Anskaffelse av løsning for turnus- og arbeidstidsregistrering

Ringerike kommune anskaffer en felles skybasert (primært) eller on-prem turnus- og arbeidstidsregistreringsløsning for alle sektorer. Det skal legges opp til integrasjoner/automatisering, samt ivaretakelse av sikkerhet, personvern og moderne IT-arkitektur. Kvalifiserte leverandører skal demonstrere tilbudt løsning etter tilbudsfrist. Oppdragsgiver inngår avtale med én leverandør. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris/kostnad (30%), kvalitet på løsning (50%) og implementering/tjenesteleveranse (20%).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: godtgjørelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Pkt. 5 KVALIFIKASJONSKRAV – «Lovlig registrert foretak»
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder). Ved restanser: godkjent nedbetalingsplan fra skatteetaten.

  Kilde: Pkt. 5 KVALIFIKASJONSKRAV – «Skatteattest»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering foretatt av godkjent kredittinstitusjon, basert på siste årsregnskap, ikke eldre enn 3 måneder. Alternativt: annet dokument oppdragsgiver anser egnet ved saklig grunn (f.eks. nystartet).

  Kilde: Pkt. 5 KVALIFIKASJONSKRAV – «Kredittvurdering»
• Leverandøren skal ha erfaring med leveranse av tilsvarende løsning til kommunal og/eller fylkeskommunal sektor, med drift i minimum ett år. Løsningen kan ha vært levert som on-prem eller skytjeneste.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tilsvarende leveranser med navn på oppdragsgiver, kontaktinformasjon for kontaktperson og dato for leveranse. Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Pkt. 5 KVALIFIKASJONSKRAV – «Relevant erfaring»
• Ved eventuelt bruk av støtte fra andre virksomheter: forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(e) datert og signert.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring som gir leverandøren myndighet til å disponere over ressurser. Hovedleverandør står ansvarlig også for deler levert ved støtte; fakturering via hovedleverandør.

  Kilde: Pkt. 5.1 Forpliktelseserklæring

• Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev med: (a) fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon inkl. ansvarlig; (b) kontaktinformasjon for personer: den som skal signere eventuell avtale og den som er kontaktperson på avtalen (navn, e-post og telefon).Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – krav 1
• Tilbudet skal være utformet på norsk (og vedlegg i norsk dersom ikke avtalt). Alle dokumenter skal leveres i pdf-format og ingen dokumenter kan leveres komprimert.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – krav 2
• Tilbudet skal bestå av ferdig utfylt etterspurt dokumentasjon. Når vedlegg kan brukes som svar på krav, skal de legges inn under aktuelt krav. Leverandøren har ansvar for at alle spørsmål/krav/avklaringspunkter er besvart/belyst.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – krav 3
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell-portalen.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – krav 4
• Krav om dokumentutgave ved innsyn: oppdragsgiver kan kreve sladdet versjon av innlevert tilbud innen 48 timer ved eventuelt innsynskrav.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming – krav 5
• Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Pkt. 3.5 Krav til tilbudets utforming (avsnitt om elektronisk signatur)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene i SSA-L.Kilde: Pkt. 1.4 Kontraktsvilkår
• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med LOA § 5e.Kilde: Pkt. 3.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Kontraktsinngåelse signeres elektronisk (BankID/BankID på mobil; også Commfides/BuyPass nevnt).Kilde: Pkt. 7.4 Elektronisk signering av kontrakten
• Ved demonstrasjon: demonstrasjon skal ikke brukes til å endre/forbedre tilbudet; dokumentert funksjonalitet kan legges til grunn hvis det avdekkes avvik.Kilde: Pkt. 1.3 Demonstrasjon av tilbudt løsning (og omtale i pkt. 7.2)

• Dokumentteksten oppgir ikke konkrete detaljer om hvilke evalueringskrav som ligger i Vedlegg 3, SSA-L bilag 3 og SSA-L bilag 4 utover at de benyttes i evaluering.
• Ingen eksplisitt oppgitt avvisnings-/kvalifikasjonskrav knyttet til GDPR/personvern, sikkerhet eller tilgjengelighet finnes i den viste teksten (kun omtale i formål/omfang og at vedlegg for WCAG finnes i dokumentlisten).
• Konkurransegrunnlaget viser ikke konkrete innleveringskrav for Vedlegg 2a/2b/3/4/5 utover at tilbud skal bestå av etterspurt dokumentasjon; detaljerte krav til utfylling ligger sannsynligvis i de nevnte vedleggene, men er ikke inkludert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Under tildelingskriteriet «Kvalitet på løsning» (50%) og evalueringen av Vedlegg 3 og Vedlegg 2b: Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete underkriterier/vektinger som oppdragsgiver legger til grunn innenfor hvert av disse dokumentene (Vedlegg 3, Vedlegg 2b og løsningsbeskrivelse), slik at tilbyder kan prise og dokumentere riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at Vedlegg 3/SSA-L bilag 3/4 og Vedlegg 2b brukes, men ikke hvordan de evalueres internt. Tydeliggjøring reduserer risiko for feil fokus i tilbudsdokumentasjonen.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier – «Kvalitet på løsning»; omtale av evalueringen bygger på Vedlegg 3 og Vedlegg 2b

2. Ved demonstrasjon av løsningen: Hvilken tidsramme og agenda legger oppdragsgiver til grunn (f.eks. varighet, antall deltemaer, og hvilke brukerroller/arbeidsprosesser som vil bli testet), og hvilke konkrete scenarier fra Vedlegg 2b og Vedlegg 3 forventer oppdragsgiver at løsningen skal demonstreres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Demonstrasjonen kan påvirke endelig evaluering, men omfang og konkrete testpunkter er ikke spesifisert i utdraget. Dette påvirker planlegging av demonstrasjon og ressursbruk.

   Kilde: 1.3 Demonstrasjon av tilbudt løsning; 7.2 Tildelingskriterier – «Kvalitet på løsning»

3. Hvordan vil oppdragsgiver håndtere situasjoner der demonstrasjonen viser funksjonalitet som samsvarer delvis med tilbudt beskrivelse: Skal oppdragsgiver da «legge den dokumenterte funksjonaliteten til grunn» for hele kravet/delmomentet, eller vil det gi avkorting/score basert på hvor stort avviket er? Kan oppdragsgiver beskrive evalueringspraksis i slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at oppdragsgiver kan legge dokumentert funksjonalitet til grunn, men sier ikke graderingslogikk. Det er viktig for å forstå evalueringsrisikoen knyttet til små avvik.

   Kilde: 1.3 Demonstrasjon av tilbudt løsning

4. Under pris: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «evalueringssum i prisskjema» beregnes, herunder om det finnes faste årlige/engangskostnader, lisensmodeller, pris for integrasjoner, migrering, support/brukerstøtte, og/eller pris for opsjoner/volum? Hvis dette fremgår av Vedlegg 6, bes oppdragsgiver spesifisere hvilke priskomponenter som inngår i evalueringssummen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris vektes 30% og evalueres på «evalueringssum i prisskjema». Uten å vite hvilke komponenter som faktisk inngår kan tilbudsprising bli feil og gi uheldig kost/score-forhold.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier – «Pris» (30%); omtale av «Vedlegg 6 - Prisskjema»

5. Implementering og tjenesteleveranse (20%): Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete elementer i SSA-L bilag 3 (Plan for etableringsfasen) og SSA-L bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) som vil bli evaluert (f.eks. milepælsplan, opplæring, ressursbemanning, akseptansetesting, responstider, SLA-kompensasjon), og om det finnes eksplisitte minimumskrav eller kun «kvalitetsvurdering»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at SSA-L bilag 3 og 4 brukes i evalueringen, men ikke hva som teller. Dette er sentralt for å utforme en konkurransedyktig og «evaluerbar» implementerings-/driftsbeskrivelse.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier – «Implementering og tjenesteleveranse» (20%); evaluering bygger på SSA-L bilag 3 og SSA-L bilag 4

6. Integrasjoner og automatisering: I hvilken grad er tilbyder forventet å beskrive/prise integrasjonsomfang i tilbudet (f.eks. hvilke systemer i kommunen som skal integreres, og forventet metode/format), og hvor i konkurransegrunnlaget fremgår dette detaljnivået (Vedlegg 3 eller andre bilag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Behovet for integrasjoner er nevnt, men konkrete integrasjonspunkter og forventet leveranseomfang er ikke vist i utdraget. Dette påvirker både funksjonsbeskrivelse og pris.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang; 7.2 «Kvalitet på løsning» (basert på Vedlegg 3/løsningsbeskrivelse)

7. Tjenestemodell (sky vs. on-prem): Hvilke krav gjelder likt uavhengig av valgt driftsmodell, og hvilke krav er differensiert (f.eks. tilgjengelighet, sikkerhet/personvern, arkitekturkrav), slik at tilbyder kan vite hva som må dokumenteres for henholdsvis SaaS og on-prem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver åpner for både sky og on-prem. For å gi korrekt tilbud må tilbyder forstå hvilke krav som evalueres likt og hvilke som varierer.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang; 2.1 Klima og miljøhensyn (omtale av sky vs on-prem)

8. Tilgjengelighet (WCAG) og utfylling av tilgjengelighetserklæring: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke dokumenter som skal leveres i utfylt form, og hvilke evaluerings- eller oppfyllelsespunkter som knyttes til Vedlegg 1a og Vedlegg 1b (selve erklæringen, testmetode, attestasjon osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgjengelighet er omtalt gjennom WCAG-sjekklister/vedlegg i dokumentlisten, men evaluerings-/leveringsdetaljer fremgår ikke av utdraget. Dette kan påvirke om tilbudet fremstår komplett og konkurransedyktig.

   Kilde: Dokumentliste (Vedlegg 1a og Vedlegg 1b – WCAG-sjekkliste for utfylling av tilgjengelighetserklæring)