Rammeavtale for avhending av IKT-utstyr

Rammeavtale (open tilbodskonkurranse under EØS-terskel) for en heilskapleg avhendingsteneste av IKT-utstyr til Vestland fylkeskommune. Tenesta omfattar innsamling/henting frå lokasjonar i heile fylket, sikker sletting av data (dokumentert) og vidaresal av utstyr med restverdi, samt forsvarleg handtering/avfall for utstyr utan salsverdi. Miljø og kvalitet er sentrale tildelingskriterium. Avtaletid 2 år, med opsjon for forlenging 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi 1.200.000 (maks 2.000.000 eks. mva over 4 år).

• Leverandøren skal vere et lovleg etablert føretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: Firmaattest frå Brønnøysundregistra. Oppdragsgjevar hentar inn dokumentasjon direkte. Utenlandske selskap: godtgjering/registrering i bransje-/føretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2
• Leverandøren skal ha erfaring frå tilsvarande oppdrag i løpet av dei siste 3 åra.

  Dokumentasjon: Skildring av det mest relevante oppdraget (1 stk.) siste 3 år, inkl. verdi, tidspunkt og mottakar. Med tilsvarande menes avhending med henting, sikker sletting og sal/resirkulering. Referanseskjema skal nyttast.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 og Vedlegg 5
• Forpliktingserklæring frå støttande verksemd ved støtte til å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell eller teknisk/fagleg).

  Dokumentasjon: Forpliktingserklæring (Vedlegg 4) levert med førespurnad.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4

• Leverandøren skal levere eigenerklæring om at kvalifikasjonskrava er oppfylt (inkludert i tilbodsbrevet).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 (generelt) og Vedlegg 1
• Tilbodsbrev (Vedlegg 1) skal skrivast ut, signast og datarast, og leverast saman med tilbodet (alternativt elektronisk signatur).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 og Vedlegg 1
• Vedlegg 2 «Tilbydar sine atterhald og avvik» skal leverast ved eventuelle atterhald/avvik.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.3 og Vedlegg 2
• Vedlegg 3 «Teiepliktige opplysningar og eigenerklæring om bortfall av teieplikt».Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5 (oppstilling/innlevering av vedlegg) og Vedlegg 3
• Vedlegg 4 «Forpliktingserklæring» dersom leverandøren støttar seg på andre for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5 (innleveringsliste) og Vedlegg 4
• Vedlegg 5 «Referanseskjema» med 1 relevant referanse (siste 3 år).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 og Vedlegg 5
• Vedlegg B «Leverandøren si skildring av leveransen» (skal svare ut krav i Vedlegg A).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5 (innleveringsliste) og Vedlegg B
• Vedlegg C «Prisskjema» (Excel) ferdig utfylt.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5 (innleveringsliste) og Vedlegg C

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal utføre tenesta med fagleg dugleik, god kvalitet og i samsvar med avtale/kravspesifikasjon, og i samsvar med gjeldande lover/forskrifter. Innhente/vedlikehalde naudsynte løyve og dokumentere på førespurnad.Kilde: Avtaledokument «Generelt»
• Avtalen gjeld i avtalt tidsrom, med rett for oppdragsgjevar til forlenging 1+1 år (automatisk med mindre oppseiing seinast 2 månader før automatisk forlenging).Kilde: Avtaledokument «AVTALEN GJELD I TIDSROMMET»
• Elektronisk bestilling/integrasjon: leverandøren skal leggje til rette for EHF/PDF-ordre, og stadfeste bestilling skriftleg utan ugrunna opphald.Kilde: Avtaledokument «Innkjøpssystem og bestilling»
• Fakturering: etterskotsvis, betaling per 30 dagar etter levering/akseptert faktura; elektronisk EHF via aksesspunkt og korrekt merking. Kreditnota ved avvik.Kilde: Avtaledokument «Fakturering og betaling»
• Endringar: oppdragsgjevar kan krevje endringar innanfor det partane rimelegvis kunne forvente; ved vesentleg endring utover dette kan revisjon krevjast.Kilde: Avtaledokument «Endring»
• Personell/nøkkelpersonell: utskifting av nøkkelpersonell skal godkjennast; opplæring kostast av leverandøren. Leverandøren skal sikre utskifting ved klanderverdig/ueigna opptreden.Kilde: Avtaledokument «Leverandøren sitt personell»
• Bruk av underleverandør: skriftleg samtykke på førehand; alle plikter gjeld underleverandør og leverandøren er ansvarleg.Kilde: Avtaledokument «Bruk av underleverandørar»
• Miljøkrav: leverandøren garanterer oppfylling av avtalens miljøkrav og til ein kvar tid gjeldande miljølovgjeving. Kontroll/revisjon: oppdragsgjevar kan revidere i leverandørkjeda; korrigerande tiltak ved avvik.Kilde: Avtaledokument «Miljøkrav» og «Kontroll og revisjon»
• Informasjonssyggleik/personvern: leverandøren skal gjennomføre eigna tekniske og organisatoriske tiltak for å oppfylle GDPR/personopplysningslova, inkl. art. 32 informasjonstryggleik.Kilde: Avtaledokument «Informasjonstryggleik og personvern»
• Rett til revisjon/kontroll og dokumentasjonsplikt: mangelfull dokumentasjon utløyser mangelsansvar.Kilde: Avtaledokument «Dokumentasjon, underlag og tredjepartsrettar»

