Anskaffelse av løsning for turnus- og arbeidstidsregistrering

Ringerike kommune skal anskaffe en felles turnus- og arbeidstidsregistreringsløsning for alle kommunens sektorer. Løsningen skal understøtte helhetlig og effektiv håndtering av arbeidstid, redusere dobbeltregistreringer, sikre lik praksis og forenkle administrative prosesser på tvers. Det åpnes primært for skybasert løsning, men også on-prem eller kombinasjon. Det gjennomføres demonstrasjon av tilbudt løsning for kvalifiserte leverandører, og kontrakt tildeles basert på pris/kostnad (30%) og kvalitet (50%) samt implementering og tjenesteleveranse (20%). Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør (åpen anbudskonkurranse, ingen forhandling).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: dokumentasjon på registrering i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i etableringslandets lovgivning.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Suitability / Lovlig registrert foretak
• Leverandøren skal ha ordnede forhold for betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder). Ved restanser: godkjent nedbetalingsplan fra skatteetaten.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing / Skatteattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering foretatt av godkjent kredittinstitusjon basert på siste årsregnskap (ikke eldre enn 3 måneder). Saklig grunn til ikke å fremlegge etterspurt dokumentasjon kan erstattes med annet egnet dokument.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing / Kredittvurdering
• Leverandøren skal ha relevant erfaring med leveranse av tilsvarende løsning til kommunal og/eller fylkeskommunal sektor, med drift i minimum ett år (kan være levert som on-prem eller skytjeneste).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tilsvarende leveranser med navn på oppdragsgiver, kontaktinformasjon for kontaktperson og dato for leveranse. Oppdragsgiver kan kontakte oppgitte kontaktpersoner som referanser.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability / Relevant erfaring
• Ved bruk av støtte fra andre virksomheter: forpliktelseserklæring som gir leverandøren myndighet til å disponere over ressursene.

  Dokumentasjon: Datert og signert forpliktelseserklæring fra støttevirksomhet(er). Hovedleverandør skal stå ansvarlig for deler levert med kapasitet fra andre, og fakturering skal skje via hovedleverandør.

  Kilde: Pkt. 5.1 Forpliktelseserklæring

• Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev med: fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon; samt kontaktinformasjon (navn, epost, telefon) for person som skal signere eventuell avtale og avtale-kontaktperson.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – Krav 1 (a-b)
• Tilbudet og vedlegg skal utformes på norsk. Alle dokumenter skal leveres i PDF-format, og ingen dokumenter kan leveres komprimert.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – Krav 2
• Tilbudet skal bestå av ferdig utfylt etterspurt dokumentasjon. Dersom vedlegg er tillatt brukt som svar, skal de kun legges inn under aktuelt krav. Alle spørsmål/krav/avklaringspunkter skal besvares/belyses.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – Krav 3
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell-portalen.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – Krav 4
• Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering (BankID/BankID på mobil; også Commfides/BuyPass nevnes som alternativer).Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming (signaturkrav avsnitt etter krav 5)
• Ved eventuell anmodning om innsyn kan oppdragsgiver kreve innlevert en sladdet utgave av tilbudet, med frist på 48 timer.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – Krav 5
• ESPD: Leverandør fyller ut ESPD som foreløpig dokumentasjon i Mercell. Ved innstilling må oppfyllelse av kvalifikasjonskrav dokumenteres før kontraktinngåelse.Kilde: Pkt. 4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) – 4.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene i SSA-L.Kilde: Pkt. 1.4 Kontraktsvilkår
• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med LOA § 5e.Kilde: Pkt. 3.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Ved skatteattest: utvidet skatteattest leveres på forespørsel (ikke vedlagt tilbudet).Kilde: Pkt. 3.3 Utvidet skatteattest

• Dokumentteksten inneholder ikke detaljer om konkrete krav til integrasjoner, sikkerhet/personvern, ytelse eller spesifikke implementerings- og tjenesteleveranseforpliktelser utover at de vurderes via Vedlegg 3 og SSA-L bilag 3/4.
• Det fremgår ikke egne kontrakts-/utførelseskrav knyttet til databehandleravtale utover at slike bilag finnes i dokumentlisten (Vedlegg 4a/4b), siden selve kravene ikke er gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbeskrivelse: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dere ønsker at vi skal beskrive oppfyllelse av kravene (f.eks. må hvert krav besvares én-til-én med «Ja/Delvis/Nei», og skal det legges ved dokumentasjon/lenker for hver modul)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere sammenlignbar og evaluerbar dokumentasjon må leverandøren forstå forventet beskrivelsesformat for kravene i Vedlegg 3.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / Vedlegg 3 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbeskrivelse

