Samlet system for økonomi, HR og lønn – med tilhørende tjenester

Oppdragsgiver Akershus kollektivterminaler FKF (AKT) skal anskaffe én samlet løsning for økonomi/regnskap, HR og lønn på felles plattform (SaaS) med tilhørende tjenester. Løsningen skal være produksjonsklar før 01.01.2027 i forbindelse med omdanning fra FKF til AS. Leveransen omfatter systemkrav (moduler, API-er, integrasjoner, sikkerhet/personvern, rapportering), implementering/migrering, samt opsjons-/tjenestekrav for lønn som outsourcing (full outsourcing) og eventuelt regnskap som opsjon. GatSoft turnus/tid skal videreføres og integreres.

• Leverandører inviteres i kvalifiseringsfase basert på tekniske og faglige kvalifikasjoner: krav 4 «Erfaring fra tilsvarende oppdrag» (50% vekting) og krav 5 «Kapasitet» (50% vekting).

  Dokumentasjon: Innlevert informasjon knyttet til kvalifikasjonskrav «Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner» i kvalifiseringsfasen (score 1-10).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.1 (omtale av krav 4 og 5)

• Tilbudet skal anses komplett og må bl.a. inneholde: signert tilbudsbrev med aksept av alle SKAL-krav, fullstendig utfylt prisskjema, løsnings-/metodebeskrivelse med prosjektplan, tjenestemodell for lønn (og evt. regnskap), SLA-bekreftelse per krav, beskrivelse av sikkerhet/personvern/DBA, exitstrategi og referanser/CV-er/sertifiseringer. Ufullstendige tilbud kan avvises.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.3 Krav til tilbudets innhold
• Utfylling av vedlagt prisskjema (Bilag 6.1) er bindende; pris skal oppgis per system/etablering/tjenester og opsjoner. Manglende komplett utfylling medfører at tilbudet ikke evalueres på pris.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 16. Prisskjema; Bilag 6.1 Veiledning

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsvarighet: 3 år fra leveringsdag; kunden kan si opp med 6 måneders varsel uten priskonsekvens. Deretter automatisk fornyelse 1 år av gangen med 6 måneders varsel; opp til maks 5 år iht. prisskjemaets evalueringsforutsetninger.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.4 Kontraktsvilkår
• Krav om skalerbarhet 20–60 ansatte/lønnsmottakere uten reforhandling (transparent prisjustering ved endret volum).Kilde: Kravspesifikasjon, KON-01
• Prisregulering årlig per 1. januar etter SSB konsumprisindeks (12 mnd.), varsles skriftlig.Kilde: Kravspesifikasjon, KON-04
• SaaS: drift/vedlikehold/sikkerhetsoppdateringer/funksjonsoppdateringer/lovendringer inkludert i løpende kostnad (ingen ekstra pris for oppgraderinger).Kilde: Kravspesifikasjon, GEN-02
• Databehandleravtale (GDPR art. 28) skal inngås.Kilde: Kravspesifikasjon, JUR-01 (samt Bilag 10 databehandleravtale)

• Kvalifikasjonskrav 4 og 5 er omtalt i konkurransegrunnlagets pkt. 2.1, men selve tekstene til kravene (innhold, konkrete dokumentasjonskrav og format) er ikke inkludert i den vedlagte dokumentteksten.
• Tildelingskriterienes konkrete kvalitetsunderkriterier og vekting framgår ikke i utdraget (kun overordnet pris/ kvalitetsforhold og at kvalifiserte leverandører rangeres i kvalifiseringsfase).
• Kontrakts-/utførelseskrav om konkrete leveringsdatoer, eksakt SLA-detaljnivå og kompensasjonsmekanismer er delvis beskrevet som minstekrav/responstider, men full SSA-SLA-løp kan ikke utledes fra utdraget.
• Dokumentene Bilag 11–12 og deler av Konkurransegrunnlag utover pkt. 2.10 er ikke inkludert i utdraget; eventuelle tilleggs-/seriøsitets-/arbeidslivskrav for denne IT-kontrakten er derfor ikke fullt ut kartlagt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kvalifikasjonskrav 4 (Erfaring fra tilsvarende oppdrag) og kvalifikasjonskrav 5 (Kapasitet): Kan dere bekrefte eksakt innhold i kravtekstene, og hvilke konkrete dokumentasjonskrav og format dere ønsker at leverandøren skal levere i kvalifikasjonsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke dokumenter/format som skal leveres for å oppfylle krav 4 og 5, slik at søknaden ikke risikerer avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.1 (omtale av krav 4 og 5) og pkt. 4 (kvalifikasjonskrav) – krav 4 og 5 mangler i utdraget

2. Tildelingskriteriet «Kvalitet og funksjonell dekning» (30%) og underpunktene i kapittel 4–6, kapittel 7 og kapittel 9–10: Kan dere utdype hvilke konkrete delkriterier dere vurderer, og hvordan dere praktisk vekter/score’er de ulike elementene (f.eks. hvor stor del av 30% som typisk knyttes til integrasjoner vs rapportering vs brukervennlighet) basert på evalueringsskjema/arbeidsmåte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser overordnet struktur og prosentvekting, men ikke tilstrekkelig detaljert evalueringslogikk for å prise og posisjonere løsningsbeskrivelsen riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Tildelingskriterier – 30% kvalitet og funksjonell dekning) samt pkt. 5.3 (evaluering) – konkrete underkriterier og vekting fremgår ikke i utdraget

