderingen (hvilke kolonner/produktrader), og om miljømerkede produkter skal prises på særskilt måte (f.eks. egen enhetspris eller kun markering i prisskjema)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar kobling mellom miljømerking og prisskjemaformat kan leverandøren feil prisføre eller feil markere, som kan påvirke både miljøscore og total pris som evalueres lineært.
Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 «Miljømerkede produkter» samt Konkurransegrunnlagets tildelingskriterier «Pris» og bilag 3 «Prisskjema…»
Dokumentassistent
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med henvisning til kapittel og punkt i dokumentene svaret er hentet fra.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →