Samlet system for økonomi, HR og lønn – med tilhørende tjenester

Anskaffelse av ett samlet system for økonomi/regnskap, HR og lønn (SaaS) med tilhørende tjenester for Akershus kollektivterminaler FKF, i forbindelse med omdanning til Akershus kollektivterminaler AS. Løsningen skal være produksjonsklar før 01.01.2027, skalerbar for ca. 20–60 ansatte/lønnsmottakere, og støtte integrasjon mot bl.a. Visma GatSoft samt bank-, person-/identitets- og rapporteringsbehov. Lønn planlegges primært som outsourcing, og det kan kjøpes opsjoner som regnskapstjenester, KOSTRA-rapportering, ekstra selskaper i samme løsning og enkelte integrasjoner.

• Tilbudet skal anses komplett og må inneholde signert tilbudsbrev med aksept av alle SKAL-krav, fullstendig utfylt prisskjema, løsnings- og metodebeskrivelse med prosjektplan, beskrivelse av tjenestemodell for lønn (og eventuelt regnskap), SLA-bekreftelse per krav (minimum eller tilbudt nivå over minimum), beskrivelse av sikkerhet/personvern/DBA, exitstrategi og referanser/CV-er/sertifiseringer. Ufullstendige tilbud kan avvises.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.3 Krav til tilbudets innhold
• Prisskjema (Bilag 6.1) er bindende; skal fylles ut fullstendig. Tilbud som ikke fyller ut prisskjemaet fullstendig, blir ikke evaluert på pris.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 16 Prisskjema (inkl. Bilag 6.1 Veiledning/Utfylling)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakt inngås for 3 år fra leveringsdag, med oppsigelsesadgang med 6 måneders varsel uten priskonsekvens for kunden.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.4 Kontraktsvilkår, varighet og endringer
• Automatisk fornyelse med 1 år om gangen med minst 6 måneders varsel før fornyelsestidspunktet.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.4
• Løsningen skal kunne skaleres mellom 20 og 60 ansatte/lønnsmottakere uten reforhandling, med transparent prisjustering ved endret volum.Kilde: Kravspesifikasjon, KON-01 (SKAL)
• Ved oppstart/driftsstart: løsningen skal være produksjonsklar i god tid før 01.01.2027, for test fra Q4 2026 og full operativ tentativt 1. januar 2027.Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 1.3 Forutsetninger; samt IMP-07 (SKAL)
• Avvikshåndtering ved brudd på responstider/oppetid: standardisert kompensasjon/prisavslag.Kilde: Kravspesifikasjon, DRI-04 (SKAL)
• Exit: Kunde skal få utlevert egne data i åpne, maskinlesbare formater (SAF-T, JSON, XML, CSV), og leverandøren skal bistå ved leverandørbytte/overgang.Kilde: Kravspesifikasjon, EXI-01 (SKAL) og EXI-02 (SKAL)

• Utdraget inneholder ikke kvalifikasjonskrav (punkt 4 i konkurransegrunnlaget nevnes, men kravene er ikke gjengitt).
• Tildelingskriterienes eksakte delkomponenter og vekting for 'pris' og 'kvalitet' er ikke present i utdraget (kun at totalsum evalueres og at 'beste forhold mellom pris og kvalitet' benyttes).
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til personvern finnes primært som SKAL-krav i kravspesifikasjonen (og en databehandleravtaletekst er vedlagt), men detaljnivå for kontraktsplassering av enkelte datapunkter (f.eks. eksakte SLA-bekreftelser pr. krav) mangler i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 4 «Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner»: Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete SLA-krav som inngår, og hvordan standardiserte kompensasjoner og/eller prisavslag beregnes per enkeltkrav (inkl. eventuell kobling til avtalens punkt 9.2.4)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingen inkluderer kvalitet/funksjonell dekning og leveranse (SLA utover minimum). For å prise riktig må leverandøren forstå evalueringsrelevant SLA-spissing og hvordan kompensasjonene faktisk slår ut.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.2 (SLA-bekreftelse per krav), SSA-L punkt 9.2.4; Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner)

2. I Bilag 6.1 «Prisskjema»: Hvordan skal «evaluert totalpris over tre år» beregnes i praksis når det er både «system», «etablering» og «tjenester/opsjoner som inngår i valgt tjenestegrad»? Hvilke opsjoner er inkludert i evalueringen og hvilke tallsattheter/volumanslag skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris evalueres som totalsum og ikke delsummer, men hvilke poster/opsjoner og volum som inngår i evalueringen er kritisk for korrekt prising.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Pris 50%) og pkt. 5.2 (skal fylles ut i sin helhet); Bilag 6.1 (Prisskjema)

3. I Kapittel 7 «Krav til integrasjoner» i Kravspesifikasjonen: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke integrasjoner som er «særlig» og/eller eksplisitt skal leveres av valgt leverandør, og hva som forventes som leveranse (f.eks. integrasjonsgrensesnitt, meldingsformat, testleveranser, testmiljø og endringshåndtering) for hver av: GatSoft, Folkeregister/Enhetsregister og identitetsprovisjonering mot Entra ID?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjoner omtales i tildelingskriteriene, og flere av disse er komplekse. Leverandøren må forstå forventet leveransenivå (inkl. test og drift) for å kunne prise risiko og implementering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Integrasjoner kapittel 7: GatSoft, Folkeregister/Enhetsregister, Entra ID); Kravspesifikasjon kapittel 7