• Dokumentteksten inneheld ingen eksplisitt punktvis kontraktskrav til konkret prosess for sikker sletting/rapportering i avtaledelen (desse er primært i Vedlegg A).
• Avtaleteksten har enkelte felter som er mal-aktige (t.d. datoer i «Avtalen gjeld frå [dato] til [dato]», og kontaktpersonar er ikkje utfylt i utdraget).
• Tildelingskriterier viser miljøkrav «sjå punkt 4.8 i Vedlegg A», men Vedlegg A-utsnittet viser miljøkravstabell utan at alle underpunkta med eksakt «4.8» referanse framgår i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A (Krav nr. 4 «Innsamlingsutstyr – ulike storleikar» og «Fleksibel oppstillingstid»), kan oppdragsgjevar bekrefte kva minimum/typiske oppstillingstidsalternativ som skal vere tilgjengelege per lokasjon (t.d. kortvarig vs. lengre avtalt oppstilling), og om det er forventning til maks varigheit eller responstid frå bestilling til oppstilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og dimensjonere lagerkapasitet og logistikk riktig, og evalueringa for A2 vil bygge på kor godt oppdragsgjevar sine forventningar blir dekt.

   Kilde: Vedlegg A – Kravtabell: Innsamlingsutstyr (skap, boksar og liknande.) (Krav nr. om ulike storleikar og fleksibel oppstillingstid).

2. I Vedlegg A «Bestillingsmetode» og «Henting» (A2), kan oppdragsgjevar utdype kva som blir rekna som «normal responstid» og om det forventast bestemte tidsvindauge for henting (t.d. innan X timar/dagar, og eventuelt krav til planlegging/frist for bestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid og henteplanlegging påverkar operasjonell kapasitet, bemanning og kostnadsnivå i prisskjemaet.

   Kilde: Vedlegg A – Kravtabell: Bestilling og logistikk (Bestillingsmetode og Henting).

3. I Vedlegg A «Sikker sletting av lagringsmedium» (A1) og «Metode for sikker sletting» (A2): kan oppdragsgjevar bekrefte om det er tilstrekkeleg å bruke ein fast standard som NIST SP 800-88 (eller tilsvarande) med tilpassa «sanitization method» per utstyrstype, eller om det er spesifikke krav til metodekategori (t.d. wipe vs. crypto-erase vs. fysisk destruksjon) for bestemte utstyrstypar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klår avklaring av metodekrav gjer at leverandøren vel riktig prosess, dokumentasjon og kostnadsberekning pr. eining (PC/mobil/nettverk/lagring).

   Kilde: Vedlegg A – Sikker sletting og datatryggleik: «Sikker sletting av lagringsmedium» (A1) og «Metode for sikker sletting» (A2).

4. I Vedlegg A «Dokumentasjon på utført sletting» (A2) og «Rutine for handsaming av utstyr med minne» (A2): kan oppdragsgjevar presisere kva format og datainnhald som skal inngå i slettebevis/sertifikat (t.d. einings-ID/serienummer, dato/tid, metode, resultat/validering, og kobling til bestillings-/lokasjonsdata), og om dokumentasjonen skal leverast per eining eller per leveranse for alle utstyrskategoriar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav påverkar systemstøtte, tidsbruk og kost (og kan påverke evalueringa av kvalitet/miljø), samt gjer det mogleg å planlegge kapasitet for sporing.

   Kilde: Vedlegg A – Sikker sletting og datatryggleik: «Dokumentasjon på utført sletting» (A2) og «Rutine for handsaming av utstyr med minne» (A2).

