Anskaffelse av nytt produksjonssystem for sjøkart

Statens kartverk (Statens kartverk / Norwegian Mapping Authority) v/ Norsk hydrografisk tjeneste (NHS) inviterer til åpen prosedyre (FOA del I og III) for kjøp av et nautisk kartproduksjonssystem. Leveransen skal dekke komplett systemstøtte for livsløpet til ENC og papir-/POD-kart (redigering, validering, databehandling, publisering), støtte internasjonale standarder (bl.a. S-57, S-101, S-52, S-58, S-158 samt INT1/INT2) og tilby kvalitetssikring/validering og arbeidsflyt-/produksjonsstyring samt integrert dataadministrasjon og sporbarhet. Kontrakten inngås med én leverandør. Første lisensperiode/kontraktsperiode er 3 år fra leveringsdato, med automatisk fornyelse i 1 år om gangen hvis ikke Kunden terminerer med 3 mnd varsel. Det følger også et vedlikeholdsavtaleledd (SSA‑V) som følger lisensperioden.

• Leverandøren skal være registrert i relevant register (foretaks-/firmaregister, profesjonsregister eller handelsregister) i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjonskrav: Norske leverandører: Firmaattest fra Brønnøysund Register Centre. Utenlandske: Bevis for registrering i tilsvarende register i leverandørens etableringsland.

  Kilde: Kap. 4 Kvalifikasjonskrav (A: Egnethet)
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende ordninger for betaling av skatter, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (VAT), jf. FOA § 24-2 (1) b.

  Dokumentasjon: Norske: Skatt/skattemelding (tax certificate) ikke eldre enn 6 måneder. Andre: Skatteattest eller tilsvarende ikke eldre enn 12 måneder. Kan alternativt fremlegge annen dokumentasjon hvis relevant grunn for manglende dokumentasjon.

  Kilde: Kap. 4 Kvalifikasjonskrav (B: Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på de mest aktuelle tilgjengelige regnskapstall, foretatt av kredittvurderingsbyrå autorisert til å levere slike tjenester. Alternativ dokumentasjon kan gis ved gyldig grunn.

  Kilde: Kap. 4 Kvalifikasjonskrav (B)
• Leverandøren skal ha relevant erfaring med levering av et tilsvarende produksjonssystem for nautiske kart. “Tilsvarende” skal forstås som et produksjonssystem som støtter produksjon iht. S-57 og S-101.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av minst to av leverandørens mest relevante oppdrag fra siste 5 år knyttet til levering av systemet til etater/enheter som opererer innen nautisk data-/kartproduksjon. Beskrivelsen skal inkludere kontraktsverdi, leveringstid og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandørens ansvar å dokumentere relevans.

  Kilde: Kap. 4 Kvalifikasjonskrav (C: Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Bruk av underleverandører: Leverandøren kan støtte seg på andre underleverandører for økonomisk/finansiell kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Leverandøren må dokumentere tilgang til nødvendige ressurser (f.eks. commitment letter). Separate ESPD-skjema for relevante underleverandører.

  Kilde: Kap. 4.1 Bruk av underleverandører
• Overholdelse av sanksjonsregelverk knyttet til Ukraina (Ukraine regulations). Kontrakten kan ikke tildeles leverandører som omfattes av forbud i forskriftene; gjelder også i den grad underleverandører/andre parter gjør tildeling/ytelse ulovlig.

  Dokumentasjon: På forespørsel: dokumentasjon som viser at leverandør og eventuelle underleverandører ikke omfattes av relevante sanksjonsbestemmelser.

  Kilde: Tekstblokk: Ukraine regulations – FOR-2014-08-14-1076)

• Leverandørens tilbud skal inneholde et datert og signert følgebrev med: (a) navn, adresse og full kontaktinfo til kontraktansvarlig kontaktperson, (b) bekreftelse av dato tilbudet er bindende, (c) signatur av bemyndiget person.Kilde: Kap. 2.5 Tender submission requirements (1)
• Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringsforespørsler i konkurransegrunnlaget er fullt besvart og hensiktsmessig avklart. Vedlegg/dokumentasjon skal lastes opp som PDF med mindre annet er krevd. Prisskjema skal lastes opp som Excel.Kilde: Kap. 2.5 (2)
• Tilbudet (inkl. vedlegg) skal være på engelsk.Kilde: Kap. 2.5 (3)
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Artifik-portal. Tilbud levert på e-post eller andre ikke-godkjente måter anses ikke-kompatible og avvises.Kilde: Kap. 2.5 (4)
• Ved forespørsel: Leverandøren plikter å sende kopi av tilbudet med sensitiv informasjon fjernet/sensurert for håndtering av innsynsbegjæringer.Kilde: Kap. 2.5 (4) siste ledd
• ESPD: Leverandøren skal levere dokumentasjon gjennom ESPD som forhåndserklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, der leverandøren i ESPD del IV avsnitt A erklærer at kravene er oppfylt. ESPD-del III skal brukes ved nasjonale utelukkelsesgrunner.Kilde: Kap. 3 ESPD (3.1 og 3.2) + Kap. 4 innledning