4. I Kravspesifikasjonen: Kan oppdragsgiver utdype hvordan «produksjonsklar i god tid før 01.01.2027» skal forstås i forhold til leveringsdag, godkjenningsprøve og eventuelle milepæler (Q4 2026-lønn og regnskapstesting)? Hvilke datoer/milepæler forventes satt i Bilag 3 (Plan for etableringsfasen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SSA-L har standardlogikk for godkjenningsprøve (10 virkedager) og leveransemelding, men konkurransen har sentrale tidsforutsetninger i 2026/2027. Leverandøren må avklare milepælsoppsettet for å planlegge bemanning og kostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.3 (produksjonsklar før 01.01.2027), SSA-L punkt 3.2–3.3; Bilag 3 (Plan for etableringsfasen)

5. I «Krav til drift, support og tjenestenivå (SLA)» (kapittel 14): Hvilke responstider og øvrige minimumskrav gjelder for de ulike tjenestekategoriene (f.eks. hendelser/feil, forespørsler, supportkanaler), og hvordan skal leverandør skille mellom «minimum» og «tilbudt nivå over minimum» for å få effekt i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetskriteriet inkluderer drift/support og responstider utover minimum, og tilbudet skal inkludere SLA-bekreftelse per krav. Uten eksakt minimumskrav og kategorisering er det vanskelig å prise riktig og utforme konkurransedyktig spissing.

   Kilde: Kravspesifikasjon kapittel 14 (Responstider minstekrav og tjenestenivå); Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.2

6. I Kravspesifikasjonen (kapittel 12 og/eller arbeidsdeling i kapittel 11): For «lønnstjeneste (outsourcing)» – hvilke deler av lønnsprosessen skal kunden gjøre selv, og hvilke skal leverandør ta ansvar for (A-å), inklusive grenseflater ved fravær, personalmeldinger og lønnskjøring A–Å? Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandør skal levere komplette lønnskjøringer A–Å innenfor tilbudt tjenestegrad?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene vektlegger tjenestemodell for lønn (inkl. komplett lønnskjøring A–Å, redundans og fagkompetanse). Leverandøren må forstå prosessansvar og grenseflater for å beregne kost og leveransekapabilitet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (tjenestemodell lønn kapittel 12, særlig redundans og komplett lønnskjøring A–Å); Kravspesifikasjon kapittel 11.3 og kapittel 12

7. I Kravspesifikasjonen kapittel 8 (sikkerhet, personvern og sporbarhet): Hvilke konkrete dokumentasjonsleveranser forventes i tilbudet/etter kontraktsinngåelse for å dokumentere «relevant sertifisering for informasjonssikkerhet (f.eks. ISO 27001)» og hvordan skal det dokumenteres for plattform og driftsmiljø (f.eks. hvilke sertifikatomfang/attester kreves)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhet og sertifisering inngår som del av både SKAL-krav og kvalitetsevaluering. Leverandøren må forstå akseptkriterier for å unngå avvik eller undervurdert dokumentasjonsarbeid.

   Kilde: Kravspesifikasjon JUR-06 (SKAL: dokumentere relevant sertifisering, f.eks. ISO 27001); Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (relevante sertifiseringer f.eks. ISO 27001) og pkt. 5.2

8. I SSA-L (datadeling og personvern): Bilag 10 (Databehandleravtale) og/eller Bilag 10.1 følger vedlagt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke deler av databehandleravtaleteksten som er «uendret» (skal aksepteres) og om leverandøren får levere eventuelle tilpasninger begrenset til ikke-vesentlige forhold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver stiller SKAL-krav om DBA i samsvar med GDPR art. 28, men eventuelle låsinger/forbud mot forhandling påvirker leverandørens kontraktsrisiko og tidsbruk i tilbudsfasen.

   Kilde: Kravspesifikasjon JUR-01 (SKAL: inngå databehandleravtale); SSA-L punkt 6.2 (DBA forrang ved motstrid) og Bilag 10/10.1

9. I SSA-L punkt 5.3 «Exit og leverandørbytte»: Hvilke konkrete format(er) forventes levert ved avtalens opphør (f.eks. SAF-T, JSON, XML, CSV), og forventes det at leverandør også leverer «oversikt over eksterne og interne brukere» og «lisenser» som kan være administrert på kundens vegne? Kan oppdragsgiver bekrefte om dette er listet/konkretisert i Kravspesifikasjon kapittel 15 og/eller et eget bilag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Exit er en del av tilbudets innhold og kontraktsforpliktelsene kan medføre betydelig kost. Leverandøren må forstå hvilke data/oversikter som faktisk skal leveres og i hvilke formater for å prise risiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Exitstrategi, jf. kapittel 15) og Kravspesifikasjon kapittel 15; SSA-L punkt 5.3 og JUR-05

10. I Konkurransegrunnlaget pkt. 5.3: Oppdragsgiver skriver at «lineær evalueringsmetodikk (skala 0-10)» brukes og at det kan byttes til «hybrid modell» dersom pris avviker med mer enn 100%. Kan oppdragsgiver utdype hva «hybrid modell» konkret innebærer (f.eks. hvilken omregning/normalisering) og om dette gjelder ved ett prisskjema/totalpris eller per evalueringskomponent?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisavvikshåndtering kan endre lønnsomhet og risikobildet. Leverandøren bør forstå mekanikken før tilbud inngis for å unngå feilprising eller uforutsigbar evaluering.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (Pris og hybrid modell ved prisavvik > 100%)