Rammeavtale for avhending av IKT-utstyr

Rammeavtale for Vestland fylkeskommune om avhending av IKT-utstyr tatt ut av bruk. Tjenesten skal omfatte innsamling/henting fra lokasjoner i hele fylket, sikker sletting/dokumentasjon av data, håndtering for utstyr med restverdi (vidaresal) og forsvarlig avfallshåndtering for utstyr uten salsverdi, samt rapportering. Avtalen gjelder 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: Firmaattest fra Brønnøysundregistrene (oppdragsgiver henter). Utenlandske selskap: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister som i hjemlandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (Organisatorisk og juridisk stilling)
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Skildring av det mest relevante oppdraget (1 stk.) siste 3 år. Inkl. verdi, tidspunkt og mottaker. «Tilsvarende» = avhending med henting, sikker sletting og sal/resirkulering. Referanseskjema i Vedlegg 5 skal brukes.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• (Om relevant) Forpliktelses-/egen­erklæring ved støtte fra andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Forpliktingserklæring (Vedlegg 4) for støttende virksomhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 (Forpliktings- og eigenerklæring)

• Vedlegg 1: Tilbodsbrev skal fylles ut, signeres og datere, og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2 samt Vedlegg 1 (Tilbodsbrev)
• Vedlegg 2: Tilbyders atterhald og avvik (skal brukes dersom leverandøren har avvik/atterhald).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 samt Vedlegg 2 (Tilbydar sine atterhald og avvik)
• Vedlegg 3: Teiepliktige opplysninger og egen­erklæring om bortfall av taushetsplikt (innleveres som del av tilbudet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2 samt Vedlegg 3
• Vedlegg 4: Forpliktingserklæring (kun ved støtte fra andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2 samt Vedlegg 4
• Vedlegg 5: Referanseskjema (skal brukes for kvalifikasjonskrav om erfaring).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 og Vedlegg 5
• Vedlegg B: Leverandørens skildring av leveransen (svarer ut kravene iht. Vedlegg A).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2 samt Vedlegg B
• Vedlegg C: Prisskjema (Excel) ferdig utfylt og levert i format (Del 1-3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (pris) og pkt. 5.1-5.2 samt Vedlegg C
• (Generelt) Tilbud skal leveres skriftlig på norsk og leveres i TendSign innen tilbudsfrist; leverandør må få innsendingsbekreftelse.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Utførelse i samsvar med avtalen og med faglig dugleik som forventes av anerkjente leverandører; tenesten skal være i samsvar med avtalevilkår og egnet til formålet.Kilde: Avtaledokument - Generelt
• Overholde gjeldende lover/forskrifter. Innhente og opprettholde nødvendige tillatelser; fremlegge dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Avtaledokument - Generelt
• Avhending dekker Vedlegg A Kravspesifikasjon, Vedlegg B Leverandør sin skildring av leveransen og Vedlegg C Prisskjema (prioritert rekkefølge).Kilde: Avtaledokument - Omfang
• Partene skal ha kontaktperson med fullmakt; kommunikasjon rettes til kontaktpersoner. Førespørsler skal besvares uten ugrunnet opphold.Kilde: Avtaledokument - Partane sine kontaktpersonar
• Avtaletid: fra [dato] til [dato]; oppdragsgiver kan forlenge med 1+1 år, automatisk forlengelse én gang med oppsigelsesfrist senest 2 måneder før.Kilde: Avtaledokument - Avtalen gjeld i tidsrommet
• Bestillinger via elektronisk innkjøpssystem (Ehandel). Leverandør skal legge til rette for EHF-ordre (eller PDF ved e-post) og skal bekrefte bestilling skriftlig uten ugrunnet opphold. Leverandør dekker egne kostnader ved elektronisk samhandling.Kilde: Alminnelige innkjøpsvilkår - Innkjøpssystem og bestilling
• Fakturering etterskuddsvis, betaling per 30 dager etter levering og mottak/godkjent faktura. Retting av avvik og kreditnota uten ugrunnet opphold.Kilde: Alminnelige innkjøpsvilkår - Fakturering og betaling
• Elektronisk faktura via EHF (aksesspunkt) og purring/kreditnota via EHF. Sendevarsel om første elektroniske faktura slik at korrekt merking kan bekreftes.Kilde: Alminnelige innkjøpsvilkår - Fakturering
• Pris inkluderer alle kostnader knyttet til leveransen; priser avtales eks. mva. Årlig justering etter SSB konsumprisindeks (to måneder før startmåned); første justering etter første avtaleår.Kilde: Alminnelige innkjøpsvilkår - Prisar
• Endringer: oppdragsgiver kan kreve kvalitets-/kvantitetsmessige endringer innenfor forventet ramme; vesentlig endring ut over dette gir rett til revisjon.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Endring
• Bemanning: nøkkelpersonell skal godkjennes ved utskifting; opplæringskostnader ved bytte dekkes av leverandør. Leverandør skal selvstendig betale lønn/ytelser og sikre vilkår ikke dårligere enn arbeidsmiljølov/tariff/allmenngjøring.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Leverandørens personell
• Underleverandører kun etter skriftlig samtykke på forhånd (kan ikke nektes uten saklig grunn). Leverandør er ansvarlig for underleverandørers ytelser.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Bruk av underleverandører
• Etiske krav, miljøkrav: leverandør og evt. avtalepartnere skal etterleve menneskerettigheter/arbeidsrettigheter/arbeidsmiljø; leverandør garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Etiske krav; Miljøkrav
• Kontroll og revisjon: oppdragsgiver kan revidere leverandør og ledd i leverandørkjede. Avvik skal følges opp med korrigerende tiltak innen rimelig frist.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Kontroll og revisjon
• Dokumentasjon som sertifikat/skildringer/tegningsinstruks mv. er del av tjenesten; mangelfull dokumentasjon kan utløse mangelsansvar. Oppdragsgiver har rettigheter/innsyn i resultat og egne underlag.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Dokumentasjon, underlag og tredjepartsrettar
• Oppfylle plikter til å betale skatter/avgifter; leverandør har ansvar for at offentlige myndigheter/institusjoner får lovhjemlet informasjon; underleverandører må rapportere i tråd med lover og forskrifter.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Rapportering til offentlige myndigheiter
• Misleghold: oppdragsgiver skal reklamere skriftlig innen rimelig tid; leverandør skal avhjelpe misleghold uten ekstra kostnad. Avvik kan gi dagbot (0,15% av vederlag eks. mva. per dag med min. 1000, maks 100 dager) og/eller prisavslag.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Misleghald (tilbakehald, dagbot, prisavslag)
• Heving: vesentlig misleghold etter varsel og rimelig frist; leverandørs konkurs/insolvens/vesentlige økonomiske forutsetninger, brudd på lov/retningslinjer, gjentatte instruksbrudd, eller forhold som hindrer formålet anses som vesentlig avtalebrudd.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Heving
• Informasjonssikkerhet/personvern: leverandør skal etablere egnede tekniske/organisatoriske tiltak for å oppfylle personvernforordningen og personopplysningsloven; jf. art. 32.Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Informasjonstryggleik og personvern
• TVISTER: søk løst ved forhandling; hvis ikke innen 4 uker etter første forhandlingsmøte, avgjøres av ordinære domstoler (Bergen tingrett).Kilde: Avtaledokument/Alminnelige vilkår - Tvistar
• Transport/ramme for faktiske leveranser: leverandør skal kunne hente utstyr fra lokasjoner spredt i fylket (operativt krav fremgår av kravspesifikasjonen; rammeavtaleverdi og omfang i Vedlegg A).Kilde: Vedlegg A (Omfang; Bestilling og logistikk); Avtaledokument (omfang)

