463 Rammeavtale for kjøp av administrative tjenester

Norsk nukleær dekommisjonering (NND) skal inngå en ikke-eksklusiv rammeavtale (avtale nr. 463) for kjøp av administrative tjenester. Rammeavtalen gjelder organisator-/virksomhets-/lederstøtte, HR/personal/administrativ støtte, økonomi/regnskap, prosess/rapportering/forvaltning, prosjekt-/dokumentadministrasjon og analyser. Avrop skjer via minikonkurranser (to trinn i prosessen: kvalifisering og tilbudsfase). Rammeavtalens varighet er 2 år med automatiske forlengelser (maks samlet 7 år). Delkontraktene har estimert og maksimal verdi per delkontrakt (MNOK eks. mva.). Kontrakten er sikkerhetsgradert (høyeste aktuelt nivå «KONFIDENSIELT»), og leverandør må levere egenerklæring om sikkerhet og være forberedt på sikkerhetsavtale, autorisert/klarert personell og etterlevelse.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert. (Organisatorisk og juridisk stilling).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på registrering i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Kap. 7.3 (Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling)
• Tilbyder og underleverandører skal være registrert i Norge eller i et land med gyldig sikkerhetsavtale med Norge; tilbyder må forsikre seg om at hjemlandet har gjensidig sikkerhetsavtale med Norge.

  Dokumentasjon: Egenerklæring sikkerhet (Vedlegg 6) (fremgår som dokumentasjonskrav i punkt 7.3).

  Kilde: Kap. 7.3
• Leverandøren skal ha ordnede forhold for skatte- og merverdiavgiftsbetaling (gjelder også virksomheter som leverandøren støtter seg på).

  Dokumentasjon: For norske: attest for skatt og merverdiavgift ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. For utenlandske: attest som viser ordnede skatte- og avgiftsforhold; alternativt erklæring stadfestet og signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig hvis myndighetene ikke utsteder attester.

  Kilde: Kap. 7.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten; kredittverdighet (A eller tilsvarende) og kredittvurdering ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utstedt av anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn til ikke å fremlegge kredittvurdering; leverandør må vise hvordan dokumentasjonen oppfyller kravet.

  Kilde: Kap. 7.4
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra levering av tjenester innen aktuell delkontrakt; referanseoppdrag fra siste 5 år, inntil 3 referanser per delkontrakt. Vekt på relevans, kompleksitet, likhet, rolle og faktisk bidrag (særlig vekt).

  Dokumentasjon: Opplysninger om inntil tre referanseoppdrag per delkontrakt med: oppdragsgiver, beskrivelse av oppdragets innhold, rolle og ansvar, varighet og omfang, eventuelle regulatoriske/sikkerhetsmessige/virksomhetskritiske forhold, samt kontaktperson. Skal leveres etter Vedlegg 3-mal for punkt 7.5.

  Kilde: Kap. 7.5 (Erfaring) + Vedlegg 3
• Leverandøren skal dokumentere tilgang til ressurser for å levere tjenester under aktuell delkontrakt; minimumskrav til antall ressurser og kompetanse: delkontrakt 1,3,4,6: minimum 8-10 ressurser; delkontrakt 2 og 5: minimum 2-4 ressurser.

  Dokumentasjon: Oversikt over ansatte med angivelse av kompetanse. Ved støtte: forpliktelseserklæringer der leverandøren baserer seg på andre foretak. (Leveres i henhold til Vedlegg 3-mal.)

  Kilde: Kap. 7.5 (Tilgang til ressurser) + Vedlegg 3
• Leverandøren skal ha rutiner for ressursstyring og oppfølging (bemanningsmodell, kapasitetsoppfølging, håndtering av fravær/bortfall av nøkkelressurser, bruk av underleverandører/samarbeidspartnere, kvalitetssikring av leveranser).

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse for rutiner etter punktene; leveres iht. Vedlegg 3-mal. Merk: det fremgår at det ikke er mulig å støtte seg på andre foretak for rutiner knyttet til ressursstyring og oppfølging.