5. I Vedlegg A «Utrullering av einingar» (A2): kva er forventet handteringsflyt for einingar som kan vere i enterprise management-løysingar (Android Enterprise, Samsung Knox, HP SureAdmin, Apple Business/School, Intune/Autopilot) før henting—skal leverandøren gjennomføre «deprovisioning/wipe» i administrasjonsportalen, eller er det tilstrekkeleg å sikre reset/sletting etter mottak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan vere eit av dei mest kostnads- og risikostyrande punkta for mobil/PC-handtering og påvirkar både informasjonstryggleik og praktisk gjennomføring.

   Kilde: Vedlegg A – Generelle krav: «Utrullering av einingar» (A2).

6. I Vedlegg A «Vidaresal, prisar og økonomi»: kan oppdragsgjevar beskrive den konkrete oppgjers-/etterprøvingsløysinga for salsverdi (jf. at oppgjer skjer etter faktisk oppnådd salspris, og «innsyn i salsdokumentasjonen»), inkludert: (1) kva dokumentasjon som skal delast, (2) kor ofte oppgjer skjer (månad/kvartal), og (3) om det er krav til tredjeparts verifisering/kvittering ved salskanal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise «Trekk pr. eining» korrekt og sikre at verdideling og dokumentasjon kan gjennomførast utan tvist.

   Kilde: Vedlegg A – Vidaresal, prisar og økonomi: «Innsyn i salsprisar» og «Modell for verdideling og økonomisk oppgjer» (med vekt på oppgjersrutine/innsyn).

7. I Vedlegg C Prisskjema (Del 2 – Verdidoeling): kan oppdragsgjevar bekrefte korleis delingsprosent skal handterast når «sum verdideling» gir høgare verdi enn tenestekostnad (dvs. netto evalueringssum kan bli negativ)—er det berre evalueringseffekt, eller kan det påverke faktisk økonomisk oppgjersmodell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påverkar leverandørens kalkyle og risikovurdering rundt prising av trekk/tenester vs. verdideling.

   Kilde: Vedlegg C – Prisskjema: introduksjon og forklaring av netto evalueringssum, samt Del 2-reglar.

8. I Vedlegg A «Miljøvenleg transport og logistikk» (A2): kan oppdragsgjevar utdype kva som blir rekna som relevante tiltak for evaluering (t.d. samkøyring, konkrete krav til kjøretøyklasse/utslepp, plan for ruteoptimalisering), og om det er krav til dokumentasjon for miljøtiltak (f.eks. ruteloggar, km, drivstoff/utsleppstal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite kva som gir uttelling i evaluering, og kva dokumentasjonsnivå som kreves for å underbygge miljøkrava.

   Kilde: Vedlegg A – Miljø: «Miljøvenleg transport og logistikk» (A2) og «Miljørapportering og klimagassrekneskap» (A2).

9. I Vedlegg A «Avhending av AV-utstyr» (B): kan oppdragsgjevar presisere kva AV-kategoriar som er mest aktuelle i praksis (t.d. skjermar er alt nemnt, men kva med møtesystem/lyd/video/prosjektor), og om AV-utstyr i så fall skal inngå i same slette-/dokumentasjonskrav når det inneheld minne?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette avgjer om leverandøren bør inkludere AV i metode, bemanning og dokumentasjonsflyt, og påverkar tildelingsutteljing på kvalitet/miljø.

   Kilde: Vedlegg A – AV-utstyr (1%): «Avhending av AV-utstyr» (B).

10. I Avtaledokumentet (Alminnelege innkjøpsvilkår): «Avtalen gjeld frå [dato] til [dato]» og kontaktperson(ar) er mal-utfylt i utdraget. Kan oppdragsgjevar stadfeste kva faktiske avtaledatoar og avtaleeigar/avtaleforvaltar-/kommunikasjonsroller som skal gjelde, og om leverandøren skal levere ein bestemt «oppstartsdokumentasjon» (t.d. prosessflyt, datatryggleiksrutiner, slette-/rapporteringsmal) før første bestilling?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Klårhet rundt startdato og avtaleadministrasjon reduserer risiko for misforståingar ved oppstart, samt sikrar at leverandøren leverer på riktig tid og måte.

    Kilde: Avtaledokument – «Avtalen gjeld i tidsrommet», «Partane sine kontaktpersonar», og «Alminnelege innkjøpsvilkår»: «Innkjøpssystem og bestilling»/kommunikasjonskrav.