• Dokumentteksten inneholder plassholdere for datoer for avtaleperioden ("[dato]"), og disse er ikke utfylt i materialet.
• Selve kontraktens utførelseskrav for sikker sletting, rapportering m.m. er delvis beskrevet i Vedlegg A, men ikke gjengitt fullt ut i avtaledokumentdelen; oppsettet her bygger kun på tilgjengelig tekstutdrag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg C Prisskjema (Del 1) står enhetene «Sikker sletting – PC / berbar / stasjonær» og «Sikker sletting – mobil / nettbrett / smart-utstyr» oppgitt per eining. Skal ein «eining» her forståast som 1 fysisk enhet uavhengig av intern lagringsmengde/oppgraderinger, eller skal det prises etter segmentering (f.eks. SSD/HDD, kapasitet, krypteringsstatus)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sin prisingsenhet avgjer om leverandøren kalkulerer riktig kost per objekt, spesielt for sletting der arbeidsomfang kan variere.

   Kilde: Vedlegg C – Prisskjema, Del 1 (punkt 5 og 6)

2. I Vedlegg C (Del 2) skal «Trekk pr. eining» fyllast ut. Gjelder dette kun kostnader knyttet til handtering/logistikk/klargjering (slik teksten antyder), eller også kostnader knyttet til sikker sletting/dokumentasjon og miljøhandtering? Hvis det omfattar sikker sletting: skal trekk pr. eining da gjelde i tillegg til sletting-avgiften i Del 1, eller er sletting allerede dekket der?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet mellom kostnader som inngår i Del 1 vs. Trekk pr. eining i Del 2 kan gi systematisk feilkalkyler og risiko for å bli priset feil.