2. I Vedlegg 2b – Besvarelse av brukerhistorier for turnusløsning: Hvilket detaljnivå forventes i besvarelsene (f.eks. flyt/rollebasert steg-for-steg, skjermbilder, eller standard tekst), og hvordan vil dere evaluere «besvarelsen» som grunnlag for poengsetting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitet på løsning (50 %) bygges på brukerhistoriene; leverandøren trenger å vite hvordan besvarelsene bør utformes for best mulig score.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / Vedlegg 2b – Besvarelse av brukerhistorier for turnusløsning

3. Om demonstrasjon av tilbudt løsning (oppstart «etter tilbudsfrist»): Hvilke deler/brukerhistorier i Vedlegg 2b og hvilke krav fra Vedlegg 3 vil dere normalt be leverandørene demonstrere, og hvor lenge vil demonstrasjonen være per leverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Demonstrasjonen kan påvirke evalueringen; leverandøren må planlegge scope og ressursbruk i god tid.

   Kilde: 1.3 Demonstrasjon av tilbudt løsning / 7.2 Tildelingskriterier

4. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «ikke benyttes til å endre eller forbedre tilbudet» i demonstrasjonen, og om vi kan benytte eksisterende funksjonalitet som ikke er beskrevet like eksplisitt i tilbudet (men som finnes i løsningen fra før)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik i evalueringen må leverandøren forstå grensen mellom demonstrasjon av eksisterende funksjon og «ny funksjonalitet/endringer».

   Kilde: 1.3 Demonstrasjon av tilbudt løsning

5. I SSA-L bilag 3 Plan for etableringsfasen og SSA-L bilag 4 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner: Hvilke SLA/KPI-er, responstider og kompensasjonsmodeller vil typisk være utslagsgivende i evalueringen, og er det spesifikke risikopunkter oppdragsgiver ser etter i planen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Implementering og tjenesteleveranse (20 %) evalueres på disse bilagene; leverandøren bør vite hva som faktisk får poeng.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / 3 Implementering og tjenesteleveranse (SSA-L bilag 3 og 4)

6. Hvilke integrasjoner/automasjoner forventes i praksis at turnus- og arbeidstidsløsningen skal støtte, og hvilke systemer i Ringerike kommune er relevante kandidater (f.eks. HR/lønn, SSO, time- og fravær, innmelding/eksport)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet antyder «gode muligheter for integrasjoner og automatisering», og evalueringen/kravene vil påvirkes av integrasjonsomfang; leverandøren må prise riktig og levere riktig løsning.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (integrasjoner/automatisering) / Vedlegg 3 (krav)

7. Angående skytjeneste vs on-prem: Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes absolutte krav til driftsmodell (f.eks. «primært sky» og hvilke unntak som aksepteres), og om vi skal prise én og samme omfangsløsning selv om vi tilbyr on-prem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt prisforutsetning og tilbudsstrategi avhenger av hva som er tillatt/forventet når oppdragsgiver «åpner også for on-prem».

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang

8. I Vedlegg 6 – Prisskjema: Kan oppdragsgiver bekrefte hva prissettingen skal omfatte (f.eks. oppstart/implementering, lisens/abonnement, brukerstøtte, drift, opplæring) og hvordan vi skal behandle eventuelle opsjoner/valg (hvis prisskjemaet har linjer for dette)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris (30 %) evalueres på evalueringssum i prisskjema; leverandøren må forstå beregningslogikken og hva som skal prises i hver post.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / Vedlegg 6 – Prisskjema

9. Kontraktsvilkår: SSA-L regulerer kontrakten. Kan oppdragsgiver gi en avklaring på hvilke deler av SSA-L/tilhørende bilag som typisk medfører størst leverandørrisiko (f.eks. ansvar/erstatning, endringshåndtering, opphør, databehandling, underleverandører), slik at vi kan prise og forstå konsekvenser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør avklare kontraktsmessige risikoallokeringer før tilbud for å unngå feilprising og/eller uforenlige forbehold.

   Kilde: 1.4 Kontraktsvilkår / SSA-L bilag (inkl. Vedlegg 4a/4b for databehandleravtale)