3. Pris: Kan dere bekrefte hvordan evaluert totalpris over 3 år skal beregnes i praksis, herunder hvordan «system + etablering + tjenester/opsjoner som inngår i valgt tjenestegrad» skal fylles ut i Bilag 6.1 (prisskjema) og hva som menes med at totalsum evalueres (ikke delsummer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisberegningen og hvilke prislinjer som faktisk inngår i evalueringsgrunnlaget for å kunne gi konkurransedyktig og korrekt tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Pris 50% og beskrivelse av evaluert totalpris) og pkt. 5.2 (krav om utfylt prisskjema Bilag 6.1) – Bilag 6.1 ikke inkludert i utdraget

4. SLA og responstider: For alle relevante SLA-krav i kapittel 14 (tjenestenivå/dedikert kundeansvarlig/responstider utover minimum): Kan dere oversende eller vise tabellene for minimum/responstider, og forklare nøyaktig hvordan tilbudt nivå «over minimum» gir utslag i evalueringen (f.eks. om det scores lineært, terskler, eller om visse SLA-er vektlegges særskilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget beskriver at det finnes minimum og at tilbudt nivå kan gi bedre evaluering, men uten å gi nødvendig detalj for hvordan man skal prise SLA-løft og hvordan de evalueres.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Drift, support og tjenestenivå – kapittel 14 og responstider) samt pkt. 5.2 (SLA-bekreftelse per krav) – SLA-detaljer fremgår ikke i utdraget

5. Implementering og migrering (kapittel 10) og tidsplan: Kan dere bekrefte hvilke milepæler som er dagbot-/forsinkelsesmilepæler i Bilag 3, og hvordan Leveransefrist/leveransemelding/godkjenningsprøve (SSA-L pkt. 3.2–3.3) kobles til dagbotberegningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge leveringsrisiko må leverandøren vite hvilke konkrete milepæler som kan utløse dagbot og hvordan SSA-Ls godkjenningsregime påvirker «leveringsdag».

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (implementerings- og migreringsplan) og SSA-L pkt. 3.2–3.3 og 9.2.3 (dagbot) – Bilag 3 og dagbottabell/definisjoner er ikke inkludert i utdraget

6. Tjenestemodell for lønn (kapittel 12): Når dere sier at dere vil vurdere «redundans og fagkompetanse uavhengig av enkeltperson» og «komplett lønnskjøring A–Å» samt eventuell regnskapstjeneste (kapittel 13): Kan dere spesifisere hvilke konkrete aktiviteter som må være omfattet for at dere anser at leverandøren leverer «komplett» lønnskjøring A–Å, og hvilke aktiviteter dere forventer at kunden selv gjør i arbeidsdeling-matrisene (kapittel 11)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidsdeling og «A–Å»-omfang påvirker bemanningsmodell, kompetanse og kostnader. Leverandøren trenger konkret avklaring av forventet ansvarsfordeling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (tjenestemodell for lønn – kapittel 12) og Kravspesifikasjon kapittel 11–12 (arbeidsdeling og lønnstjeneste) – kapittel 11–12 er ikke fullt ut inkludert i utdraget

7. Integrasjoner: Dere oppgir integrasjoner særlig mot «GatSoft», «Folkeregister/Enhetsregister» og «Entra ID» (identitetsprovisjonering). Kan dere bekrefte hvilke konkrete grensesnitt/prosesser som er omfattet (f.eks. initial synk vs løpende oppdatering, hvilke datakategorier, og hyppighet), og om dere forventer at leverandøren benytter kundens eksisterende oppsett/tilgang eller må etablere nye oppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfang, tilgangsmodell og frekvens er styrende for både prosjektkost og risiko. Utdraget viser kun hvilke systemer som nevnes, ikke detaljer om integrasjonsbehovet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Integrasjoner – kapittel 7, særlig GatSoft/Folkeregister-Enhetsregister/Entra ID) – kapittel 7 mangler i utdraget

8. Exit og leverandørbytte (kapittel 15) / SSA-L avslutning: Kan dere klargjøre hvilket datagjenopprettings- og utførselsnivå dere forventer ved opphør (f.eks. formatvalg, omfang, tidskrav og eventuelle gjenoppbyggingsaktiviteter), og hvordan dette konkret skal prises i praksis (timepriser vs fast leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Exitkrav påvirker både kostnadsbilde og operasjonell plan for datamigrering/overlevering. Leverandøren trenger krav til omfang og tidskrav for å prise riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Exitstrategi) og Kravspesifikasjon kapittel 15 samt SSA-L pkt. 5.3 (oppfølgende bistand og overføring av data) – exitdetaljer er ikke inkludert i utdraget

9. Bilag 11–12 (Viken-modellen og eventuelle lønns- og arbeidslivskrav) og anvendelse: Kan dere bekrefte hvilke konkrete punkter i Bilag 12 som gjelder for denne kontrakten (hvilke krav som faktisk kommer til anvendelse), og om det finnes særlige krav knyttet til dokumentasjon/rapportering utover SSA-L/SSA-B sin standard?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Viken-modellen kan gi kontraktsnære rapporterings- og dokumentasjonsforpliktelser. Leverandøren må forstå hvilke deler som gjelder for å kunne overholde kravene og prise administrasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.11 (Viken-modellen – Bilag 12) og pkt. 2.10 (Lønns- og arbeidsvilkår) – Bilag 11–12 er ikke inkludert i utdraget