  Kilde: Kap. 7.5 (Rutiner for ressursstyring og oppfølging) + Vedlegg 3 + Vedlegg 5-omtale
• Leverandøren skal redegjøre for sikkerhet og etterlevelse: relevante rutiner og styringsmekanismer, hvordan krav til sikkerhet/etterlevelse håndteres, eventuelle sertifiseringer/godkjenninger; samt evne til å håndtere sikkerhets-, taushets-, personvern- og etterlevelseskrav relevante for delkontrakten.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for relevante rutiner/ styringsmekanismer og håndtering; leveres iht. Vedlegg 3-mal. Egenerklæring sikkerhet (Vedlegg 6) inngår som kvalifikasjonsgrunnlag for sikkerhetstilknytning. Det fremgår også at sikkerhet/etterlevelse ikke kan støttes på andre foretak.

  Kilde: Kap. 7.5 (Sikkerhet og etterlevelse) + Vedlegg 3 + Vedlegg 6

• Søknad om å delta i konkurransen skal leveres innen fristen i EU Supply (absolutt frist).Kilde: Kap. 8.2 Søknadsfrist
• Søknadens filer skal være i PDF eller Microsoft Office-kompatibelt format (Word/Excel); lenker til nettsider skal ikke hensyntas.Kilde: Kap. 8.3 Format
• Søknaden skal struktureres slik: (01) Søknad om å delta (Vedlegg 1), (02) dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (kap. 7 og Vedlegg 3 for 7.5), (03) evt. forpliktelseserklæringer (Vedlegg 4 og 5), (04) egenerklæring sikkerhet (Vedlegg 6), (05) leverandørens besvarelse på krav til ytelsen (Bilag 1-7).Kilde: Kap. 8.4 Struktur
• Leverandøren skal fylle ut og levere egenerklæring om sikkerhet (Vedlegg 6) som del av kvalifikasjonssøknaden; gjelder også underleverandører og støttende foretak ved behov, samt for land utenfor norsk jurisdiksjon hvor NSM-godkjenning kan være nødvendig før sikkerhetsavtale.Kilde: Kap. 3 Sikkerhetskrav mv. + Vedlegg 6
• Ved støtte fra andre foretak: vedlegge dokumentasjon fra det støttende foretaket og/eller forpliktelseserklæringer (Vedlegg 4 for økonomisk/finansiell kapasitet og Vedlegg 5 for tekniske/faglige kvalifikasjoner) samt nødvendige detaljer om hvilke krav det støttes til.Kilde: Kap. 7.2 (støtte fra andre foretak) + Vedlegg 4-5
• Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (7.5) skal leveres i henhold til Vedlegg 3-mal (referanser per delkontrakt, ressursoversikt, rutiner, sikkerhet/etterlevelse).Kilde: Kap. 7.5 + Vedlegg 3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.08.2026

Språk

norsk, English

• Avtalevarighet: 2 år, med automatisk forlengelse 1 år av gangen inntil 1+1+1+1+1 ganger (maks samlet 7 år). NND kan si opp med 3 måneders varsel (saklig grunn) senest 3 måneder før automatisk forlengelse / eller ved maksimal verdi. (For oppdrags-/rammeavtaletekst).Kilde: Kap. 1.4 + SSA-R (Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse)
• Avrop skal tildeles gjennom minikonkurranser mellom rammeleverandørene; leverandøren plikter å gi tilbud i minikonkurransene i den utstrekning det fremgår av bilag 2.Kilde: Kap. 1.5 + SSA-R bilag/tekst (2.2 Tilbudsplikt og Bilag 2)
• Sikkerhet: Leverandøren må være forberedt på sikkerhetstiltak (sikkerhetsavtale, autorisert personell, sikkerhetsklarert personell). Mangler kan anses som vesentlig mislighold og kan medføre heving.Kilde: Kap. 3 Sikkerhetskrav mv.
• Sikkerhet og taushet: leverandøren skal begrense sikkerhetsgradert informasjon til autoriserte personer som har inngitt skriftlig taushetserklæring; ved kontraktsgjennomføring kan leverandøren få adgang til skjermingsverdige objekter/infrastruktur. (Høyeste nivå «KONFIDENSIELT»).Kilde: Kap. 3 + Kap. 5.1
• Underleverandører: det tillates ikke mer enn ett underleverandørledd; det kreves opplysning om hvilke og hvor store deler som tildeles. Endringer/tillegg av underleverandører i kontraktsperioden må godkjennes skriftlig av NND før benyttelse i avrop.Kilde: Kap. 7.2 + Bilag 4 (Underleverandører)
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (2008-02-08 nr. 112).Kilde: Kap. 4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Pris-/faktureringskrav: timepriser i avrop kan ikke overstige maksimalpriser; reise/møter: inngår i timepriser og reisetid dekkes ikke. Fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres; elektronisk faktura (EHF) skal brukes; betaling innen 30 dager etter mottatt korrekt faktura; rentefaktura aksepteres ikke.Kilde: Bilag 5 (prisbestemmelser) + Bilag 5 (Fakturering/Betalingsbetingelser)
• Tilbakemeldinger/avtaler: statusmøter ved behov, referat distribueres innen fem virkedager; hvis ingen tilbakemelding innen fem virkedager etter oversendelse anses referatet godkjent.Kilde: Bilag 4 (Avtalens punkt 5.1 Samarbeid)