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode/lisens: Første lisensperiode er 3 år fra leveringsdato. Deretter automatisk fornyelse 1 år av gangen med mindre Kunden terminerer senest 3 mnd før fornyelsesdato. Vedlikeholdsavtale følger lisens-/kontraktsperioden og forlenges automatisk ved forlengelse av lisensen.Kilde: Kap. 1.3 Contract period (Options og Maintenance Agreement)
• Ingen forhandlinger; tilbud kan ikke endres etter frist (materiale avvik kan føre til avvisning).Kilde: Kap. 2.1 Procurement procedure
• Wages and working conditions: Kontrakten skal inneholde krav til lønn og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i tråd med forskrift 112 (8. februar 2008) om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.Kilde: Kap. 2.2 Wages and working conditions
• Kommunikasjonsprosedyre: Alle forespørsler og kommunikasjon i konkurransen skal skje via Artifik-portal (for loggføring).Kilde: Kap. 1.9 Additional information / Communication procedure
• Tildeling: Kontrakten tildeles leverandør med høyest vektet poengsum (poeng 0–10 per tildelingskriterium, multipliseres med vekt og summeres).Kilde: Kap. 6.3 Evaluation model
• Systemkrav (utdrag): Rollebasert tilgangsstyring (must), fullstendig adskilt testmiljø, API/scripting-støtte, åpen tilgang til underliggende data i standardisert format, skal kunne håndtere WGS84, støtte arbeid uten internett, støtte redigering av store datamengder, drift/hosting på Kartverkets infrastruktur (Kunden beholder eierskap til data).Kilde: Kap. 4.1-4.16 og øvrige avsnitt i Appendix 1-B System Requirements (f.eks. 4.1, 4.2, 4.4, 4.11–4.16 og innledning)
• Onboarding/opplæring: Kunden skal få opplæring og onboarding til selvstendig konfigurasjon/administrasjon (should/krav 3.x).Kilde: Appendix 1-B Onboarding and training (3.1*–3.8)
• Validering/kvalitetssikring: Sporbarhet/traceability og integrasjon av validerings-/QC-funksjoner (ENC: must 7.9*; samt sporbarhetskrav 7.1*–7.4*).Kilde: Appendix 1-B Quality, Traceability and Validation (7.1*–7.9*)
• Vedlikehold av ytelse/kritiske tidsplaner: Leveringsdatoer/akseptansetester og dagbøter reguleres i SSA-K via Appendix 4/5; dagbøter beregnes som 0.15% av kontraktssum eks. mva per kalenderdag opp til maks 100 dager dersom leverings-/fristbrudd ikke skyldes force majeure eller forhold Kunden har ansvaret for.Kilde: SSA-K (Kap. 9.4.3 Daily penalties) + henvisning til Appendix 4 for maksimal/dagbøtespesifikke forhold

• Dokumentteksten er en “Tender Notice” og deler av vedlegg; detaljer om selve leveringssted/acceptansetest-innhold/tidsfrister utover lisensperiode og tentativ prosessplan (CTA) er ikke fullt gjengitt (må ligge i Appendix 4/5/1-A/1-B tabeller).
• Tidsfrister for kontraktsinngåelse/levering (konkrete leveringsdatoer) er ikke synlig i utdraget; bare frister for konkurranseprosessen (spørsmålsfrist, tilbudsfrist, evaluering, signering ved slutten av grace period) er angitt.
• Avtalerettslige/utførelseskrav utover generelle SSA-K bestemmelser er ikke detaljert listet for denne konkrete anskaffelsen (appendiks 4/5/6/7/8/9 kan inneholde utfylling).
• Appendix 1-B System Requirements er avbrutt i teksten ved “8.48* It should s”, så komplette tekniske krav 8.48 og utover er ikke utledet her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Appendix 1-B System Requirements er flere krav merket «*» og noen steder avbrutt (f.eks. «8.48* It should s»). Kan dere bekrefte det fullstendige innholdet i alle avbrutte/ikke-viste krav (særlig krav-ID 8.48 og evt. videre etter dette), og opplyse hvordan leverandøren skal svare/klassifisere A/B/C for disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende/avbrutt kravtekst kan gjøre det umulig å gi korrekt A/B/C-tilsvar og dermed prise og dokumentere samsvar riktig før tilbudsfrist.

   Kilde: Appendix 1-B System Requirements (kap. 8 Data editing), krav-ID 8.48 (avbrutt tekst)

2. Kan dere presisere hvilke konkrete «acceptance testing period» og «implementation and acceptance testing period» som er relevante for kravet 3.8 («correct any errors, defects, or non-conformities … during the implementation and acceptance testing period»), herunder varighet, start-/sluttdato og hvem som gjennomfører aksept?

   Hvorfor det er verdt å spørre: 3.8 kan gi leverandøren ubetinget retting i en avgrenset periode; uten presis definisjon blir kostnadsrisiko vanskelig å kalkulere.