   Kilde: Vedlegg C – Prisskjema, Del 2 (kolonnene «Trekk pr. eining»)

3. I Vedlegg C (Del 2) står «Oppgjer etter faktisk oppnådd salspris (jf. krav 17 og 18 i Vedlegg A Kravspesifikasjon)». I utdraget er ikke krav 17/18 vist. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med krav 17 og 18, og presisere: (1) hvordan oppnådd salspris skal dokumenteres, (2) om det er brutto eller netto etter frakt/omkostninger, og (3) tidspunkt for når oppnådd salspris skal anses fastslått?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prinsippene for hva som er «faktisk oppnådd salspris» styrer både delingsberegningen og leverandørens risiko i etteroppgjør.

   Kilde: Vedlegg C – Prisskjema (tekst om krav 17 og 18) og Vedlegg A Kravspesifikasjon (referanse til krav 17/18)

4. Kravet «Fleksibel oppstillingstid for innsamlingsutstyr» (Vedlegg A, krav A2) sier at oppstilling kan være kortvarig til lengre avtalt oppstilling. Kan oppdragsgiver angi hvilke konkrete oppstillingstidsintervaller/opsjoner som forventes (f.eks. 1-2 uker, måned, kvartal) og hvordan oppdragsgiver fastsetter/rekvirerer dette per lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete oppstillingstidsrammer er det vanskelig å prise lager-/håndteringskostnader og kapasitet.

   Kilde: Vedlegg A Kravspesifikasjon, punkt «Fleksibel oppstillingstid for innsamlingsutstyr»

5. I Vedlegg A (Krav A1 «Fleire bestillarar») beskrives det at ca. 50 personar kan bestille henting og innsamlingsutstyr til ulike lokasjonar. Kan oppdragsgiver presisere forventet bestillingsvolum per måned/kvartal og om leverandøren skal håndtere samtidige/parallelle bestillinger (og i så fall hvor høy «peak»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlegging av bemanning, kapasitet og logistikk (og dermed pris) påvirkes direkte av samtidig og periodisert etterspørsel.

   Kilde: Vedlegg A Kravspesifikasjon, «Fleire bestillarar»

6. Kravet «Henting» (Vedlegg A, A2) ber om beskrivelse av «normal responstid», men responstidskravet er ikke konkretisert i utdraget. Kan oppdragsgiver opplyse om forventet/akseptert responstidsintervall (f.eks. fra bestilling til henting) og om det finnes minimumskrav (MÅ) eller kun evalueringsparameter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Normal responstid påvirker kost for transportplanlegging og beredskap; leverandøren trenger avklart nivå for å kalkulere riktig.

   Kilde: Vedlegg A Kravspesifikasjon, «Henting»

7. Kravet «Dokumentasjon på utført sletting» (Vedlegg A, A2) sier slettebevis/sertifikat per ening eller per leveranse. Kan oppdragsgiver avklare hva som er foretrukket (per ening vs. per leveranse), og om det finnes konkrete felter/innholdskrav i dokumentasjonen (f.eks. serienummer/asset-tag, dato, metode/standard, ansvarlig, sporbar kjede)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket dokumentasjonsnivå som gir akseptans og gir riktig ressursbruk for rapportering og etterprøvbarhet.

   Kilde: Vedlegg A Kravspesifikasjon, «Dokumentasjon på utført sletting»

8. I Vedlegg A (miljø, A1 «Miljøsertifisering») kreves gyldige sertifikat (t.d. ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarande). Hvilke sertifiseringer vil oppdragsgiver akseptere som «tilsvarande», og finnes det et minimum krav til om sertifiseringen gjelder leverandørvirksomheten, behandlingsanlegg (avhending/destruksjon) eller begge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til hvilken enhet sertifikatet skal dekke avgjør hvilken dokumentasjon leverandøren må fremskaffe før avtalestart.

   Kilde: Vedlegg A Kravspesifikasjon, «Miljøsertifisering»

9. I Avtaledokumentet står at pris kan justeres årlig tilsvarende endring i SSB konsumprisindeks. Kan oppdragsgiver presisere: (1) hvilken KPI-variant som skal brukes (hvilken delindeks), (2) tidspunkt for beregning (dato/årsskifte), og (3) om justeringen gjelder alle delpriser i Vedlegg C (inkl. delingsprosent og/eller trekk per ening) eller kun tenestepriser (Del 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presisering kan leverandøren feilaktig prise indekseringseffekt eller risikoforhold i kontraktsperioden.

   Kilde: Avtaledokument – Alminnelege innkjøpsvilkår for tenester, «Prisar»

10. I Avtaledokumentets «Avtalen gjeld frå [dato] til [dato]» og Vedleggene er det plassholdere for avtaleperiode/datoer. Kan oppdragsgiver bekrefte forventet startdato for rammeavtalen og når oppstart faktisk skjer for bestillinger (henting/utlevering av innsamlingsutstyr) sammenlignet med avtaledato?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Startdato styrer planlegging, oppstartskostnader, indeksering og hvilke priser som gjelder fra første ordreperiode.

    Kilde: Avtaledokument - Avhending av IKT-utstyr, avsnitt «AVTALEN GJELD I TIDSROMMET»