• Dokumentteksten gjengir ikke hele kapittel 12 og 13 fullt ut (f.eks. detaljer rundt evaluering utover pris i rammetildeling); ut fra teksten er tildeling i rammeavtalefasen prisbasert (100%), men konkrete beregningsformler utover vekting er ikke helt synlige i utdraget.
• Sikkerhetsgradert anskaffelse omtales som «sikkerhetsgradert anskaffelse» og høyeste nivå «KONFIDENSIELT», men eksakt skjermingsnivå i bilag 6/eksempelavtale («BEGRENSET/KONFIDENSIELT») er ikke fullt bekreftet for selve rammeavtalen i dette konkurransegrunnlaget (detaljer ligger i Rammeavtalen bilag 6).
• Krav til kontraktsgjennomføring refererer til SSA-R bilag 1-7, men konkrete kontraktskrav utover sikkerhet, pris/fakturering og underleverandørbegrensning må bekreftes i disse bilagene (teksten sier at leverandørene skal gå nøye gjennom bilagene).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 (Organisasjons-, virksomhets- og lederstøtte), kan dere bekrefte hvordan «seniorkonsulent»/«rådgiver»/«juniorkonsulent» skal avgrenses i praksis (f.eks. antall års relevant erfaring), og om samme definisjon gjelder likt i alle avrop innen delkontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig kategorisering av timepriser (og evaluert timepris) er avgjørende for å unngå feilprising og potensielle avvik ved avrop.

   Kilde: 12.1 Tildelingskriterier og 5.1 Samarbeid (språk/arbeidstid nevnes), samt Bilag 5: Pris og prisbestemmelser – timeprisskjema (seniorkonsulent/juniorkonsulent og 65%-regelen)

2. I Bilag 5 står det at «juniorkonsulentprisen kan ikke være under 65% av total timepris for seniorkonsulent». Kan dere bekrefte om «total timepris for seniorkonsulent» betyr seniorkonsulentens oppgitte timepris i prisskjema (maksimalpris) ekskl. mva., og at regelen gjelder per delkontrakt uavhengig av ressurs-/kandidatprofil?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utretting av hva 65%-regelen beregnes mot reduserer risiko for å levere et ugyldig prisskjema eller avvik i forhold til maksprislogikken.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser – timeprisskjema for hver delkontrakt (juniorkonsulentprisen kan ikke være under 65%...)

3. Dere skriver at det kan være behov for leveranser innenfor fastpris/totalramme/maksimalramme i tillegg til timebaserte leveranser. Kan dere beskrive hvordan priser skal mates inn/prises i slike avrop (f.eks. hvilke elementer i Bilag 5 som benyttes som grunnlag, og hvordan timeprisrelasjoner påvirker evalueringspris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig også der avrop ikke kun er timebasert, ellers blir tilbudsprising og marginstruktur usikker.

   Kilde: 1.2 Omfattede oppdragsgivere og hva rammeavtalen skal dekke (timebasert + fastpris/totalramme/maksimalramme) og 12.1 Tildelingskriterier / minikonkurranseoppsett

4. Minikonkurranser kan ha vekting av pris i intervallet 20–60% og kompetanse 40–60% (samt oppdragsforståelse 0–20%). Kan dere bekrefte om det ved hver minikonkurranse også alltid vil være mulig å tilby både pris og «kompetanse tilbudt ressurs/team» innenfor samme ressurs-/teamoppsett som er dokumentert i kvalifikasjonsfasen, eller om dere kan kreve ny dokumentasjon/nytt nøkkelpersonell i tilbudsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kostnader til dokumentasjon, ressursallokering og risiko for at kvalifiserte ressurser ikke kan brukes direkte i avrop.