   Kilde: Appendix 1-B System Requirements, krav 3.8 (Onboarding and training)

3. Pris og evaluering: I punkt 6.2.1 fremgår det at evalueringen særlig vektlegger «annual maintenance and development costs, including licenses and support». Kan dere bekrefte hva som inngår i «annual maintenance» og «development» i deres prismodell (hvilke linjer i Annex 3/Price Sheet), og om «optional module» (prosesskontroll) inngår i evalueringen når ikke alle tilbydere tilbyr den?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prismodell kan føre til feil allokering av kostnader og feil tilbudssum/risiko, særlig fordi evalueringen er vektet mot årlige kostnader.

   Kilde: Tender Notice, punkt 6.2.1 Price; også 6.2 Functionality/evaluering og Annex 3 – Price Sheet

4. Tidslinjer/operativ drift: I Appendix 1-A omtales mål om operativ bruk «approximately 1 August 2027». Kan dere opplyse forventet «delivery date», oppstart for etableringsfase, og hvilke milepæler som forventes før operativ drift (inkl. når opplæring andre runde før go-live skal gjennomføres jf. krav 3.5)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lisensperioden starter ved «delivery date», og opplærings-/go-live-aktiviteter påvirker ressurs- og kostnadsplan. Uten milepæler blir tilbudsrisiko høy.

   Kilde: Tender Notice, punkt 1.3 Contract period; Appendix 1-A (bakgrunn/mål om operativ bruk ca. 1. august 2027); Appendix 1-B krav 3.5 (Onboarding and training)

5. Lagring og eierskap: I Appendix 1-B står at «The customer shall retain full ownership of all data stored within the solution» og at underlying data skal være «open, documented and standardized». Kan dere bekrefte hvordan dette håndteres ved exit/termination i lys av SSA-V «exit strategy» (Appendix 1-B 14.6), herunder format for datamigrering, om dere krever tilgang til proprietære interne datastrukturer, og hvordan dere definerer «no exception for proprietary, internal or vendor-specific structures» praktisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Exit-/dataportabilitetsforpliktelse kan representere betydelig leverandørkost og teknisk avhengighet; leverandøren må forstå omfang og leveranseformat før tilbud.

   Kilde: Appendix 1-B krav 14.6 (Technical Architecture and Non-Functional Requirements) og krav 2. (rettigheter/eierskap omtalt i Appendix 1-B kapittel 2)

6. Sikkerhet i leveranse/underleverandører: Krav 12.2 krever «complete list of subcontractors’ roles, location and jurisdiction» og rutiner for kontroll/audit. Kan dere spesifisere hvilket nivå av underleverandørinfo dere forventer levert i tilbudet (f.eks. kun de som «directly contribute» vs. alle i underkjede), og om dette skal være i et bestemt vedlegg/appendiks (f.eks. Appendix 6 Administrative provisions)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende forståelse av informasjonsnivå kan gi either ufullstendig dokumentasjon eller unødvendig kostbar innhenting før tilbud.

   Kilde: Appendix 1-B System Requirements, kapittel 12 (Safety and Contingency Requirements), krav 12.2

7. Kompetanse/brukerstøtte og helpdesk: I Appendix 1-B krav 4.7 beskrives helpdesk tilgjengelig «on all business days» og at status/resolution deadlines skal kunne ses. Kan dere opplyse hvilke «response times»/«resolution deadlines» dere forventer at leverandøren forplikter seg til, og om dette skal prises og angis i Annex/Appendix 5 «Service level with standardised compensations»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Helpdesk er «should», men helpdesk-dekningsplikt og kommersielle SLA-krav påvirker direkte tilbudt pris og risiko. Leverandøren må vite hva som er bindende i SSA-V-ramme.

   Kilde: Appendix 1-B krav 4.7; SSA-V Annex 2 / Appendix 5 Service level with standardised compensations (nevnt i dokumentutdrag)

8. Lisens-/driftsmodell: Appendix 1-B sier systemet driftes «on the Norwegian Mapping Authority's infrastructure». Kan dere bekrefte hvilke deler som hostes hos dere (OS, VDI, nettverk, datalagring, backupløsning), og hvilke leveranser leverandøren må levere (f.eks. lisensmodell per bruker/VDI-sesjon, installasjon, patching og oppdateringsvindu)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Driftsansvar påvirker kostnad og gjennomførbarhet for krav om ytelse, offline, oppdateringer og lisenshåndtering. Dette må avklares før tilbud for riktig prising og bemanning.

   Kilde: Appendix 1-B System Requirements kapittel 2 (organisatoriske drift/VDI og 20 brukere); kapittel 5 (License management) og kapittel 14 (exit/arkitektur)

9. Evaluering «must» vs «should»: Tender Notice sier evalueringen bygger på begge («mandatory («l must») og recommended («should»)»). For krav som er «must» i Appendix 1-B, hvordan håndterer dere A/B/C-score hvis leverandøren ikke kan levere B (under utvikling) eller C (ikke tilgjengelig) på «must»-krav? Blir tilbud avvist eller kan score likevel gis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite kontraktsmessige og evalueringsmessige konsekvenser av avvik for «must»-krav for å vurdere om man i det hele tatt skal tilby/risikere.

   Kilde: Tender Notice punkt 6.2.2 Functionality and User-Friendliness; Appendix 1-A kap. 2 (A/B/C-metodikk)