   Kilde: 1.5 Avropsmekanisme – minikonkurranser og 13.4 Struktur (CV-er brukes kun i avrop)

5. Til delkontrakt 7.5 «Tilgang til ressurser» (minimumskapasitet): Kan dere bekrefte om ressurser som dokumenteres for å oppfylle 2–4/8–10-kravet må være «tilgjengelige» fullt ut (f.eks. i antall årsverk), eller om kravet kun gjelder antall navngitte ressurser uavhengig av planlagt belastning (allokering i prosent)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er vesentlig for hvordan kapasiteten kan bygges og prises (bemanningskost/kapasitetsplanlegging).

   Kilde: 7.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner – Tilgang til ressurser (minimum 8–10 og 2–4 ressurser) samt 13.4 Struktur (hva som kreves i avrop)

6. I Rammeavtalen bilag 4/SSA-R administrative bestemmelser står det at leverandøren skal kunne påta seg innleieoppdrag, og at leverandører som ikke er registrert som bemanningsforetak må dokumentere dette innen 2 måneder etter kontraktssignering. Kan dere bekrefte om dette gjelder også i de første avropene, og hvordan avrop håndteres dersom leverandøren først blir registrert etter kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om det er «driftsstopp» eller risiko for avrop i oppstarten, som påvirker kommersiell gjennomføring.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser – Bemanningsforetak (2 måneder etter kontraktssignering, vesentlig mislighold)

7. Sikkerhetsavtale: Rammeavtalen bilag 6 sier at det skal inngås sikkerhetsavtale «uten leverandørklarering», mens Vedlegg 7 (eksempel på sikkerhetsavtale) angir «Sikkerhetsgradering: BEGRENSET/KONFIDENSIELT». Kan dere bekrefte hvilket skjermingsnivå som faktisk vil gjelde for rammeavtalen og for avrop, og om dette nivået kan variere mellom delkontrakter eller typer av avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skjermingsnivå påvirker kostnader/organisering (autorisering/klarering, systemtilpasninger) og leverandørens risikobilde.

   Kilde: 3 Sikkerhetskrav mv. og Bilag 6: Overordnede sikkerhetsmessige føringer samt Vedlegg 7 – Eksempel på sikkerhetsavtale (BEGRENSET/KONFIDENSIELT)

8. I Vedlegg 7 (eksempel på sikkerhetsavtale) står det en konkret varslingstekst: «FORMTEXT [Ta inn partenes omforente metode- og rutinebeskrivelse]». Kan dere beskrive hvilken faktiske metode/rutine dere forventer at leverandøren benytter for varsling ved sikkerhetstruende hendelser (inkl. kanal, frist og hvem som skal kontaktes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonell varsling er ofte en av de største praktiske risikofaktorene ved sikkerhetsgradert anskaffelse, og må kunne implementeres før leveranse.

   Kilde: Vedlegg 7 – Eksempel på sikkerhetsavtale (kapittel «Varsling», felt som ser ut til å være utfyllbart)

9. Avvik og forbehold: Tilbudet (Vedlegg 8) krever at forbehold oppgis med «Ref. nr. i avtalevilkårene» eller «Ref.nr i konkurranse-grunnlaget». Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren skal referere til SSA-R/bilag når det gjelder forbehold i rammen av minikonkurranser (f.eks. hvilke bilag/avtalesett som typisk ligger til grunn for avviksvurderingen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbehold må kategoriseres korrekt for å unngå avvisning eller at avvik ikke blir forstått/tilsvarende priset.

   Kilde: 13.9 Avvik og forbehold samt Vedlegg 8 – Tilbudsbrev (felter for forbehold med referanser)

10. Kommunikasjon: Dere krever at henvendelser skal foregå i EU-Supply. Kan dere bekrefte om det også er slik at leverandøren må levere alle avklaringer/tilleggsdokumentasjon knyttet til kvalifikasjon (f.eks. ettersending av dokumentasjon ved støtte fra andre foretak) i EU-Supply, og hvilke frister som typisk gjelder for slik kommunikasjon?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende overholdelse av kanal/frister ved kvalifikasjon kan gi avvisning eller unødvendig risiko mot tilbudet.

    Kilde: 1.3 Kommunikasjon og 2.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget samt 8.3 Format/innleveringspraksis